Tehtäväluokitukset suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa

Alkaa
Alkaa kello
12.00
Paikka

Pinni B-rakennus, luentosali 1096, Kanslerinrinne 1

YTM Saara Packalénin väitöstilaisuus

Functional Classification Systems in Finnish Public-Sector Organisations (Tehtäväluokitukset suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa)

Väitöskirja kuuluu informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median alaan.

Vastaväittäjänä on professori Julie McLeod (Northumbrian yliopisto, Iso-Britannia). Kustoksena toimii dosentti Pekka Henttonen.

Väitöstilaisuuden kieli on englanti.

Tehtäväluokitukset julkishallinnon organisaatioiden asiakirjahallinnassa

Tehtäväluokituksessa kuvataan organisaation tehtävät hierarkkisena rakenteena. Tehtäväluokitus liittää organisaation toiminnan tuloksena tuotetun asiakirjatiedon sen syntykontekstiin, eli siihen tehtävään, jonka hoitamisen yhteydessä asiakirja on laadittu tai saapunut organisaatioon, ja josta se toimii todisteena. Organisaation tehtävät ovat nykyisin vallitseva lähestymistapa asiakirjatiedon organisointiin kansainvälisesti.

Väitöskirjatutkimus keskittyy tehtäväluokituksiin suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa. Tutkimus kuvaa ja analysoi tehtäväluokituksia pääasiassa asiakirjahallinnan ammattilaisten näkökulmasta. Lisäksi tutkimus kohdistuu tehtäväluokituksissa käytettyyn terminologiaan.

Tutkimustulokset osoittavat, että tehtäväluokitus voidaan ymmärtää eri tavoin. Asiakirjahallinnan ammattilaisten ymmärrys tehtäväluokituksesta oli sidoksissa heidän työtehtäviinsä. Vastaavasti tehtäväluokituksen nähtiin palvelevan organisaatiossa useita eri tarkoituksia, joilla sen käyttöä osin myös perusteltiin. Vaihtoehtoisia luokitustapoja ei useinkaan tunnistettu. Tehtäväluokitusten ylläpidossa ja käytössä havaittiin monia erilaisia haasteita. Asiakirjahallinnan ammattilaisilla oli kuitenkin useita keinoja edetä haastavissa tilanteissa. Tutkimus tuo esiin osin ristiriitaisiakin tarpeita tehtäväluokituksen eri käyttäjien ja käyttökontekstien välillä. Tehtäväluokituksia pidettiin pääasiassa asiakirjahallinnan ammattilaisten työkaluna, mutta niille tunnistettiin myös muita käyttäjiä organisaatioissa. Odotukset muita käyttäjiä kohtaan vaihtelivat. Tutkimustulokset osoittavat, että tehtäväluokituksissa käytetty terminologia on vaihtelevaa, monitulkintaista ja abstraktia. Käytetty terminologia vaihteli eri organisaatioiden luokituksissa. Selkeä logiikka, jota noudatettaisiin läpi koko yksittäisen luokituksen, puuttui.

Tutkimustulokset antavat uutta tietoa tehtäväluokituksista ja niiden käytöstä suomalaisissa julkishallinnon organisaatioissa. Tehtäväluokitusten käytössä havaitut ongelmat vaativat kiinnittämään huomiota erityisesti luokituksissa käytettävään terminologiaan. Tutkimustulokset osoittavat selkeästi myös tarpeen kehittää vahva teoreettinen tausta tehtäväpohjaiselle asiakirjatiedon organisoinnille.

                                          ******

Saara Packalén on syntynyt Lahdessa ja hän on suorittanut yhteiskuntatieteiden maisterin tutkinnon Tampereen yliopistossa.

Packalénin väitöskirja ilmestyy sarjassa Acta Universitatis Tamperensis; 2291, Tampere University Press, Tampere 2017. Väitöskirja ilmestyy myös sähköisenä sarjassa Acta Electronica Universitatis Tamperensis; 1794, Tampere University Press 2017.