Henkilötietolain (523/99)

10 §:n mukainen REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99), Valtion säädöstietopankki

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen yliopisto

Kalevantie 4
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: (03) 355 111

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö

Tampereen yliopiston henkilöstö- ja lakiasiain osasto
Kirjaamo
Kirjaaja Pirjo Jokinen
Puhelin: (03) 3551 7055
kirjaamo@uta.fi

3. Rekisterin nimi

Asian- ja dokumenttienhallintajärjestelmä (Tweb)

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus

Asianhallintajärjestelmä toimii asioiden ja asiakirjojen rekisterinä. Jos asiaan liittyy henkilötietoja, rekisteröinnistä syntyy asian yhteyteen henkilörekisteri. Asianhallintajärjestelmän avulla voidaan seurata vireille tulleiden asioiden käsittelyä.
Asianhallintajärjestelmällä toteutetaan hyvää tiedonhallintatapaa.

5. Rekisterin tietosisältö

Hakemusten rekisteröinti asialle hakijaluetteloksi: henkilön nimi, osoitetiedot ja mitä haetaan. Paperisena hakijaluettelo ja hakemukset liitteineen.

Kirjaamis- ja rekisteröintiosion (Asia) tietosisältö:

• diaarinumero (tehtäväluokitus)
• vireille tulleen asian nimike
• asian avaus- ja määräpäivät
• asian avaaja
• toimeksiantaja (vireille panija)
• lyhyt kuvaus asiasta
• asian käsittelyvaiheita koskevat tiedot (toimenpiteet)

Asiakirjaosion tietosisältö

• nimeke
• tunnistetiedot (tehtävä / asiaryhmä)
• määräpäivätiedot
• laatija
• säilytysaikatiedot
• julkisuustiedot
• lyhyt kuvaus asiakirjan sisällöstä
• sekä järjestelmässä laaditut ja sinne skannatut, tiedostoina siirretyt sekä kopioimalla liitetyt asiakirjat

Asiaryhmät

• henkilökunnan nimittäminen ja ottaminen 103
• opiskelijavalinta ja opinto-oikeus 310, 320, 325, 330
• opintosuoritukset ja oikaisupyynnöt 345
• kansainvälisten asioiden opiskelijavaihtopaikat ja stipendit 370.30 ja 370.35
• vaihtoon tulevien opinto-oikeus 370.45
• opettajavaihto 370.55 ja 370.60
• ura- ja rekrytointipalvelut 374
• opiskelun tukeminen 375
• ammatillinen täydennyskoulutus 376
• väitöskirja – ja muun tutkimuksen tukeminen 465

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Hakemukset, oma ilmoitus
Kirjattaviksi ja rekisteröitäviksi saapuvat asiakirjat

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Ei luovuteta

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Atk-aineisto

Käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa

Käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan määräajaksi

Manuaalinen aineisto

Aineisto säilytetään lukituissa tiloissa.