Henkilötietolaki (523/99), Valtion säädöstietopankki

Tampereen yliopiston henkilötietojärjestelmä

JÄRJESTELMÄN TIETOJEN YLLÄPITO ON PÄÄTTYNYT 30.4.2007

REKISTERINPITÄJÄ

Tampereen yliopisto / hallintokeskus

(Kalevantie 4)

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO

Puhelin: (03) 215 6111 (vaihde)

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Henkilöstöpäällikkö Pirjo Hankala

Puhelin: (03) 215 6377

sähköposti: pirjo.hankala@uta.fi ja
henkilosto.ja.lakiasiat@uta.fi

REKISTERIN NIMI

Tampereen yliopiston henkilötietojärjestelmä

• henkilö- ja virkarekisteri (HeVi)
• tuntiopetusjärjestelmä (TOMI)

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilöstöhallinnon tehtävät, kuten henkilötietojen ylläpito, palvelussuhdetietojen ylläpito, virkojen ja työsopimussuhteisten tehtävien tietojen ylläpito, poissaolot ja virkavapaudet, nimikirjatietojen ylläpito, palvelusaikalaskenta, vuosiloma-asioiden hoito, tuottaa Helmi Palkka-järjestelmään henkilötietojärjestelmässä syntyvät palkkaperusteet, opettajien työaikasuunnitelmatietojen ylläpito, henkilöstökoulutustietojen ylläpito, yliopistojen uuden palkkausjärjestelmän käyttöönottovaiheessa tehtävien vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiin liittyvien tietojen ylläpito

Muita käyttötarkoituksia ovat tilastointi ja tieteellinen tutkimustoiminta sekä henkilötöasioiden suunnittelu

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIETOTYYPIT

- henkilön nimi, henkilötunnus, kotiosoite, sukupuoli, peruskoulutus, kansalaisuus

- työura (aikaisemmat palvelussuhteet), suoritetut tutkinnot, koulutus

- tiedot yliopiston sisäiseen henkilöstökoulutukseen osallistumisesta

- asevelvollisuus, kunniamerkit, luottamustehtävät, eläkepäätös

- henkilö, vakanssi, nimike, organisaatio, hoitotapa, osa-aikaisuus, työaika, ajankohta, työaikasäännös, viran sijoituspalkkaluokka

- tehtävän vaativuustaso, henkilön suoriutuvuustekijän pisteet (salassa pidettävä), arvioinnin suorittaja

Poissaolot ja virkavapaudet -sovellus

- poissolon syy, nimikirjaan tuleva poissaolon kuvaus ja ajankohta

- ikälisän sekä vuosilomaan oikeuttavan palvelusajan määrittämiseen liittyvät palvelusaikapäätökset

- vuosilomaoikeus ja sen käyttö, lomajaksot

- nimike, organisaatio, palkkaluokka, työaika

- perustaminen, lakkauttaminen

- vakanssin muutokset: palkkaluokka-, nimike-, organisaatio- ja vakanssilajimuutokset

- työsuunnitelman tuntimäärät tulosalueittain ja opetustehtävät opintojaksoittain

- henkilönumero, koulutus, opetuksen ajankohta, oppiaine, aihe palkkioperusteet, tunnit, palkkiot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

- yliopiston nimityspäätökset, työsopimukset, virkavapauspäätökset, vuosiloma- anomukset, virkoja koskevat päätökset

- henkilön toimittamat opinto- ja työtodistukset

- henkilöstökoulutuksen osallistujaluettelot

- opettajien työsuunnitelmat

- tehtävänkuvaus- ja dokumentointilomakkeet, henkilökohtaisen työstäsuoriutumisen arviointilomakkeet (salassapidettävä)

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Sääntöjärjestelmä muokkaa HeVin tiedoista palkkaperusteita, jotka siirretään konekielisenä Helmi Palkka-järjestelmään

Ote nimikirjasta henkilölle

Nimityskirja ja aloittamisilmoitus TOMIsta henkilölle

Vuosittainen Valtiokonttorin henkilötiedustelu, tiedot päivitetään konekielisenäValtion henkilörekisteriin(VHR)

Tiedot vakinaisesta opetushenkilöstöstä toimitetaan paperilla vuosittain Suomen Valtiokalenteria varten. (Nimike, nimi, syntymävuosi, tutkinto, virkaan nimittämisvuosi, opetusala)

Vuosittain konekielisenä Suomen Akatemialle SAn projektien henkilötyövuosikertymä ja tutkintotieto henkilöittäin

Kuukausittain työterveyspalveluille (Medivire)paperitulosteena virka- ja työsopimussuhteessa olevien henkilöiden nimi, henkilötunnus, nimike, laitos, palvelussuhde.Tarkistetaan oikeus työterveyshuollon palveluihin sekä laskutusosoite. Ikäkausitarkastuksia varten osoitetarrat (yksikön osoite)

Tietokonekeskukselle (käyttäjätunnusrekisteri) käyttäjätunnuksen voimassaolotarkistuksia varten konekielisenä henkilön palvelussuhteen voimassaolo sekä virkavapaustieto.

Lääketieteelliselle tiedekunnalle (JULKI-rekisterin ylläpito) tiedot lääketieteellisen koulutusalan ja terveystieteiden koulutusalan opettajista ja tutkijoista (nimi, nimike, opetusala, laitos, sopimuksen voimassaolon ajankohta)

Talousasioiden vastuualueelle tiedot yliopiston budjetin valmistelua varten (palkkabudjetti) (henkilönumero, viran numero, nimi, nimike, viran palkkaluokka, sopimuksen voimassaoloaika) ja kustannuslaskentaa varten tiedot opetushenkilökunnan työajan jakaantumisesta tulosalueille.

TIETOJEN LUOVUTUKSET EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

Ei luovuteta

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Atk-aineisto.

Käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa

Käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan määräajaksi

Henkilöstöhallinnon lomakkeet, päätökset, opettajien työsuunnitelmat, osallistujaluettelot ja arviointilomakkeet säilytetään lukituissa tiloissa.

2.8.2007 / Pirjo Hankala