Henkilötietolain (523/99)

10 §:n mukainen REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99), Valtion säädöstietopankki
Laatimispvm: 6.9.2005

REKISTERINPITÄJÄ

Tampereen yliopisto

Hallintokeskus

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO

Puhelin: (03) 355111 (vaihde)

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Matkasihteeri Ulla Tainio, puh (03) 3551 6743

REKISTERIN NIMI

Tampereen yliopiston matkahallintajärjestelmä
Personec Travel

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Matkahallintajärjestelmää käytetään matkasuunnitelmien ja matkalaskujen laatimiseen ja sähköiseen käsittelyyn.

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIEDOT

•  Järjestelmän käyttäjien matkasuunnitelmat ja matkalaskut sekä tiedot niiden käsittelystä (tarkastaminen hyväksyminen maksatus)

• Yliopiston henkilöstön henkilö- ja käyttäjätiedot

•  nimi
•  henkilönumero
•  henkilötunnus
•  palvelussuhteen alkamis- ja päättymispäivä
•  matkalaskun oletustiliöinti
•  pankkitili
•  sähköpostiosoite
•  käyttäjätunnus
•  käyttäjälle järjestelmään määritellyt käyttöoikeudet

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

•  Järjestelmän käyttäjien laatimat matkasuunnitelmat ja matkalaskut

•  Muista tietojärjestelmistä siirrettävät tiedot:

    • HEVI-henkilötietojärjestelmästä yliopiston henkilöstön henkilötiedot
    • Helmi-palkka –palkanlaskentajärjestelmästä henkilöstön pankkitili
    • Katti –käyttäjätietokannasta yliopiston henkilöstön peruspalvelukäyttäjätunnus
    • Yliopiston kirjanpito- ja maksuliikennejärjestelmästä (AdeEko) voimassaolevat projektitilit
    • Nordea-pankki: valuuttakurssit
    • Personec Oy RM-kanava: valtion matkustussäännön muutokset

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

•  Tuloste matkasuunnitelmasta tai –laskusta matkustajalle tai käsittelijälle tarvittaessa

•  Maksettavat matkalaskut ja ennakot sisältävä tiedosto siirretään pankkiyhteysohjelman avulla pankkiin

•  Matkakustannuksia ja maksettuja ennakoita koskevat kirjanpitotiedot siirretään yliopiston kirjanpito- ja maksuliikennejärjestelmään AdeEkoon

• Matkatapahtuma-aineisto, maksatustiedostot ja kirjanpitotiedostot Rondoarkistoon 1.12.2005 lukien

TIEDOT OVAT ALKAEN

1.9.2005
TIETOJEN LUOVUTUKSET EU:N TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE Ei luovuteta

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana.
Käyttäjä voi käsitellä ja nähdä ainoastaan omansa ja niiden henkilöiden tiedot, joita hänen on työtehtäviensä vuoksi tarpeen käsitellä.