Henkilötietolain (523/99)

10 §:n mukainen REKISTERISELOSTE

Henkilötietolaki (523/99), Valtion säädöstietopankki

Tampereen yliopiston henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä

REKISTERINPITÄJÄ

Tampereen yliopisto / yliopistopalvelut

(Kalevantie 4)

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO

Puhelin: (03) 355 111 (vaihde)

REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Henkilöstöpäällikkö Pirjo Hankala

Puhelin: (03) 3551 6377

sähköposti: pirjo.hankala@uta.fi

REKISTERIN NIMI

REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilöstöhallinnon tehtävät, kuten henkilötietojen ylläpito, palvelussuhdetietojen ylläpito, työsopimussuhteisten tehtävien tietojen ylläpito, poissaolot ja työstävapautukset, vuosiloma-asioiden hoito, palkan ja apurahojen maksuun liittyvät tehtävät, tietojen tuottaminen sidosryhmille (verottaja, ammattiyhdistykset, EK, OKM, SA, valtiokonttori/PSR)

Muita käyttötarkoituksia ovat tilastointi ja tieteellinen tutkimustoiminta sekä henkilöstöasioiden suunnittelu

REKISTERIN SISÄLTÄMÄT TIETOTYYPIT

• henkilön nimi, henkilötunnus, kotiosoite, sukupuoli, peruskoulutus, kansalaisuus
• suoritetut tutkinnot, muu koulutus
• asevelvollisuus, kunniamerkit, luottamustehtävät, eläkepäätös
• pankkitilitiedot, verotustiedot

Palvelussuhdetiedot

• työehtosopimustieto, nimike, organisaatio, hoitotapa, määräaikaisuuden syy, palvelujakson kesto
• työaika (työaikasäännös, koko-/osa-aikaisuus)
• palkan osat (mm.tehtäväkohtainen palkanosa ja henkilökohtainen palkanosa (salassa pidettävä), takuuosa, euromääräinen palkka)
• (aikaisemmat palvelussuhteet)

Palkan vähennyksiä koskevat tiedot

• veronpidätystiedot, jäsenmaksutiedot, ulosottopidätystiedot, muut pidätykset (mm. vuokra, sähkö, ateriat), luontaisetutiedot (asunto, ravinto, matkapuhelin)

Poissaolot ja työstävapautukset

• poissolon syy ja ajankohta, vaikutus palkkaukseen

Vuosilomat

• vuosilomaoikeus ja sen käyttö, lomajaksot, lomarahanvaihtopäivät

Vakanssit

• nimike, organisaatio, tehtävän vaativuustaso, työaika
• perustaminen, lakkauttaminen
• vakanssin muutokset, mm. nimike-, organisaatio-
  ja vakanssilajimuutokset

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

• työsopimukset, työstävapautuspäätökset, vuosiloma-anomukset, tehtäviä koskevat päätökset
• henkilön toimittamat opinto- ja työtodistukset
• henkilön toimittamat henkilö- ja verotustiedot, jäsenmaksuvaltakirjat
• päätökset apurahoista ja stipendeistä, apurahojen ja stipendien maksatushakemukset
• ulosottoviranomaisten maksukiellot
• yliopiston tilahallinnon ilmoitukset pidätyksistä (vuokra, sähkö)
• henkilöstökoulutuksen osallistujaluettelot

SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

• palkkalaskelma palkansaajalle, apurahan / stipendin saajalle
• palvelusaikatodistukset henkilöstölle

Sidosryhmille henkilöittäin konekielisenä

• verottaja
• valtion palvelussuhderekisteri (PSR)
• Suomen Akatemia, OKM (vuosittain), EK (vuosittain), matkatoimisto
  (kuukausittain henkilöstön perus- ja palvelussuhdetiedot)

Suomen Valtiokalenteri tiedot vakinaisesta opetushenkilöstöstä

• nimike, nimi, syntymävuosi, tutkinto, tehtävään nimittämisvuosi, opetusala (vuosittain)

Työterveyspalvelut tarkistetaan oikeus työterveyshuollon palveluihin

• nimi, henkilötunnus, nimike, tulosyksikkö, kustannuspaikka, palvelussuhde (viikoittain)
• Ikäkausitarkastuksia varten nimilistat

Tietohallinnon (KATTI-järjestelmä)
keskitettyjen tietotekniikkaresurssien käytön ja käyttöoikeuksien hallintaa varten konekielisenä henkilön

• palvelussuhteen voimassaolo sekä työstävapautus- ja poissaolotieto (päivittäin)

TIETOJEN LUOVUTUKSET EU:N ULKOPUOLELLE

Ei luovuteta

REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Atk-aineisto
Käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
Käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana, jotka annetaan määräajaksi

Manuaalinen aineisto
Henkilöstöhallinnon lomakkeet, päätökset ja muut asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa.