Tietojärjestelmien ylläpidon ja käytön seurannan säännöt

Rehtori on vahvistanut säännöt 19.6.2002. Säännöt tulevat voimaan 1.8.2002.

 

1	Vastuut
2	Toimintaperiaatteet
	2.1	Hyvä ylläpitotapa
	2.2	Yksityisyyden suojan kunnioittaminen
	2.3	Vaitiolovelvollisuus
3	Toimintakäytännöt
	3.1	Identiteetit
	3.2	Yliopiston oikeudet sähköpostin käsittelyyn ja viestien lukemiseen
	3.3	Muiden tiedostojen käsittely
	3.4	Hakemistot ja tiedostolistaukset
	3.5	Ohjelmat ja prosessit
	3.6	Tietoliikenneverkko
	3.7	Lokitiedot
	3.8	Tietojen säilytys

Ylläpidolla tarkoitetaan tässä säännössä

• tarpeelliseksi havaittujen muutosten tai korjausten tekemistä tietojärjestelmiin,
• käyttäjätunnusten hallinnointia tietojärjestelmissä sekä
• tietojärjestelmien toiminnan ja käytön seurantaa ja tilastointia.

Tietojärjestelmällä tarkoitetaan tässä säännössä

• sekä yksittäistä atk-laitetta tai -laitteistoa että niiden muodostamaa kokonaisuutta,
• yliopiston tietoliikenneverkkoa,
• yllä olevissa toimivia ohjelmistoja ja palveluita sekä
• niissä olevaa tietosisältöä.

Tietoverkkojen häiriöttömän toiminnan turvaaminen edellyttää sitä, että ylläpitohenkilöstöllä on tarvittaessa mahdollisuus puuttua järjestelmien toimintaan, yksittäisen käyttäjän tietojärjestelmien käyttöön sekä hänen tietojärjestelmissä oleviin aineistoihinsa. Tässä säännössä määritellään nämä tilanteet. Säännöt sitovat kaikkia yliopiston tietojärjestelmien ylläpitäjiä sekä soveltuvin osin atk-tukihenkilöitä. Ylläpitohenkilöstö allekirjoittaa tämän säännön liitteenä olevan salassapitositoumuksen.

Tämä sääntö, salassapitositoumus ja muita ohjeita yliopiston yhteisten tietojärjestelmien käytöstä on saatavilla yliopiston www-palvelimelta http://www.uta.fi/hallinto/yliopistopalvelut/tietohallinto/saadokset/ sekä tietokonekeskuksen käyttäjäinfosta.

1. Vastuut

Vastuu kunkin järjestelmän ylläpidosta on järjestelmän omistavalla yliopiston laitoksella, osastolla tai muulla yksiköllä. Kunkin yksikön esimies nimeää yksikön omistamille tietojärjestelmille vastuuhenkilöt, jotka ilmenevät tietojärjestelmäselosteista. Nämä vastuuhenkilöt, lähiverkon vastuuhenkilöt sekä atk-henkilöt muodostavat ylläpitohenkilöstön. He joutuvat työnsä takia mm. tekemisiin lokitietojen ja käyttäjien tiedostojen ja viestien kanssa.

Kunkin järjestelmän omistaja vastaa siitä, että järjestelmässä noudatetaan lakia sekä yliopiston voimassaolevia sääntöjä, periaatteita ja politiikkoja.

Ylläpitotehtävät jaetaan mahdollisuuksien mukaan usealle henkilölle, joilla on eri käyttövaltuudet. Myös ylläpidon toimenpiteistä kerätään tarvittavaa lokitietoa.

Jos ylläpitohenkilön epäillään tai havaitaan väärinkäyttäneen erioikeuksiaan, otetaan yhteyttä yksikön esimieheen, joka tekee päätöksen jatkotoimenpiteistä. Esimies ottaa edelleen yhteyttä tietoturvapäällikköön tarpeellisten suojatoimenpiteiden selvittämiseksi.

2. Toimintaperiaatteet

2.1. Hyvä ylläpitotapa

Tietojärjestelmiä on ylläpidettävä hyvän ylläpitotavan mukaisesti. Tietojärjestelmien hyvä ylläpitotapa tarkoittaa suunnitelmallista, vastuuntuntoista ja ammattitaitoista ylläpitoa, jossa otetaan huomioon julkisuuslain (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta) 18 §:n säätelemä hyvä tiedonhallintatapa.

2.2. Yksityisyyden suojan kunnioittaminen

Yliopiston tietojärjestelmien hallinnoinnissa otetaan huomioon käyttäjien ja käyttäjien viestintäkumppanien oikeus yksityisyyteen ja viestintäsalaisuuteen. Yliopistolla on kuitenkin oikeus määrätä itse hallinnoimiensa tietojärjestelmien materiaalien sisällöstä ja käyttötarkoituksesta. Tämä koskee myös yliopiston hallinnoiman tietoliikenneverkon liikennettä. Käyttötarkoituksesta on säädelty tarkemmin yliopiston Tietojärjestelmien käytön säännöissä.

2.3. Vaitiolovelvollisuus

Ylläpitäjällä on vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto työtehtäviä hoitaessaan tietoonsa saamistaan työtehtäviin liittymättömistä asioista sekä niiden olemassaolosta. Työtehtäviin liittyvistä asioista saa keskustella vain sellaisten henkilöiden tai viranomaisten kanssa, joita sitoo sama vaitiolovelvollisuus ja joiden työtehtäviin käsiteltävä asia liittyy.
Erityisesti ylläpitäjää sitoo rikoslain 40 luvun 5 §, jonka mukaisesti ylläpitäjä ei saa paljastaa kenellekään tehtävänsä tai asemansa vuoksi tietoonsa saamiaan käyttäjien yksityisasioita.

3. Toimintakäytännöt

3.1. Identiteetit

Ylläpitäjä ei saa tehtäviensä hoitamiseksi kysyä käyttäjän salasanaa. Mikäli ongelman selvitys edellyttävät käyttäjän identiteetin hetkellistä käyttöä, tulee joko käyttäjän olla paikalla antamassa salasana itse autentikointiohjelmalle, tai ylläpitäjän on otettava käyttäjän identiteetti käyttöönsä ylläpitäjän erioikeuksien avulla. Identiteettiä ei saa käyttää kauemmin kuin on ongelman ratkaisemiseksi välttämätöntä.

3.2.Yliopiston oikeudet sähköpostin käsittelyyn ja viestien lukemiseen

Henkilökohtaisen kirjeen, puhelun ja muun luottamuksellisen viestin salaisuus on Suomen perustuslain mukaan loukkaamaton. Sähköposti on rinnastettavissa kirjeeseen. Sähköposti on luottamuksellinen, ellei sitä ole tarkoitettu yleisesti vastaanotettavaksi.

Sähköpostin normaalit käsittelyperiaatteet säädellään dokumentissa Sähköpostin käyttöpolitiikka ja käyttösäännöt. Seuraavassa määritellään ne erikoistilanteet, joissa yliopiston on selvitettävä välitettävän viestin sisältö tai ylläpidon on puututtava postin kulkuun järjestelmän palvelutason tai turvallisuuden takaamiseksi.

• Mikäli yliopiston tehtävien hoito on vaarassa vaikeutua vakavasti poissaolon vuoksi, voidaan poissaolevan työntekijän sähköpostia joutua avaamaan. Yksikön esimies voi työntekijän suostumuksella avata sovitut viestit ylläpitäjän avustuksella. Tällöin noudatetaan yksityisiä viestejä koskevaa vaitiolovelvollisuutta ja hyväksikäyttökieltoa. Mikäli työntekijältä ei ole mahdollisuutta saada suostumusta avaamiseen, hallintojohtaja päättää viestien aukaisemisesta yksikön esimiehen esittelystä. Päätöksessä tulee nimetä näihin toimenpiteisiin oikeutettu henkilö.
• Mikäli epäillään yliopiston tietoturvallisuuden vaarantuneen tai käyttäjän syyllistyneen käyttöohjeiden vastaiseen menettelyyn, on ylläpitohenkilöstöllä oikeus peruuttaa käyttöoikeudet selvittelymenettelyn ajaksi. Selvittelymenettelyssä voi tunnuksen haltijan ja ylläpitohenkilökunnan edustajan lisäksi olla tunnuksen haltijan pyytämä pääluottamusmies ja/tai muu avustaja sekä yliopiston edustaja. Käyttäjän väärinkäytös käsitellään yliopiston Tietojärjestelmien käytön sääntöjen mukaisesti.

Ylläpitäjä saa avata käyttäjien sähköpostia sisältäviä tiedostoja,

• kun käyttäjä pyytää sitä ylläpitäjältä. Pyyntö voidaan esittää esimerkiksi tilanteessa, jossa sähköpostilaatikko ei aukea käyttäjän käytettävissä olevilla ohjelmilla. Mikäli käyttäjä pyytää tietoa postilaatikon sisällöstä, ylläpitäjän on ehdottomasti varmistuttava pyytäjän henkilöllisyydestä.
• kun käyttäjän postilaatikko aiheuttaa häiriötilanteita postipalvelimen toiminnalle tai muille käyttäjille esimerkiksi suuren koon tai vaurioituneen rakenteen vuoksi. Ylläpitäjä saa korjata rakenteellisesti rikkinäisen postilaatikon kysymättä käyttäjältä erikseen lupaa. Ylläpitäjällä ei tällöin ole kuitenkaan lupaa lukea lähettäjän vain vastaanottajalle tarkoittamaa sisältöä.

Suuren kokonsa takia postinkulkua haittaava postilaatikko tulisi ensisijaisesti siirtää avaamattomana muualle. Käyttäjälle on ilmoitettava, missä postilaatikko sijaitsee, mikäli postijärjestelmä ei automaattisesti löydä sitä uudesta sijaintipaikasta. Jos postilaatikkoa ei voida suuren kokonsa takia sijoittaa käyttäjän tavoitettavissa olevaan paikkaan, on käyttäjän kanssa sovittava toimenpiteistä viestien luovuttamiseksi käyttäjälle. Siirretyn postilaatikon saa pakata vähemmän tilaa vievään muotoon, mikäli käyttäjälle annetaan tarkat ohjeet, kuinka postiviesteihin pääsee jälleen käsiksi.

• kun postijärjestelmä ei kykene toimittamaan sitä eteenpäin puutteellisen tai vaurioituneen rakenteen vuoksi. Tällöin ylläpitäjällä on lupa tutkia ja korjata viestin teknisiä ohjaustietoja, mutta ylläpitäjä ei saa tarkoituksellisesti tutustua viestin vastaanottajalle tarkoitettuun sisältöön.

Yliopistolla on oikeus suojautua roskaposteilta, haittaohjelmilta (viruksilta, madoilta, troijalaisilta yms.) sekä muilta sellaisilta viesteiltä, joiden voidaan perustellusti epäillä vaarantavan yliopiston tietojärjestelmien palvelutason, turvallisuuden tai käyttäjien tietosuojan. Esimerkiksi tiettyjen palvelimien lähettämiä tai tietyt muut tunnusmerkit täyttäviä sähköposteja ei oteta lainkaan vastaan. Suodatus toteutetaan automaattisesti eikä ylläpitohenkilökunta lue tarkistettavia viestejä. Yksityiskohtaisesta suodatuspolitiikasta päättää yllämainittujen linjauksien mukaisesti kunkin postijärjestelmän ylläpito. Kunkin järjestelmän ylläpitäjien tulee ilmoittaa omille käyttäjilleen järjestelmässä käytetyt suodatusperiaatteet.

Mikäli käyttäjä haluaa varmistua siitä, ettei viestin tietosisältö missään olosuhteissa päädy kellekään muulle kuin vastaanottajalle, viesti tulee salakirjoittaa esimerkiksi PGP:llä tai S/MIMEllä. Tällöin tilanne on ylläpidonkin kannalta selkeä. Häiriötilanteiden selvittämiseen tarvittavat tiedot löytyvät viestistä ilman, että on vaaraa viestin sisällön paljastumisesta ylläpitäjälle.

3.3. Muiden tiedostojen käsittely

Ylläpitäjillä ei ole oikeutta lukea käyttäjien omistuksessa olevien tiedostojen sisältöä, jos niiden suojaus ei sitä muutenkin salli, ellei se ole välttämätöntä tehtävien hoitamiseksi.
Mikäli yliopiston tehtävien hoito on vaarassa vaikeutua poissaolon vuoksi, voidaan poissaolevan työntekijän omistuksessa olevia, muilta suojattuja tiedostoja joutua käsittelemään. Yksikön esimies, tai vastaava, voi määrätä ylläpitäjän antamaan nimetylle henkilölle käyttöoikeuden tarvittaviin tiedostoihin.

Lisäksi ylläpitäjällä on oikeus käsitellä käyttäjän omistuksessa olevia tiedostoja,

• jos on perusteltu syy epäillä, että käyttäjätunnuksen haltija on itse syyllistynyt väärinkäytökseen ja voidaan olettaa, että tietyissä käyttäjän omistamissa tiedostoissa on todisteita väärinkäytöksestä. Tällöin käynnistetään selvitysmenettely, jossa menetellään kuten kohdassa 3.2 on sanottu.
• jos on perusteltu syy epäillä, että käyttäjätunnus on joutunut vääriin käsiin ja että sen omistuksessa on tiedostoja tai ohjelmia, jotka aiheuttavat vaaraa tai uhkaa yliopiston toimintakyvylle tai turvallisuudelle. Käyttäjään pyritään saamaan yhteys ennen toimenpiteitä, mutta suojaus- ja korjaustoimenpiteet voidaan joutua tekemään välittömästi ennen yhteydenottoa. Mikäli tunnus on väärissä käsissä, on siitä ilmoitettava tietoturvapäällikölle, joka päättää jatkotoimista, kuten mahdollisesta rikosilmoituksesta.
• kun käyttäjä on antanut luvan tiedostojen käsittelemiseen ongelmatilanteen selvittämiseksi tai mikäli käyttäjä on pyytänyt ylläpitäjää selvittämään ongelmatilanteen, jonka selvittäminen vaatii käyttäjän omistamien tiedostojen tai niiden osien lukemista tai korjaamista ja käyttäjän voidaan perustellusti olettaa tämän ymmärtäneen.
• jos käyttäjätunnuksen hallussa on ohjelmia tai alustustiedostoja, jotka aiheuttavat häiriöitä järjestelmän toiminnalle, turvallisuudelle tai muiden käyttäjien tietosuojalle. Tällöin ylläpitäjä voi tarkistaa ohjelmatiedostojen sisällön ja tarvittaessa estää niiden toiminnan.

Em. käyttäjän tiedostojen käsittely on dokumentoitava.

Edellä mainitun lisäksi ylläpidolla on aina oikeus

• lukea ja muuttaa käyttäjien kotihakemistoissa sijaitsevia alustustiedostoja, postinohjaus- tai lajittelutiedostoja sekä muita järjestelmän toimintaan vaikuttavia tiedostoja, joissa ei ole henkilökohtaista tekstisisältöä. Jos mahdollista muutosta ei pystytä tekemään ilman, että käyttäjän itse tekemät muutokset säilyvät, käyttäjän tekemä vanha versio siirretään toiselle nimelle, ja käyttäjälle ilmoitetaan muutoksesta.
• tutkia, ettei yhteisillä levyalueilla ole laittomia tai järjestelmän toimintaa, turvallisuutta tai käyttäjien tietosuojaa uhkaavia tiedostoja. Tällaisia ovat esimerkiksi tekijänoikeuksia loukkaavat tallenteet tai haittaohjelmat.
• muuttaa hakemistojen tai tiedostojen oikeuksia käyttäjien ja järjestelmän turvallisuuden sekä rikkomustilanteissa todistusaineiston säilyttämiseksi.
• tuhota väliaikaistallennukseen tarkoitetuilla levyalueilla olevia tiedostoja sekä muuallakin olevia tilapäistiedostoja käsin tai automaattisesti ennalta määriteltyjen periaatteiden mukaisesti. Poistamisperiaatteet on oltava käyttäjien nähtävissä, mutta periaatteiden mukaisesta poistoista ei tarvitse ilmoittaa käyttäjälle.

3.4. Hakemistot ja tiedostolistaukset

Ylläpitäjä ei voi normaalissa ylläpitotoiminnassaan kokonaan välttää käyttäjien omistamien hakemistojen tiedostolistausten ottamista ja näkemistä. Hakemistorakenteiden, tiedostojen nimien, muutospäivämäärien, koon ja suojaustason sekä muiden tiedostoa koskevien tietojen käsittely on osa normaalia ylläpitotoimintaa, joka tehdään hyvää ylläpitotapaa noudattaen.

3.5. Ohjelmat ja prosessit

Ylläpito määrittelee, mitkä ohjelmistot ovat järjestelmässä käytettävissä. Ohjelmia voidaan kieltää tai poistaa käytöstä, mikäli niiden käyttö ei ole yliopiston toiminnan kannalta tarpeellista, ja ne ovat uhka palvelutasolle tai turvallisuudelle.

Ylläpito seuraa tietojärjestelmissä ajettavia ohjelmia osana normaalia ylläpitotoimintaa.
Ylläpito saa laskea suorituksessa olevan prosessin suoritusprioriteettia, mikäli se kuluttaa järjestelmän resursseja kohtuuttomasti.

Ylläpito saa päättää prosessin suorituksen, mikäli

• prosessin toiminta on selvästi häiriintynyt,
• prosessi haittaa muun järjestelmän toimintaa ylimääräisellä kuormituksella eikä ole yliopiston toiminnan kannalta perusteltu, 
• prosessi liittyy ohjelmistoon, jonka käyttö on ylläpidon antamien ohjeiden ja määräysten vastainen. Tällöin käyttäjälle ilmoitetaan prosessin päättämisestä ja ylläpidon määräyksistä.

3.6. Tietoliikenneverkko

Yliopiston tietoliikenneverkon ylläpito seuraa yliopistoverkon ja ulkoyhteyksien kuormitusta voidakseen taata kohtuullisen palvelutason ja turvallisuuden sekä huolehtia ulkoyhteyden kustannustehokkaasta käytöstä.

Liikenteen kuormitusseuranta ei tarkkaile siirrettävän tiedon sisältöä, vaan liikenteen määrää ja liikennöintitapoja. Kohde- ja lähdekoneiden seuranta on pääsääntöisesti tilastollista eikä kohdistu yksittäiseen käyttäjään.

Poikkeuksena tästä kuormitusta voidaan seurataan manuaalisesti, kun selvitetään liikennöintiin liittyvää häiriötilannetta, esimerkiksi erityisen suuren kuormituksen aiheuttanutta yliopistoverkon konetta. Tällöin ei ylläpito voi välttyä näkemästä liikennöinnin lähettäjän ja vastaanottajan sijaintia verkossa. Samoin näkyy tieto siitä, mikä on kyseisen liikennöinnin protokolla. Liikennöinnin "toinen pää" ja protokolla ei normaalisti tallennu lokeihin, mutta ne nähdään ja saatetaan tallentaa ongelmatilanteiden selvityksen yhteydessä. Tietoliikenneylläpito voi ottaa yhteyttä suuren liikennemäärän aiheuttaneiden koneiden vastuuhenkilöön mahdollisen häiriö- tai väärinkäytöstilanteen selvittämiseksi.

Tietoliikenneylläpidolla on lupa katkaista tietoliikenneyhteydet tai jonkin tietyn palvelun tarjonnan koneeseen

• joka aiheuttaa verkkoliikenteeseen verkkoliikenteen palvelutasoa tai turvallisuutta uhkaavaa liikennettä, 
• joka ei ole erityisesti tietoturvallisuuden suhteen asianmukaisesti ylläpidetty,
• jos on perusteltua syytä epäillä, että kone on väärissä käsissä tai haittaohjelman saastuttama, 
• jossa rikotaan yliopiston Tietojärjestelmien käytön sääntöjä.

Kaikissa tapauksissa konetta ylläpitävään organisaation tai koneen vastuuhenkilöön on otettava viipymättä yhteyttä koneen verkosta eristämisen jälkeen.

3.7. Lokitiedot

Yliopiston tietojärjestelmät tallentavat lokitietoja järjestelmän toiminnan dokumentoimiseksi sekä mahdollisten häiriö- tai väärinkäytöstilanteiden selvittämiseksi. Osasta järjestelmiä kerätään myös laskutustietoa.

Yliopiston julkisia www-sivuja voidaan selata anonyymisti. Jos sivulla kerätään henkilötietoja, keräämisestä ja tietojen käyttötarkoituksesta ilmoitetaan käyttäjille.

Yliopistossa lokitietoja käytetään normaalisti vain vaitiolovelvollisen ylläpitohenkilöstön teknisluontoisiin tehtäviin. Tällaisia ovat esimerkiksi palvelun tason varmistaminen, häiriötilanteiden selvittäminen sekä tilastointiin verrattava yhteenveto, jossa ei näy yksityiskohtaista käyttöä.

Lokitietoja ei käytetä käyttäjäkohtaisten profiiliyhteenvetojen tms. tekemiseen, mutta perustellusti väärinkäytöstä epäiltäessä voidaan lokitietoja käyttää tilanteen selvittämiseen.

Ylläpidon on käsiteltävä lokitietoja luottamuksellisina eikä niistä tai niiden olemassaolosta luovuteta tietoja kenellekään, jolle tieto ei työtehtävien suorittamiseksi kuulu.

Käyttäjälle voidaan luovuttaa pyynnöstä tietoa häntä koskevista lokimerkinnöistä silloin, kun tieto lokin olemassaolosta tai lokimerkinnästä ei vaaranna järjestelmän turvallisuutta. Tieto siitä, millaisia lokeja järjestelmä kaikkiaan kerää, voidaan katsoa julkisuuslain (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta) tarkoittamaksi tietoturvallisuusjärjestelyasiaksi, joka on salassapidettävä.

Tietoturvallisuusloukkauksia tai akuutteja verkon toimintaa uhkaavia hyökkäystilanteita selvitettäessä ylläpitäjä saa luovuttaa reittitietoja esimerkiksi CERT-organisaatioille tai muiden järjestelmien ylläpitäjille Suomessa. Reittitietoja ovat esimerkiksi tarkat lokitiedot hyökkäysyhteyksistä. Tällöin voi olla tarpeen luovuttaa myös yksittäiseen käyttäjätunnukseen liittyviä tietoja. Tietojen luovuttaminen rajoittuu aina sellaisiin käyttäjätunnuksiin, joiden voidaan perustellusti olettaa joutuneen vääriin käsiin tai jonka haltijan voidaan olettaa itse syyllistyneen käsiteltävänä olevaan rikokseen. Luovutukset kirjataan.

3.8. Tietojen säilytys

Tietojärjestelmäpalvelujen tarjoajan tulee osana ylläpitotyötä huolehtia järjestelmiensä varmuuskopioinnista. Varmuuskopioita tulee ottaa levyrikkojen varalta tarpeeksi usein. Kopioita tulisi ottaa ainakin muuttuneista tiedostoista päivittäin.

Varmuuskopiot tulee säilyttää asianmukaisesti ja ylläpidon on huolehdittava varmuuskopioiden lukukelpoisuudesta. Varmuuskopioilla olevia tietoja tulee käsitellä samoilla periaatteilla kuin vastaavia tietojärjestelmissä olevia tietoja. Varmuuskopioiden tuhoamisen tulee tapahtua siten, että niiden sisältämien tietojen luottamuksellisuus ei vaarannu.