Työhakemusten toimittaminen yliopistolle

Rekrytointia hoidetaan yliopistolla yliopistopalveluiden ja eri yksiköiden kautta. Avoimien työpaikkojen hakuilmoituksissa kerrotaan hakemusten toimituspaikka ja määräaika, jolloin hakemuksen on oltava perillä. Toistaiseksi voimassa olevien työsuhteiden hakemukset toimitetaan aina yliopiston kirjaamoon, määräaikaisten työsuhteiden hakemuksia otetaan vastaan hakuilmoituksen tekstistä riippuen joko kirjaamossa tai yksiköissä.

Kirjaamosta vastaanotetut hakemukset lähetetään hakijaluettelon kanssa valmistelevalle yksikölle mahdollisimman nopeasti hakuajan päätyttyä. Hakemuksia voi täydentää hakuajan jälkeen asian valmistelijan ohjeiden perusteella. Täydennykset toimitetaan kirjaamoon asiakirjojen rekisteröintiä varten. Itse hakemuksen on oltava perillä määräaikaan mennessä, tämä on aina lähettäjän vastuulla. Hakemukseksi riittää esim. sähköposti, jossa kertoo hakevansa tiettyä tehtävää.

Työhakemuksen voi toimittaa yliopistolle niin paperimuodossa kuin sähköisenäkin. Hakemuksesta on käytävä ilmi mihin tehtävään haetaan, kuka hakemuksen on lähettänyt ja lähettäjän yhteystiedot. Kirjaamon sähköpostiosoitteesta (kirjaamo@uta.fi) hakemuksen lähettäjä saa aina automaattisen vastaanottokuittauksen.

Sähköpostiasiointi

Sähköisten asiakirjojen käsittelystä määrätään sähköisessä asiointilaissa (Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa 24.1.2003/13) Yliopistolle lähetettävää sähköistä hakemusta ei tarvitse täydentää allekirjoituksella, jos hakemuksessa on tiedot lähettäjästä, eikä hakemuksen alkuperäisyyttä ole syytä epäillä. Sähköinen hakemus katsotaan saapuneeksi silloin, kun se käsiteltävissä yliopiston palvelimella.

Liitetiedostot

Hakemus ja sen liitteet lähetetään yleensä sähköpostin liitetiedostona. Liitetiedostot saadaan varmimmin auki, jos ne on tallennettu yleisimmin käytetyissä muodoissa, esim. word- tai pdf -muodoissa.

Julkisuusperiaate

Yliopisto noudattaa toiminnassaan julkisuuslakia (Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 21.5.1999/621). Lain perusteella yliopiston avoimien tehtävien hakijatiedot ovat julkisia. Hakemukset ja niiden liitteet tulevat julkisiksi silloin, kun ne on toimitettu yliopistolle ja rekisteröity.

Yliopistolla ei ole kokonaisuudessaan salaisia hakemusasiakirjoja, lukuun ottamatta tutkimussuunnitelmia. Työhakemukset, ansioluettelot, työtodistukset ja opetusportfoliot ovat lähtökohtaisesti julkisia. Näissäkin asiakirjoissa voi olla julkisuuslain perusteella salattavia kohtia, esimerkiksi hakijan perhesuhteita, harrastuksia, taloudellista asemaa tai terveydentilaa koskevia osia. Nämä tiedot salataan mikäli hakuasiakirjoihin halutaan tutustua.