Esittely- ja kokousmenettely

etusivu: hallinto: palvelut: yliopisto työnantajana: esittely- ja kokousmenettely

Kooste Tampereen yliopiston hallintoelinten esittely- ja kokousmenettelyssä noudatettavista käytännöistä

Hallintokeskus 13.5.2002

SISÄLLYS

1.ESITTELIJÄT JA ASIOIDEN VALMISTELU
1.1 Esittelymenettelyn käyttö
1.2 Esittelijä
1.3 Esittelijän velvollisuuksista

2. ESITTELIJÄN VASTUU

3. KOKOUSKUTSU
3.1 Kokouskutsun ajankohta
3.2 Kokouskutsun toimittaminen ja sisältö

4. HALLINTOELIMEN JÄSENEN VELVOLLISUUDET JA VASTUU
4.1 Hallintoelimen jäsenen vastuu

5. HALLINTOELIMEN JÄSENEN VIRKAIKÄ

6. ESTE JA ESTEELLISYYS (päivitetty 9.9.2005)
6.1 Esteellisyysperusteet
6.1.1 Esteellisyys
6.1.2 Läheinen
6.1.3 Eräitä esimerkkejä esteellisyystapauksista
6.2 Esteellisyyden toteaminen

7. KOKOUKSEN KULKU
7.1 Kokousten julkisuus
7.2 Päätösvaltaisuus (TaYJS 60 §:n 1 mom. muutos / K 28.3.2007)
7.3 Pöytäkirjan tarkastaminen
7.4 Keskustelu asiassa
7.5 Päätöksenteko
7.5.1 Asian pöydällepano
7.5.2 Yksimielinen päätös
7.5.3 Äänestäminen
7.5.4 Parlamentaarinen äänestysmenettely
7.5.5 Kollegiaalinen äänestysmenettely

8. ESITTELYLISTA JA PÖYTÄKIRJA
8.1 Esittelylista
8.2 Pöytäkirja

9. PÄÄTÖKSISTÄ TIEDOTTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TOIMEENPANO

10. LUETTELO SÄÄNNÖKSISTÄ JA MÄÄRÄYKSISTÄ

1. ESITTELIJÄT JA ASIOIDEN VALMISTELU

1.1 Esittelymenettelyn käyttö

Asiat ratkaistaan yliopistossa esittelystä, jollei johtosäännössä toisin määrätä.

Esittelymenettelyä ei käytetä seuraavissa asioissa:

laitoksen johtaja vastaa laitokselle osoitettujen määrärahojen käyttämisestä
laitosneuvoston päättämien perusteiden mukaisesti silloin, kun asialla on vähäinen merkitys
erillisen laitoksen johtaja vastaa erilliselle laitokselle osoitettujen määrärahojen käyttämisestä johtokunnan päättämien perusteiden mukaisesti
laitoksen johtaja määrää syventäviin opintoihin kuuluvan tutkielman tarkastajat
arvosteltaessa opetusnäytettä ja opintosuoritusta
valittaessa dekaania, varadekaania, laitoksen johtajaa ja varajohtajaa, erillisen laitoksen tai yksikön johtokunnan taikka neuvottelukunnan varapuheenjohtajaa

1.2 Esittelijä

Yliopistossa esittelijöinä voivat toimia virkaan tai virkasuhteeseen nimitetyt virkamiehet. Työsuhteeseen otetut työntekijät eivät voi toimia esittelijöinä, mutta he voivat toimia asioiden valmistelijoina.
Hallintokeskus antaa määräyksen muille esittelijöille paitsi kanslerinsihteerille.

1.3 Esittelijän velvollisuuksista

Esittelijän on huolehdittava siitä, että päätöksentekijällä on säännöksiin perustuva toimivalta asiassa.

Esittelijän tulee päätöksentekoa varten selvittää asiaan vaikuttavat säädökset ja määräykset sekä muu asia-aineisto ja huolehtia siitä, että asioita valmisteltaessa säädöksiä ja määräyksiä ja Tampereen yliopistoa koskevia sopimuksia noudatetaan. Esittelijän tulee asioita valmisteltaessa selvittää myös päätösten vaikutukset organisaatioon, henkilöstöön ja talouteen. Määrärahojen käyttöä edellyttäviä päätöksiä valmisteltaessa on varmistettava määrärahan olemassaolo ja riittävyys sekä muut yliopiston talouteen liittyvät seikat. Esittelijän tulee hankkia asiassa tarpeelliset selvitykset ja asiantuntija-arviot. Tarvittaessa asiantuntijaa voidaan kuulla kokouksessa myös suullisesti.

Esittelijän velvollisuus on tuoda esittelytoimivaltaansa kuuluva asia päätettäväksi kun se on valmis ratkaistavaksi.

Esittelijän on oltava läsnä monijäsenisessä hallintoelimessä kun asiaa käsitellään ja siitä päätetään hänen esittelystään.

Kokousasiakirjoihin tulee liittää päätöstä valmistelevassa yhteistoiminnassa syntyneet pöytäkirjat, pöytäkirjanotteet ja muut asiakirjat.Esittelijän tulee ottaa huomioon tasa-arvolain velvoite viranomaisille edistää naisten ja miesten välistä tasa-arvoa tavoitteellisesti ja suunnitelmallisesti. Asian valmistelussa esittelijän tulee ottaa huomioon myös Tampereen yliopiston tasa-arvosuunnitelma. Valittaessa hallintoelimiä, toimikuntia tai työryhmiä on huolehdittava siitä, että naisia ja miehiä on kumpiakin vähintään 40 % valituista, ellei erityisistä syistä muuta johdu.
Esittelijän tulee huolehtia siitä, että asia on kaikilta osiltaan valmisteltu ennen päätöksentekoa. Esittelijän tulee antaa tarpeellista tietoa valmistelutyöstään sitä pyytävälle muun muassa asian valmisteluvaiheesta ja päätöksenteon odotettavissa olevasta aikataulusta. Julkisuuslain mukaan valmisteluasiakirjoista voidaan antaa tieto sitä pyytävälle, ellei erityisen säännöksen perusteella asiaa ole määrätty salaiseksi tai elleivät asiakirjat sisällä sellaista tietoa, joka esimerkiksi henkilötietolain mukaan ei ole julkista. Tarvittaessa esittelijän tulee tarkistaa asiakirjan julkiseksi tulemista koskevat säännökset julkisuuslaista. Esittelijän tulee valmistelutyössään ottaa huomioon yksityisyyden suojasta työelämässä annetun lain säännökset henkilötietojen käsittelystä työelämässä.

Hallintoelinten jäsenten tulee tutustua huolellisesti käsiteltäviin asioihin. Hallintoelimen jäsenen havaitessa asian valmistelussa puutteita tai muita asian ratkaisuun vaikuttavia näkökohtia on suositeltavaa, että hän ottaa yhteyden esittelijään ennen kokousta.

2. ESITTELIJÄN VASTUU

Esittelijäksi määrätty virkamies vastaa esittelynsä sisällöstä virkavastuun perusteella. Esittelijä vastaa myös siitä, että asian käsittelyssä otetaan huomioon sitä koskevat säädökset ja määräykset ja että asia selvitetään lain edellyttämällä tavalla sekä että asianosaisille on varattu mahdollisuus tulla kuulluiksi.

Esittelijä on vastuussa siitä, mitä hänen esittelystään on päätetty, jollei hän ole jättänyt päätökseen eriävää mielipidettään.

Esittelijä on muodollisen virkavastuun lisäksi vastuussa siitä, että tehty päätös on sisällöltään oikea.

Esittelijä voi vapautua esittelijän vastuustaan jättämällä eriävän mielipiteensä. Esittelijä voi ilmoittaa eriävän mielipiteensä vain silloin kuin päätökseksi tulee jokin muu ratkaisu kuin esittelijän esittämä päätösehdotus. Esittelijä voi esittää eriävän mielipiteensä paitsi asiaratkaisuun myös menettelyratkaisuun silloin kun esittelijä ei ole vaikuttanut tai voinutkaan vaikuttaa menettelyyn. Esittelijällä on oikeus saada eriävä mielipiteensä merkityksi hallintoelimen kokouksen pöytäkirjaan tai muussa asiassa toimituskirjan taltiokappaleeseen. Eriävä mielipide on esittelijän allekirjoitettava ja puheenjohtajan tai ratkaisijan todettava se esitetyn mukaiseksi.

3. KOKOUSKUTSU

Monijäseninen hallintoelin kokoontuu, milloin puheenjohtaja tai hänen ollessaan estynyt varapuheenjohtaja katsoo sen tarpeelliseksi tai milloin vähintään kolme jäsentä esittää kokoontumista ilmoittamansa asian käsittelyä varten.

Hallintoelin voi sopia kokousaikansa etukäteen lukukaudeksi tai -vuodeksi kerrallaan.

3.1 Kokouskutsun ajankohta

Kutsu hallituksen kokoukseen on toimitettava viimeistään viisi päivää ennen kokousta, tiedekuntaneuvoston, laitosneuvoston sekä erillisen laitoksen ja yksikön johtokunnan kokoukseen viimeistään neljä päivää ennen kokousta. Vaalikollegion kutsuu koolle puheenjohtaja. Kutsu vaalikollegion kokoukseen on lähetettävä viimeistään seitsemän päivää ennen kokousta. Neuvotteluesitys yhteistoimintamenettelyn aloittamiseksi on toimitettava vähintään kolme päivää ennen neuvottelun alkamista. Mainittu aika on kuitenkin 5 päivää, mikäli neuvoteltava toimenpide ilmeisesti johtaa yhden tai useamman virkamiehen tai työntekijän osa-aikaistamiseen, irtisanomiseen tai lomauttamiseen.

3.2 Kokouskutsun toimittaminen ja sisältö

Kutsu hallintoelimen kokoukseen toimitetaan lähettämällä hallintoelimen jäsenille esittelylista, jossa on tiedot kokouksen ajasta, paikasta, jäsenistä, varajäsenistä sekä esittelijöistä. Kutsu toimitetaan aina hallintoelimen jäsenille ja esittelijöille. Kukin tiedekunta, erillinen laitos, laitos tai muu yksikkö päättää itse hallintoelimen kokouskutsun nähtävillä pitämisestä.

Kokouskutsussa on mainittava käsiteltävät asiat. Hallintoelin voi läsnä olevien jäsenten yksimielisellä päätöksellä ottaa käsiteltäväksi kiireellisen asian, jota ei ole mainittu kokouskutsussa.

Hallintoelimen puheenjohtaja tai esittelijä voi poistaa asian esittelylistalta, mikäli asian valmistelu on keskeneräinen tai päätöstä ei muusta syystä voida tehdä, esim. esille tulleiden uusien asiaan vaikuttavien seikkojen vuoksi.

4. HALLINTOELIMEN JÄSENEN VELVOLLISUUDET JA VASTUU

Ketään ei voida valita tai määrätä hallintoelimen jäseneksi tai varajäseneksi vastoin tahtoaan. Oikeutta kieltäytymiseen ei kuitenkaan ole, jollei hallintoelimeen muuten saada riittävää määrää jäseniä tai varajäseniä.

Hallintoelimen jäsen on velvollinen ottamaan osaa hallintoelinten kokouksiin, ellei hän ole esteellinen tai ellei hänen osallistumiselleen ole muuta hyväksyttävää estettä (esim. sairaus, virkamatka).

Jos hallintoelimen jäsen on estynyt ottamasta osaa kokoukseen, hänen on ilmoitettava esteestä riittävän ajoissa hallintoelimen sihteerille ja kutsuttava varajäsen sijaansa tai pyydettävä hallintoelimen sihteeriä kutsumaan varajäsen sijaansa.

4.1 Hallintoelimen jäsenen vastuu

Yliopiston hallintoelinten jäsenet toimivat virkavastuulla. Hallintoelinten jäsenet ovat vastuussa tekemistään päätöksistä ja niistä toimenpiteistä, joita he ovat kannattaneet. Hallintoelimen jäsen, joka on perustellusti äänestänyt päätökseksi tullutta ratkaisua vastaan, vapautuu vastuusta. Perustelut kirjataan pöytäkirjaan. Jäsenen ei tarvitse tällaisessa tapauksessa vastuusta vapautuakseen ilmoittaa erikseen eriävää mielipidettään kirjattavaksi pöytäkirjaan. Eriävä mielipide ja sen perusteet on ilmoitettava hallintoelimen kokouksessa päätöksenteon yhteydessä. Allekirjoitettu eriävä mielipide on toimitettava mahdollisimman pian kokouksen sihteerille.

5. HALLINTOELIMEN JÄSENEN VIRKAIKÄ

Yliopiston hallintoelimissä on noudatettu erilaisia käytäntöjä hallintoelinten jäsenten virkaiän määrittelemiseksi. Useimmiten hallintoelimen yliopiston henkilökuntaan kuuluvien jäsenten keskinäinen virkaikäjärjestys määräytyy yliopiston yhdenjaksoisen palvelussuhteen pituuden mukaan. Mikäli hallintoelimen jäsen ei ole palvelussuhteessa yliopistoon, hänen virkaikänsä määräytyy sen mukaan, kuinka kauan hän on ollut hallintoelimen jäsenenä tai varajäsenenä. Hallintoelimen puheenjohtajana toimiva katsotaan virkaiältään vanhimmaksi. Opiskelijoiden osalta virkaikäjärjestys määräytyy tiedekuntaan kirjoittautumisjärjestyksen mukaan. Samanaikaisesti tiedekuntaan kirjoittautuneilla syntymäaika ratkaisee järjestyksen. Hallintoelimen varajäsenen äänestysjärjestys määräytyy hallintoelimen varsinaisen jäsenen mukaan.

6. ESTE JA ESTEELLISYYS (päivitetty 9.9.2005)

Hallintoelimen jäsenen tulee hyvissä ajoin ennen hallintoelimen kokousta ilmoittaa esteestään esittelijälle ja kutsua varajäsen sijaansa. Kokouskutsussa voi olla pyyntö ilmoittaa mahdollisesta esteestä esittelijälle tai pöytäkirjanpitäjälle.

Hallintolain esteellisyysperusteita sovelletaan virkamieheen, hallintoelimen tai muun monijäsenisen toimielimen jäseneen sekä varajäseneen, muuhun asian käsittelyyn osallistuvaan henkilöön sekä asiassa tarkastuksen suorittavaa tarkastajaan. Asian käsittelemisellä tarkoitetaan esimerkiksi asian valmistelemista, esittelyä ja ratkaisemista sekä toimeenpanoa tai muita asian käsittelyyn liittyviä toimia, jotka vaikuttavat asian ratkaisuun tai välittömästi edeltävät asian ratkaisemista. Tällaisia toimia ovat esimerkiksi lausuntojen pyytäminen, asianosaisten kuuleminen sekä muiden selvitysten hankkiminen. Sen sijaan teknisiä toimia sisältävä tavanomainen toimistotyö, kuten asiakirjojen lajittelu ja tähän verrattavat toimet eivät yleensä ole esteellisyyden kannalta merkittäviä.

Esteellinen ei saa osallistua asian käsittelyyn, eikä olla läsnä sitä käsiteltäessä, vaan esteellisen tilalle on viipymättä määrättävä esteetön henkilö. Esteellinen voi kuitenkin käsitellä kiireellisen asian, jonka ratkaisuun esteellisyys ei voi vaikuttaa. (Lähinnä esimerkiksi lakisääteisen etuuden myöntäminen, jonka myöntämisedellytysten täyttyessä viranomaisella ei ole harkintavaltaa etuuden myöntämisen tai sisällön suhteen, ja joka asiana on niin kiireinen, että asian käsittely ei siedä viivytystä, eikä asiaa käsittelemään voida välittömästi määrätä esteetöntä henkilöä.)

6.1 Esteellisyysperusteet

6.1.1 Esteellisyys

Virkamies (tai muu henkilö) on esteellinen:

1) jos hän tai hänen läheisensä on asianosainen;
2) jos hän tai hänen läheisensä avustaa taikka edustaa asianosaista tai sitä, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa;
3) jos asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa hänelle tai hänen 6.1.2 kappaleen 1 kohdassa tarkoitetulle läheiselleen;
4) jos hän on palvelussuhteessa tai käsiteltävään asiaan liittyvässä toimeksiantosuhteessa asianosaiseen tai siihen, jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa;
5) jos hän tai hänen 6.1.2 kappaleen 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä on hallituksen, hallintoneuvoston tai niihin rinnastettavan toimielimen jäsenenä taikka toimitusjohtajana tai sitä vastaavassa asemassa sellaisessa yhteisössä, säätiössä, valtion liikelaitoksessa tai laitoksessa, joka on asianosainen tai jolle asian ratkaisusta on odotettavissa erityistä hyötyä tai vahinkoa;
6) jos hän tai hänen 6.1.2 kappaleen 1 kohdassa tarkoitettu läheisensä kuuluu viraston tai laitoksen johtokuntaan tai siihen rinnastettavaan toimielimeen ja kysymys on asiasta, joka liittyy tämän viraston tai laitoksen ohjaukseen tai valvontaan; tai
7) jos luottamus hänen puolueettomuuteensa muusta erityisestä syystä vaarantuu.

6.1.2 Läheinen

Läheisellä tarkoitetaan:

1) virkamiehen puolisoa ja virkamiehen lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa, isovanhempaa ja virkamiehelle muuten erityisen läheistä henkilöä samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa;
2) virkamiehen vanhempien sisarusta sekä hänen puolisoaan, virkamiehen sisarusten lapsia ja virkamiehen entistä puolisoa; sekä
3) virkamiehen puolison lasta, lapsenlasta, sisarusta, vanhempaa ja isovanhempaa samoin kuin tällaisen henkilön puolisoa sekä virkamiehen puolison sisarusten lapsia.

Läheisenä pidetään myös vastaavaa puolisukulaista. Puolisoilla tarkoitetaan aviopuolisoita sekä avioliitonomaisissa olosuhteissa ja rekisteröidyssä parisuhteessa eläviä henkilöitä.

6.1.3 Eräitä esimerkkejä esteellisyystapauksista:

Hallintoelimen jäsen on esteellinen, jos hallintoelimessä käsitellään häntä koskevaa virkanimitysasiaa.
Asiantuntija on esteellinen, jos asiantuntija ja professorin viran hakija ovat tehneet vastikään yhteisjulkaisuja tai ovat muuten toimineet hyvin läheisessä yhteistyössä keskenään. Jos yhteisjulkaisuja ei ole useita tai niiden laatimisesta on kulunut useita vuosia, ei asiantuntijan luottamus yleensä vaarannu yksinomaan yhteisjulkaisujen vuoksi.
Asiantuntija on esteellinen, jos asiantuntijalla on poikkeuksellisen voimakas kiistasuhde tai ystävyys professorin viran hakijan kanssa (ns. yleislausekkeeseen perustuva jääviys saattaa olla ajankohtaista, sinänsä asiallinen kritiikki ei yleensä vaaranna asiantuntijan puolueettomuutta).
Mitä edellä on sanottu asiantuntijan esteellisyydestä professorin virantäytössä, koskee myös muiden opetus- ja tutkimusvirkojen lausunnon antajia.

6.2 Esteellisyyden toteaminen

Esteellisyyden johdosta viranomaisessa on viipymättä ryhdyttävä asian käsittelemiseksi tarvittaviin toimiin. Monijäsenisen toimielimen jäsenen, esittelijän ja muun läsnäoloon oikeutetun esteellisyydestä päättää kyseinen toimielin.

Esteellisen tulee itse ilmoittaa esteellisyydestään (jääviydestään) ja jättäytyä pois asian valmistelusta ja päätöksenteosta. Mikäli esteellinen ei ilmoita esteellisyydestään, tulee muun esteellisyydestä tietävän ottaa asia esille kokouksessa. Pääasian käsittely tulee lykätä, jos esteellisyyskysymystä ei voida asian ensimmäisessä käsittelyssä selvittää. Mikäli hallintoelimen jäsenet ovat erimielisiä esteellisyydestä, tulee esteellisyydestä tarvittaessa äänestää. Asiasta on tehtävä päätös ennen pääasiaan siirtymistä.

Päätettäessä esteellisyydestä toimielimen jäsen tai esittelijä saa osallistua omaa esteellisyyttään koskevan asian käsittelyyn vain, jos toimielin ei olisi ilman häntä päätösvaltainen eikä hänen tilalleen ole ilman huomattavaa viivytystä saatavissa esteetöntä henkilöä. Muussa tapauksessa jäsen tai esittelijä ei saa osallistua omaa esteellisyyttään koskevaan päätöksentekoon, tai olla läsnä asiaa käsiteltäessä. Läsnäolo- ja käsittelykiellosta huolimatta esteellisyysväitteen kohteena olevalle henkilölle tulee varata tilaisuus lausua mielipiteensä esteellisyydestään ennen asian ratkaisemista, ellei tämä ole selkeästi tarpeetonta.

Hallintoelimen pöytäkirjasta pitää ilmetä seuraavat esteellisyyteen liittyvät asiat:

asian käsittelijän esteellisyys
esteellisen henkilön poissaolo asian käsittelystä ja päätöksenteosta
esittelijän tai hallintoelimen jäsenen (tai muun henkilön) tekemä väite esteellisyydestä
asianomaisen henkilön toteamus esteellisyydestään
esteellisyyttä koskevan väitteen mahdollinen hylkääminen tai hyväksyminen perusteluineen
esteellisyyttä koskevan mahdollisen äänestyksen tulos

7. KOKOUKSEN KULKU

7.1 Kokousten julkisuus

Hallintoelimen kokoukset ovat opetusnäytteiden antamisen osalta julkisia. Muilta osin hallintoelimen kokoukset eivät ole julkisia. Rehtorilla on oikeus olla läsnä ja käyttää puhevaltaa yliopiston kaikkien hallintoelinten kokouksissa. Muita henkilöitä voidaan kutsua kokouksiin asiantuntijoina kuultaviksi.

7.2 Päätösvaltaisuus

Hallintoelimen kokouksen aluksi todetaan sen päätösvaltaisuus. Hallintoelin on päätösvaltainen, kun kokouksen puheenjohtaja ja lisäksi vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä.

Tiedekuntaneuvosto on päätösvaltainen opintosuorituksen arvostelua koskevissa asioissa, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi on läsnä vähintään neljä muuta sellaista jäsentä, jotka saavat osallistua päätöksentekoon. Laitosneuvosto ja johtokunta ovat päätösvaltaisia opintosuoritusten arvostelua koskevissa asioissa, kun kokouksen puheenjohtajan lisäksi on läsnä vähintään puolet sellaisista jäsenistä, jotka saavat osallistua päätöksentekoon. Hallintoelinten muilla jäsenillä on puheoikeus kokouksessa.

7.3 Pöytäkirjan tarkastaminen

Mikäli hallintoelimen pöytäkirja tarkastetaan, kokouksessa valitaan pöytäkirjan tarkastajat kokouksen avauksen jälkeen ennen kokouksen varsinaisiin asioihin siirtymistä. Pöytäkirjan tarkastajien tulee olla läsnä koko kokouksen ajan. Mikäli tarkastaja joutuu poistumaan kokouksesta, hänen tilalleen valitaan toinen.

7.4 Keskustelu asiassa

Esittelyn jälkeen puheenjohtajan tulee varata hallintoelimen jäsenille ja niille, joilla on oikeus olla hallintoelimen kokouksessa läsnä ja käyttää siinä puhevaltaa, tilaisuus puheenvuorojen käyttämiseen asiassa. Puheenvuorot annetaan niiden pyytämisjärjestyksessä. Asian keskustelu päätetään vasta sitten, kun pyydetyt puheenvuorot on käytetty. Keskustelun aikana hallintoelinten jäsenten on esitettävä esittelijän päätösehdotuksesta poikkeavat ehdotukset ja perusteltava ne sekä esitettävä päätösehdotusta kannattavat puheenvuorot. Kannatukseksi riittää yhden jäsenen kannatus. Vaalissa ei tarvita kannatusta. Poikkeavia ehdotuksia voivat tehdä ja ehdotuksia kannattaa vain ne, joilla on puhe- ja äänivalta hallintoelimen kokouksessa. Puheenvuorojen käyttämisen tai käyttämättä jättämisen jälkeen puheenjohtaja julistaa keskustelun asiassa päättyneeksi. Puheenjohtaja toteaa tehdyt päätösehdotukset sekä toteaa, onko niitä kannatettu. Esittelijän ehdotuksesta poikkeavaa ehdotusta, jota ei ole kannatettu, ei oteta käsiteltäväksi.

7.5 Päätöksenteko

Yliopistolain 42 § 1 momentin mukaan (ks. myös hallintolainkäyttölain 52 § 1 ja 2 mom) päätöksenteko yliopiston monijäsenisessä hallintoelimessä tapahtuu erimielisyyden sattuessa pääsääntöisesti yksinkertaisella ääntenenemmistöllä, jolloin äänten mennessä tasan puheenjohtajan kannattama mielipide voittaa (parlamentaarinen äänestysmenettely). Äänestettäessä viran täyttämistä tai opiskelijan kurinpitoa koskevassa asiassa noudatetaan samaa menettelyä kuin monijäsenisessä tuomioistuimessa (kollegiaalinen äänestysmenettely). Yliopistossa toimitettavaa henkilövaalia koskeva säännös on yliopistolain 42 § 3 momentissa.

7.5.1 Asian pöydällepano

Hallintoelimen puheenjohtaja, esittelijä tai jäsen voivat vaatia asiaa pantavaksi pöydälle, jos havaitaan, että asian valmistelu on kesken tai muuten selvästi puutteellinen taikka joku muu seikka estää päätöksen tekemisen.

Pöydällepanoa on pyydettävä ennen kuin asiasta tehdään päätös. Parlamentaarisessa menettelyssä pöydällepano vaatii kannatuksen, mutta ei kollegiaalisessa menettelyssä. Kollegiaalisessa menettelyssä sama jäsen voi vaatia pöydällepanoa vain kerran. Opintosuoritusten arvostelua koskevissa asioissa pöydällepanoäänestykseen saavat osallistua vain päätöksentekoon oikeutetut hallintoelimen jäsenet. Tarvittaessa pöydällepanosta on ensimmäisessäkin käsittelyssä äänestettävä normaalia äänestysmenettelyä käyttäen. Pöydällepanon syy on merkittävä pöytäkirjaan. Asia on otettava esille seuraavassa kokouksessa, ellei ole erityistä syytä käsittelyn siirtämiseen.

7.5.2 Yksimielinen päätös

Esittelijän päätösehdotus hyväksytään yksimielisesti, jos asiaa käsiteltäessä ei esitetä esittelystä poikkeavaa ehdotusta. Muutosesitykset esittelijän päätösehdotukseen on perusteltava ja perustelut on merkittävä pöytäkirjaan. Mikäli muutosehdotusta kannattavat kaikki hallintoelimen jäsenet, tulee se yksimieliseksi päätökseksi.

7.5.3 Äänestäminen

Vaaliasioita lukuun ottamatta monijäsenisessä hallintoelimessä päätetään asiat erimielisyyden sattuessa yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan voittaa mielipide, jota puheenjohtaja on kannattanut. Äänestettäessä viran täyttämistä tai opiskelijan kurinpitoa koskevasta asiasta noudatetaan kuitenkin samaa menettelyä kuin monijäsenisessä tuomioistuimessa.

7.5.4 Parlamentaarinen äänestysmenettely

Kokouksen puheenjohtaja tekee ennen äänestämistä yhteenvedon keskustelun kuluessa esitetyistä muutosehdotuksista ja niiden kannatuksesta. Tämän jälkeen puheenjohtajan tulee tehdä kokoukselle ehdotus äänestysjärjestyksestä. Äänestysjärjestyksestä päättämisen jälkeen päätetään äänestystavasta. Äänestys on avoin. Äänestää voidaan kättä nostamalla, nimenhuutona, avoimena lippuäänestyksenä jne. Henkilövaalissa voidaan käyttää suljettua lippuäänestystä.

Parlamentaarisessa äänestysmenettelyssä hallintoelimen jäsen voi pidättäytyä äänestyksestä, ei kuitenkaan puheenjohtaja äänten mennessä tasan. Puheenjohtaja voi äänestää viimeisenä.

Esittelijän esitys on aina pääehdotus, vaikka sitä ei olisikaan kannatettu. Äänestykseen otetaan muista ehdotuksista vain kannatetut ehdotukset.

Äänestyksistä pidetään pöytäkirjaa, johon merkitään, mitä esityksiä on tehty ja mitä esitystä kukin jäsen on kannattanut.

Parlamentaarinen äänestys etenee siten, että jos hallintoelimessä on asetettu useampia kannatettuja ehdotuksia, käydään aluksi näiden välillä äänestys siten, että äänestyksessä vastakkain asetetaan kaksi esittelijän ehdotuksesta eniten poikkeavaa ehdotusta jne. Lopullinen äänestys tapahtuu esittelijän ehdotuksen ja eniten kannatusta saaneen vastaehdotuksen välillä. Esittelijä voi ottaa myös omasta esityksestään poikkeavan esityksen nimiinsä, jolloin päätösesitykseksi tulee muutettu esitys eikä asiasta tarvitse äänestää. Kokouksen puheenjohtajan tehtävänä on ehdottaa, mitkä esitykset asetetaan vastakkain äänestettäessä.

Puheenjohtajan tulee äänestyksen jälkeen todeta äänestyksen tulos ja hallintoelimen päätöksen sisältö. Äänestykseen osaa ottanut jäsen on oikeutettu antamaan pöytäkirjaan kirjallisen lausunnon, joka sisältää hänen keskustelussa esittämänsä mielipiteen käsiteltävästä asiasta sekä lyhyesti esitetyt perustelut.

7.5.5 Kollegiaalinen äänestysmenettely

Virkanimitysasioissa sekä opiskelijan kurinpitoa koskevissa asioissa suoritetaan äänestys samaa menettelyä noudattaen kuin monijäsenisessä tuomioistuimessa.

Professorin viran virkaehdotuksesta äänestetään erimielisyystilanteessa samaa menettelytapaa noudattaen kuin monijäsenisessä tuomioistuimessa. Äänestys tapahtuu virkaikäjärjestyksessä. Ensin äänestyslausumansa esittää virkaiältään nuorin hallintoelimen jäsen ja viimeksi kollegion puheenjohtaja. Ehdokassijoista äänestetään samalla kertaa. Ääniä laskettaessa korkeampaa ehdokassijaa kannattava ääni luetaan hakijan hyväksi myös alempaan ehdokassijaan.

Esittelijän ehdotus on aina pääehdotus, vaikka sitä ei olisikaan kannatettu. Kollegiaalisessa äänestysmenettelyssä ei saa pidättyä äänestämästä.

Kussakin asiassa toimitetaan vain yksi äänestys. Äänestys suoritetaan siten, että hallintoelimen jäsenet ilmoittavat mielipiteensä sekä sen perusteet virkaikäjärjestyksessä siten, että nuorin ilmaisee ensin ja puheenjohtaja viimeiseksi kantansa.

Mielipide on perusteltava. Jäsenen, joka yhtyy aikaisemmin esitettyyn mielipiteeseen, on perusteltava mielipiteensä vain, jos perustelut poikkeavat aikaisemmin esitetystä. Äänestettäessä virkaehdotuksesta perustelut voidaan merkitä esimerkiksi äänestysluettelon oheen tai ne voidaan esittää erillisellä paperilla, joka liitetään asian kohdalle pöytäkirjaan.

Enemmistön mielipide määrää päätöksen sisällön. Äänten mennessä tasan voittaa mielipide, jota puheenjohtaja on kannattanut. Opiskelijoiden kurinpitoasioissa ratkaisuksi tulee kuitenkin mielipide, joka on opiskelijan kannalta lievempi.

7.6 Vaalit

Vaali suoritetaan enemmistövaalina. Tiedekunta- ja laitosneuvostojen sekä työsuojelun yhteistoimintaelinten vaalit voidaan järjestää myös ns. sopuvaalina. Jos kukaan ei enemmistövaalissa ensimmäisellä kerralla saa enempää kuin puolet annetuista äänistä, toimitetaan uusi vaali kahden eniten ääniä saaneen kesken. Kun valittavia tai määrättäviä on useampia kuin yksi, noudatetaan suhteellista vaalitapaa. Jos äänet menevät tasan, sekä enemmistövaalin että suhteellisen vaalin tulos ratkaistaan arvalla. Vaalit toimitetaan yleensä suljettuna lippuäänestyksenä.

Rehtorin, vararehtorien ja kansleriehdokkaiden vaalista sekä hallituksen ja muiden monijäsenisten hallintoelinten vaalista määrätään Tampereen yliopiston vaalijohtosäännössä.

8. ESITTELYLISTA JA PÖYTÄKIRJA

8.1 Esittelylista

Asioista, jotka käsitellään hallintoelimen kokouksessa, laaditaan esittelylistat. Esittelylistaan merkitään päätöksentekoon osallistuneiden nimet ja kunkin asian kohdalle tehty päätös.

Asiat käsitellään kokouksessa esittelylistan mukaisessa järjestyksessä, ellei toisin päätetä. Kunkin asian käsittely aloitetaan siten, että kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa käsiteltävän asian lukemalla otsikon, jonka esittelijä on merkinnyt esittelylistaan sekä selostaa asian lyhyesti. Esittelijän tulee ilmoittaa hallintoelimen jäsenille suullisesti tai kirjallisesti asian ratkaisuun vaikuttavat seikat, joita ei ole voitu esittelylistoja laadittaessa vielä ottaa huomioon.

Esittelylistalla olevat asiat tulevat julkiseksi kun esiteltävistä asioista laadittu pöytäkirja on tarkastettu tai sitä vastaavalla tavalla varmennettu, jollei sitä ole laadittu asian valmistelemiseksi tai viranomaisen sisäistä työskentelyä varten. Tiedon antaminen esityslistasta ennen asian käsittelyn päättymistä on harkinnanvaraista. Salassa pidettäväksi säädetystä aineistosta saa tiedon antaa vain niillä edellytyksillä, jotka asiakirjan salassapitosäännöksessä on säädetty.

8.2 Pöytäkirja

Yliopiston hallintoelinten kokouksista pidetään päätöspöytäkirjaa. Kokoukseen osallistuvat merkitään kunkin asian kohdalle pöytäkirjaan siten, että siitä käy ilmi asian esittelijä ja päätöksentekoon osallistuneet henkilöt. Hallintoelimen jäsenen puheenvuorot kokouksissa eivät tule julkisiksi, ellei kannanottoa ole jätetty pöytäkirjaan otettavaksi. Keskustelujen sisältöä ei merkitä pöytäkirjaan, mutta keskustelun perusteella tehdyt toimenpidepäätökset ja periaatteelliset kannanotot voidaan merkitä päätöksiksi.

Myös kokouksessa suoritettavat äänestykset merkitään pöytäkirjaan. Pöytäkirjan liitteeksi otetaan äänestysluettelo, mikäli sellainen on laadittu.

Päätöksestä laadittavan toimituskirjan allekirjoittavat kokouksen puheenjohtaja ja asian esittelijä. Milloin asia on päätetty ilman esittelyä, kokouksen puheenjohtaja ja asian valmistelija tai kokouksen sihteeri allekirjoittavat toimituskirjan.

Toimituskirjat päivätään kokouksen päivälle. Toimituskirjaan liitetään muutoksenhakuosoitus, jos päätös on valituskelpoinen tai jos siihen voidaan hakea oikaisua. Jos valitusoikeutta ei ole, on tästä sekä valituskiellon perusteesta tehtävä merkintä toimituskirjaan.

Pöytäkirjan tarkastaa ja allekirjoittaa ensin esittelijä tai sihteeri (pöytäkirjanpitäjä), minkä jälkeen se toimitetaan välittömästi puheenjohtajan tarkastettavaksi ja allekirjoitettavaksi.

9. PÄÄTÖKSISTÄ TIEDOTTAMINEN JA PÄÄTÖSTEN TOIMEENPANO

Esittelijä huolehtii päätösten tiedottamisesta asianosaisille. Tiedottamisessa noudatetaan asiasta annettuja säädöksiä ja määräyksiä sekä vakiintunutta käytäntöä.

Esittelijän tulee huolehtia myös päätöksen edellyttämien täytäntöönpanotoimien vireillepanosta tai suorittamisesta.

Esittelijän tulee huolehtia myös siitä, että valmistelu- ja päätösasiakirjoista annetaan tieto sitä pyytäville sen mukaan kuin julkisuuslaissa säädetään.

Esittelijän tulee vastata myös asiakirjojen kirjaamisesta, säilyttämisestä, järjestämisestä sekä arkistoinnista siten kuin asiaa koskevat säädökset, määräykset ja ohjeet edellyttävät.

10. LUETTELO SÄÄNNÖKSISTÄ JA MÄÄRÄYKSISTÄ

Tässä koosteessa on viitattu seuraaviin säännöksiin ja määräyksiin:

Luku

1.1. Esittelymenettelyn käyttö

Yliopistoasetus (115/98) 6 §
Tampereen yliopiston johtosääntö 25 § 2 mom., 38 § 5 mom. ja 59 § 2 mom.

1.2 Esittelijä

Johtosääntö 58 § 2 mom.

1.3 Esittelijän velvollisuuksista

Laki yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa (651/88)
Sopimus yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa 13.12.2000
Tampereen yliopiston yhteistoimintasopimus 1.11.1989
Laki naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/86)
Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/99)
Henkilötietolaki (523/99)
Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (4772001)

2. Esittelijän vastuu

Perustuslaki (731/99) 118 § 2 mom.
Johtosääntö 59 § 4 mom.

3. Kokouskutsu

Johtosääntö 56 §