Usein kysyttyä

 

Yleisimmin kysyttyä SoleTM -järjestelmästä

päivitetty 20.1.2012

Kenen on tarkoitus kirjata työaikaansa SoleTM-järjestelmässä?

Täytyykö myös 1600 tunnin henkilöiden käyttää järjestelmää?

Kirjaavatko työaikaansa henkilöt, jotka eivät saa palkkaa TaY:lta?

Kirjaavatko osa-aikaiset ja määräaikaiset työntekijät työaikansa?

Onko mahdollista kirjata kuukauden tunnit yhdelle päivälle?

Miksi työaikaa kirjataan muille kuin tutkimusprojekteille?

Onko SoleTM-järjestelmällä yhteys flexim-kirjauksiin, verrataanko niitä?

Voiko SoleTM järjestelmää käyttää TaY:n ulkopuolella?

Kenellä on oikeus nähdä henkilön työaikoja järjestelmässä?

Miksi tutkimusta tekevän tulee kirjata myös muut kuin projektin työajat?

Miten sihteeri kirjaa monipuoliset työtehtävänsä järjestelmään?

Miten lomat kirjataan?

Miten kirjataan saldovapaa?

Miten kirjaan matkustamiseen käytettyä työaikaa?

Miten kirjataan tutkijakoulujen työtunnit?

Kirjaako stipendillä työskentelevä tuntinsa?

K: Kenen on tarkoitus kirjata työaikaansa SoleTM-järjestelmässä?

V: Koko TaY:n henkilökunta kirjaa työaikaansa SoleTM-järjestelmässä siten, että 1.8.2008 lukien tehty työ kohdistetaan työaikajärjestelmässä.

K: Täytyykö myös 1600 tunnin henkilöiden käyttää järjestelmää?

V: Kyllä

K: Kirjaavatko työaikaansa, jotka eivät saa palkkaa TaY:lta?

V: Eivät kirjaa. Työajan kohdentaminen perustuu kustannuslaskentaan ja henkilöt, joiden palkkakustannus kohdistuu toiseen organisaatioon, eivät kuulu kokonaispalkkojen laskennan piiriin TaY:lla.

K: Kirjaavatko osa-aikaiset ja määräaikaiset työntekijät työaikansa?

V: Kyllä.

Myös osa-aikaeläkkeellä olevat henkilöt ovat normaalissa työ- tai virkasuhteessa yliopistoon ja kuuluvat palkkakustannusten kokonaislaskentaan kuten muutkin. Määräaikaiset työntekijät samoin.

Esimerkiksi osa-aikaeläkkeellä oleva henkilö ei kirjaa eläkepäiviään poissaoloksi, vaan jättää nämä päivät kirjaamatta.

Tutkimusprojekteissa on rahoituksen kannalta tärkeää kirjata projektille jokainen tehty työtunti, myös osa-aikaisten tekemät tunnit.

K: Onko mahdollista kirjata kuukauden tunnit yhdelle päivälle?

V: Tutkimusprojekteja tekevien osalta ei tähän useinkaan ole mahdollisuutta tähän. Jos henkilö ei osallistu ulkopuolisella rahoituksella toteutettaviin hankkeisiin, voi kalenterikuukauden tunnit kirjata kuukauden viimeiselle päivälle.

K: Miksi työaikaa kirjataan muille kuin tutkimusprojekteille?

V: Hallinnollisia kustannuksia voidaan rahoittajille laskea mukaan laskutettaviin kustannuksiin, yleiskustannuskertoimien kautta (kokonaiskustannusmalli). Tämä kuitenkin on mahdollista ainoastaan jos yliopisto pystyy osoittamaan tukitoimiin ja hallinnolliseen työhön kuluvat palkkakustannukset luotettavasti. Kun koko yliopisto kirjaa työaikansa SoleTM-järjestelmässä, voidaan kustannuslaskennassa hyödyntää tuloksia perustelemaan yleiskustannuksia.

 

K: Onko SoleTM -järjestelmällä yhteys flexim-kirjauksiin, verrataanko niitä?

V: Ei.

K: Voiko SoleTM -järjestelmää käyttää TaY:n ulkopuolella?

V: Kyllä

K: Kenellä on oikeus nähdä henkilön työaikoja järjestelmässä?

V: Työajan kirjaaja näkee ainoastaan omat työaikansa ja saa tulostettua raportteja ainoastaan omista työajoistaan. Tehtävien mukaan on tietyillä henkilöillä kuitenkin mahdollisuus nähdä ja raportoida muidenkin henkilöiden tunteja. Projektipäälliköt näkevät oman projektinsa kirjatut työajat. Raportointia tekevät projektisihteerit saavat tulostettua raportteja projektihenkilöiden työajoista. Työaikojen vahvistajat voivat nähdä ja raportoida työntekijöidensä tunnit.

K: Miksi tutkimusta tekevän tulee kirjata myös muut kuin projektin työajat?

V: Ulkoisella rahoituksella tehtävien tutkimusprojektien rahoittajat vaativat projektien kustannusraportoinnissa työajan kohdentamista paitsi kyseisellä projektilla, myös henkilön kokonaistyöajan osoittamista luotettavasti. Tällä rahoittajat kontrolloivat, että projektin työajat ovat todellisia eikä esimerkiksi kahta projektia laskuteta saman henkilön samoista tunneista.

K: Miten sihteeri kirjaa monipuoliset työtehtävänsä järjestelmään?

V: Lähtökohtaisesti sihteerit kirjaavat työaikaa TaY:n yliopistopalveluiden työaikakohteille, esimerkiksi, taloushallinto, henkilöstöhallinto, yhteiset tehtävät, koulutukset, poissaolot jne. Sihteerit tekevät monipuolisia töitä useille eri projekteille sekä yliopiston ja vastuualueen yhteisiin tehtäviin luokiteltavaa työtä. Työtä ei ole tarkoitus jakaa liian pieniin osiin ja miettiä jokaista työtehtävää kerrallaan, työtehtäviä voi miettiä noin tunnin tarkkuudella eli paljonko kukin työtehtävä vei työpäivästä aikaa. Tutkimusprojekteille ei kirjata työaikaa suoraan, ellei kyseinen työ ole erikseen mainittu hankkeen budjetissa ja henkilö mainittu työsuunnitelmassa.

K: Miten lomat kirjataan?

V: Lomien merkitäkohta löytyy kustannuspaikkaprojektilta.

K: Miten SoleTMin kirjataan saldovapaa?

V: Käytettäessä 7,25 tunnin vakiokirjausta, saldoista johtuvaa poissaoloa ei kirjata SoleTM -järjestelmään ollenkaan, vaan tunnit tasataan siten, että jokaiselle päivälle kohdistuu 7,25 tuntia. Sisään tehdyt tunnit voi kirjata sille päivälle, jolloin saldovapaa pidetään.

Kirjattaessa todellisia työaikoja, saldovapaapäivälle ei kirjata mitään.

K: Miten kirjataan tutkijakoulujen työtunnit?

V: Työaika kohdennetaan tutkijakoulun projektille.

K: Kirjaako stipendillä työskentelevä tuntinsa?

V: Stipendiaatit eivät kohdista tuntejaan SoleTMssa, koska stipendi ei ole palkkaa ,eivätkä he ole työsuhteessa TaY:lla. Mikäli henkilöllä on osa-aikainen työsuhde ja osa palkasta tulee stipendistä, kirjataan ainoastaan osa-aikaiseen työsuhteeseen kuuluvat tunnit.