Sähköposti

sähköposti puhelimessa | sähköpostien kopioiminen toiseen palveluun | käyttö selaimella | käyttö työpöytäversiolla | roskapostin suodatus

Miten kirjaudun sähköpostiini?

Linkki käytössäsi olevaan sähköpostipalveluun löytyy mm. yliopiston etusivun oikean yläkulman Yliopistolaisille-valikosta.

Opiskelijat kirjautuvat Opiskelijan Office 365 -palveluun käyttäjänimellä peruspalvelutunnus@student.uta.fi ja peruspalvelutunnuksen salasanalla.

Henkilökunta kirjautuu Henkilökunnan Office 365 -palveluun käyttäjänimellä peruspalvelutunnus@staff.uta.fi ja peruspalvelutunnuksen salasanalla.

Muilla kuin opiskelijoilla voi olla käytössä myös Utaposti webmail -palvelu, johon kirjaudutaan peruspalvelutunnuksella ja sen salasanalla.

Voinko käyttää Office365 sähköpostia puhelimeni sähköpostisovelluksella?

Kyllä voit!

  • Aseta tili sähköpostisovellukseen exchange-muodossa.
  • Anna aina sähköpostiosoitetta ja/tai käyttäjätunnusta kysyttäessä peruspalvelutunnus muodossa
    peruspalvelutunnus@student.uta.fi tai peruspalvelutunnus@staff.uta.fi
    esim. ab12345@student.uta.fi tai ab12345@staff.uta.fi.
    Salasana on peruspalvelutunnuksen salasana.
  • Sovellus hakee automaattisesti tarvittavat asetukset!
  • Jos sovellus ei jostain syystä löydä asetuksia

Miten kopioin sähköpostit sähköpostipalvelusta toiseen?

Sähköpostien kopioiminen palvelusta toiseen on mahdollista esimerkiksi Outlook 2013 -ohjelman avulla. 
Lisää ensin Outlookiin sekä Office 365 -tili (tili jolle haluat kopioida) ja tili, jolta haluat postit kopioida. 
Valitse Tiedosto - Lisää tili (File - Add Account).
Kun olet lisännyt tilit Outlookiin:

  • Luo halutessasi kansio kopioitavia kansiota varten sille tilille, jolle haluat kopioida.
  • Kopioi postit kansio kerrallaan
    • Valitse hiiren oikealla painikkeella Kopioi kansio (Copy Folder).
    • Hae ja valitse avautuvan ikkunan kansiovalikosta kansio, jonne haluat viestien kopioituvan - OK.

HUOM! Älä käytä siirrä-toimintoa tai raahaa kansiota uuteen sijaintiin. Jos siirron aikana tapahtuu jokin virhe, kansio ja sen sisältämät postit tuhoutuvat myös vanhasta palvelusta.

Sähköpostin käyttö internet-selaimella (Outlook Web App)

Miten asetan sähköpostiin edelleenlähetyksen?

Opiskelijat voivat edelleenlähettää Office 365 -palveluun saapuvat viestit toiseen sähköpostiosoitteeseen.

Klikkaa Office 365 webmailissa ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa asetusratasta.
​Kirjoita haku-kenttään Edelleenlähetys.
Lisää osoite, johon haluat edelleenlähettää viestisi - Tallenna.

Henkilökunta ei voi ohjata työsähköpostiin saapuvia sähköposteja muuhun osoitteeseen .

Mikä on Tarpeettomat-kansio? Miten sinne päätyvät viestit valikoituvat ja miten voi estää tärkeitä viestejä joutumasta sinne?

Sähköpostin järjestelytoiminto siirtää pienen tärkeyden viestit sähköpostin Saapuneet-kansiosta erilliseen Tarpeettomat -kansioon.  Järjestelmä käyttää siirrettävien viestien valikoimiseen käyttäjän aiemmista toimintamalleista oppimaansa tietoa. Jos Tarpeettomat-kansioon on joutunut viesti, joka ei mielestäsi kuulu sinne, siirrä tai raahaa viesti takaisin Saapuneet-kansioon, jotta järjestelmä oppii olemaan ohjaamatta samasta osoitteesta tulevia viestejä Tarpeettomat-kansioon jatkossa.

Voit halutessasi myös ottaa toiminnon pois päältä seuraavasti:

  • Asetukset Sähköposti - Automaattinen käsittely  - Tarpeettomat
  • Ota ruksi pois kohdasta Erottele tarpeettomat kohteet - Tallenna

Miten suodatan roskapostia?

Roskapostisuodattimet kannattaa yleensä määritellä verkkokäyttöliittymällä, jolloin ne toimivat aina riippumatta siitä, onko laite yhteydessä pilveen vai ei.

Tarkista ensin että roskapostin automaattisuodatus on valittuna. Klikkaa ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa ratasikonia ja valitse kirjoita hakuruutuun Estä tai salli, valitse hakutulos. Varmista että valinta Suodata roskapostit automaattisesti on aktiivinen.

Roskapostin suodatus viestinäkymässä

  • Klikkaa roskaviestiä hiiren oikealla painikkeella. Valitse ponnahdusvalikosta Merkitse roskapostiksi.
  • Halutessasi voi lähettää Microsoftille kopion roskapostista. Microsoft analysoi viestin, ja mikäli se täyttää kaikki roskapostin tunnusmerkit, lähettäjä lisätään roskapostittajien listalle.
  • Viesti siirtyy roskapostikansioon. Tästä lähtien kaikki kyseisen lähettäjän viestit ohjautuvat suoraan roskapostikansioon.

Kuinka tehostat roskapostin suodatusta X-Spam-Flag -suodattimella

Alla olevalla säännöllä voi O365-palvelussa parantaa suodatusta @uta.fi -osoitteen kautta välitetyille viesteille. Muistathan myös tarkistaa roskapostikansiosi säännöllisesti, koska 60 vrk vanhemmat postit poistetaan roskapostikansiosta automaattisesti.

Kirjaudu O365-palvelun webkäyttöliittymällä https://outlook.com/staff.uta.fi  ja https://outlook.com/student.uta.fi

  1. Postinäkymässä valitse oikealta rattaan kuva ja valitse listasta alhaalta Omien sovellusten asetukset (Options) ja Sähköposti (Mail).
  2. Valitse sivun vasemman reunan valikkopuusta Sähköposti (Mail) ja laajenna Automaattinen käsittely (Automatic processing). Valitse Saapuneet kansion säännöt (Inbox rules).
  3. Lisää uusi sääntö painamalla + ja anna uudelle Saapuneet kansion säännölle nimi esim. UTA-spam.
  4. Valitse Kun viesti saapuu, ja se vastaa kaikkia ehtoja -alasvetovalikosta Se sisältää nämä sanat (It includes these word ) viestin otsikossa (in the message header) lisää kohtaan Määritä sanoja tai lauseita (Enter words...) X-Spam-Flag: YES. Paina + ja OK.
  5. Valitse Toimi seuraavasti -alasvetovalikosta (Do all of the following) ja sieltä Siirrä, kopioi tai poista (Move, copy, or delete) ja edelleen Siirrä viesti kansioon (Move the message to folder).
  6. Valitse avautuvasta valintaikkunasta Valitse kansio (Select folder) ja Roskaposti (Junk) ja paina OK.
  7. Tämän jälkeen paina sivulta oikeasta yläkulmasta OK nyt sääntö on käytössä.

Poistin vahingossa tärkeän viestin - onko sitä mahdollista palauttaa?

On mahdollista. Poistetut postit ovat palautettavissa ainakin 14 vuorokauden ajan (mahdollisesti jopa 27 vuorokautta jos et ole tyhjentänyt roskakoria).

Etsi kansio Poistetut/Deleted Items -> napsauta hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Palauta poistetut..." -> valitse hiirellä haluamasi posti(t) ja vahvista palautus oikean alakulman "Palauta" -painikkeella.

Miten asetan poissaoloviestin?

  • Asetukset -  Automaattiset vastaukset

Voit myös asettaa valmiiksi aikavälin, jolloin sinulle sähköpostia lähettävät saavat automaattisen poissaoloviestisi.

>> poissaoloviestin asettamiseen

Miten voin hakea viesteistä tiettyä asiaa tai henkilöä?

Vasemmasta yläkulmasta löytyy hakutoiminto, jolla voit hakea viestejä avainsanan, lähettäjän tai aiheen perusteella. Voit myös valita, mihin kansioon haun kohdistat.

Miten saan viestien keskusteluryhmittelyn pois päältä?

  • Valitse Suodatin (viestiluettelon yläpuolella) - Näytä muodossa - Viestit

Miten haen vastaanottajaa osoitekirjasta?

Kun viestiä lähettäessäsi olet kirjoittanut osoiteriville alkuosan vastaanottajan nimestä, avautuu palvelun osoitekirja, joka näyttää sinulle listan käyttäjistä, joiden nimeen kirjoittamasi merkkijono sopii. Tästä toiminnosta on apua erityisesti silloin, jos et ole varma vastaanottajan sähköpostiosoitteen muodosta.

Miten lisään viestiin allekirjoituksen?

  •  Asetukset - Sähköposti - Asettelu  - Sähköpostin allekirjoitus

Huom.  Jos käytät sekä työpöydän Outlookia että Outlook web appia, allekirjoitus on luotava erikseen kumpaankin.

Miten luon uuden sähköpostikansion?

Kun viet hiiren kansioluettelon päälle, tulee esiin +  -kuvake, jota painamalla voit luoda uuden kansion kansiorakenteeseen.

Miten vaihdan sähköpostin kielen?

  • Asetukset (Options) -  Yleinen (General) -  Alue ja aikavyöhyke (Region and time zone).

MIten käytän sähköpostia turvallisesti julkisella koneella?

Selaimen sulkeminen varmistaa yleensä sähköpostista uloskirjautumisen, mutta jos käytät yliopiston verkkopalveluja yhteiskäyttöiseltä koneelta, esimerkiksi kahviloissa tai hotellien auloissa, käytä aina selaimen yksityisyystilassa.

Sähköpostin käyttö Outlookin työpöytäversiolla

Mikä on Tarpeettomat-kansio? Miten sinne päätyvät viestit valikoituvat ja miten voi estää tärkeitä viestejä joutumasta sinne?

Sähköpostin järjestelytoiminto siirtää pienen tärkeyden viestit sähköpostin Saapuneet-kansiosta erilliseen Tarpeettomat -kansioon.  Järjestelmä käyttää siirrettävien viestien valikoimiseen käyttäjän aiemmista toimintamalleista oppimaansa tietoa. Jos Tarpeettomat-kansioon on joutunut viesti, joka ei mielestäsi kuulu sinne, siirrä tai raahaa viesti takaisin Saapuneet-kansioon, jotta järjestelmä oppii olemaan ohjaamatta samasta osoitteesta tulevia viestejä Tarpeettomat-kansioon jatkossa.

Office365 webmailissa voit halutessasi myös ottaa toiminnon pois päältä (ks. ohje kohdasta Outlook web app).

Miten suodatan roskaposti

Tarkista ensimmäiseksi, että roskapostisuojauksen taso on merkitty suureksi, jolloin ohjelma pystyy tunnistamaan suurimman osan roskapostista.

Valitse Aloitus-välilehdeltä - Roskaposti - Roskapostiasetukset - Asetukset-välilehti, ja varmista että valittuna on roskapostisuojauksen taso Suuri.

Viestin merkitseminen roskapostiksi

  • Klikkaa roskaviestiä hiiren oikealla painikkeella ja valitse ponnahdusvalikosta Roskaposti - Estä lähettäjä.
  • Viesti siirtyy Roskapostikansioon. Tästä lähtien kaikki kyseisen lähettäjän viestit siirtyvät suoraan Roskapostikansioon.

Miten viestit saa näkymään keskustelumuodossa? / Miten keskustelun voi purkaa erillisiksi viesteiksi?

Kun klikkaat hiiren oikealla näppäimellä tyhjään tilaan avoinna olevan kansion yläosassa, avautuu kuvassa näkyvä valikko. Valitse Näytä keskusteluina, jos haluat ryhmitellä samaan viestiketjuun kuuluvat viestit yhdeksi keskusteluksi. Vastaavasti voit purkaa keskustelut erillisiksi viesteiksi ottamalla ruksin pois. Näytä ryhmissä -valinnalla voit ryhmitellä keskustelut ajallisesti (Tänään, eilen, viime viikolla, kaksi viikkoa sitten jne. saapuneet viestit).

Poistin vahingossa tärkeän viestin - onko sitä mahdollista palauttaa?

On mahdollista. Poistetut postit ovat palautettavissa ainakin 14 vuorokauden ajan (mahdollisesti jopa 27 vuorokautta jos et ole tyhjentänyt roskakoria).

Napsauta hiiren kakkosnapilla Poistetut/Deleted Items -kansiota ja valitse "Recover Deleted Items". Tuolta voit valita palautettavat postit ja vahvistaa toimenpiteen vasemman yläkulman "Recover Selected Items" -painikkeella.

Miten asetan poissaoloviestin?

  • Valitse Tiedosto - Automaattiset vastaukset 

Voit myös asettaa valmiiksi aikavälin, jolloin sinulle sähköpostia lähettävät saavat automaattisen poissaoloviestisi.

Miten voin hakea viesteistä tiettyä asiaa tai henkilöä?

Viestiluettelon yläpuolelta löytyy hakutoiminto, jolla voit hakea viestejä avainsanan, lähettäjän tai aiheen perusteella. Voit myös valita, mihin postilaatikkoon haun kohdistat. Kun alat kirjoittaa hakukenttään, sinulle tulee valittavaksi, käytätkö hakukriteerinä avainsanaa, lähettäjää vai aihetta.

Miten saan Outlookin keskusteluryhmittelyn pois päältä?

  • Valitse Näytä - poista valinta "Näytä keskusteluina"

Miten haen vastaanottajaa osoitekirjasta?

Kun viestiä lähettäessäsi olet kirjoittanut osoiteriville alkuosan vastaanottajan nimestä, voit Ctrl + K  -näppäinyhdistelmällä avata palvelun osoitekirjan, joka näyttää sinulle listan käyttäjistä, joiden nimeen kirjoittamasi merkkijono sopii. Tästä toiminnosta on apua erityisesti silloin, jos et ole varma vastaanottajan
sähköpostiosoitteen muodosta.

Miten lisään viestiin allekirjoituksen?

Viestin kirjoitusikkunassa löydät Allekirjoitus , josta pääset luomaan uuden allekirjoituksen tai muokkaamaan allekirjoitustasi. Voit myös valita, että allekirjoitus lisätään uusiin viesteihin automaattisesti valitsemalla sen Uudet viestit -valikosta. Voit luoda ja tallentaa itsellesi useita eri allekirjoituksia. Huom.  Jos käytät sekä työpöydän Outlookia että Outlook web appia, allekirjoitus on luotava erikseen kumpaankin.

Miten luon uuden kansion?

Kun haluat luoda kansiorakenteen päätasolle uuden kansion, klikkaa sähköpostiosoitettasi kansioluettelon yläpuolelta hiiren kakkosnäppäimellä. Valitse avautuvasta valikosta Uusi kansio ja nimeä se. Kun haluat luoda alikansion jollekin kansiorakenteessa jo olevalle kansiolle, klikkaa tätä kansiota hiiren
kakkosnäppäimellä ja valitse avautuvasta valikosta Uusi kansio.

Miten vaihdan sähköpostin kielen?

  • Tiedosto (File)-valikko - Asetukset (Options) - Kieli  (Language).

Tekemäsi kielivalinta koskee sähköpostin lisäksi myös kalenteria sekä ihmiset- ja tehtävät-osioita.