Sisältöön
tampereen yliopisto: kirjasto: bulletiini: arkisto:
Tampereen yliopiston kirjastoTampereen yliopisto Tampereen yliopiston kirjasto
Bulletiini

1/2010

Anne Lehto, Sari Mäkelä ja Paula Nissilä: Asiakkaiden havainnointia kirjastossa monitoring-menetelmällä

Sanna Valovirta: Elektroniset hakuteokset esille ja käyttöön - E-käsikirjastoprojekti Tampereen yliopiston kirjastossa

Marianne Partanen: Intranet työyhteisöviestinnässä

Terttu Suomi: Kirjaston päivystysresursseja kartoitettiin

Sisko Sallama: Vuoden kirjastolainen ja kirjastoteko 2009

Eija Einemäki-Pakonen ja Irene Tiilikainen: Vuoden 2009 maksumuistutuskampanja toteutui onnistuneesti

Mirja Iivonen, Marianne Partanen ja Leena Toivonen: Vuosien 2010-2015 strategia muotoutui kirjaston henkilökunnan ja käyttäjien voimin

 

Asiakkaiden havainnointia kirjastossa monitoring-menetelmällä

Johdanto

Tampereen yliopiston kirjastossa havainnoitiin asiakkaiden kirjaston käyttöä pääkirjastossa keväällä 2009 (30.3.-3.4.) viikon ajan ja laajemmin kaikissa kirjaston Tampereen toimipaikoissa viikon ajan (12.-17.10.) syksyllä 2009. Havainnoinnin tavoitteena oli kerätä tietoa kirjaston tilojen käytöstä.  Kirjaston kaikilla osastoilla on käytössään 2000-luvulla rakennetut tilat: Humanikan tilat valmistuivat vuonna 2003, pääkirjaston 006 ja viimeisimpänä valmistuivat Tertion tilat uudessa Arvo-rakennuksessa Kaupin kampuksella elokuussa 2009.  Tieteellisten tietoaineistojen siirryttyä yhä enemmän verkkoon on yliopistokirjastojen fyysisten tilojen merkitys muuttunut perinteisten kokoelmien säilytyspaikasta monimuotoiseksi opiskelijoiden työtilaksi.  Monitoroinnin avulla haluttiin kerätä palvelunlaatukyselyjä täydentävää tietoa siitä, miten hyvin kirjasto on onnistunut uusien tilojen suunnittelussa ja toteutuksessa.

Menetelmä

Asiakkaiden havainnointi tehtiin soveltamalla ns. monitoring-menetelmää, joka on melko yksinkertainen tapa saada järjestelmällistä tietoa siitä, mitä kirjastossa tapahtuu.  Vastaavia havainnointimenetelmiä on aikaisemmin käytetty mm. Norjassa ja Kanadassa yleisten kirjastojen asiakashavainnoinnissa (ks. esim. Høivik 2008; Given & Leckie 2003).  Tutkimuksessa haluttiin myös selvittää, voiko menetelmää soveltaa yliopistokirjastossa.

Monitoring-menetelmä perustuu säännöllisillä kävelykierroksilla kerättyihin havaintoihin asiakkaiden toiminnasta kirjaston julkisissa tiloissa. Havainnointikierroksia varten havainnoitsijoille toimitettiin etukäteen lomake, jonka eri kategorioihin havainnot kirjattiin. Kategoriat muodostettiin aikaisempien tutkimusten (esim. Høivik 2008) pohjalta ottaen huomioon Tampereen yliopiston kirjaston tilojen keskeiset toiminnot. Lisäksi asiakkaiden havainnoinnissa kiinnitettiin huomiota yksilö- ja ryhmätyöskentelyyn. Myös havainnointikierrosten reitit ohjeistettiin etukäteen, jotta kukin havainnoitsija teki saman kierroksen kullakin havainnointikerralla.

Havainnointikierrokset tehtiin pääkirjastossa viikoilla 14 ja 42 maanantaista perjantaihin klo 9, klo 12, klo 15 ja klo 18.  Pääkirjaston havainnointikierrokset tehtiin neljässä eri toiminnallisessa kerroksessa: 1. kerroksessa, kurssikirjalukusalissa, 2. kerroksessa ja 3. kerroksessa.  Lisäksi pääkirjastossa tehtiin havainnointikierroksia  kahdessa kerroksessa lauantaina viikolla 42, mutta näitä tuloksia ei ole otettu tässä artikkelissa huomioon vertailtavuuden takia. Humanikassa havainnointi tehtiin viikolla 42 maanantaista torstaihin klo 9, klo 12, klo 15 ja klo 17. Perjantaina kirjaston aukioloajat ovat lyhyemmät, joten klo 17 kierrosta ei tehty.  Tertiossa havainnointi tehtiin viikolla 42 kirjaston kahdessa kerroksessa maanantaista perjantaihin klo 9, klo 12 ja klo 15.

Yhteensä monitoring-havainnointikierrosten toteuttamiseen osallistui viikolla 14 pääkirjastossa 23 henkilöä ja viikolla 42 yhteensä 22 henkilöä. Viikolla 42 Humanikassa havainnointia teki viisi henkilöä ja Tertiossa kahdeksan. Havainnointikierrosten tekeminen oli vapaaehtoista. Kierroksiin  suhtauduttiin innostuneesti, sillä  havainnointi tarjosi ”tutkimusretken” oman kirjaston tilojen käyttöön.  Kevään havainnoinnin tuloksia on esitelty myös kansainväliselle yleisölle elokuussa 2009 Torinossa IFLAn pre-konferenssissa. (Lehto et al.  2009.)

Tulokset

Selvityksen tulokset osoittavat, että kirjaston tilat ovat aktiivisesti käytössä, esimerkiksi pääkirjastossa oli molemmilla havainnointiviikoilla keskimäärin 117 havaintoa yhdellä kierroksella. Humanikassa havaintoja oli keskimäärin 44 yhtä kierrosta kohden ja Tertiossa havaintojen lukumäärä oli keskimäärin 20 yhdellä kierroksella.

Taulukko 1. Monitorointiviikoilla tehtyjen havaintojen lukumäärät toimipaikoittain


Toimipaikka

Pääkirjasto vko 14

Pääkirjasto vko 42

Humanika vko 42

Tertio vko 42

Havaintojen lukumäärä

2 333

2 337

834

29

 

Havaintojen lukumäärät vaihtelivat kirjaston eri toimipaikkojen välillä. Koska kirjaston toimipaikoilla on kuitenkin erilaiset aukioloajat ja niiden tilojen koko ja varustus vaihtelee, ei tuloksia pidä vertailla suoraan keskenään.  Havaintojen lukumääriin vaikuttivat lisäksi tehtyjen kierrosten lukumäärät, esimerkiksi Tertiossa havainnointikierrosten lukumäärä oli vain kolme päivässä.

 

Kuvio 1. Havaintojen lukumäärät viikonpäivittäin pääkirjastossa viikoilla 14 ja 42 ja Humanikassa ja Tertiossa viikolla 42

Kuviossa 1 on esitetty havaintolukujen jakauma viikonpäivittäin.  Kuviosta käy ilmi, että tiistai oli vilkkain päivä kaikissa toimipaikoissa ja perjantai hiljaisin. Erityisesti viikolla 42 alkuviikko oli selvästi vilkkaampi kuin loppuviikko kaikissa toimipaikoissa.  Loppuviikon hiljaisuuteen saattoi osaltaan vaikuttaa torstaina 15.10.2009 järjestetty perinteinen opiskelijatapahtuma ”Hämeenkadun approbatur”.

Kuvio 2. Havaintojen lukumäärät kellonajoittain pääkirjastossa viikoilla 14 ja 42 ja Humanikassa ja Tertiossa viikolla 42

Kuviossa 2 on esitetty havaintojen lukumäärät kellonajoittain eri toimipaikoissa. Tulokset vahvistivat aikaisempia käsityksiä siitä, että iltapäivä on selkeästi vilkkain aika kaikissa toimipaikoissa. Kello 15 havainnointikierroksella tehtiin eniten havaintoja pääkirjastossa ja Humanikassa. Sen sijaan Tertiossa vilkkain aika oli klo 12. Lisäksi kuviosta käy ilmi, että ilta oli vilkkaampaa aikaa pääkirjastossa ja Humanikassa kuin aamu.

* Muut toiminnot: esim.  jonottaa, käyttää itsepalveluautomaattia tai kopiokonetta, kävelee tai seisoo ryhmässä tai istuu ryhmässä omien kannettavien tietokoneiden kanssa.

Kuvio 3. Yleisimmät havainnot yhteensä viikolla 42 eri toimipaikoissa 

Kuviosta 3 käy ilmi, että havainnot pääkirjastossa ja muissa toimipaikoissa eroavat jonkin verran keskenään. Pääkirjastossa yleisin kategoria oli ”Istuu yksin lukemassa tai kirjoittamassa”. Sen sijaan molemmissa osastokirjastoissa yleisin havainto oli ”Istuu/seisoo yksin kirjaston tietokoneen ääressä” .   ”Istuu yksin lukemassa tai kirjoittamassa” oli Humanikassa ja Tertiossa toiseksi yleisin havainto. Pääkirjastossa toiseksi yleisin havainto oli ”Istuu yksin oman kannettavan ääressä”. Osastokirjastoissa oman kannettavan käyttöä havaittiin selvästi vähemmän kuin kirjaston tietokoneiden käyttöä.  Kaikissa havainnoiduissa toimipaikoissa on käytössä langaton verkko, joka mahdollistaa esimerkiksi omalta kannettavalta tietokoneelta pääsyn verkkoon ja e-aineistoihin.

Kuviossa 3 on esitelty vain yleisimpiä havaintoja.  Havainnoitsijoilla oli valmiiksi laadittujen kategorioiden lisäksi mahdollisuus kirjata myös muita havaintoja. Esimerkiksi yksittäisiä asiakkaita havaittiin nukkumassa, kutomassa ja keinumassa Tertion uusilla keinutuoleilla.

Pääkirjasto –kevään ja syksyn tulosten vertailu

Ensimmäinen havainnointi tehtiin Tampereen yliopiston pääkirjastossa viikolla 14, (30.3.-3.4.2009) maanantaista perjantaihin neljä kertaa päivässä ja toinen viikolla 42, (12.-17.10.2009), myös maanantaista perjantaihin neljä kertaa päivässä.

Keväällä ja syksyllä tehtyjen havainnointien vertailussa näkyy, että kahden havainnointiviikon välillä on samankaltaisuutta, esimerkiksi koko viikon havaintojen lukumäärät olivat miltei samoja, 2 333 ja 2 337, mutta myös eroja löytyy.

Kuvio 4. Pääkirjaston kolme yleisintä havaintoa viikoilla 14 ja 42

 

Kuviossa 4 on esitetty pääkirjaston kolme yleisintä havaintoa viikoilla 14 ja 42. Molemmilla viikoilla yleisin havainto oli ”Istuu yksin lukemassa tai kirjoittamassa”. Syksyn viikolla 42 tämän kategorian osuus kaikista havainnoista oli kuitenkin laskenut kevään 50 prosentista 43 prosenttiin. Mielenkiintoista on, että havainnot kategoriassa ”Istuu/seisoo yksin kirjaston tietokoneen ääressä” vähenivät siten, että viikolla 42 niiden lukumäärä oli jo pienempi 394 kpl kuin ”Istuu yksin oman kannettavan ääressä”, joita havaittiin yhteensä 397 kpl. Prosenttiosuuksina kategoria ”Istuu yksin oman kannettavan ääressä” kasvoi 12 prosentista 17 prosenttiin, eli 274 havainnosta 397 havaintoon.  Sen sijaan ”Istuu/seisoo yksin kirjaston tietokoneen ääressä” väheni 447 havainnosta 394 havaintoon. 

Päätelmät

Monitoring –havaintotutkimuksen tulokset täydentävät  palvelunlaatukyselyiden antamaa tietoa kirjaston käytöstä. Tulokset osoittavat, että yliopistokirjaston tilojen käyttö painottuu opiskelijan itsenäiseen työskentelyyn, lukemiseen, kirjoittamiseen ja työskentelyyn tietokoneella. Tässä kohdin tulokset eroavat aikaisemmista yleisissä kirjastoissa tehdyistä monitoring-havainnoinneista, joiden tuloksissa on korostunut kirjaston funktio asiakkaiden virkistyspaikkana. 

Monitoring-menetelmän etuna on sen yksinkertaisuus ja se, että havainnoinnin voi toteuttaa kirjaston henkilökunta. Lisäksi etuna menetelmässä on, että asiakkaan yksityisyyden suoja säilyy, koska mitään henkilötietoja ei kerätä. (Høivik 2008.) Menetelmän rajoituksena on kuitenkin muistettava, että monitoring-tutkimukset eivät anna tietoa asiakkaiden kirjastokäyntien pituudesta tai siitä, mitä sisältöjä he käyttävät työskentelyssään.

Havainnointien suorittaminen kirjastossa tarjosi kirjaston henkilökunnalle yhteisen oppimisprojektin, johon osallistui esim. viikolla 42 yhteensä 35 henkilöä.  Kirjaston uuteen strategiaan on kirjattu tavoitteeksi pyrkimys tutkimustiedon hyödyntämiseen kaikessa toiminnan kehittämisessä. Monitoring-selvitys toteutti osaltaan juuri tätä tavoitetta.

Tulosten hyödyntäminen kirjaston kehittämisessä

Havainnointien tulokset kertovat Tampereen yliopiston kirjaston tilojen ja laitteiden päivittäisestä käytöstä. Tuloksista käy ilmi, että kirjaston tiloja käytetään erittäin aktiivisesti opiskeluympäristönä ja tietokoneiden käyttö on laajaa. Tulokset osoittavat, että käyttö vaihtelee suurestikin eri viikonpäivien ja kellonaikojen kohdalla.  Kirjasto voi käyttää tuloksia suuntaa antavana viitekehyksenä esim. aukiolo- ja palveluaikoja sekä kirjaston varustamista, tietokoneiden määrää ja tilojen käyttötarkoitusta kehitettäessä. Yhden tai kahden viikon tulosten perusteella ei kuitenkaan voida tehdä laajempia yleistyksiä esimerkiksi pääkirjastossa havaittua omien kannettavien tietokoneiden määrän kehitystä tulee seurata pidemmällä aikavälillä.

15.3.2010

Teksti:

Anne Lehto,
osastonjohtaja, tietopalvelu,

Sari Mäkelä,
kirjastoamanuenssi, Humanistis-kasvatustieteellinen osastokirjasto ja

Paula Nissilä,
informaatikko, Terveystieteiden osastokirjasto

Lähteet

Given, L. M. & Leckie, G. J. (2003). “Sweeping” the library: Mapping the social activity space of the public library. Library & Information Science Research, 25, 365–385.

Høivik, T. (2008). Count the traffic. Paper presented at the 74th World Library and Information Congress (IFLA), Quebec, Canada. 

Lehto, A., Toivonen, L., & Iivonen, M. (2009). The Impact of University Library as Space and Place: Best Practices in Tampere University Library. Paper presented at the 75th IFLA Satellite Meeting, Turin, Italy. 

 

Elektroniset hakuteokset esille ja käyttöön - E-käsikirjastoprojekti Tampereen yliopiston kirjastossa

Elektroniset hakuteokset Tamcatin ja Nellin kätköissä

Tampereen yliopiston kirjastoon ostettiin ensimmäiset 15 elektronista kirjaa vuonna 2002. Vuonna 2003 hankittiin NetLibrary-kirjapalvelu ja siihen 100 e-kirjaa. Tällä hetkellä elektronisia kirjoja on yliopiston käytössä yli 300 000 kappaletta. Kahdeksassa vuodessa aineisto on kasvanut merkittäväksi osaksi kirjaston kokoelmia. Elektronisessa muodossa on saatavana niin tenttikirjoja, uutta tieteellistä kirjallisuutta kuin 1700-luvun digitoitua aineistoakin. Joukossa on myös paljon hakuteoksia, sanakirjoja, menetelmäoppaita ja muita käsikirjanomaisia kirjoja, joissa pystyy hyödyntämään elektronisen kirjan parhaita ominaisuuksia. Ne ovat käytettävissä aina kun avaa koneen työskennelläkseen, ja nopea haku kirjan tai usean kirjan sisällä hakusanalla antaa kätevästi listauksen relevanteista tuloksista (kts. myös Tiittula 2008).

Näitä kaikkia, lukuun ottamatta EEBO:aja ECCO:a, on voinut hakea kirjapalveluiden omien käyttöliittymien lisäksi myös Tamcat-tietokannasta. Kuitenkin esimerkiksi terveystieteiden osastokirjastoon Tertioon tulleesta palautteesta on käynyt ilmi, että e-kirjoja on ollut vaikea löytää ja että niiden on toivottu olevan yksitellen haettavissa Nellissä kuten lehdet ja tietokannatkin ovat. E-kirjapakettien ja Tamcatin kätköissä kun on paljon esimerkiksi niin lääketieteen opinnoissa kuin kliinisessä työssäkin tarvittavia atlaksia ja muita alan hakuteoksia. Eri yliopistokirjastojen Nelli-näkymiä selailtaessa huomattiin, että Turun yliopiston kirjastossa oli jo rakennettu Kirjavalinta-sivu, josta voi hakea esimerkiksi e-hakuteoksia tieteenaloittain. Ajatus e-käsikirjaston kokoamisesta virisi tällöin myös Tampereella.

E-käsikirjastoprojektin alku ja tavoitteet

Ongelma elektronisten hakuteosten löydettävyydestä nostettiin esiin kirjaston johtoryhmän kokouksessa kesällä 2009.  Kokouksessa päätettiin, että Nelli-tiimi täydennettynä käsikirjastoasiantuntijalla pohtisi, miten elektronisten hakuteosten löytyvyyttä Nellissä voitaisiin parantaa ja lisätä siten myös niiden käyttöä. Myös tarvittavan työn resurssointia tuli suunnitella.

Ryhmä piti kesällä kokouksen ja laati ehdotuksen projektista, jossa koottaisiin e-käsikirjasto Nelliin. Työn määrä nähtiin oman työn ohessa tehtävänä niin suureksi, että uudistuksen toteutuminen viivästyisi liikaa. Projektille ehdotettiin palkattavaksi työntekijä kolmeksi kuukaudeksi. Kirjaston johtoryhmä näki tämän perustelluksi ja nimesi projektille ohjausryhmän, johon kuului jäseniä eri osastokirjastoista. Projekti käynnistettiin syyskuussa 2009.

Ohjausryhmän kokoontumisissa aineistoiksi rajautuivat ostetuista e-kirjapalveluista valittavat kirjat. Avoimen verkon aineistoa valitsisivat harkiten eri alojen informaatikot. Mukaan otettaisiin tietosanakirjoja, sanakirjoja, asiasanastoja ja tilastoja. Lisäksi e-käsikirjastoon etsittäisiin asiakaspalvelussa paljon kysyttyjä menetelmäoppaita ja asiakirjamalleja.

Tavoitteeksi asetettiin myös, että uusi sivu olisi niin selkeä, että sen käyttäminen tarvitsisi opastusta mahdollisimman vähän. Asiakaslähtöisyyttä haluttiin korostaa.

Projektin toteuttaminen

Projektityöntekijän tehtäviksi tuli käsikirjojen valinta ostetuista e-kirjapalveluista ja niiden kuvailu ja tallentaminen Metalibiin. Kuvailu tehtiin sekä suomeksi että englanniksi. Nellistä vastaava kirjastonhoitaja rakensi Nelliin uuden sivun, johon päätettiin toteuttaa Turun mallin mukainen hakunäkymä, eli että tieteenaloittaisista otsikoista klikkaamalla saa näkyviin listaukset kyseisen alan käsikirjoista.

 

Haku rakennettiin hakusanojen pohjalta, jotka tallennettiin Metalibin Keywords-kenttään. Asiasanoitus tehtiin Nellin aineistojaottelun perusteella. Hakusanalista täydentyi projektin kuluessa, kun jollekin aihe-/ tieteenalalle löytyi tarpeeksi kirjoja, sekä hakukoodin ja hakutulosten mielekkyyden vaatimusten mukaan. Lisäksi osa aineistosta sanoitettiin niin, että ne ovat löydettävissä tyypeittäin: asiakirjamallit, kirjoittamisen oppaat, menetelmäoppaat, sanakirjat, sanastot, tietosanakirjat ja tilastot.

Projektin aikana kävi ilmi, että hakuteoksiksi ja käsikirjoiksi luokiteltavaa aineistoa on paljon. Valintakriteereinä käytettiin erityisesti seuraavia asioita:

  • Kirja on hakuteos (encyclopedia, companion, dictionary, atlas jne.) tai muuten käsikirjanomainen (handbook, guide, textbook, manual jne.)
  • Kirja on yliopistossamme opetettavalta alalta
  • Painovuotta (esim. tietojenkäsittelyyn ei kovin vanhoja)

Metalibiin tallentaminen aloitettiin Oxford Reference Onlinen hakuteoksista edeten muihin ostettuihin kirjapaketteihin. Kuvailussa pyrittiin noudattamaan e-käsikirjaston kohdalla samoja periaatteita kuin muussakin Nelliin tallentamisessa. Metalibin kategorisointia ei tehty, jotta käsikirjaston kirjat ja tietokannat pysyisivät erillään. WSOYpron kirjojen kohdalle merkittiin, päivitetäänkö kirjan sisältöä vai ei. Kaikki tämä on asiakkaan luettavissa Nellin infopainikkeen kautta.

Projektin loppuvaiheessa eri asiantuntijat tarkistivat tieteenaloittaisten ryhmien sisältöjä. E-käsikirjastoon tallentamisesta tehtiin ohje niille, jotka jatkavat tallentamista projektin päätyttyä. Projektin päättyessä 14.12.2009 e-käsikirjastossa oli 521 käsikirjaa ja se julkaistiin verkossa ennen vuodenvaihdetta.

Uusi palvelu käyttöön ja yliopistoyhteisön tietoon

Projektin ohjausryhmä teki viimeisessä kokouksessaan e-käsikirjaston markkinoinnista ja ylläpidosta suunnitelman. Ylläpitotehtävät, kuten aineiston lisääminen ja linkkien tarkistaminen, jaettiin Nelli-tiimin kesken. Markkinointi-ideoita virisi runsaasti. Tähän mennessä uutta palvelua on mainostettu ainakin Nellin etusivulla, kirjaston ajankohtaista palstoilla ja uudessa e-kirjaesitteessä. Em. palstoilta tieto kulkee myös muualle yliopistoon Kirjastouutisten ja muiden viestintäväylien kautta. E-käsikirjasto on ollut esillä myös Kirjasto 8.5 –blogissa ja tästä linkitettynä Tertion Facebook-sivulle. Nellin e-käsikirjastoa on esitelty myös tiedonhankinnan opetuksissa ja esimerkiksi kevään Nelli-koulutuksissa. Palvelua on myös esitelty kirjaston henkilökunnalle eri yhteyksissä ja parissa kokoontumisessa, jossa on ollut mukana yliopiston henkilökuntaa.

E-käsikirjastosivun käytönseurantamahdollisuuksia on tarkoitus vielä selvittää. Olisi mielenkiintoista tietää, miten asiakaspalautteesta lähtöisin oleva uusi palvelu otetaan vastaan.

15.3.2010

Teksti:
Sanna Valovirta,
kirjastoamanuenssi, lainausosasto ja e-käsikirjastoprojektin suunnittelija

 

Lähteet

Tiittula, Liisa. Opettajan kokemuksia e-kirjasta. Bulletiini 2/2008.

 

Intranet työyhteisöviestinnässä

Valtaosassa organisaatioita on intranet, sisäinen verkko, jonka avulla henkilöstö pidetään ajan tasalla ja jonne taltioidaan tietoa. Intra voi olla joko olohuone tai ullakkokomero. Ensimmäisessä tapauksessa paikka, jossa viihdytään ja oleskellaan. Jälkimmäisessä puolestaan paikka, johon säilötään tavaraa. Työyhteisön kannalta parasta olisi jos intranet pystyisi täyttämään kummankin tehtävän.

Tampereen yliopiston kirjastossa otettiin syksyllä 2009 käyttöön uudistettu wiki-pohjainen intranet. Intrasta pyrittiin tekemään aktiivisesti käytössä oleva työkalu, jossa hyödynnettiin sosiaalisen median mahdollisuuksia: kommunikaatiota, käyttäjälähtöisyyttä ja vapaamuotoisuutta. 

Tiedonkulkukysely pohjana intran kehittämiseen

Joulukuussa 2008 kirjastossa tehtiin kysely tiedonkulusta organisaation sisällä. Kyselyssä kävi ilmi, että kirjaston sisäiseen viestintään ja tiedonkulkuun ollaan pääsääntöisesti tyytyväisiä. Kirjastossa ollaan hieman tyytyväisempiä oman osaston sisällä tapahtuvaan tiedonkulkuun kuin koko kirjaston tasolla tapahtuvaan tiedonkulkuun. Kyselyn vapaissa kommenteissa nostettiin esiin tiedonkulun haasteet osastolta toiselle.

Kyselyn tulosten perusteella tieto kulkee kirjaston sisällä varsin hyvin, mutta aina löytyy parannettavaa ja kehitettävää. Kyselyn vapaissa kommenteissa tuotiin esiin, ettei tiedonkulun ongelmana ole informaation puute vaan sen runsaus. Esimerkkinä tuotiin esiin sähköpostiviestinnän tuoma infoähky. Tämä oli yksi asia, joka intran suunnittelussa pyrittiin huomioimaan muun muassa siirtämällä sisäistä tiedotusta yhä enemmän sähköpostista kirjaston intranetiin. Esimerkiksi ajankohtaisista asioista tiedotetaan nykyisin organisaation intran etusivun ajankohtaista palstoilla ja kalentereissa eikä sähköpostiviesteillä. Myös otsikointia ohjeistettiin, jotta jokaisen työntekijän olisi mahdollisimman vaivatonta löytää omaa työtään koskeva asia/informaatio. 

Uudistetun intran myötä pyritään tarjoamaan keinoja yhä parempaan tiedon kulkuun niin koko kirjaston kuin osaston tasolla sekä myös tiedonkulkuun osastolta toiselle.

Yleisesti havaittuja ongelmia intraneteissä

Joitakin yleisesti havaittuja ongelmia intranetin kautta tapahtuvassa viestinnässä oli tunnistettavissa myös kirjaston intrassa. Intranetin kautta tapahtuvan viestinnän haasteita ovat muun muassa tiedon löydettävyys, intran rakenne ja vanhentunut tieto.

Useimpien intranettien ongelma on tiedon löydettävyys kuten Kortesuo (2009) teoksessaan mainitsee. Tietoa on runsaasti, mutta käyttäjät eivät osaa hakea sitä oikeasta paikasta. Yhtenä ratkaisuna tähän kirjaston uudessa intranetissä otettiin käyttöön hakuominaisuus, jolla voidaan etsiä tietoa niin intranetin sivuilta kuin esimerkiksi sinne tallennetuista word- ja pdf-tiedostoista.

Myös intranetin rakenteeseen pyrittiin kiinnittämään huomiota. Kortesuo (2009) nimeää toiseksi intran haasteeksi hakemistojen ja tiedon sijainnin epäloogisuuden. Intra on usein syntynyt puolivahingossa levyasemien hakemistojen jatkeeksi, ja siksi loogista rakennetta ei ole ehditty miettiä. Uudistamisen yhteydessä intran rakennetta mietittiin yhdessä käyttäjien kanssa ja päällekkäisyyttä levyaseman hakemiston kanssa pyrittiin välttämään.  Rakennetta suunniteltaessa lähtökohdaksi otettiin käyttäjät ja heidän tarpeensa intranetissä tapahtuvalle viestinnälle. Kortesuo (2009) kutsuu intran ongelmaksi päämajakeskeisyyttä, jolla tarkoitetaan sitä, että intraan laitettava tieto kertoo siitä mitä organisaation ylimmällä tasolla on tehty ja päätetty. Tämä johtaa helposti siihen, että muualla työskentelevät alkavat vierastaa intraa, koska se ei yksinkertaisesti toimi arjessa tehtävän työn välineenä. Kirjaston intran rakenteessa pyrittiin huomioimaan käyttäjälähtöisyys, jottei rakenne muotoutuisi ylhäältä alaspäin sanellun mukaisesti, vaan se palvelisi työntekijöiden todellisia tarpeita arjen työssä. Intrasta pyrittiin tekemään vuorovaikutteinen tiedotuskanava, jonka rakenne on suunniteltu yhdessä käyttäjien kanssa. Lisäksi jokainen voi tallentaa sinne esimerkiksi osaston, työryhmän, tiimin tai oman työnsä kannalta oleellista informaatiota.

Intranetiin jää usein pyörimään vanhaa tietoa tai tietoa voi puuttua kokonaan. Tämä oli nähtävissä myös kirjaston entisessä intranetissä. Suurin syy vanhentuneeseen tietoon tai tiedon puutteeseen oli se, että päivittäminen oli käytännössä yhden henkilön takana. Päivittäminen oli hankala prosessi, jonka takia intraan jää helposti muun muassa vanhentunutta tietoa. Intra saatettiin kokea hyödyttömäksi ja liian raskaskäyttöiseksi. Uuden intranetin käyttäjälähtöisyyteen on panostettu myös päivittämisen osalta.  Intraa pääsee päivittämään jokainen kirjaston työntekijä. Päivitysvastuun jakaminen takaa sen, että vanhentunut tieto on helppo siivota pois ja uuden tiedon lisääminen käy vaivattomasti. Tämän lisäksi kirjastoon on nimetty pysyvä intratiimi, joka esimerkiksi opastaa intran käytössä, kehittää sitä eteenpäin ja poistaa vanhentunutta tietoa sivuilta.

Kuten alussa mainittiin, intra toimii parhaiten jos se toimii ullakkokomerona ja olohuoneena. Intraan on tärkeä lisätä myös olohuonemaisia piirteitä, jotta siellä viihdyttäisiin ja oleskeltaisiin. Kirjaston intrassa on muun muassa mahdollisuus vaivattomasti kommentoida ja keskustella eri aiheista. Esimerkiksi Ideaparkkiin jokainen työntekijä voi käyttää heittämässä ideoita kirjaston toiminnan kehittämiseen. Valokuvat on arkistoitu intraan ja niiden katselu on tuottanut runsaasti iloa. Jokaisella työntekijällä on oma henkilökohtainen sivu/profiili, jossa voi olla rennompaakin tietoa henkilöistä.

Käyttäjien kokemuksia ja edessä olevia haasteita

Sisäinen viestintä on siirtynyt kirjastossa sähköpostista intranetiin, kuten seuraavasta käyttäjän kommentista voi huomata.

”Sähköpostin määrä on vähentynyt huomattavasti ja se on ihanaa. Työhön ei tule jatkuvia keskeytyksiä sähköpostin ilmoittaessa uudesta viestistä. Intran etusivulta voin mennä itse katsomaan ajankohtaisia asioita itselle parhaiten sopivana hetkenä. Asioihin on myös paljon helpompi palata jälkikäteen intrassa kuin etsiä oikea viesti sähköpostin joukosta.”

Käyttäjän kommentista käy myös ilmi, että intranet toimii paremmin informaation ullakkokomerona kuin sähköposti. Intran rakenteen ja käyttöliittymän ansiosta asioihin on vaivattomampi palata kuin sähköpostiviesteihin.

Viestintä organisaatiossa vaatii myös työntekijän omaa aktiivisuutta. Viestintä on aina vuorovaikutteista ja kaksisuuntaista. Ei riitä, että tieto pelkästään laitetaan työntekijöille tiedoksi sähköpostitse tai intranetin kautta, vaan työntekijän tulee myös itse seurata tiedotuskanavia ja lukea viestejä. Työntekijöiden motivointi aktiiviseen tiedonseurantaan ja intranetin hyödyntämiseen on tärkeää.

” Intran seuraaminen vaatii työntekijän omaa aktiivisuutta: intra on avattava aamulla ja se on yksi työkalu muiden ohella.”  

Intran rakenteessa on vielä haastetta, sillä sivujen ja dokumenttien määrä on lisääntynyt intrassa lähes räjähdysmäisesti tiedon lisäämisen, editoinnin ja löydettävyyden vaivattomuuden vuoksi. Vaikka uudessa intrassa sivuja voidaan linkittää ja asioita tagittaa, niin suuri sivumäärä aiheuttaa kuitenkin pitkiä hakemistorakenteita. Järkevän hakemistorakenteen ja sisällön keskinäisen suhteen hallinta tulee olemaan suuri haaste intran laajentuessa edelleen.

Sisäisen viestinnän kehitystyö jatkuu kirjastossa. Intranettiä kehitetään käyttäjiltä saatujen kokemuksien perusteella toimivammaksi. Tämän lisäksi myös muita viestintäkeinoja kartoitetaan ja testataan. Esimerkiksi kirjastossa on koekäytössä erilaisia pikaviestinohjelmia, joita voidaan kenties tulevaisuudessa hyödyntää sisäisen tiedonkulun lisäksi myös vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa.

15.3.2010

Teksti:
Marianne Partanen,
tiedottaja, hallinto

Lähteet

Kortesuo, Katleena. 2009. Tekstiä ruudulle. Kirjoitamme verkkoon.

 

Kirjaston päivystysresursseja kartoitettiin

Kartoitustyön taustaa

Tampereen yliopiston kirjaston palvelupisteiden päivystysresurssit ja niiden riittävyys suhteessa aukiolo- ja palveluaikoihin selvitettiin vuoden 2009 syksyllä. Keväällä perustettu työryhmä laati kirjaston kaikki toimi- ja palvelupisteet kattavan suunnitelman selvitystyön toteuttamiseksi.

Kartoitusta varten tehtiin tilastointilomake, jota testattiin keväällä. Samaa lomaketta käytettiin kaikissa osastoissa huolimatta palvelupisteiden erilaisuudesta. Erilaisuus otettiin huomioon kartoitustulosten analysoinnissa. Suunnitelman mukaan tilastoitiin asiakastapahtumat ja -määrät sekä pää- että osastokirjastojen kaikissa palvelupisteissä lukuun ottamatta sanomalehtikokoelmaa ja -lukusalia. Tilastointi toteutettiin syksyllä neljän viikon aikana (viikot 34, 38, 42 ja 46).  Asiakastapahtumat tilastoitiin päivystysvuorojen mukaan. Tapahtumien kestoa ei otettu mukaan tilastointiin.

Tuloksia toimenpiteitä varten

Päivystystarvekartoituksen tulokset esiteltiin vuoden 2010 alussa kirjastossa osastoittain ja palvelupisteittäin tarkasteltuna. Tuloksissa tuotiin esiin ne ehdotukset, suositukset ja tarpeelliseksi katsotut toimenpiteet, jotka nousivat selvimmin esiin ko. osaston/palvelupisteen kohdalla. Osa toimenpiteistä on jo kirjattu kirjaston uuteen strategiaan tavoitteiksi vuosille 2010-2015.

Lisäksi tuloksissa raportoitiin asiakastapahtumien ja asiakkaiden määriä. Kussakin osastossa/palvelupisteessä viikonpäivittäin ja palveluajoittain laaditut yhteenvedot toivat selvästi esiin viikon hiljaisimmat päivät ja palvelun kannalta hiljaisimmat ajat päivästä ts. ajankohdat, jolloin palvelu on mahdollista järjestää vähemmin resurssein. Lisäksi laadittiin viikoittaiset yhteenvedot asiakastapahtumista koko kartoitusajalta (kevään testiviikot 17 ja 22 mukaan lukien) sekä palvelupisteittäin/osastoittain että koko kirjaston tasolla. Samoin asiakasmääristä laadittuja viikonpäivittäisiä ja palveluajoittaisia yhteenvetoja voi hyödyntää, kun pohditaan kirjaston palveluaikojen ja asiakkaan palvelutarpeiden yhteensovittamista.

Resurssien riittävyys koko kirjaston tasolla

Päivystys- ym. resurssien riittävyys puhutti useaan otteeseen kartoitustyön edetessä. Oli itsestään selvää, että päivystysresurssien mahdollinen vahvistaminen ei tapahdu uusia tehtäviä perustamalla, vaan vanhoja uudelleen kohdentamalla koko kirjaston tasolla; siirtämällä tehtäviä paikasta toiseen pysyvästi ja/tai työkierron avulla tilapäisluontoisesti. Resurssien vahvistaminen saattaa vaatia tulevaisuudessa myös toimintojen yhdistämisiä tai muutoksia käytäntöihin palvelupisteissä /osastoissa, myös mahdollisesti koko kirjaston tasolla. Kartoitustyön myötä toivottiinkin nousevan esiin uusia näkökulmia, miten käytäntöjä ja toimintoja muuttamalla voidaan resurssien riittävyyttä säädellä ja kohdentaa resursseja entistä tarkemmin niihin palveluihin ja toimintoihin, jotka ovat välttämättömiä laadukkaan toiminnan takaamiseksi koko kirjaston tasolla. Kiinnittämällä huomiota toimenkuvien sisältöön voidaan edesauttaa myös työntekijöiden jaksamista ja työhyvinvointia.

Kartoitustulosten ohella otettiin huomioon myös kirjaston uuden strategian tavoitteet muun muassa kiinnittämällä huomiota omatoimisten palvelujen vahvistamiseen ja pyrkimällä asiakkaiden omatoimisuuteen niissä toiminnoissa, joissa se parantaa palvelua, mutta samalla säästää päivystyksiin käytettäviä henkilöresursseja.

Punaisina lankoina kulkivat mukana myös muut ajassa liikkuvat ilmiöt (mm. verkon kautta saatavien palvelujen jatkuva lisääntyminen) sekä muut palvelukäytäntöihin tulevat muutokset, jotka tulevaisuudessa vaikuttavat myös resurssitarpeisiin lisäten tarvetta yhtäällä, vähentäen taas tarvetta toisaalla. Näistä esimerkkeinä asiakkaiden omatoiminen myöhästymismaksujen maksaminen nettipankissa ja kesällä 2010 kirjastojärjestelmän päivityksen tuomat parannukset palautetun aineiston käsittelyn nopeutumiseen.

Lainauksen tapahtumatilastojen kertomaa

Taulukosta 1 käy ilmi, mitkä tapahtumat lainausta hoitavissa palvelupisteissä eri osastoissa olivat useimmin toistuvat syksyn kartoituskaudella. Mukaan on otettu vain neljä eniten toistuvaa tapahtumaa kunkin osaston lainauspisteessä. On huomattava, että Linnassa toimivan pääkirjaston lainaustapahtumissa ei ole mukana tietopalveluosuutta, koska tietopalvelulla on erillinen palvelupiste pääkirjaston oppimiskeskuksessa. Tertiossa ja Humanikassa tietopalvelua saa myös lainaustiskeillä, mikä näissä osastoissa puolestaan nostaa aineiston paikantamisen tapahtumana neljän eniten toistuvan joukkoon.

Tuloksia analysoitaessa otettiin huomioon käytännöissä olevat erot osastojen kesken.Esimerkkinä mainittakoon lainatun aineiston palautus. Pääkirjastossa Linnassa on erillinen palautusautomaatti, jolla asiakkaat itse palauttavat lainansa, terveystieteiden osastokirjastossa Tertiossa aineisto palautetaan tiskiin virkailijalle (26 % kaikista asiakastapahtumista kartoitusajalla), humanistis-kasvatustieteellisessä osastossa Humanikassa palautukset hoidetaan samalla itsepalveluautomaatilla kuin lainaaminenkin (13 % eli toiseksi eniten asiakastapahtumista oli aineiston palauttamista tiskiin itsepalvelun sijasta).

Taulukko 1: Eri osastojen lainausta hoitavien palvelupisteiden tapahtumat


PÄÄKIRJASTO, LAINAUS

%
(n=7840) 

1. Noutaa/lainaa varattuna olevaa

29

2. Lainaa aineistoa (koti- ja lukusalilainaus, tapahtuu yl. kirjastokortilla )

11

3. Maksaa maksujaan, pyytää viitenumeron maksujen maksamista varten, käy neuvonpitoa maksuasioistaan

11

4. Hoitaa kirjastokorttiin liittyviä asioita/päivittää asiakastietojaan/kysyy korttiin liittyviä asioita

9

TERTIO, LAINAUS JA NEUVONTA

%

(n=2945)

1. Palauttaa aineistoa (kotilainat, kurssikirjalukusalilainat)

26

2.Lainaa aineistoa (koti- ja lukusalilainaus, tapahtuu yl. kirjastokortilla)

23

3. Saa opastusta aineiston paikantamisessa, kokoelmien käytössä (kysyy julkaisun saatavuutta/löytyvyyttä)

10

4.Noutaa/lainaa varattuna olevaa

7

 

HUMANIKA, LAINAUS

%

(n=1529)

1. Lainaa aineistoa (koti- ja lukusalilainaus, tapahtuu yl. kirjastokortilla )

23

2. Palauttaa aineistoa (kotilainat, kurssikirjalukusalilainat)

13

3. Noutaa/lainaa varattuna olevaa

12

4. Saa opastusta aineiston paikantamisessa, kokoelmien käytössä (kysyy julkaisun saatavuutta/löytyvyyttä)

10

 

HOKL, LAINAUS JA TIETOPALVELU

%

(n=896)

1. Lainaa aineistoa (koti- ja lukusalilainaus, tapahtuu yl. kirjastokortilla)

25

2. Palauttaa aineistoa (kotilainat, kurssikirjalukusalilainat)

19

3. Tekee/peruu varauksen/tilauksen, varauksiin ja varattuna oleviin kohdistuvat tiedustelut

10

4. Maksaa maksujaan, pyytää viitenumeron maksujen maksamista varten, käy neuvonpitoa maksuasioistaan

9

Kartoituksen tuloksissa silmiinpistävintä oli se, kuinka suuri osa asiakastapahtumista oli varatun aineiston noutamista. Esimerkiksi pääkirjastossa lähes kolmasosa kaikista tapahtumista (29 %) oli varatun aineiston noutamista ja Humanikassakin 12 %.

Kartoituksen tulosten rohkaisemina siirrytään kirjastossamme varatun aineiston avonoutoon vuoden 2010 aikana. Myös muiden omatoimisuuteen perustuvien toimintojen osalta on tulosten perusteella syytä edelleen aktivoida osastoittain mm. itsepalveluautomaattien käyttöä aineiston lainaamisessa ja palauttamisessa. Maksujen maksamismahdollisuus netin kautta lisäisi omatoimisuutta tuntuvasti. Rutiinien hoitaminen omatoimisesti mahdollistaisi neuvontapalvelujen lisäämisen/syventämisen myös lainaustiskissä.

Tietopalvelujen osalta kartoitus paljasti selvästi, mihin asioihin tietopalvelu nykyisellään painottuu osastoittain ja mihin sen tulisi enemmän painottua.  Esimerkiksi Humanikassa otettiin maaliskuun alussa käyttöön Tilaa informaatikko-palvelu. Muitakin uudelleenjärjestelyjä on suunnitteilla.

Kartoitus toi selvästi esiin käytännön työn akuutit solmukohdat, joiden avaaminen on jo osittain osastoissa käynnistetty.  Kartoituksen tuloksista saimme myös ”työkalun”, jota voi tarpeen mukaan hyödyntää kirjastomme päivystys- ym. resursseja uudelleen kohdennettaessa ja toimintoja uudelleen järjesteltäessä. Koko kirjaston kattava kartoitustyö ja sen tulosten analysointi vahvisti edelleen ”yhteen ja samaan hiileen puhaltamistamme”; asioita tulee katsoa koko kirjaston tasolla eikä yksittäisten osastojen ja/tai palvelupisteitten näkökulmista.

15.3.2010

Teksti:
Terttu Suomi
osastonjohtaja, lainausosasto

 

Vuoden kirjastolainen ja kirjastoteko 2009

Tampereen yliopiston kirjaston vuoden kirjastolainen ja kirjastoteko valittiin vuoden 2009 lopussa. Kirjaston koko henkilökunnalla oli mahdollisuus tehdä ehdotuksia valintaraadille. Valinta paljastettiin perinteisesti kirjaston pikkujouluissa.

Vuoden kirjastolainen

Vuoden kirjastolaiseksi 2009 valittiin Paula Nissilä ja valinnan perusteluina olivat:

"Paula omaa monipuolisen ja laajan kokemuksen kirjastoalan eri tehtävistä. Hän on todellinen moniosaaja, joka tarttuu rohkeasti uusiin haasteisiin. Hän sitoutuu työhönsä aina sataprosenttisesti ja tekee työnsä huolella. Hän on joustava ja tehokas työntekijä.

Paula on esimerkillinen asiakaspalvelutyössä. Paula kohtelee asiakkaita tasavertaisesti. Hän ottaa jokaisen asian ja asiakkaan omakseen ja paneutuu niihin perin pohjin. Paula on pidetty henkilö myös asiakkaiden keskuudessa. Paulalla on erinomaiset taidot opetustyöhön. Lisäksi hän on hoitanut yhteistyön vastuulaitostensa kanssa hyvin.

Työtoverina Paula on aina valoisalla mielellä ja pelastaa aurinkoisella olemuksellaan huonoimmankin päivän. Hän on aina valmis auttamaan, opastamaan ja kannustamaan muita työyhteisön jäseniä."

Valintakokemuksia Paula kuvaa näin:

- Vuoden kirjastolainen -palkinto oli hieno tunnustus paitsi omalle työlleni myös onnistuneelle yhteistyölle, jota olen saanut työyhteisössäni tehdä sekä työtovereiden että asiakkaiden kanssa. Palkinto yllätti positiivisesti ja toi kovasti puhtia jatkoonkin.

Palkintoperusteluissa mainittiin laaja kokemus kirjastoalalta. Bulletiini kysyi millaisia tehtäviä Paula on kirjastossa tehnyt.

- Tertiossa olen tosiaan saanut tehdä monenmoista, viimeisimpänä olen työskennellyt informaatikkona. Aloittelin vuonna 2002 lainaus- ja neuvontapisteessä tuntityöntekijänä ja siitä sitten kaukopalvelun kautta kuljin luettelointiin ja lainaustoimiston vastaavan pestiin. Tiedonhankintataitojen opettajana olen ollut melkein alusta alkaen. Sisällönkuvailu on kuulunut toimenkuvaani, taloushallintoasioita ja e-aineistoihin, kokoelmien ylläpitoon, tietopalveluun sekä jotain hankintaankin liittyvää olen tehnyt. Kaksi kertaa olen ollut Tertion kirjastoa muuttamassakin.

Yhteistyötä yliopiston laitosten kanssa on kirjastossa aktiivisesti kehitetty. Kysyimme minkä laitoksen kirjastoyhdyshenkilönä Paula on ollut ja millaista yhteistyötä on sekä onko laitosyhteistyöstä ollut hyötyä myös kirjaston henkilökunnalle.

- Olen ollut parissa pätkässä Terveystieteen laitoksen ja hieman lyhyemmän aikaa Regean yhdyshenkilö. Olen pyrkinyt täsmätiedottamaan säännöllisesti sähköpostitse laitoksille juuri heitä mahdollisesti kiinnostavista kirjastoasioista, vierailuillakin on käyty molemmin puolin. Olen pyrkinyt olemaan helposti lähestyttävissä kaikissa kirjastoasioissa.

- Laitosyhteistyön kautta saa käytännön tuntumaa laitosten arjessa ilmeneviin, kirjastoasioihin liittyviin tarpeisiin, siihen mitä he todella kirjaston palveluilta ja aineistoilta hakevat ja toivovat. Siinä saa myös kuvaa laitoksen toiminnasta ja tutkimuskohteista sekä pääsee tiedottamaan kirjastoasioista, tekemään kirjastoa tutuksi. Kirjaston käyttäjien kanssa on aina mukava olla suoraan tekemisissä ja samalla saa kokea kirjastossa tehdyn työn ja itsensä hyödylliseksi.

Vuoden kirjastoteko

Vuoden kirjastoteoksi 2009 valittiin Maksumuistutuskampanja. Valinnan perusteluina olivat:  

"Maksumuistutuskampanja toteutettiin kirjastossa kolmannen kerran. Ennakkovalmistelut kampanjaa varten aloitettiin jo keväällä ja niitä jatkettiin läpi kesän. Varsinainen maksumuistutusten lähettäminen pyörähti käyntiin lokakuussa. Niin huolelliset esityöt kuin harkiten laaditun aikataulun mukaisesti toteutettu muistutusten lähettäminen takasivat aiempia kertoja huomattavasti sutjakkaammin sujuneen kampanjan. Asiakkailta on tullut aiempaa vähemmän negatiivista palautetta, ja myös kirjastossa tehtävät kampanjan jälkityöt ovat kuormittaneet tällä kertaa vähemmän. Silti tähän mennessä maksusuorituksia on saatu jo yli 12 000 euron edestä.

Maksumuistutuskampanja on projektiluontoisuudestaan huolimatta kirjastossa tehtävää perustyötä, sellaista ”hiljaista puurtamista”, joka ansaitsee tulla palkituksi. Kampanja on hyvin onnistuakseen vaatinut useamman ihmisen täyttä työpanosta ja tiivistä yhteistyötä - yli osastorajojen. Pankkiviitteiden jakamiseen ja maksujen vastaanottamiseen on osallistunut lainausväki koko kirjastossa. Päätyön kampanjan toteuttamisessa ovat tehneet seuraavat henkilöt: Eija Einemäki-Pakonen, Pirjetta Kaijalainen, Irene Tiilikainen, Kalle Tiitinen ja Timo Vuorisalmi."

Eija Einemäki-Pakonen ja Irene Tiilikainen kertovat omassa artikkelissaan tarkemmin maksumuistutuskampanjan vaiheista.

15.3.2010

Teksti
Sisko Sallama
informaatikko, Humanistis-kasvatustieteellinen osastokirjasto

Kuva
Erja Kymäläinen
kirjastoamanuenssi, Terveystieteiden osastokirjasto

 

Vuoden 2009 maksumuistutuskampanja toteutui onnistuneesti

Tampereen yliopiston kirjastossa toteutettiin kolmas maksumuistutuskampanja syksyllä 2009. Aiemmat kampanjat järjestettiin vuosina 2003 ja 2006. Vajaan kolmen vuoden muistutusväli johtuu 1.1.2004 voimaan tulleesta laista velan vanhentumisesta (728/2003). Tämän lain mukaan velka vanhentuu kolmessa vuodessa, jos vanhentumista ei sitä ennen katkaista. Katkaiseminen voi lain mukaan tapahtua vapaamuotoisesti esimerkiksi muistuttamalla velasta.

Vuoden 2009 muistutuskampanjan esityöt aloitettiin jo hyvissä ajoin vuoden alkupuolella, tarkistamalla asiakkaiden osoitetietoja ja poistamalla vanhentuneita ja toimimattomia sähköpostiosoitteita asiakasrekisteristä. Asiakkaita informoitiin tulevasta maksumuistutuskampanjasta myös lokakuisessa Kuukauden palveluvinkissä, kirjastouutisissa ja kirjaston kotisivuilla. Asiakkaita kehotettiin hoitamaan maksunsa välttyäkseen maksumuistutustiedotteelta.

Esitöinä muokattiin myös edellisillä kierroksilla käytettyjä maksumuistutuslomakkeita informatiivisemmiksi ja käytäntöjä hiottiin mm. ohjaamalla viitenumeropyynnöt kirjaston yleiseen sähköpostiosoitteeseen käsittelyn nopeuttamiseksi.

Maksumuistutuskampanjan aikana tiedote lähetettiin kaikille asiakkaille, joilla oli sillä hetkellä maksuja vähintään kolme euroa.  Maksutiedotteiden tulostus ja lähettäminen jaettiin neljälle päivälle asiakasryhmittäin, alkaen 20.10.2009. Viimeisenä tulostuspäivänä 3.11.2009 lähetettiin muistutukset kirjaston suurimmalle yksittäiselle asiakasryhmälle eli Tampereen yliopiston varsinaisille opiskelijoille. Ensisijaisena tiedotuskanavana käytettiin sähköpostia. Sähköpostitiedotteita lähti yhteensä 6 260 ja postitse lähetettäviä maksumuistutuksia yhteensä 2 773 eli kaikkiaan lähetettiin 9 033 muistutusta.

Kampanja osui tällä kierroksella pahimpaan sikainfluenssasesonkiin, mutta kaikeksi onneksi se saatiin toteutettua suunnitellusti ja onnistuneesti - hyvässä yhteistyössä ja talkoohengessä, kuten aikaisempinakin vuosina. Kampanjan koordinointi ja käytännön työt tulostuspäivinä ja palaavan postin käsittely hoidettiin pääkirjastossa. Niin pääkirjaston kuin kaikkien osastokirjastojenkin asiakaspalvelijat osallistuivat kampanjan toteuttamiseen ottamalla vastaan kirjastomaksuja, antamalla viitteitä verkkopankissa maksamista varten ja kertomalla tarvittaessa asiakkaille lisätietoja maksuista lainauksen asiakaspalvelupisteissä. 

Onnistunut maksumuistutuskampanja palkittiin myös vuoden 2009 kirjastotekona kirjaston pikkujouluissa.

15.3.2010

Teksti

Eija Einemäki-Pakonen
kirjastoamanuenssi, lainausosasto ja

Irene Tiilikainen
kirjastosihteeri, lainausosasto

 

Vuosien 2010-2015 strategia muotoutui kirjaston henkilökunnan ja käyttäjien voimin

Kirjaston strategia vuosille 2010-2015 hyväksyttiin kirjaston johtokunnassa  28.1.2010. Strategian työstämisessä keskeisessä osassa ovat olleet kirjaston käyttäjät ja kirjaston henkilökunta. Strategia pohjautuu Balanced Scorecard -menetelmään ja tukee luonnollisesti myös yliopiston strategian toteutumista.

Strategiatyön aloitus henkilökunnan kanssa

Uuden strategian työstäminen alkoi vuoden 2008 syksyllä, jolloin kirjastossa järjestettiin ”strategian työn liikkeelle lähtö”-workshopit. Näissä tapaamisissa pohdittiin toimintaympäristön muutosta tulevina vuosina sekä keskusteltiin kirjaston missiosta ja visiosta. Kirjaston missio kuvaa sitä, mitä varten kirjasto on olemassa ja näin ollen se ei vaatinut suurta muutosta. Visio puolestaan kuvaa sitä, mitä kirjasto haluaa olla strategiakauden lopussa eli tässä tapauksessa vuonna 2015. Pohjan kirjaston toiminnalle luovat kirjastossa yhdessä laaditut arvot. Workshop-työskentelyyn osallistui kaikkiaan 67 kirjastolaista, joka on 90 prosenttia kirjaston vakituisesta henkilökunnasta.

Strategiatyöryhmän työskentely

Henkilökunnan workshop-työskentelyssä syntyneet ajatukset ja muistiinpanot toimitettiin johtokunnan nimeämälle strategiatyöryhmälle, johon kuului kirjaston henkilökunnan lisäksi myös eri käyttäjäryhmien edustajia: yliopiston henkilökunnan, tutkijoiden ja opiskelijoiden edustajia. Aikaisemman strategiatyöskentelykokemuksen pohjalta tiedettiin käyttäjien mukana olo erittäin tärkeäksi. Käyttäjien edustajat tuovat asiakasnäkökulman hyvin mukaan strategian valmisteluun. Työryhmässä oli kaikkiaan 18 jäsentä, joten kokouksissa käytettiin paljon pienryhmätyöskentelyä. Työryhmä kokoontui kaikkiaan viisi kertaa.

Työryhmä aloitti työskentelynsä keskustelemalla henkilökunnan workshopeissa esiin nostamista toimintaympäristön muutostekijöistä ja ryhmitteli ne eri muutostekijäryhmiin, joiksi saatiin

  • opiskelu- ja tutkimusympäristön muutos
  • yliopistojen rakenteellinen kehittäminen ja taloudellinen muutos
  • julkaisutoiminnan muutos ja
  • henkilökuntarakenteen muutos.

Mission, vision ja strategisten päämäärien pohdintaa

Toimintaympäristön muutostekijöiden tarkastelun jälkeen täydennettiin vuosien 2005-2009 strategiaan kirjattua missiota ja pohdittiin kirjaston visiota eli sitä, missä kirjasto haluaisi olla vuonna 2015. Missiota haluttiin täydentää muun muassa lisäämällä yliopistollinen sairaala kirjaston uudeksi käyttäjäryhmäksi ja kirjoittamalla näkyviin kirjaston antama opetus. Myös kirjaston aktiivisuutta haluttiin korostaa missiossa. Visiossa puolestaan haluttiin korostaa kirjaston asiantuntijuutta, luotettavuutta ja asiakaslähtöisyyttä sekä tiedon avointa saatavuutta ja innostavaa työskentely-ympäristöä.

Niin mission, vision kuin muutostekijöiden eteenpäin työstäminen jatkui vielä seuraavassa tapaamisessa tammikuussa 2009, jolloin keskustelun pääpaino oli strategisissa päämäärissä eli niissä keinoissa, joilla päästään kirjaston visioon. Strategisiksi päämääriksi nousivat työskentelyn tuloksena jo tässä vaiheessa laadukkaat kokoelmat ja niiden joustava käyttö, asiakaspalvelukulttuuri sekä asiantuntijuuden, työ-, opiskelu- ja tutkimusympäristö ja johtamisen kehittäminen.

Kriittiset menetystekijät työryhmän ja henkilökunnan pohdinnassa

Strategiaryhmän maaliskuun kokouksessa jatkettiin yhä mission, toimintaympäristön muutoksen ja vision tarkastelua työskentelyn pääpainon kuitenkin olleessa strategisten päämäärien tarkentamisessa ja muotoilemisessa. Tapaamisen lopuksi avattiin keskustelu kriittisistä menestystekijöistä eli siitä, missä pitää onnistua ja mitä pitää tehdään näiden edellä mainittujen strategisten päämäärien saavuttamiseksi. Kriittisten menestystekijöiden näkökulmiksi nimettiin:

  • osaaminen
  • palvelujen räätälöitävyys ja monipuolisuus
  • talous
  • yhteistyö ja verkottuminen
  • kansainvälisyys/kansainvälistyminen

Toukokuussa pidetyssä strategiatyöryhmän tapaamisessa jatkettiin vielä niin strategisten päämäärien kuin kriittisten menestystekijöiden työstämistä. Seuraavaksi kirjaston henkilökunta sai vuoron työstää strategiaa eteenpäin syyslukukauden alussa elo-syyskuussa 2009. Huomion keskipisteenä näissä workshopeissa olivat kriittiset menestystekijät ja niiden tavoitetasojen määrittelyt. Henkilökunnan osallistuminen tavoitetasojen määrittelyyn oli tärkeää, jotta tavoitetasoja ei määritelty liian korkealle ja strategian toteuttaminen on mahdollista.

Strategia kehittämisseminaarin aiheena

Ennen kirjaston johtokunnan ja johtoryhmän yhteistä seminaaria strategiatyöryhmä kokoontui syksyllä 2009 vielä kerran viimeistelemään strategiaa huomion ollessa kriittisissä menestystekijöissä ja niiden toteutumisen arvioinnissa. Marraskuussa pidetyn johtokunnan ja johtoryhmän seminaarin aiheena oli kirjaston strategia, jota kirjaston johtokunnan puheenjohtaja Ilkka Mäkinen pohjusti Voimaa strategiasta -esityksellä ja seminaarissa kerrottiin myös strategian työstämisen vaiheista. Seminaarissa pohdittiin yhdessä kirjaston henkilökunnan nimeämien kriittisten menestystekijöiden tavoitetasoja nostamalla esiin tärkein ja vähiten tärkein tavoite. Tärkeiksi tavoitteiksi nostettiin julkaisuarkistoon liittyvän osaamisen varmistaminen, koko kirjaston laadunvarmistusjärjestelmän kehittäminen, omatoimisten palveluiden kehittäminen sekä kansainvälisiin konferensseihin osallistuminen ja niistä tiedottaminen.

Strategiaa toteuttamaan

Strategiaa viimeisteltiin kirjastossa ja kirjaston strategia hyväksyttiin kirjaston johtokunnassa 22.1.2010. Kirjaston strategia vuosille 2010-2015 on luettavissa kirjaston verkkosivuilla.

Strategian toteuttaminen on lähtenyt kirjastossa heti vuoden 2010 alussa käyntiin. Esimerkiksi asiakkaiden omatoimisten palveluiden kehittäminen on kevään aikana nähtävissä myös käyttäjien suuntaan kun pääkirjastossa pilotoidaan varausten omatoimista noutamista. Myös pilottikokeilu tutkimusryhmäyhteistyöstä on jo käynnistynyt.  Kirjaston opetuksen laadunvarmistusjärjestelmän päivittämiseen nimetään työryhmä kuluvana vuoden aikana.. Samoin kirjaston oma työryhmä selvittää sosiaalisen median käyttämistä kirjaston keskeisissä toiminnoissa.

Kirjaston strategiaan on saatu yhdistettyä kirjaston koko henkilöstön, strategiatyöryhmän ja kirjaston johtokunnan näkemyksiä, mikä on erittäin tärkeää hyvän ja toimivan strategian luomisessa. Avainrooli strategian toteuttamisessa on nyt  kirjaston johdolla ja henkilöstöllä.

15.3.2010

Teksti

Mirja Iivonen,
ylikirjastonhoitaja,

Marianne Partanen,
tiedottaja, hallinto ja

Leena Toivonen,
osastonjohtaja, Terveystieteiden osastokirjasto

 

Selaa numeroa 1/2010

2/2010

Marianne Partanen: Asiakastyytyväisyyttä kartoitettiin valtakunnallisesti – Tampereen yliopiston kirjaston tulokset

Mirja Iivonen: Palvelunlaatukysely: Kirjaston palvelut vaikuttavat yliopistossa myönteisesti

Paula Nissilä, Sisko Sallama ja Johanna Tevaniemi: Opetuksen kehittämiseen panostaminen kannattaa: kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010

Marianne Partanen: Kansallinen asiakaskysely: Tiedottamisen suurin haaste verkkosivujen ja -palveluiden käyttäjäystävällisyys

Leena Toivonen ja Anne Lehto: Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: Henkilökunnan osaaminen ja asiantuntijuus

Sanna Valovirta ja Maija Ikonen: Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö – Tampereen yliopiston kirjaston uusi henkilöstösuunnitelma

Paula Nissilä: 85 vuotta ikää ja vauhti vain kiihtyy – juhlaseminaari rakensi kuvan dynaamisesta kirjastosta

 

Asiakastyytyväisyyttä kartoitettiin valtakunnallisesti
– Tampereen yliopiston kirjaston tulokset

Keväällä 2010 toteutettiin Kansalliskirjaston koordinoimana kirjastojen asiakastyytyväisyyden kartoitus valtakunnallisesti. Sama käyttäjäkysely toteutettiin samanaikaisesti ympäri Suomea. Kyselyllä kartoitettiin kirjastopalveluiden käyttötottumuksia sekä asiakkaiden tyytyväisyyttä aineistoihin, elektronisiin palveluihin ja kirjastoon asiointiympäristönä. Vastaajien määrä oli ennätyksellinen 34 300 henkilöä: 56 % enemmän kuin edellisessä valtakunnallisessa kyselyssä vuonna 2008. 18 % vastaajista oli yliopistokirjastojen käyttäjiä.

Tampereen yliopiston kirjaston osalta verkkokysely oli avoinna kaksi viikkoa, 15.3.—28.3. välisen ajan. Kirjastossa on toteutettu samansisältöistä kysyä vuosina 2002, 2005 ja 2008, joten tuloksia voidaan käyttää vertailussa aiempaan tilanteeseen. Perinteiseen tapaan tuloksia on Tampereen yliopiston kirjastossa analysoitu palvelukohtaisesti ja toiminnoittain. Tuloksista on raportoitu Bulletiiniin. Myös tämän vuoden kyselyn tuloksien analysoinnissa on käytetty samaa menetelmää ja Bulletiinin numeroihin 2-3/2010 on tulossa palvelukohtaiset artikkelit seuraavilta aihealueilta:

  • Aineistot
  • Henkilökunnan osaaminen ja asiantuntijuus
  • Kirjastopalveluiden vaikuttavuus
  • Opetus
  • Tiedotus ja verkkosivut
  • Tilat, laitteet ja aukioloajat

Kysely toteutettiin Tampereen yliopiston kirjastossa verkkokyselynä viikoilla 11—12. Yliopistokirjastoista saatiin kaikkiaan 6 174 vastausta, joka on yli 2 000 vastaajaa enemmän kuin vuonna 2008 toteutetussa kyselyssä. Tampereen yliopiston kirjastosta vastaajia oli 730, joka on 12 % kaikista yliopistokirjastojen vastaajista. Tampereen yliopistossa eniten vastauksia saatiin opiskelijoilta (65 %), toiseksi eniten tutkijoilta ja opettajilta (15 %). Jatko-opiskelijoita vastaajista oli 11 %. Vastaajaluokka ”Muut” piti sisällään muun muassa avoimen yliopiston opiskelijat ja muut yliopiston ulkopuoliset asiakkaat. Näitä vastaajia oli 9 %. Taulukosta 1 käy ilmi prosenttiosuuksina vastaajien jakautuminen eri käyttäjäryhmiin vuosina 2005, 2008 ja 2010. Käyttäjäkysely on tavoittanut vuosien aikana yhä paremmin jatko-opiskelijat, tutkijat ja opettajat. Vuoden 2010 kyselyn tuloksista käy ilmi notkahdus opiskelijavastaajien osalta. Naisia vastaajista oli 76 % ja miehiä 24 %.

Taulukko 1. Tampereen yliopiston kirjaston vastaajien jakautuminen prosentteina (%) käyttäjäryhmittäin vuosien 2005, 2008 ja 2010 käyttäjäkyselyissä.

Eniten vastauksia saatiin Tampereen yliopiston keskeisimmiltä opetus- ja tutkimusaloilta eli yhteiskuntatieteelliseltä (28 %), humanistiselta (20 %), lääketieteelliseltä ja terveystieteistä(19 %) ja kasvatustieteelliseltä (6 %) alalta.

Vastaajista 66 % käytti pääsääntöisesti pääkirjastoa, 20 % Terveystieteiden osastokirjastoa ja 13 % Humanistis-kasvatustieteellisen osastokirjaston Tampereen toimipaikkaa Humanikaa tai Hämeenlinnan toimipaikkaa. Taulukosta 2 käy ilmi kyselyyn vastanneiden pääsääntöisesti käyttämät kirjaston osastot vuosina 2005, 2008 ja 2010. Pääkirjasto on pysynyt vastaajien pääsääntöisesti käyttämänä toimipaikkana. Terveystieteiden osaston käyttöprosentti on kasvanut 11 %, kun taas humanistis-kasvatustieteellisen osaston käyttöprosentti on kyselyyn vastanneiden osalta pudonnut 7 % vuodesta 2005 vuoteen 2010.

Taulukko 2. Tampereen yliopiston kirjaston vastaajien pääsääntöisesti käyttämä kirjaston toimipaikka vuosina 2005, 2008 ja 2010. Vuosien 2005 ja 2010 kyselyssä oli mahdollista jättää valitsematta pääsääntöisesti käytettävä toimipaikka: 1 % vastaajista ei kertonut mitä toimipaikkaa useimmiten käytti.

Tampereen yliopiston kirjastopalvelujen kokonaisuus koettiin toimivaksi. Asteikolla 1—5 kirjastopalvelut arvioitiin 4,7 arvoiseksi. Tulos vastaa yliopistokirjastojen keskiarvoa. Myös vuonna 2008 toteutetussa käyttäjäkyselyssä kirjastopalveluiden kokonaisuus arvioitiin Tampereen yliopiston kirjaston osalta saman arvoiseksi.

38 % vastaajista käytti Tampereen yliopiston kirjaston palveluita viikoittain. Vastanneista 33 % käytti kirjastoa muutaman kerran kuukaudessa. Kerran kuukaudessa kirjastoa käyttäneitä oli vastanneista 10 %. Samoin kirjastoa muutaman kerran vuodessa tai harvemmin käyttäneitä oli 10 % vastanneista. 7 % vastanneista käytti kirjaston palveluita päivittäin. Käyttöaktiivisuudessa ei ole tapahtunut suuria muutoksia edellisen käyttäjäkyselyn tuloksiin verrattaessa.

Useimmat vastaajista (88 %) kävivät kirjastossa lainaukseen liittyvien toimintojen ja palveluiden vuoksi. Kirjaston tarjoamat aineistot, sekä painetut että elektroniset, olivat toiseksi yleisin syy vierailla kirjastossa: 82 % vastaajista kävi kirjastossa aineistojen vuoksi. Aineistojen merkitys kirjaston käyttösyynä on kasvanut edellisestä kyselyvuodesta peräti 12 %. Vuoden 2010 käyttäjäkyselyn mukaisesti reilu 50 % vastanneista käyttää kirjastotiloja itsenäiseen työskentelyyn ja opiskeluun. Seuraavaksi yleisempiä syytä käyttää kirjastoa olivat kirjaston tarjoamien tietokoneiden käyttäminen (34 % vastanneista), aiheenmukainen tiedonhaku (33 %) ja kopioiminen/tulostaminen (23 %).

Kirjaston palvelut ovat asiakkaiden käytettävissä yhä enemmän verkon kautta. Kirjaston kokoelmatietokantaa Tamcatia käytti viikoittain 40 % kyselyyn vastanneista. Viikoittain kirjaston verkkosivuja käytti 37 % vastanneista. Nelli-portaalia puolestaan käytti viikoittain 34 % vastanneista. Viikoittaiset kävijämäärät kirjaston tarjoamissa elektronisissa palveluissa pysyivät vastaavissa prosenttiosuuksissa kuin edellisessä käyttäjäkyselyssä kaksi vuotta sitten. Elektronisia lehtiä ja kirjoja luettiin useimmiten muutaman kerran vuodessa

Mihin ollaan tyytyväisiä ja tyytymättömiä?

Asiakkaiden tyytyväisyyttä ja tyytymättömyyttä kirjastopalveluihin analysoitiin kyselyssä kuiluanalyysin avulla. Kuiluanalyysi on menetelmä kuvata tyytyväisyyttä arvioitaessa esitettyjen laatukriteerien merkitystä ja onnistumista. Kyselyssä tarkastellaan laatukriteerin lisäksi sen tärkeyttä. Laatukriteerin ja tärkeyden välistä erotusta kutsutaan kuiluksi, joka mittaa sitä kuinka hyvin tavoitteessa on onnistuttu. Analyysissa merkittävä kuilu on yli yhden (1) suuruinen. Tampereen yliopiston kirjaston kyselyssä kuilut olivat kaikki alle yhden, joten palveluiden merkitystä ja onnistumista arvioidessa asiakkaat olivat tyytyväisiä kirjaston palveluihin. Vastaajat olivat erityisen tyytyväisiä kirjaston asiantuntevaan ja palvelunhaluiseen henkilökuntaan. Hankintaehdotusten tekemiseenkin asiakkaat olivat tyytyväisiä.

Asiakkaiden odotukset ylittyivät kirjastotilojen kohdalla esimerkiksi ryhmätyötilojen ja kirjastotoimipaikkojen sijainnin kohdalla. Tampereen yliopiston kirjaston kaikki Tampereella toimivat yksiköt ovat 2000-luvulla rakennettuja, joten tiloihin ollaan tyytyväisiä. Myös tiedonhankintataitojen opetus ylitti asiakkaiden odotukset.

Eniten tyytymättömyyttä aiheuttivat kirjaston painetun aineiston riittämättömyys, joka Päivi Jokitalon mukaan oli valtakunnallisesti tarkasteltaessa suurin ongelmakohta yliopistokirjastoissa. Lisäksi tyytymättömyyttä aiheutti asiointi kirjastossa elektronisten palveluiden avulla. Esimerkiksi aineistojen käyttöohjeisiin, tiedon löytymiseen verkkosivuilta ja muista elektronisista palveluista oltiin tyytymättömiä. Elektronisten aineistojen käyttöohjeiden selkeys oli tyytymättömyyttä aiheuttava tekijä tarkasteltaessa valtakunnallisesti kaikkia tieteellisiä kirjastoja.

Käyttäjäkyselylyt muiden selvitysten tukena

Helsingissä kesäkuussa pidettyyn käyttäjäkyselyä koskevaan tiedotus- ja keskustelutilaisuuteen oli mahdollista osallistua etänä Tampereelta käsin videoneuvottelutekniikkaa hyödyntäen. Tilaisuudessa pohdittiin muun muassa käyttäjäkyselyiden tulevaisuutta: kuinka usein kyselyjä on tarpeen tehdä, vastaako nykyinen yleinen kysely kirjastojen tarpeisiin vai pitäisikö kyselyiden olla jonkun teeman ympärille räätälöityjä kyselyitä.

Kansalliskirjastosta sovellussuunnittelija Erkki Tolonen toi esiin kirjastojen vaikuttavuuden arviointiryhmän näkökulman käyttäjäkyselyihin. Hän totesi, että nykymuotoiselle kyselyllä saadaan vertailu- ja benchmarkkaustietoa, mutta kysely ei kerro mitään ihmisten käyttäytymisestä. Tampereen yliopiston kirjastossa käyttäjäkyselyitä pidetään yhtenä keinona saada tietoa kirjaston asiakkaista. Lisäksi kirjastossa on tehty myös esimerkiksi monitoring-selvityksiä, joissa havainnoidaan asiakkaiden tekemistä ja toimintaa kirjastossa. Havainnoinnista voi lukea lisää Bulletiinin artikkelista: Lehto, Mäkelä & Nissilä: Asiakkaiden havainnointia kirjastossa monitoring-menetelmällä.

Yleisten kyselyiden lisäksi kirjasto toteuttaa aina tarvittaessa räätälöityjä kyselyitä esimerkiksi tietylle asiakasryhmälle kohdennettuja tai tietyn teeman ympärille rakennettuja kyselyitä. Terveystieteiden osastokirjasto toteuttaa säännöllisesti asiakaskyselyä yliopistollisessa sairaalassa työskenteleville. Tuloksista voi lukea Kirjasto 8.5 –blogista.

16.9.2010

Marianne Partanen,
tiedottaja, sisäiset palvelut

 

Palvelunlaatukysely: Kirjaston palvelut vaikuttavat yliopistossa myönteisesti

Tampereen yliopiston kirjaston tarjoamat aineistot ja palvelut ovat keskeinen osa yliopistomme tutkimuksen, opetuksen ja opiskelun infrastruktuuria. Ne mahdollistavat omalta osaltaan yliopistossa tapahtuvan työskentelyn, vaikka niiden vaikuttavuutta ei aina tulisi ajatelleeksikaan.

Tampereen yliopiston kirjastossa keväällä 2010 toteutetussa palvelunlaatukyselyssä (ks. Partanen 2010) kysyttiin jo toista kertaa käyttäjien käsityksiä kirjaston palveluiden vaikuttavuudesta. Vastaajilta kysyttiin, miten kirjaston palvelut ovat helpottaneet aineistojen löytymistä ja oman alan seuraamista, parantaneet opiskelun tai työtehtävien laatua, tehostaneet opiskelua tai työskentelyä sekä edistäneet uusien ideoiden syntymistä.

Kirjaston asema yliopiston infrastruktuurissa saattaa olla niin itsestään selvä, että jotkut kokivat edellä mainitut kysymykset turhiksi. Melko moni vastanneista (keskimäärin noin 10 %) jätti vastaamatta vaikuttavuutta koskeviin kysymyksiin ja muutamat valitsivat vaihtoehdon ”en osaa sanoa”. Eräs vastaaja kommentoi kysymyksiä toteamalla:

”Kaikki kysymykset 8. jotakin ovat outoja. Toimiva tiedekorkeakoulu tarvitsee toimivan kirjaston. Kirjaston merkitys on jonkin verran huomattava.”

Toinen vastaaja pohti kysymyksenasettelua seuraavasti:

”Pitäisikö tässä vertailukohtana olla tilanne, jossa kirjastoa ja sen palveluja ei olisi ollenkaan...?”

Vaikuttavuutta koskeviin kysymyksiin saatiin keskimäärin 636 vastausta kysymystä kohden. Niistä voi päätellä, että käyttäjät kokevat kirjaston palveluilla olevan yliopistossa selvästi myönteisen vaikutuksen. Vaikuttavuuteen liittyviä kommentteja saatiin 31 vastaajalta. Kommenteissa konkretisoitiin esimerkkien avulla kirjastopalvelujen merkitystä, annettiin kiitosta kirjastolle ja esitettiin kehittämisehdotuksia.

Palvelunlaatukysely toteutettiin samanaikaisesti myös muissa yliopistokirjastoissa, joten Tampereen yliopistossa saatuja tuloksia voidaan verrata koko maassa saatuihin tuloksiin. Koska samat vaikuttavuutta koskevat kysymykset kysyttiin myös keväällä 2008 (Ks. Iivonen 2008), nyt saatuja tuloksia voidaan verrata kaksi vuotta aiemmin saatuihin tuloksiinkin.

Kirjaston palvelut turvaavat aineistojen löytymisen

Luotettavien ja ajantasaisten tietoaineistojen tarjoaminen asiakkaille on yliopistokirjaston ydintehtävä. Suurin osa Tampereen yliopiston kirjaston palvelulaatukyselyyn vastanneista (87 %) katsoi, että kirjasto on helpottanut heidän tarvitsemiensa aineistojen löytymistä joko huomattavasti (62,5 %) tai jonkin verran (24,5 %). Vain kahdeksan vastaajaa arvioi, ettei kirjasto ole onnistunut tässä tehtävässä lainkaan. Positiivisimman arvion antoivat jatko-opiskelijat, varauksellisempia olivat käyttäjäryhmään ”muut” (avoimen opiskelijat*, muut henkilökunnan edustajat, ulkopuoliset) kuuluneet vastaajat. Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjät näkivät kirjaston helpottaneen aineistojen löytymistä hieman enemmän kuin muiden yliopistokirjastojen käyttäjät. (Ks. Kuvio 1)

*) Vain 12 avoimen yliopiston opiskelijaa vastasi Tampereen yliopiston palvelunlaatukyselyyn. Koska heidän asemansa yliopistossa on selvästi erilainen kuin tutkinto-opiskelijoiden, heidät sijoitettiin vastaajaryhmään ”muut”.

Kuvio 1. Käsitykset siitä, kuinka kirjaston palvelut ovat helpottaneet aineistojen löytymistä

Vapaamuotoisissa kommenteissaan asiakkaat toivat aineistojen löytymistä helpottaneina myönteisinä tekijöinä esiin sekä e-aineistojen etäkäyttömahdollisuuden, henkilökunnalta saatavan opastuksen että kaukopalvelun.

”Käytettävissä olevat elektroniset aineistot ovat ehdoton edellytys perheelliselle aikuisopiskelijalle; teen usein töitäni yöllä lasten nukkuessa ja iltaisin sekä viikonloppuisin. Tarjotut palvelut ovat olleet kaikkiaan aivan erinomaiset, suurkiitokset näistä.”

”Olen saanut henkilökohtaista ohjausta etsiessäni erästä kirjaa ja ohjaus oli todella kiitettävää sillä samalla opin myös uusia asioita kirjastosta. Kirjaston palveluita käyttämällä, henkilökunnan avulla olen nopeammin löytänyt hakemani teokset kuin olisin yksin etsiessäni löytänyt. Näin ollen olen päässyt nopeammin opiskelujen pariin kun aikaa ei ole kulunut kirjoja etsien.”

”Erityisesti kaukolainapalveluiden toimivuus on omalta osaltani helpottanut opiskeluani.”

Toki vastaajat halusivat myös lisää aineistoja ja toivoivat yliopistonkin sitoutuvan tähän resurssien jaossaan.

“Books copies, especially the reference material should be increased! The university should commit its resources toward that endeavour.”

Suuri muutos vuoteen 2008 verrattuna oli, että nyt opiskelijoista 62 prosenttia ja jatko-opiskelijoista peräti 71 prosenttia katsoi kirjaston helpottaneen aineistojen löytymistä huomattavasti. (Ks. Kuvio 2) Vuonna 2008 opiskelijoista ja jatko-opiskelijoista tätä mieltä oli vain 29 prosenttia. Kirjastossa on viime vuosina kiinnitetty erityistä huomiota kurssikirjojen parempaan saatavuuteen ja kiertämiseen, koska budjettitilanne ei mahdollista kirjojen suurempien kappalemäärien hankintaa. Nyt tämä työ tuotti kiitosta paitsi numeroina myös sanallisina kommentteina. Eräs vastaajista kirjoitti seuraavasti:

”Kirjastot ovat ensisijaisen tärkeitä varsinkin heille joilla ei ole varaa ostaa tärkeitä teoksia. Lukusalin palvelut etenkin ovat olleet toimivia ja palveluita on kehitetty asiakkaita kuunnellen. Tästä iso plussa!! Omat opiskeluni ja työnteko monen asian parissa ovat lähteneet liikkeelle usein juuri kirjaston materiaaleista ja kirjastossa. Kiitos!”

Kuvio 2. Käsitykset aineistojen löytymisen helpottamisesta vuosina 2010 ja 2008

 

Kirjasto helpottaa oman alan seuraamista

Oman tiedonalan aktiivinen seuraaminen kuuluu olennaisesti etenkin tutkijan, mutta myös opiskelijan työhön. Tutkimuksissa on usein tullut esiin (ks. esim. Tenopir et al. 2009), että tutkijat hankkivat luettavansa pääasiassa kirjastosta eivätkä enää esimerkiksi tilaa tieteellisiä lehtiä itselleen yhtä paljon kuin aiemmin. Myös kyselymme tulokset kertovat kirjaston keskeisestä asemasta tutkijoiden oman alan seuraamisessa. Peräti 79 prosenttia kaikista vastaajista katsoi kirjaston helpottaneen oman alan seuraamista joko huomattavasti (36,5 %) tai ainakin jonkin verran (42,5 %).

Oman alan seuraamisen kannalta kirjaston palvelut saivat paremmat arviot jatko-opiskelijoilta ja tutkijoilta/opettajilta kuin perustutkinto-opiskelijoita tai muilta käyttäjiltä. (Ks. Kuvio 3.) Jatko-opiskelijoissa ja tutkijoissa/opettajissa oli molemmissa ryhmissä vain kolme sellaista vastaajaa, jotka katsoivat, ettei kirjasto ole lainkaan helpottanut heidän oman alansa seuraamista. Kirjasto näyttäisi siis melko hyvin pystyneen vastaamaan tutkimustyön, mukaan lukien jatko-opiskelu, vaatimaan oman alan seuraamisen tarpeeseen.

Kuvio 3. Käsitykset siitä, kuinka kirjaston palvelut ovat helpottaneet oman alan seuraamista

Kirjaston vaikutus oman alan seuraamiseen koettiin Tampereen yliopistossa jonkin verran myönteisemmin kuin muissa yliopistoissa. Näin koettiin myös tutkijoiden ja opettajien ryhmässä. Niitä, jotka katsoivat kirjaston palvelujen parantaneen oman alan seuraamista huomattavasti, oli kuitenkin tamperelaisissa tutkijoissa ja opettajissa suhteellisesti hieman vähemmän kuin koko maassa keskimäärin.

Oman alan seuraamisessa tuotiin esiin paitsi etätyöskentelyn mahdollisuus myös lehtien lukeminen kirjastossa paikan päällä:

”Luen säännöllisesti alan lehtiä kirjastossa ja se on yksi työpisteistäni.”

Kirjaston tarjoamien e-aineistojen määrä on 2000-luvulla noussut huomattavasti (Tampereen yliopiston kirjaston toimintakertomukset) Palvelunlaatukyselyssä kysyttiin erikseen myös e-aineistoista ja asiakkaiden tyytyväisyydestä niihin. E-aineistoja koskevia tuloksia tullaan raportoimaan Bulletiinin seuraavassa numerossa joulukuussa 2010. Vaikka e-aineistot ovat huomattavasti lisänneet kirjastossa saatavilla olevan tieteellisen tiedon määrää, niiden seuraamiseen liittyy myös hankaluuksia, joita vapaamuotoisissa kommenteissa kuvattiin seuraavasti:

”Sähköiset palvelut ovat osin helpottaneet mutta osin vaikeuttaneet alani seuraamista. Laaja-alainen seuraaminen on vaikeutunut selvästi.”

”Aineistojen saatavuus on tärkeää, mutta varsinkin opiskelijoilla voi olla vaikea hahmottaa tietokannan tai elektronisen lehden asemaa tiedemaailmassa. Siispä aineistojen kuvaukset voisivat olla kattavammat.”

Opiskelijoiden ja jatko-opiskelijoiden käsitykset siitä, miten kirjaston palvelut ovat helpottaneet oman alan seuraamista, olivat muuttuneet kahdessa vuodessa aiempaa myönteisemmiksi. (Ks. Kuvio 4.) Sen sijaan tutkijoiden ja opettajien kohdalla vastaamattomien määrän lisääntyminen oli pudottanut myönteisten arvioiden osuuden 87 prosentista 84 prosenttiin, jota toki voidaan edelleen pitää korkeana. Kirjastolla on kuitenkin jatkossa syytä kiinnittää huomiota e-aineistojen parempaan esille tuontiin ja lisätä e-aineistoja koskevaa kohdennettua tiedottamista erityisesti tutkijoille ja opettajille.

Kuvio 4. Käsitykset oman alan seuraamisen helpottamisesta vuosina 2010 ja 2008.

Kirjaston palvelut tehostavat opiskelua ja työskentelyä yliopistossa

Kirjaston tarjoamilla palveluilla voidaan paitsi helpottaa myös tehostaa yliopistossa tapahtuvaa opiskelua ja työskentelyä. Kuten eräs vastaaja totesi:

Kirjaston sekä painetut että elektroniset palvelut ovat helpottaneet ja tehostaneet opiskeluani merkittävästi!”

Hän ei ollut ajatuksineen yksin: 83 prosenttia kaikista vastaajista eli 601 henkilöä katsoi kirjaston palveluiden tehostaneen heidän opiskeluaan/työskentelyään joko huomattavasti (48,5 %) tai jonkin verran (34,5 %). Niitä, joiden mielestä kirjaston palvelut eivät ole ollenkaan tehostaneet heidän opiskeluaan/työskentelyään, oli vain 20, heistä perustutkintoa suorittavia opiskelijoita yhdeksän.

Jatko-opiskelijoiden joukossa oli eniten (52 %) niitä, jotka arvioivat kirjaston tehostaneen heidän työskentelyään huomattavasti. Myös tämä tulos toi näkyviin kirjaston merkittävän roolin jatkokoulutuksen tukijana. Kirjaston resursseista huolehtiminen onkin yliopistossa hyvä keino pyrittäessä nopeuttamaan jatko-opintoja ja helpottamaan tohtoriopiskelijoiden tiedonhankintaa.

Kirjaston vaikutusta opiskelun/työskentelyn tehokkuuteen koskevat tulokset olivat hyvin samansuuntaiset Tampereella ja muissa yliopistoissa. Selvin ero näkyi varsinaisten opiskelijoiden vastauksissa: Tampereen yliopiston opiskelijat näkivät kirjaston tehostaneen opiskelua selvästi enemmän kuin muiden yliopistojen opiskelijat. (Ks. Kuvio 5.)

Kuvio 5. Käsitykset siitä, kuinka kirjaston palvelut ovat tehostaneet opiskelua/työskentelyä.

Aiemmin jo kuvattiin, miten asiakkaat arvioivat kirjaston helpottaneen aineistojen löytymistä ja oman tiedonalan seuraamista. Niilläkin on eittämättä opiskelun ja työskentelyn tehokkuutta lisääviä vaikutuksia. Tämän lisäksi kirjasto voi tukea ja tehostaa yliopistossa tapahtuvaa opiskelua, opetusta ja tutkimusta myös muilla palveluillaan. Siitä kerrottiin avoimissa kommenteissa muun muassa seuraavasti:

“It was thanks to the Library services that I understood something like Refworks. It was fantastic to learn how for instance, I could use and switch from one reference style to another.”

“Erityisen tarpeelliseksi on noussut ryhmällemme ryhmätyötilan screen, jotta kaikki näkevät mitä tietokoneen ruudulla tapahtuu.”

"Humanika has always special exhibition and informs about these via poster. So the "dead books" are filled with life. For me very good! Hope it will continue. I coped some things for my work as language teacher."

Niiden vastaajien osuus, jotka katsoivat kirjaston palveluiden tehostaneen heidän opiskeluaan tai työtehtäviään huomattavasti, oli hieman noussut vuodesta 2008 (ks. Kuvio 6). Toisaalta niitä vastaajia, jotka katsoivat kirjaston palveluiden tehostaneen opiskelua tai työskentelyä vain jonkin verran, oli nyt selvästi vähemmän kuin edellisellä kerralla. Melko monet vastaajat joko jättivät vastaamatta kysymykseen tai valitsivat vaihtoehdon ”en osaa sanoa”.

Kuvio 6. Käsitykset kirjaston vaikutuksesta opiskelun/työtehtävien tehostamiseen vuosina 2010 ja 2008.

Kirjaston palvelut parantavat opiskelun ja työtehtävien laatua

Laatu tuottaa laatua, ja laadukkaiden kirjastopalveluiden voi olettaa lisäävän tutkimuksen, opetuksen ja opiskelun laatua. Suurin osa Tampereen yliopiston kirjaston palvelulaatukyselyyn vastanneista (83 %) katsoikin, että kirjasto on parantanut heidän työtehtäviensä laatua joko huomattavasti (45 %) tai jonkin verran (38 %). Vaikka perustutkinto-opiskelijoiden joukossa oli suhteellisesti eniten niitä, jotka katsoivat kirjaston palveluiden parantaneen opiskelun laatua jollakin tapaa, jatko-opiskelijoista yli puolet katsoi kirjaston vaikutuksen huomattavaksi. Jatko-opiskelijoiden sekä tutkijoiden ja opettajien ryhmissä Tampereella ja kaikissa yliopistoissa saadut tulokset olivat hyvin lähellä toisiaan. Sen sijaan perustutkinto-opiskelijoiden ja muiden vastaajien joukossa Tampereen yliopiston kirjaston palveluiden vaikutus laatuun arvioitiin selvästi paremmaksi kuin yliopistoissa keskimäärin. (Ks. Kuvio 7.)

Kuvio 7. Käsitykset siitä, kuinka kirjaston palvelut ovat parantaneet työtehtävien/opiskelun laatua

Vaikka moni vastaaja arvioikin kirjaston palvelujen vaikuttaneen myös oman opiskelunsa tai työtehtäviensä laatuun, missään vapaamuotoisessa kommentissa ei siihen varsinaisesti viitattu. Koska tutkimustekstin pitää yltää tiettyyn tasoon, jotta se julkaistaan, epäsuora viittaus kirjaston laatua parantavaan vaikutukseen voi olla seuraava toteamus:

”De har hjälpt mig att publicera min text.”

Joissakin kommenteissa annettiin tunnustusta myös kirjaston omalle laadulle.

”Hienoa, että meillä on hyvä ja tasokas, luotettava tiedonhakupaikka, kiitos! ”

Perustutkinto- ja jatko-opiskelijoiden joukossa arviot siitä, että kirjasto vaikuttaa heidän opiskelujensa laatuun huomattavasti, olivat lisääntyneet vuodesta 2008, tutkijoiden ja opettajien joukossa taas vähentyneet. (Ks. Kuvio 8.) Vaikka niitä, jotka arvioivat, ettei kirjaston palveluilla ole mitään vaikutusta heidän oman työnsä laatuun, oli nyt vähemmän kuin aiemmin (tutkijoissa ja opettajissa vain kaksi), niin melko moni jätti vastaamatta tähänkin kysymykseen tai valitsi vaihtoehdon ”en osaa sanoa”.

Kuvio 8. Käsitykset kirjaston vaikutuksesta työskentelyn/opiskelun laadun parantamiseen vuosina 2010 ja 2008

Kirjaston palvelut edistävät myös uusien ideoiden syntymistä

Yliopisto on ympäristö, jossa syntyy uusia ideoita ja tuotetaan uutta tietoa.

Melkein kaksi kolmasosaa (63 %) palvelunlaatukyselyyn vastanneista koki, että kirjastolla on rooli myös uusien ideoiden syntymisessä. Jatko-opiskelijat sekä tutkijat ja opettajat arvioivat kirjaston palveluiden edistäneen uusien ideoiden syntymistä enemmän kuin perustutkinto-opiskelijat ja muut käyttäjät. Jatko-opiskelijoista melkein joka kolmas katsoi kirjaston vaikutuksen olleen huomattava. Kaikissa vastaajaryhmissä Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjät arvioivat kirjaston palvelujen edistäneen uusien ideoiden syntymistä hieman useammin kuin kaikkien yliopistokirjastojen käyttäjät keskimäärin. Tutkijoiden ja opettajien ryhmässä tamperelaiset valitsivat kuitenkin vaihtoehdon ”huomattavasti” hieman harvemmin kuin muiden yliopistojen tutkijat ja opettajat. (Ks. Kuvio 9.)

Kuvio 9. Käsitykset siitä, kuinka kirjaston palvelut ovat edistäneet uusien ideoiden syntymistä.

Kirjasto voi omalta osaltaan edistää uuden tiedon tuottamista ja uusien ideoiden syntymistä mahdollistamalla pääsyn erilaisiin tietoaineistoihin. Käyttäjien arviot siitä, miten kirjasto tarjoaa pääsyn jo olemassa olevaan tietoon, olivat varsin myönteiset ja niitä on kuvattu jo artikkelin alussa. Kirjasto voi edistää uusien ideoiden syntymistä myös tarjoamalla innovatiivisen ja miellyttävän työskentely-ympäristön joko kirjastotiloissa tai virtuaalisessa maailmassa. Kirjastoympäristön positiivista vaikutuksista kerrottiin myös seuraavasti:

”Kirjasto on virkistänyt ja virkistää minua päivittäin väsyttävän opiskelun keskellä.”

”Mahdollistaneet etätyöskentelyn ja ’tutkijan vapauden’."

Eräs vastaaja pohti kirjastoympäristön vaikutusta muistelemalla Erasmus-vaihtovuotensa kirjastokokemuksia:

”Tarjonneet viihtyisiä tiloja työskennellä ja opiskella ihmisten keskellä yksinäisen kotiaherruksen vastapainoksi... Vietettyäni lukukauden Erasmus-vaihto-opiskelijana [X:ssä] olen osannut arvostaa yliopistokirjastoamme entistä enemmän. [X:ssä] kirjasto toimi siten, että opiskelija etsi paikallisesta Tamcatista haluamansa teoksen, pyysi tiskillä virkailijaa noutamaan sen, ja odotteli kunnes opus ilmestyi tiskille lainattavaksi. Ihan pimeä systeemi. Ei ihme, että olin omilla kursseillani yksi ainoista, jotka vaivautuivat tutkimaan tieteellisiä opuksia. Lisäksi kirjaston tekee mielestäni se, että asiakkaalla on mahdollisuus fyysisesti vaellella kirjojen keskellä, ihmetellä niiden määrää ja selailla kaikkea käsiin osuvaa. Asiointi Linnassa on pelkkää elämysmatkailua [X:n] "kirjasto"-kokemukseen verrattuna."

Niiden vastaajien osuus, jotka kokivat kirjastopalveluiden edistäneen uusien ideoiden syntymistä, oli hieman pudonnut vuodesta 2008. Samalla oli kuitenkin pudonnut myös niiden osuus, jotka katsoivat, ettei kirjastolla ole ollenkaan vaikutusta uusien ideoiden syntymiseen. Suuri osa vastaajista (käyttäjäryhmästä riippuen 10 % -12 %) jätti vastaamatta tähän kysymykseen tai valitsi ”en osaa sanoa” –vaihtoehdon (käyttäjäryhmästä riippuen 6 % - 20 %). (Ks. Kuvio 10.)

Kuvio 10. Käsitykset kirjaston vaikutuksesta uusien ideoiden syntymiseen vuosina 2010 ja 2008.

Yhteenveto

Palvelunlaatukyselyn tulokset kertovat selvästi, että kirjaston palveluilla koetaan olevan myönteinen vaikutus opiskeluun ja työskentelyyn yliopistossa (ks. Kuvio 11). Eniten kirjaston palveluiden koettiin parantaneen aineistojen löytymistä. Perustutkinto-opiskelijoiden vastauksissa näkyi selvästi myös kirjaston myönteinen vaikutus opiskelun tehostumiseen ja laatuun. Jatko-opiskelijoiden sekä tutkijoiden ja opettajien vastaukset olivat hyvin samankaltaisia. Molemmille ryhmille kirjaston palveluilla oli tärkeä merkitys myös oman alan seuraamisen ja uusien ideoiden syntymisen kannalta. Pienimmäksi kirjaston vaikuttavuus jäi ryhmän ”muut” vastauksissa, joskin tähänkin ryhmään kuuluvat kokivat kirjaston vaikutuksen useimmiten myönteiseksi. Kirjaston merkitys ei kuitenkaan ollut heille yhtä suuri kuin mitä se oli opiskelijoille, opettajille ja tutkijoille, joille kirjasto on yliopistossa välttämätön ja kriittinen menestystekijä.

Kuvio 11. Kirjaston palveluiden vaikutuksien kokeminen myönteiseksi.

 

Vaikka kaikissa yliopistoissa saadut tulokset olivat hyvin samansuuntaisia, niin pääsääntöisesti Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjät arvioivat kirjaston palvelujen vaikuttavuuden jonkin verran suuremmaksi kuin kaikkien yliopistokirjastojen asiakkaat keskimäärin. Selvimmät erot näkyivät perustutkinto-opiskelijoiden arvioinneissa: tamperelaiset opiskelijat antoivat kirjastopalveluille muita positiivisempia arvioita. Myös tamperelaiset jatko-opiskelijat näkivät kirjaston vaikutuksen huomattavaksi muita useammin, sen sijaan tutkijat ja opettajat hieman harvemmin. Tampereen yliopiston kirjastossa onkin jatkossa kiinnitettävä aiempaa enemmän huomiota tutkijoille ja opettajille suunnattaviin kirjastopalveluihin.

Verrattaessa nyt saatuja tuloksia kevään 2008 tuloksiin havaittiin selvää nousua siinä, miten opiskelijat ja jatko-opiskelijat arvioivat kirjaston helpottaneen aineistojen löytymistä. Monissa kohdin positiivisten vastausten määrässä ei kuitenkaan ylletty aivan vuoden 2008 tasolle, vaikka negatiiviset vastaukset (”kirjaston palvelut eivät ole lainkaan helpottaneet/ parantaneet/ edistäneet…”) olivatkin vähentyneet. Tällä kertaa kyselyyn vastanneista noin 10 prosenttia jätti vastaamatta vaikuttavuutta koskeviin kysymyksiin, mikä on selvästi enemmän kuin edellisellä kerralla. En osaa sanoa –vaihtoehdon valinta vaihteli käyttäjäryhmästä ja kysymyksestä riippuen yhdestä prosentista (esim. kirjastopalvelut helpottaneet aineistojen löytymistä/opiskelijat ja jatko-opiskelijat) 20 prosenttiin (kirjastopalvelut edistäneet uusien ideoiden syntymistä/opiskelijat).

Kirjastopalveluiden vaikuttavuutta koskevat kysymykset saatetaan kokea hankaliksi tai kirjastopalvelut niin itsestään selviksi, että niiden merkityksen huomaisi vasta silloin, jos ne puuttuisivat tai rapautuisivat. Kirjaston on syytä lisätä omista palveluistaan kertomista ja sen tekemistä näkyväksi, mikä vaikutus kirjastopalveluilla yliopistossa on opiskelun, opetuksen ja tutkimuksen mahdollistajana. Seuraavan kyselyn tavoitteeksi voidaan asettaa sekä vastaamattomien ja ”en osaa sanoa” –vaihtoehdon valitsevien vastaajien määrän väheneminen että vielä nykyistäkin suurempi myönteisten vastausten osuus.

Kirjaston myönteisen vaikutuksen kokeminen edellyttää luonnollisesti hyviä ja toimivia kirjastopalveluita. Ne eivät synny ilmaiseksi eivätkä ilman työtä. Ne vaativat myös yliopistolta selvää resursointia ja kirjastoon panostamista. Kirjaston jo nyt hankkimien tietoaineistojen hinnat nousevat koko ajan samalla kun kirjastonkäyttäjät haluavat kirjaston hankkivan uusia, joskus hyvinkin kalliita aineistoja. Kirjastossa tehtävä työ ei häviä eikä edes vähene vaan muuttuu entistä vaativammaksi asiantuntijatyöksi. Nyt toteutetun palvelunlaatukyselyn tulokset osoittavat, että tutkimuksen, opetuksen ja opiskelun vahvistamisessa yliopistossamme tarvitaan myös kirjaston tarjoamaa asiantuntijuutta.

16.9.2010

Mirja Iivonen,
ylikirjastonhoitaja

Lähteet

Iivonen M. (2008). Käyttäjät sen kertovat: Kirjastopalveluilla on vaikuttavuutta. Kirjaston verkkolehti Bulletiini 4/2008.

Partanen M. (2010). Asiakastyytyväisyyttä kartoitettiin valtakunnallisesti – Tampereen yliopiston kirjaston tulokset. Kirjaston verkkolehti Bulletiini 2/2010.

Tampereen yliopiston kirjasto. Toimintakertomukset 2001–2009.

Tenopir C., King D.W., Edwards S. & , Lei Wu L.(2009). Electronic Journals and Changes in Scholarly Article Seeking and Reading Patterns. Aslib Proceedings: New Information Perspectives, 61 (1) 5-32.

 

Opetuksen kehittämiseen panostaminen kannattaa: kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010

Tiedonhankintataitojen opetuksesta saatu palaute on keskeisessä roolissa opetuksen kehittämisessä. Systemaattisesti kerättyjen kurssipalautteiden lisäksi laajemmat kyselyt, kuten Kirjastojen kansallinen asiakaskysely keväällä 2010, antavat yleisesti tietoa, miten tärkeänä asiakkaat pitävät opetusta ja miten hyvin siinä on heidän mielestään onnistuttu. Kansallinen käyttäjäkysely toteutettiin maaliskuussa kahden viikon aikana avoimena verkkokyselynä, johon kaikkia kirjaston asiakkaita pyydettiin vastaamaan.

Kyselyssä asiakkaat arvioivat tiedonhankinnan opetusta seuraavilla väittämillä

  • Kirjasto tarjoaa riittävästi tiedonhankinnan opetusta
  • Kirjaston tarjoama tiedonhankinnan opetus on kehittänyt tiedonhankintataitojani

Näihin kysymyksiin vastaajia oli kaikkiaan 728. Asiakkaat arvioivat palvelujen onnistumista asteikolla 1-5 (1=erittäin heikko, 5= erittäin hyvä). Samanlainen kysely tehtiin myös vuonna 2008, joten tuloksia voitiin vertailla keskenään.

Arviot opetuksesta kohentuneet

Taulukko 1. Kirjaston onnistuminen tarjolla olevan opetuksen riittävyydessä ja sen vaikutuksessa tiedonhankintataitojen kehittymiseen.

Asiakkaiden arviot molemmissa väittämissä olivat parantuneet vuodesta 2008 (Taulukko 1.). Erityisesti opetuksen arvioitu vaikutus tiedonhankintataitojen kehittymiseen oli selvästi kohentunut. Vuonna 2010 keskiarvo oli 3,8 eli ”hyvä”, kun vuonna 2008 vastaava luku oli 3,4. Jo vuoden 2008 kyselyn pohjalta kiinnitettiin huomiota tiedonhankintataitojen kehittämiseen eli opetuksen tavoitteena ei voi olla pelkän faktatiedon jakaminen, vaan tiedonhankinnan taitojen sisäistäminen (Lehto A et al., 2008).

Opetukseen onkin kirjastossa panostettu jatkuvasti yhä enemmän. Kirjaston henkilökunta on osallistunut pedagogiseen koulutukseen ja erilaisia opetusmenetelmiä on kehitetty ja sovellettu.

Tiedonhankinta edellyttää myös oppijalta aktiivisuutta ja pitkäjänteisyyttä. Tiedonhakutekniikat ja muutamien tuttujen tiedonlähteiden käyttö eivät yksin riitä informaatiolukutaidon edistämiseen, vaan tavoitteena on elinikäinen oppiminen ja omatoiminen perehtyminen jatkuvasti uudistuviin tiedonlähteisiin. Opetuksen näkökulmasta tällainen tavoite voidaan saavuttaa hitaasti, mutta kyselyn tulokset ovat rohkaisevia. Myös kyselyn avoimissa kommenteissa kirjaston opetus sai kiitosta.

“Tiedonhankinnan kurssit ovat olleet todella tasokkaita.”

“ Tiedonhankintataitojen opetus on ollut sopivaa ja sitä on riittävästi.”

 “I took the information-seeking course provided by the library last year, and I think it was very helpful. “

Jatko-opiskelijat tyytyväisimpiä opetukseen

Arvioivatko eri käyttäjäryhmät tiedonhankinnan opetuksen onnistumista eri lailla? Tätä selvitettiin tarkastelemalla tuloksia neljän käyttäjäryhmän mukaan:

  • opiskelijat (sisältää alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa suorittavat)
  • jatko-opiskelijat
  • tutkijat, lehtorit (sisältää myös muut opettajat ja professorit)
  • muut asiakkaat

Taulukko 2. Eri asiakasryhmien arviot onnistumisesta opetuksen riittävyydessä ja vaikutuksessa tiedonhankintataitojen kehittymiseen.

Käyttäjäryhmät ovat erisuuruisia, mikä täytyy huomioida vastauksia tulkitessa. Lukumäärältään suurin käyttäjäryhmä, opiskelijat, oli kummassakin väittämässä Muut asiakkaat –ryhmän ohella kriittisin, vaikka heidänkin arvionsa olivat keskiarvoltaan hyviä (Taulukko 2). Parhaan arvioinnin kirjasto sai jatko-opiskelijoilta. Jatko-opiskelijat arvioivat onnistumisen sekä opetuksen riittävyydessä (4,3) että sen vaikutuksessa omien tiedonhankintataitojen kehittymiseen (4,1) muita asiakasryhmiä paremmaksi. Nämä lukemat olivat Tampereen yliopiston kohdalla korkeammat kansalliseen jatko-opiskelijoiden tasoon nähden.

Voisi ajatella, että jatko-opiskelijat ovat opinnoissaan vaiheessa, jossa tiedonhankintataitojen tarpeellisuus ja hyöty näkyvät hyvin konkreettisesti ja omakohtaisesti. Tiedonhankinta kytkeytyy jatkuvana prosessina läheisesti tutkimustyöhön, ja tehokkaat tiedonhakutaidot edistävät työskentelyä. Näin ollen he myös todella arvostavat saamaansa opetusta.

Muutamassa avoimessa kommentissa toivottiin lisää tiedonhankintataitojen opetusta tutkijoille, jatko-opiskelijoille ja opettajille, mihin pyritään myös jatkossa kiinnittämään huomiota.

”Tutkijan tai muun työntekijän joka on tullut toisesta yliopistosta (ja käynyt sikäläiset "kirjastokurssit" mahdollisesti aiemmin) on vaikea tietää mitä mahdollisuuksia ja tiedonhankkimismuotoja kirjasto täällä tarjoaa ja miten ne on saatavilla. Tiedon ikään kuin oletetaan jo olevan hallussa.”

Joissakin kommenteissa toivottiin lisää kaikille avoimia koulutustilaisuuksia ja niistä tehokasta tiedottamista. Kaikille avoimia koulutuksia järjestetään kirjastossa säännöllisesti ja koulutuksista tiedottamista on pyritty tehostamaan esimerkiksi laitosyhteistyön kautta postituslistoilla. Opiskelijoiden tiedonhankintataitojen opetushan on monelta osin pakollista, joten tiedotus hoituu myös opetusohjelman muun sisällön kautta.

Todellinen tarve motivoi oppimista

Oppimista motivoi parhaiten todellinen tarve tiedonhankintaan. Myös tässä kyselyssä saatiin useita avoimia kommentteja opetuksen ajoittamisesta, ja opintojen sijoittamiseen mahdollisimman otolliseen aikaan (opintojen aloitus, kandi- ja graduvaihe) onkin kattavasti pyritty.

”Totuus lienee se, että tiedonhankintataitoja omaksuu parhaiten sitten, kun asia on ajankohtainen omalla kohdalla, eli kandi- ja gradutöiden ollessa käynnissä tai väitöstutkimuksen alussa.”

Toisaalta mielipiteet otollisimmasta ajasta voivat vaihdella, kuten kyselyn sanallisista kommenteista näkyy. Kirjastolle suunnatuissa kommenteissa näkyi myös opetukseen osallistuvien omien opiskeluaikataulujen yhteensovittamattomuus.

”Tiedonhankintaopetuksesta olisi enemmän hyötyä kandivaiheessa kuin ensimmäisenä vuonna.”

”Elektronisten aineistojen haku on välillä hieman kinkkistä vaikka olenkin käynyt tiedonhakukurssin (3. opiskeluvuonna). Sellainen kurssi olisi hyvä järjestää jo ihan ensimmäisen vuoden opiskelijoille, jotta saisivat heti opiskelujen alkuun käsityksen mitä kaikkea kirjastossa on tarjolla.”

”Käytön oppii ajan kanssa, mutta jos sitä alkaa harjoittelemaan vasta siinä vaiheessa kun kerää aineistoa kandiin/graduun, menettää varmasti hermonsa.”

Informaatiolukutaitoa opetetaan ja opitaan yhteistyönä. Laitosten opettajien kannustus tietokantojen käyttöön opetusohjelman puitteissa edistää opittujen taitojen harjaantumista ja motivaatiota tiedonhankintaan.

”Kirjastossa tuntuisi olevan kaikki resurssit kohdallaan, mutta kokonaisuus täydentyisi, jos opettajat ohjaisivat aktiivisesti käyttämään erityisesti elektronisia aineistoja. Tiedonhankinnan perusteet -kurssi oli hyvä, mutta jos siellä saatuja tietoja/taitoja ei harjoita aktiivisesti, unohtaa nopeasti Nellin ja kirjaston tarjoamat mahdollisuudet.”

Kirjastossa pidetään tärkeänä yhteistyötä tiedekuntien ja laitosten kanssa, ja jo toimivien suhteiden lisäksi ollaan aina avoimia yhteistyölle. Tähän liittyen kyselyssä saatiin myös joitain kommentteja.

“Aitoa yhteistyötä opettajien kanssa opetukseen ja oppimisen tukemiseen, kiitos.”

“Lämpimät kiitokset hienosta yhteistyöstä opiskelijoidemme tiedonhakukoulutuksessa.”

“Olen hyvin tyytyväinen räätälöityihin tiedonhankintakoulutuksiin opiskelijoille.

Kirjaston vuonna 2010 päivitetyssä strategiassa on kirjattuna tavoite opiskelun ja oppimisen tukemisesta kytkemällä informaatiolukutaito yliopisto-opiskelun eri muotoihin ja prosesseihin. Opiskelijan oman jatkuvan oppimisen tukemiseen ja eri opiskelumuotojen hyödyntämiseen tähtäävät myös kirjaston tarjoamat, itseopiskelun verkossa mahdollistavat oppimateriaalit ja oppaat sekä erilaisten kurssimuotojen tarjoaminen. Oppaista saatiin avoimissa vastauksissa muutama toive, ja niitä löytyykin jo sekä suomeksi että englanniksi kirjaston kotisivuilta. Kurssimuodoista lähiopetuksen lisäksi on tarjolla esimerkiksi osaamistestit, jotka huomioitiin kyselyssäkin.

”Upeaa, että tiedonhankinnan perusopinnot voi suorittaa verkossa osaamistestinä! ”

Oppimisen tukena on Tertiossa ja Humanikassa käytössä myös Tilaa informaatikko –palvelu, jossa saa henkilökohtaista ohjausta ja tukea omaan tiedonhankintaansa.

Kuilut kertovat onnistumisesta resurssien kohdentamisessa

Palvelujen onnistumisen lisäksi asiakkaat arvioivat kyselyssä, miten tärkeänä pitävät kyseistä palvelua. Tavoitteena on luonnollisesti panostaa erityisesti palveluihin, jotka ovat asiakkaiden mielestä tärkeitä. Tärkeyttä arvioitiin kyselyssä samalla asteikolla kuin onnistumista eli 1-5 (1=ei lainkaan tärkeä, 5=erittäin tärkeä). Vertaamalla kyselyn tuloksia opetuksen tärkeydessä ja onnistumisessa saadaan selville, missä on mahdollisesti niiden välillä huomioitavia kuiluja eli mihin pitäisi panostaa enemmän. Toisaalta, jos asiakkaiden arvio jonkin palvelun tärkeydestä on pienempi kuin sen onnistumisluku, on palveluun panostettu liikaa. Muissa kyselyissä on tutkittu myös ns. paremmuuskuiluja (superiority gap), jolloin on tärkeyden sijasta vertailtu asiakkaan palveluun kohdistamia odotuksia todelliseen havaittuun tasoon (Raatikainen et al, 2009).

Alla olevassa taulukossa (Taulukko 3) on vertailtu kuiluja Tampereen yliopiston kirjaston ja muiden yliopistokirjastojen välillä. Keskiarvot yliopistokirjastoissa ovat hyvin samansuuntaiset.

Taulukko 3. Opetuksen riittävyyden ja vaikuttavuuden tärkeyden ja onnistumisen väliset kuilut Tampereen yliopiston kirjastossa ja kaikissa yliopistokirjastoissa.

Käyttäjäryhmittäin opetusta on kaikilla ryhmillä Tampereen yliopistossa riittävästi, mutta opiskelijoiden arvio väitteestä ”Kirjaston tarjoama tiedonhankinnan opetus on kehittänyt tiedonhankintataitojani” on hieman negatiivinen eli siinä on asiakasryhmittäin erottelevin kuilu (Taulukko 4).

Taulukko 4. Opetuksen vaikuttavuuden tärkeyden ja onnistumisen väliset kuilut eri asiakasryhmissä.

Opiskelijoiden mielestä tiedonhankintataitojen kehittäminen on siis tärkeää (keskiarvo 4), mutta opetuksessa ei ole onnistuttu aivan yhtä hyvin (keskiarvo 3,8). Kuilu tärkeyden ja onnistumisen välillä on merkitsevyydeltään hyvin pieni, joten näihin lukemiin voidaan todella olla tyytyväisiä. Kyselyn vapaissa vastauksissa oli myös useita kommentteja siitä, että tärkeyden ja onnistumisen erottaminen toisistaan on vaikeaa.

Lopuksi

Vuosien 2008 ja 2010 asiakaskyselyjä vertailtaessa voidaan nähdä, että opetus- ja opiskelumenetelmiin sekä kirjaston opetushenkilökunnan osaamiseen panostaminen on tuottanut tulosta. Arviot ovat kohentuneet entisestään. Asiakkaiden arviot opetuksen tärkeydestä ja siinä onnistumisesta ovat hyvin samansuuntaisia: panostus on kohdistettu oikealla tavalla.

Kyselystä saa käsitystä, miten asiakkaat yleisesti arvioivat opetusta. Samalla on hyvä pitää mielessä kyselyn rajoitukset. Vastaajamäärä ei kata kaikkia kirjaston opetukseen osallistuneita. Kyselyyn on myös voinut vastata, vaikka ei olisi koskaan osallistunut kirjaston opetukseen. Opetuksista kerätäänkin erilliset laajemmat kurssikohtaiset palautteet, jotka ensisijaisesti kertovat yksittäisten kurssien onnistumisesta tiedonhankintataitojen opetuksessa.

Kyselyn kautta saatu palaute otetaan huomioon opetuksen sisällön ja menetelmien suunnittelussa ja erityisesti tulevana syksynä Tampereen yliopiston kirjaston opetuksen laatujärjestelmäkuvausta päivitettäessä vuosille 2011-2012.

16.9.2010

Paula Nissilä,
informaatikko, Terveystieteiden osastokirjasto,

Sisko Sallama,
informaatikko, Humanistis-kasvatustieteellinen osastokirjasto ja

Johanna Tevaniemi,
informaatikko, Tietopalvelu

Lähteet

Kirjaston opetuksen laatujärjestelmäkuvaus. Tampereen yliopiston kirjasto. 2007, päivitetty 2009

Lehto, Anne & Sallama, Sisko & Tuhkio, Maritta. Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: tiedonhankinnan opetuksen oikea ajoitus tärkeää. Bulletiini 3/2008.

Raatikainen, Matti & Leskinen, Riitta-Liisa & Nieminen, Saija & Nygren, Ulla & Hindersson-Söderholm, Tua. Kirjastopalveluja kehitetään asiakasta kuunnellen. Signum 1/2009

Tampereen yliopiston kirjaston strategia vuosille 2010-2015.

 

Kansallinen asiakaskysely: Tiedottamisen suurin haaste verkkosivujen ja -palveluiden käyttäjäystävällisyys

Keväällä 2010 toteutettiin kirjaston käyttäjäkysely, jonka tuloksia tarkastellaan tässä artikkelissa kirjaston viestinnän näkökulmasta. Vuosina 2005 ja 2008 kirjastossa tehtiin samansisältöiset käyttäjäkyselyt. Tuloksista on raportoitu Bulletiiniin aikaisemmissa numeroissa.

  • Palvelunlaatukysely 2005: Tehoa tiedottamiseen (Ahtola, Anneli & Partanen, Marianne) 
  • Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: asiakkaat toivovat kohdennettua tiedotusta ja toimivampia verkkosivuja (Partanen, Marianne)

Tiedottaminen paranee askel askeleelta

Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjät antavat kirjaston tiedotuksen keskiarvoksi 3,9, joka on valtakunnallisesti tarkasteltuna hieman parempi kuin yliopistokirjastojen tiedotuksen keskiarvo (3,8).

Tarkasteltaessa käyttäjien antamia arvosanoja kirjaston tiedotukselle käyttäjäryhmittäin, on havaittavissa että Tampereen yliopiston kirjaston kaikkien käyttäjäryhmien antamat arvosanat ovat hieman parempi kuin yliopistokirjastossa keskimäärin (kuvio 1). Tampereen yliopistossa kaikkein tyytyväisimpiä kirjaston tiedotukseen ovat jatko-opiskelijat, joka poikkeaa valtakunnallisesta tarkastelusta, jossa tyytyväisimpiä yliopistokirjastojen tiedotukseen ovat opettajat ja tutkijat. Tyytymättömämpiä kirjastojen tiedotukseen ovat niin Tampereen yliopiston kirjastossa kuin yliopistokirjastoissa opiskelijat.

Kuvio 1: Käyttäjien antamat arvosanat kirjaston tiedotuksesta Tampereen yliopiston kirjastossa ja yliopistokirjastoissa (minimiarvo 1, maksimiarvo 5)

Käyttäjäkyselyn toistuessa samankaltaisen muutaman vuoden välein, tarjoavat sen tulokset mahdollisuuden tarkastella kirjaston viestinnän kehittymistä pidemmällä aikavälillä. Tarkasteltaessa tuoreen kyselyn arvosanoja vuonna 2008 tehdyn käyttäjäkyselyn arvosanoihin, on kirjaston tiedotuksen arvosana hieman parantunut. Vuoden 2008 arvosana Tampereen yliopiston kirjaston tiedotukselle oli 3,7, kun nyt se on edellä mainittu 3,9. Käyttäjäryhmittäin tarkasteltaessa nähdään, että kaikkien muiden kuin opettajien ja tutkijoiden osalta arvosanat ovat nousseet (kuvio 2). Eniten tyytyväisyys on kasvanut opiskelijoiden ja kirjaston muiden asiakkaiden kohdalla. Opettajien ja tutkijoiden antama arvosana on pysynyt samana.

Kuvio 2: Käyttäjäryhmien antamat arvosanat kirjaston tiedotuksesta vuosina 2008 ja 2010 (minimiarvo 1, maksimiarvo 5)


Johtopäätöksenä parin vuoden takaiseen tutkimukseen voidaan todeta, että kirjaston tiedotus vastaa yhä hyvin asiakkaiden odotuksiin. Tietyille käyttäjäryhmille suunnattua tiedotusta on onnistuttu parantamaan edellisen kyselyn tuloksiin verrattuna. Vuoden 2008 kyselyn tulokset toivat voimakkaasti ilmi asiakkaiden toiveen kohdennetusta tiedottamisesta. Sähköpostitse tapahtuva tiedottaminen on jatkunut muun muassa Kirjastouutiset -uutiskirjeen avulla. Käyttöön on myös otettu RSS-syötteet kirjaston ajankohtaisten uutisten seuraamiseen ja esimerkiksi kirjaston blogi, joka tuo mahdollisuuden vuorovaikutteiseen viestintään. Yliopiston laitoksille suunnattu tiedottaminen on aktivoitunut kirjaston laitosyhdyshenkilötoiminnan myötä. Kirjasto on järjestänyt myös erityisiä teemapäiviä yliopiston tiloissa, joissa kirjaston henkilökunta on jalkautunut yliopistotiloihin esittelemään muun muassa elektronisia aineistoja. Kirjaston kokoelmia, niin painettuja kuin elektronisia aineistoja, on pyritty markkinoimaan kirjaston käyttäjille tehokkaammin. Käyttöön on otettu muun muassa LibraryThing-pohjainen uutuusluettelo ja elektronisten aineistojen painetut esitteet on uudistettu. Kirjaston viestintä ja tiedotus on aktiivisesti pyrkinyt vastaamaan käyttäjien tarpeisiin, pysymään ajassa mukana ja kehittämään viestintää asiakkaiden tarpeet huomioiden.

Asiakkaiden toiveessa käyttäjäystävällisemmät verkkosivut ja -palvelut

Kirjaston verkkosivujen käyttö on aktiivista. Viikoittain kirjaston verkkosivuja käytti 37 % vastanneista. Muutaman kerran kuukaudessa käyttäjiä oli 19 % vastaajista. Päivittäisiä kirjaston verkkosivujen käyttäjiä oli 7 %. Verkkosivujen kävijämäärää voidaan kirjastossa seurata myös verkkosivujen kävijälaskurin mukaan. Laskurin mukaan verkkosivujen käyttö on aktiivisinta syyslukukaudella syys-marraskuussa.

Tarkasteltaessa Tampereen yliopiston kirjaston verkkosivuja ja verkkoviestintää kirjaston asiakkaat antavat arvosanaksi 3,7, joka on valtakunnallisesti tarkasteltuna hieman parempi kuin yliopistokirjastojen keskiarvo (3,6).

Tarkasteltaessa käyttäjien antamia arvosanoja kirjaston verkkosivuille käyttäjäryhmittäin, on havaittavissa että lähes kaikkien käyttäjäryhmien arvosanat ovat hieman parempi kuin yliopistokirjastossa keskimäärin (kuvio 3). Kaikkien tyytyväisimpiä kirjaston verkkoviestintään ovat jatko-opiskelijat, joiden antama keskiarvo 0,2 yksikköä parempi kuin yliopistokirjastoissa keskimäärin. Kirjaston muiden asiakkaiden antama arvosana vastaa yliopistokirjastojen keskiarvoa. Tämä käyttäjäryhmä on tyytymättömin Tampereen yliopiston kirjaston verkkosivuihin.

Kuvio 3 Käyttäjien antamat arvosanat kirjaston verkkoviestinnälle Tampereen yliopiston kirjastossa ja yliopistokirjastoissa (minimiarvo 1, maksimiarvo 5)


Tarkasteltaessa verkkoviestinnän arvosanoja vuonna 2008 tehdyn käyttäjäkyselyn arvosanoihin, on kirjaston verkkosivujen arvosana hieman parantanut. Vuoden 2008 arvosana Tampereen yliopiston kirjaston tiedotukselle oli 3,6, kun vuonna 2010 se on edellä mainittu 3,7. Käyttäjäryhmittäin tarkasteltaessa (kuvio 4) havaitaan sekä jatko-opiskelijoiden että opettajien ja tutkijoiden antamien arvosanojen nousseen. Jatko-opiskelijoiden antama arvosana kirjaston verkkosivuista on vuodesta 2008 vuoteen 2010 noussut peräti 0,5 yksikköä. Opiskelijat ovat kirjaston verkkosivuihin yhtä tyytyväisiä kuin vuonna 2008. Muiden asiakkaiden osalta arvosana on hieman pudonnut.

Kuvio 4: Käyttäjäryhmien antamat arvosanat kirjaston verkkoviestinnästä vuosina 2008 ja 2010 (minimiarvo 1, maksimiarvo 5)

 

Kuiluanalyysin avulla tuloksia tarkasteltaessa voidaan kuitenkin todeta, etteivät asiakkaiden odotukset kirjaston verkkoviestinnästä ja heidän kokemuksensa verkkoviestinnän onnistumisesta täysin kohtaa. Odotusten ja kokemuksen välinen kuilu on Tampereen yliopistossa verkkoviestinnän osalta 0,8, joka on sama kuin yliopistokirjastoissa valtakunnallisesti. Vuoden 2008 käyttäjäkyselyn avoimissa kommenteissa kirjaston verkkosivujen käytettävyys aiheutti tyytymättömyyttä. Kirjaston verkkosivut uudistettiin edellisen kerran vuoden 2007 aikana. Uuden vuoteen 2015 asti ulottuvan kirjaston strategian mukaisesti sivuja kehitetään kuluvan strategiakauden aikana. Tavoitteeksi on asetettu kirjaston verkkosivujen kehittäminen ja uudistaminen asiakaslähtöisesti viimeistään vuonna 2012. Myös yliopiston tasolla tapahtuva verkkosivujen yhdenmukaistaminen tuo koko yliopiston verkkosivuston ilmeelle yhdenmukaisemman ulkoasun ja toivottavasti selkeyttää osaltaan sivujen käytettävyyttä (Lisätietoja: Yliopiston graafinen ilme ja verkkosivut uudistuvat). Yliopiston tuottaman valmiin sivupohjan ja graafisen ilmeen myötä kirjastolla on mahdollisuus tulevina vuosina keskittyä pohtimaan verkkosivujensa sisältöä yhdessä käyttäjien kanssa. Verkkosivujen lisäksi myös kirjaston tarjoamien verkkopalveluiden, kuten Nelli-portaalin, käytettävyyttä toivottiin selkeämmäksi ja käyttäjäystävällisemmäksi.

Käynnissä olevan strategiakauden aikana kirjasto kehittää palvelujaan vuorovaikutuksessa keskeisten asiakasryhmien kanssa, joten asiakaslähtöisyys verkkoviestinnän ja -palveluiden kehittämisessä tulee varmasti olemaan avainasemassa.

16.9.2010

Marianne Partanen,
tiedottaja, sisäiset palvelut

 

Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: Henkilökunnan osaaminen ja asiantuntijuus

Tampereen yliopiston kirjaston uuden henkilöstösuunnitelman Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö visiona on, että ”kirjaston toimivuus perustuu asiantuntevaan henkilökuntaan ja innovatiiviseen palvelukulttuuriin”. Ikonen ja Valovirta ovat kirjoittaneet henkilöstösuunnitelmasta tarkemmin tämän Bulletiinin numeron artikkelissa.

Myös kirjaston strategia vuosille 2010-2015 korostaa henkilökunnan osaamisen merkitystä. Visionsa mukaisesti kirjasto haluaa profiloitua luotettavaksi tieteellisen tiedon välittäjäksi ja asiantuntijaksi. Yksi kirjaston strateginen päämäärä on asiantuntijaorganisaation, työympäristön ja johtamisen kehittäminen. Strategiassa osaaminen on myös nostettu kriittiseksi menestystekijäksi.

Kirjaston henkilökunnan osaamisen kehittäminen ei kuitenkaan ole itseisarvo vaan osaamista kehitetään asiakkaita varten; jotta asiakkaille pystytään tarjoamaan entistä laadukkaampia palveluja. Tässä artikkelissa tarkastellaan kirjaston käyttäjien näkemyksiä kirjaston henkilökunnan osaamisesta ja asiantuntijuudesta. Miten hyvin kirjasto on pystynyt vastaamaan asiakkaiden näkökulmasta osaamishaasteeseen?

Artikkelin aineisto perustuu keväällä 2010 kirjastojen kansallisen asiakastyytyväisyyskyselyn Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjien vastauksiin (ks. Partanen 2010).

Tarkasteltavat kysymykset sisältävät henkilökunnan tiedonhaun ohjaustaidot, asiantuntemuksen, tavoitettavuuden, palvelunhalun ja ongelmanratkaisutaidot. Lisäksi artikkelissa käsitellään henkilökunnan osaamiseen ja asiantuntijuuteen liittyviä asiakkailta saatuja kommentteja ja kehittämisehdotuksia.

Kuvio 1. Onnistuminen Tampereen yliopiston kirjastossa ja yliopistokirjastoissa 2010

Kyselyn tulokset: kirjaston henkilökunta osaavaa ja asiantuntevaa

Kirjastossa saatavaa henkilökohtaista palvelua selvitettiin kyselyssä viidellä eri muuttujalla: ohjaustaidot, asiantuntevuus, tavoitettavuus, palveluhaluisuus sekä ongelmien selvittäminen. Jokaiselle muuttujalle vastaajat saivat antaa arvosanan asteikolla 1-5 (1= erittäin heikko, 5=erittäin hyvä). Kuviossa 1. esitetään kyselyssä mukana olleiden yliopistokirjastojen arvosanojen keskiarvot sekä vertaillaan Tampereen yliopiston kirjaston tuloksia yliopistokirjastojen tuloksiin.

Kaikkien yliopistokirjastojen keskiarvot asettuivat välille 4,2 - 4,4 eli vaihteluväli oli hyvin pieni. Arvosanaa 4 tai enemmän on myös pidettävä erittäin hyvänä tuloksena. Tampereen yliopiston kirjaston pisteytyksessä arvosanat sijoittuvat välille 4,2,-4,5, mikä on erittäin hyvä tulos. Tulokset ovat myös parantuneet vuodesta 2008, sillä silloin Tampereen yliopiston kirjaston keskiarvot olivat välillä 4,1,- 4,3.

Kiinnostavaa on, että Tampereen keskiarvot ovat korkeammat palveluhaluisuuden ja ongelmanratkaisun suhteen kuin yliopistokirjastojen keskiarvot. Henkilökunnan tiedonhankinnan ohjaustaidot saavat sekä yliopistokirjastoissa että myös Tampereen yliopiston kirjaston asiakkailta alhaisimman keskiarvon (4,2), mutta silti sekin on hyvä tulos.

Asiakasryhmien näkemykset onnistumisesta

Kyselyn tuloksia henkilökunnan osaamisesta ja asiantuntijuudesta tarkasteltiin kyselyssä eri asiakasryhmien jaoteltuina. Asiakasryhmät ja niiden vastausmäärät olivat seuraavat:

  • opiskelijat (alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa suorittavat) n= 473
  • jatko-opiskelijat n= 83
  • tutkijat, lehtorit ja muut opettajat, laitoksen esimiehet ja professorit, n= 106
  • muut asiakkaat (avoimen yliopiston opiskelijat, muut henkilökunnan edustajat, ulkopuoliset) n=66

 

Kuvio 2. Tiedonhaun ohjauksen onnistuminen

 

Kuviosta 2 voidaan tarkastella onnistumista tiedonhaun ohjauksessa. Kirjaston henkilökunnan onnistuminen tiedonhaun ohjauksessa oli eri asiakasryhmien mielestä hyvä, sillä kaikki ryhmät antoivat sille keskiarvon 4,2.

Opiskelijoiden näkemyksen mukaan kirjaston henkilökunnan ohjaustaidot olisivat hieman paremmat kuin yliopistokirjastojen keskimäärin. Toisaalta tutkijat ja lehtorit Tampereen yliopistossa arvioivat kirjaston henkilökunnan ohjaustaidot hieman alhaisemmiksi kuin keskimäärin yliopistokirjastoissa. Tätä seikkaa tarkasteltiin lähemmin kyselyn perusteella, sillä kyselyssä selvitettiin myös miten tärkeänä palvelumuotona ohjaamistaitoja pidettiin. Annettujen vastausten mukaan tutkijat ja lehtorit antoivat kirjastohenkilökunnan ohjaustaitojen tärkeydelle arvosanan 4,2 ja onnistumiselle arvosanan 4,3. Joten tulos on kuitenkin hyvä ja kertoo lehtoreiden mielestä jopa pienoisesta ylipanostuksesta ohjaustaitoihin.

Kirjaston henkilökunnan antamalle ohjaukselle annettiin kommenteissa kiitosta:

 ”En aina välttämättä löydä omin avuin kirjaa/elektronista aineistoa kirjastosta, mutta olen aina saanut asiantuntevaa apua henkilökunnalta. Kiitos siitä!”

Eräs vastaaja antoi positiivista palautetta kirjaston informaatikoiden yhteistyötaidoista opetuksen toteuttamisessa yhteistyössä laitoksen kanssa:

"Lämpimät kiitokset hienosta yhteistyöstä opiskelijoidemme tiedonhakukoulutuksessa."

Lisäksi kommenteissa ohjauksen tärkeys nousi esiin erityisesti elektronisten palvelujen käyttöä tai käytön esteitä koskevien kysymysten yhteydessä. Vastaajat arvioivat omia taitojaan ja reflektoivat niitä suhteessa saamaansa tiedonhankinnan ohjaukseen tai sen puuttumiseen:

”Toivon lisää koulutusta elektronisten palvelujen käyttöön. Lainojen uusiminen ja varaus on helppoa, mutta aineiston haku ei ole niin selvää.”

”Tarvitsisin jälleen uuden opastuksen…”

Kuvio 3. Henkilöstön asiantuntevuus

Henkilöstön asiantuntevuutta arvostettiin, sillä Tampereen eri vastaajaryhmien arvot vaihtelivat opiskelijoiden antamasta arvosta 4,4 tutkijoiden ja lehtoreiden antamaan arvioon 4,6. kuten kuviosta 3 käy ilmi. Kiinnostavaa on, että Tampereen yliopiston henkilökunnan asiantuntevuus on eri asiakasryhmien arvioiden perusteella myös arvostettu hieman paremmaksi kuin yliopistokirjastojen, sillä henkilöstön asiantuntevuus olisi kaikkien ryhmien mielestä hieman yliopistokirjastojen keskiarvoa paremmalla tasolla.

Monet kyselyyn vastanneet arvioivat kirjaston henkilökuntaa käyttäen adjektiiveja ystävällinen ja asiantunteva seuraavien vastaajien tapaan:

”Olen saanut aina ystävällistä, nopeaa ja asiantuntevaa palvelua.”

“The HUMANIKA-library staff is very good. And besides this very friendly and competent.”

Kuvio 4. Henkilöstön tavoitettavuus

Kuvion 4 perusteella voidaan tarkastella miten kirjaston henkilökunnan tavoitettavuudessa on onnistuttu. Tampereen yliopiston kirjastohenkilöstön tavoitettavuuden onnistuminen arvioitiin korkealle tasolle, sillä arvot vaihtelivat 4,3-4.4 välillä. Tavoitettavuudessa onnistuminen oli parhainta jatko-opiskelijoita edustavan ryhmän mielestä, sillä eri ryhmistä jatko-opiskelijat antoivat korkeimman arvosanan.

Monet vastaajat arvostivat henkilökunnan tavoitettavuutta ongelmatilanteissa:

”The librarians are quite dedicated and willing to help when their assistance is required or when there is a problem.”

Eräs vastaaja pohti kirjaston henkilökunnan tavoitettavuutta erityisesti etätyöskentelyn tukemisessa:

”Mitä paremmin kirjasto pystyy tukemaan tutkijoita etänä, sitä sujuvammin omaehtoinen käyttäminen sujuu. Puhelimen päähän on aina tarpeen tullen tärkeää saada asiantunteva ihminen – yleensä tämä kyllä onnistuukin!”

Kirjastohenkilökunnan tavoitettavuuteen liittyen myös kirjaston aukioloaikoja toivottiin pidemmiksi ja henkilökunnan määrää suuremmaksi. Kirjastossa asiakaspalvelupisteiden henkilökunnan määrä on pyritty suhteuttamaan asiakkaiden tarpeisiin seuraamalla systemaattisesti asiakastapahtumien lukumääriä ja sisältöjä. Kuitenkin jotkut vastaajat kokivat, että henkilökuntaa ei ollut asiakaspalvelussa riittävästi, esimerkiksi yksi vastaaja kommentoi seuraavasti jouduttuaan odottamaan saadakseen palvelua:

”Joskus tuntuu, että Linnan yläkerrassa pitäisi olla päivystäjän lisäksi toinenkin henkilö, joka voisi auttaa tarvittaessa. Jos tietopalvelussa on asiakas, jonka asia kestää, joutuu odottamaan turhan kauan saadakseen vaikkapa lukusalikaukolainan luettavakseen. Myös ongelmatilanteiden selvitys esim. tietokoneiden osalta kestää välillä turhan kauan. ”

Eräs vastaaja pohti henkilökunnan tavoitettavuutta ja omia työskentelytapojaan seuraavasti:

”Uskon, että tiedonhankinnan apua löytyisi, mutta itse on ehkä vain vaikea pyytää sitä, siis ylipäänsä asennoitua pyytämään apua ja hahmottaa mikä olisi se varsinainen kysymys omassa sumeassa tiedonetsintäprosessissa... Ja ainahan se vähän pelottaa, että virkailija sanoisikin, että olisi pitänyt käydä tiedonhankintakursseilla;) mutta kun niiden aikataulut eivät ole aina sopineet ja hankitutkin tiedot vanhentuneet tai unohtuneet… Ja mitään negatiivisia kommenttejahan ei virkailijoilta ole oikeasti tullut.”

Kuvio 5. Henkilöstön palveluhaluisuus

Kirjaston eri asiakasryhmät ovat kyselyn perusteella hyvin tyytyväisiä kirjaston henkilökunnan palveluhaluisuuteen, kuten kuviosta 5 voidaan todeta. Henkilökunnan onnistuminen palveluhaluisuudessa on arvioitu erittäin korkealle, koska eri asiakasryhmien arviot vaihtelivat 4,4-4,6 välillä. Tampereen yliopiston henkilökunnan palveluhaluisuus oli myös arvioitu hieman korkeammalle kuin yliopistokirjastojen keskimäärin

Kirjaston kannalta positiivista on, että tyytyväisiä kommentteja saatiin kaikkien kirjaston toimipaikkojen asiakaspalvelusta:

”Kiitokset Tertion ystävälliselle ja palveluhenkiselle henkilökunnalle.”

”Pääkirjaston henkilökunta on suorastaan hämmästyttävän ystävällistä, avuliasta ja palvelualtista väkeä. Kirjastossa on ilo asioida, tästä suuri kiitos henkilökunnalle!”

Humanikan osalta vastaajat arvostivat erityisesti henkilökunnan monipuolista kielitaitoa:

"I have seen the University library in ... ,... and .... and HUMANIKA is the best. Great that the staff can speak more than Finnish, Swedish and English. It is a pleasure to go there."

Myös kriittisiä kommentteja esitettiin, joten kirjaston on jatkossakin kiinnitettävä huomiota asiakaspalveluosaamiseen suhteessa asiakkaiden itsepalveluun. Esimerkiksi eräs vastaaja kommentoi kokemustaan kirjaston asiakaspalvelusta seuraavasti:

”Kun en löytänyt teosta ja menin pyytämään apua, niin virkailija vain jatkoi paikan selittämistä eikä tullut näyttämään missä se on. En löytänyt teosta ja jätin sen siksi lainaamatta.”

 

Kuvio 6. Henkilöstön ongelmanratkaisu

Kuvio 6 esittelee kirjaston henkilökunnan onnistumista asiakkaiden ongelmien ratkaisussa. Tampereen yliopiston kirjaston henkilökunnan ongelmanratkaisutaidot olivat eri asiakasryhmien mielestä keskimäärin korkeammat (arvosanat väillä 4,2-4,5) kuin yliopistokirjastoissa keskimäärin. Jatko-opiskelijat ja tukijat ja lehtorit olivat eri asiakasryhmistä antaneet korkeimmat arvosanat (4,5)

Vapaamuotoisissa kommenteissa kyselyn vastaajat arvioivat kirjaston henkilökunnan toimintaa ongelmanratkaisutilanteissa muun muassa seuraavasti:

”Kaukopalvelupyyntöihin vastataan nopeasti ja hankalampiakin lähteitä etsitään, iso kiitos siitä!”

”Todella hyvä ja auttavainen henkilökunta, aina saa apua ja asiat selvinneet – kiitos!”

Kyselyn yhteenveto: asiakkaat tyytyväisiä henkilökunnan osaamiseen

Kansallisen asiakaskyselyn tulokset vuodelta 2010 osoittavat Tampereen yliopiston kirjaston henkilökunnan osaamisen ja asiantuntijuuden olevan erittäin hyvää tasoa (keskiarvot 4,2,-4,5) ja jopa kehittyneen parempaan suuntaan, sillä saatujen tulosten perusteella osaaminen on parantunut vuoden 2008 tuloksista (keskiarvo vaihteli tuolloin välillä 4,1,- 4,3). Lisäksi on kiinnostavaa, että valtakunnallisessa vertailussa tulokset ovat pääosin samaa tasoa (keskiarvot välillä 4,2 - 4,4) mutta palvelunhalussa ja ongelmanratkaisussa Tampereen yliopiston kirjaston tulokset ovat jopa hieman paremmat kuin yliopistokirjastojen keskimäärin.

16.9.2010

Leena Toivonen
toimistopäällikkö, sisäiset palvelut ja

Anne Lehto
osastonjohtaja, Terveystieteiden osastokirjasto

 

Osaava ja hyvinvoiva henkilöstö – Tampereen yliopiston kirjaston uusi henkilöstösuunnitelma

Tampereen yliopiston kirjaston edellinen henkilöstösuunnitelma kattoi vuodet 2005 - 2009. Sen asettamiin haasteisiin pystyttiin kirjastossa vastaamaan hyvin: suurin osa tavoitteista toteutui. Muuttuva toimintaympäristö antaa kuitenkin koko ajan sekä uusia mahdollisuuksia että asettaa uusia haasteita kirjaston henkilöstölle. Näitä muutoksia ovat mm. yliopiston uusi asema, rakenteellinen kehittäminen ja taloudellinen tilanne. Myös kirjaston ikärakenteen moninaisuus, osaamisen ylläpitäminen ja henkilöstön hyvinvointi ovat asioita, joihin tulee kiinnittää erityistä huomiota henkilöstösuunnittelussa.

Yliopiston uuden henkilöstöjohtosäännön mukaan yksiköiden henkilöstösuunnittelu perustuu etukäteen laadittuun henkilöstösuunnitelmaan. Toukokuussa 2009 asetettiin työryhmä, jonka tehtäväksi tuli laatia Tampereen yliopiston kirjastolle uusi henkilöstösuunnitelma vuosille 2010 - 2015. Työryhmään kuului kirjaston työntekijöitä eri osastoilta.

Uuden suunnitelman työstäminen

Kirjaston henkilöstösuunnitelman lähtökohdiksi otettiin luonnollisesti Tampereen yliopiston strategia ja henkilöstöstrategia, kirjaston strategia sekä tasa-arvosuunnitelma. Henkilöstösuunnitelmaa työstettiin osittain strategiatyön kanssa yhtä aikaa.

Työryhmä kokoontui 11 kertaa. Kokoontumisten välissä parit ja pienryhmät työstivät omia osa-alueitaan, joista sitten keskusteltiin, ja joita muokattiin eteenpäin koko ryhmän kokouksissa. Syksyllä 2009 toteutettiin myös mm. tasa-arvoasioita käsittelevä kysely henkilökunnalle, jonka pohjalta nousseista asioista keskusteltiin ja niitä pyrittiin sisällyttämään suunnitelmaan. Henkilöstösuunnitelman eri versiot tallennettiin kirjaston wiki-intraan koko henkilöstön luettavaksi ja kommentoitavaksi.

Henkilöstösuunnitelmatyöryhmä antoi väliraportin johtoryhmälle lokakuussa 2009. Vuoden 2010 alkaessa nähtiin tarpeelliseksi perustaa erillinen ”remonttiryhmä” pohtimaan avoinna olevien ja mahdollisesti suunnitelmakaudella avautuvien tehtävien uudelleen kohdentamista tai muita niitä koskevia muutoksia. Kirjaston kaikki osastot toimittivat ryhmälle omat ehdotuksensa, joiden avulla ”remonttiryhmä” laati henkilöstörakenneliitteen eli suunnitelman strategiakaudella avautuvista tai muuttuvista tehtävistä.

Johtoryhmän käsittelyn jälkeen henkilöstösuunnitelma käsiteltiin työyksikkökokouksessa huhtikuussa. Kesäkuussa 2010 kirjaston johtokunta hyväksyi kirjastolle uuden henkilöstösuunnitelman.

Visio Tampereen yliopiston henkilökunnasta vuonna 2015

Henkilöstösuunnitelmassa visioidaan vuotta 2015 seuraavasti:

  • Kirjaston toimivuus perustuu asiantuntevaan henkilökuntaan ja innovatiiviseen palvelukulttuuriin.
  • Henkilöstön osaamista ja ammattitaitoa kehitetään ja uudistetaan tarjoamalla koulutustilaisuuksia. Henkilökunta osallistuu tehtäviensä kannalta mahdollisimman tarkoituksenmukaiseen koulutukseen säännöllisesti.
  • Kirjastossa on hyvinvoiva henkilöstö, jolla on positiivinen asenne omaa työtään ja työyhteisöään kohtaan.
  • Kirjastossa on selkeällä vastuunjaolla ja vastuunkantamisella varmistettu organisaation toimintakyky. Työyhteisötaitoja kehitetään kirjaston kaikilla tasoilla.
  • Tampereen yliopiston kirjasto on työmarkkinoilla arvostettu, haluttu ja palkkauksessaankin kilpailukykyinen työpaikka.

Tavoitteet

Henkilöstösuunnitelmassa määritellään henkilöstösuunnittelun tavoitteet, joihin pyritään kiinnittämällä huomiota erityisesti johtajuuden, esimiestyön ja työyhteisötaitojen kehittämiseen, rekrytoinnin laatuun, sekä henkilöstön osaamisen kehittämiseen.

Suunnitelmassa nostettiin esiin hyvä johtajuus strategisen ja henkilöstöjohtamisen osaamisena. Kannustavan johtamisen nähdään edesauttavan luovuutta, joustavuutta ja uusien toimintamallien ja -tapojen omaksumista toimintaympäristön muutoksissa.

Hyvät työyhteisötaidot, joita ovat mm. vuorovaikutustaidot, ristiriitojen ratkaisutaidot, riittävä ammatillisuus, empaattisuus, oikeudenmukaisuus, avoimuus ja johdonmukaisuus, edesauttavat työmotivaatiota, työniloa ja vastuuta työyhteisön hyvinvoinnista. Työyhteisötaitoinen sitoutuu tehtäväänsä ja yhteisöönsä ja haluaa kehittää työtään.

Rekrytointi puolestaan sisältää kaikki ne toimenpiteet, joilla kirjastoon hankitaan hakumenettelyn kautta sen toiminnan kulloinkin tarvitsema ja tulevan tarpeen edellyttämä henkilökunta. Henkilöstösuunnitelman liitteeksi määriteltiin kirjaston rekrytoinnin toimintatavat. Kirjaston henkilöstörakennetta on kehitetty koko 2000-luvun ajan, ja kehittäminen jatkuu edelleenkin. Uuteen henkilöstösuunnitelmaan liitettiin yksityiskohtainen suunnitelma kirjastossa avautuvista tai muuttuvista tehtävistä 2010 - 2015.

Osaamisen suunnitelmalliseen kehittämiseen kuuluvat ammattitaidon ylläpitäminen, asiantuntijuuden kehittäminen, uuden osaamisen hankkiminen ja osaamisen jakaminen. Kirjastossa osaamisen osa-alueita ovat kirjastoammatillinen osaaminen, tieto- ja viestintätekninen osaaminen, pedagoginen osaaminen, asiakaspalveluosaaminen, julkaisuosaaminen, työyhteisötaidot, markkinointi- ja talousosaaminen sekä ammatillinen kielitaito. Ajan tasalla olevan osaamisen ja työn hallinnan kokemuksen nähdään lisäävän motivaatiota, sitoutumista ja työhyvinvointia.

Kirjastossa pyritään myös varmistamaan, että uuden yliopistolain aiheuttamista muutoksista tiedetään tarpeeksi ja muutosprosessi sujuu hyvin kirjaston työhyvinvoinnin ja henkilöstösuunnittelun kannalta.

Työhyvinvointi kulkee punaisena lankana suunnitelman sisällä. Sitä ei haluttu esittää erillisenä osa-alueena vaan kaikkiin henkilöstösuunnittelun osa-alueisiin oleellisesti sisältyvänä asiana. Kirjaston intraan on jo aiemmin laadittu työhyvinvointisivusto, johon on koottu niin periaatteita kuin konkreettisia toimenpiteitäkin, jotka edistävät työhyvinvointia kirjastossa.

Suunnitelman toteutumisen seuranta

Kaikista edellä mainituista tavoitekohdista laadittiin seurannan avuksi taulukko, johon kirjattiin tavoitteet, toimenpiteet, toimijat ja vastuut.

Kirjaston johtoryhmä seuraa henkilöstösuunnitelman toteutumista. Kirjaston toimistopäällikkö esittelee kerran vuodessa johtoryhmän kokouksessa henkilöstösuunnitelman toteutumisen tilanteen.

Henkilöstösuunnitelman lisäksi kirjastolla on nyt valmiina uusi strategia ja viestintä- ja markkinointisuunnitelma. Suunnitelmia on jo lähdetty käytännössä toteuttamaan. Tavoitteiden saavuttaminen on mahdollista vain yhdessä tehden. Toivottavasti voimme viiden vuoden kuluttua todeta, että suurin osa tämänkin henkilöstösuunnitelman tavoitteista toteutui!

16.9.2010

Sanna Valovirta
kirjastoamanuenssi, lainausosasto ja

Maija Ikonen
kirjaston toimistopäällikkö

 

85 vuotta ikää ja vauhti vain kiihtyy – juhlaseminaari rakensi kuvan dynaamisesta kirjastosta

Tampereen yliopiston kirjasto juhlisti 85. merkkivuottaan toukokuisen seminaarin merkeissä yhdessä yliopistoväen ja muiden vieraiden kanssa. Kirjaston juhlavuotta oli saapunut kunnioittamaan joukko mielenkiintoisia puhujia. Päivän esityksissä tuli selkeästi esiin kirjastoa ja kirjastoasiantuntijuutta jo lähitulevaisuudessa odottavat monenlaiset uudet haasteet ja ympärillä tapahtuvien muutosten kiivas tahti. Esitysten ja niiden pitäjien kautta rakentui esille myös kirjastoa ympäröivä laaja yhteistyön ja -toiminnan verkosto.

Tampereen yliopiston kirjaston ylikirjastonhoitaja Mirja Iivonen avasi seminaarin luotaamalla tämän päivän ja tulevaisuuden yliopistokirjastoamme. Kirjasto vie opiskelijat, tutkijat ja opettajat julkaistun tieteellisen tiedon äärelle sekä yhdistää jo tehdyn tutkimuksen uuden tieteellisen tiedon luomiseen. Se tarjoaa käyttäjilleen pääsyn kaikkialta ja mihin aikaan tahansa 28 500 tieteelliseen, elektroniseen lehteen sekä ajanmukaiset, viihtyisät fyysiset tilat varustuksineen. Iivosen mukaan kirjaston rooli tieteellisen viestinnän tukijana saa tulevassa entistä vahvemmin seuraa informaatiolukutaidon ja open access -julkaisemisen asiantuntijuudesta. Iivonen peräänkuulutti rohkeutta tuleviin muutoksiin ja kiitti siitä jo nyt kirjaston henkilökuntaa kehottaen väkeänsä nousemaan näkyville seminaariväen joukossa.

Tampereen yliopiston rehtori Kaija Holli antoi kirjastolle kunniaa sen uudistumisesta aina, kun tarve sitä vaatii. Muutoskyky on taas tarpeen, kun yliopistolla rakennetaan uusia tieteenalayksiköitä ja uudistetaan tutkinto-ohjelmia laaja-alaisemmiksi. Jatkossa painotetaan myös tohtorikoulutusta ja tutkimusta yhä enemmän kansainvälisyyteen. Holli visioi kirjastolle asettuvia odotuksia: tulevassa vaaditaan laaja-alaista osaamista, uudenlaista asiantuntijuutta, pedagogisia taitoja, toimimista neuvojina ja opastajina. Hän pohti myös koulutuksen ja täydennyskoulutuksen vastaavuutta näihin haasteisiin. Holli nosti lisäksi esiin sähköisten aineistojen kietoutumisen yhä vahvemmin opiskelijoiden arkeen. E-kirjan ja lukulaitteiden mahdollisuuksia pohdittuaan hän heitti ilmaan toiveskenaarion siitä, josko lukijan nukahtaessa e-kirja jopa laittaisi merkin siihen, mihin on jääty ja sammuttaisi itse itsensä.

Johtaja Leena Vestala käytti Opetus- ja kulttuuriministeriön puheenvuoron. Hän sovitteli yhteen koulutusta, tiedemaailmaa ja kansainvälistymistä esitellen monia meneillä olevia hankkeita. Korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen toimenpideohjelmaa laaditaan laadun ja vaikuttavuuden parantamisen nimissä, ja nämä tekijät ovat keskiössä myös meneillään olevassa Kansalliskirjaston kansainvälisessä arvioinnissa. Korkeakoulukirjastojen rakenteellisen kehittämisen hanke taas on jo tuottanut loppuraporttinsa vuoden 2009 syksyllä esitellen vision vuoteen 2020 mennessä korkeakoulujen käytössä olevasta kansainvälisestä digitaalisesta toimintaympäristöstä. Vestala otti esiin myös kansallisen digitaalisen kirjaston kehittämishankkeen ja siihen aineistojen digitoinnin ja pitkäaikaissäilytyksen ohella liittyvän, vuonna 2011 käyttöönotettavan asiakasliittymän. Tutkimuksen tietoaineistot -selvityshanke on käynnistynyt viime vuonna ja viime syksynä käynnistyneen kansallisen julkaisurekisterin kehittäminen etenee monisektorisen ohjausryhmän ja useamman työryhmän voimin JURE-projektina.

Hallintojohtaja Jaakko Herrala toi terveisensä Tampereen yliopiston kirjaston yhteistyökumppanilta Pirkanmaan sairaanhoitopiiriltä. Erinäisten aiempien yhteistyömuotojen jälkeen, vuodesta 2007, kirjasto on tuottanut palveluja myös PSHP:lle ja Herralan sekä esittelemiensä palvelukyselytulostenkin mukaan yhteistyö on sujunut varsin onnistuneesti. Kirjasto on muuttanut jokaisen sairaalassa työskentelevän työpöydälle: sairaala on saanut e-maailman ja koulutusta palveluihin ja aineistoihin. 

Opiskelija Johanna Roihuvuori esitti mieluisat onnitteluterveiset Tampereen yliopiston ylioppilaskunnalta. Hän haastoi kuulijat mielikuvaharjoitteluun opiskelijan työhuoneesta usein vaatimattomassakin opiskelijaboksissa. Tämän mielenmaiseman keskellä tukikohtana ovat hänen mukaansa kirjaston hyvin varustetut, avuliaan henkilökunnan kansoittamat tilat, joissa akateemisen maailman nomadit voivat työskennellä 24 h/vrk opintojensa parissa. Hän maalaili kirjaston pohdintaan tulevan suhteen mm. sosiaalista mediaa ja sen suomaa ekologista yhteiskäyttöä: jakamista, lainaamista ja antamista virtuaalityöskentelyn kautta. Mietittäväksi nousee varmasti myös yhä enemmän tiedonhankinnan ohjauksen toteuttaminen verkkomaailmassa.

Professori Peter Ingwersen toi julki vauhdikkaan esityksen Tampereen yliopiston tutkijoiden julkaisujen vaikuttavuudesta vuosina 2005–08. Julkaisujen impaktiluvut olivat yliopistomme osalta miellyttävää katseltavaa, ja kirjasto sai näin onnittelut osallisuudesta tutkimuksen tukemiseen.

Tampereen yliopiston kunniatohtoriksi nimetty Peter Ingwersen Tanskasta esitteli kirjaston juhlaseminaarissa Tampereen yliopiston tutkijoiden julkaisujen vaikuttavuutta vuosina 2005-2008.

Professori Howy Jacobs Tampereen yliopiston  lääketieteellisen teknologian instituutista pureutui julkaisumaailman ja tieteen tekemisen globalisoitumiseen. Hänen mukaansa kansainvälisessä tiedeyhteisössä aihe vie, ei kotimaa tai äidinkieli. Open access on muuttanut julkaisukulttuuria, ja siinä muutoksessa myös yliopiston kirjastoineen täytyy luovia. Bisnesmäisyys tulee yhä enemmän näkyviin myös yliopiston johtamisessa ja toiminnassa: keskeistä on juuri kysymys siitä, kuka rahoittaa julkaisumaailmaa ja miten. Tilausperusteisuudesta on siirrytty open access -maailmaan ja kirjoittajan tai hänen taustaorganisaationsa maksuihin. Näissä muutoksen tuulissa on luotava turvaa akateemiselle vapaudelle, pääsylle julkaisujen luo, stimuloitava luovuutta ja samalla tieteellistä laatua. Jacobsin mukaan tiedon virralle on luotava globaalissa maailmassa mahdollisimman esteetön kulku. Tässä myös kirjastolla on tärkeä rooli. Tutkimuksen ja koulutuksen laatu riippuu paljolti juuri peruspalveluista. Jacobsin visioiva lopputoteamus oli, että viisi tulevaa vuotta tietää kirjastolle enemmän muutoksia kuin menneet 85.

16.9.2010

Paula Nissilä, informaatikko
Terveystieteiden osastokirjasto

Kuvat: Marianne Partanen

 

Selaa numeroa 2/2010

3/2010

Sanna Valovirta: Aineistonvälitystyö murroksessa – pohjoismaiset kaukopalvelupäivät Espoon Hanasaaressa 4.–6.10.2010

Kaija Ranta-Puska: Kirjaston elämän ruuhkavuodet Tuula Vuorisen kokemana

Aniita Ahlholm-Kannisto, Soile Kolehmainen, Hannele Nurminen ja Heli Vanamo: Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: kirjaston hankkimiin aineistoihin ollaan entistä tyytyväisempiä

Terttu Suomi: Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: Tampereen yliopiston kirjasto asiointiympäristönä

Merja Hyödynmaa, Kati Mäki ja Stefan Oino: Sanoista teoiksi - tutkimusartikkeleiden rinnakkaistallentaminen Tampereen yliopistossa alkaa

Raija Aaltonen ja Saija Huuskonen: Työkierto pakottaa oppimaan

Aineistonvälitystyö murroksessa – pohjoismaiset kaukopalvelupäivät Espoon Hanasaaressa 4.–6.10.2010

Lokakuun alussa 2010 Espoon Hanasaaressa järjestettiin yhdeksännet pohjoismaiset kaukopalvelupäivät otsikolla Nordic Resource Sharing, Reference & Collection Development Conference. Päiville osallistui yli 150 kirjastoammattilaista Suomesta, Ruotsista, Norjasta ja Tanskasta. Puhujia päivillä oli myös Iso-Britanniasta, Saksasta, Yhdysvalloista, Kanadasta ja Kiinasta.

Nimensä mukaisesti konferenssi on laajentunut koskemaan kaukopalvelun lisäksi myös kokoelmatyötä ja tietopalvelua. Näiden aihealueiden lisäksi konferenssin tavoitteena oli toimia foorumina keskusteluille ja kokemusten vaihtamiselle, sekä edesauttaa yhteistyön laajentamista ja yhteisten strategioiden kehittämistä.

"Never let a good recession go to waste…"

Konferenssin ensimmäisenä päivänä puheenvuoron saivat kaukopalveluun liittyvät palveluntuottajat: OCLC WorldCat Resource Sharing, Relais, Goportis, Subito, British Library, LM Tietopalvelut ja Ebsco. Sekä Subiton että BL:n aineistonvälityksessäkin on näkyvissä sama trendi – tilaukset ovat vähentyneet radikaalisti.

British Libraryn edustajan Barry Smithin mukaan laman vaikutukset näkyvät budjettileikkauksina niin British Libraryssa kuin heiltä tilaavissa kirjastoissakin (ks. Smithin esitys). Vuonna 2009 noin neljännes kirjastoista Britanniassa on joutunut leikkaamaan budjettiaan. Smithin näkökulma oli kuitenkin se, että lama ja siitä seuraava aiempaa hiljaisempi tilaustilanne on hyvä tilaisuus kehittää omaa toimintaa. Jos lisenssirajoitukset ja rahoituksen väheneminen ovatkin negatiivisia asioita, juuri tässä ajassa voidaan nähdä myös mahdollisuuksia, kuten uuden teknologian aikaansaama tehokkuus ja tilaisuus itsearviointiin. Keskeisiä kehittämiskohteita heillä on painetun aineiston digitointi ja Ethos-väitöskirjatietokanta, josta olisi tulevaisuudessa tarkoitus olla pääsy kaikkiin väitöskirjoihin, jotka tehdään Iso-Britanniassa. Tietokantaa kasvatetaan mm. digitoimalla painettuja töitä ja tukemalla elektronista julkaisua. Lisäksi BL on kehittänyt elektronisen aineistonvälittämisen tapojaan. Esimerkiksi pdf-toimitukset ovat vähentyneet vajaan vuoden aikana 50 prosentilla. Sitä vastoin FileOpen-toimitukset ovat kasvaneet saman verran.

Saksalaisen aineistovälittäjän Subiton tilaukset ovat pudonneet noin yhdeksän prosenttia vuoteen 2009 verrattuna ja edellisenäkin vuonna pudotusta oli suunnilleen saman verran (ks. Subiton esitys). He olivat tehneet kyselyn tähän liittyvistä syistä ja esim. pohjoismaisissa kirjastoissa elektronisten aineistojen lisääntyminen ja open accessin yleistyminen ovat vähentäneet tarvetta kaukopalveluun. Subitossakin on tilausten vähenemisen seurauksena päädytty toiminnan tehostamiseen. Esimerkkinä tästä on kiinankielisen ja Kiinassa painetun artikkeliaineiston saatavuutta edistämään perustettu China-projekti. Tällä hetkellä Subiton kautta on haettavana artikkeleita 36 500 kiinalaisesta aineistonimekkeestä.

Mitä palvelun pitäisi maksaa?

Aalto-yliopiston Otaniemen kirjaston johtaja, Ari Muhonen, esitti konferenssissa tilastotietoa Suomen kaukopalvelutilanteesta (ks. Muhosen esitys). Taitekohta kaukopalvelumäärissä tapahtui 1990-luvun laman aikaan ja erityisesti vuonna 1993, jolloin voimaan tulivat kaukopalvelumaksut. 2000-luvulle tultaessa aineistopyynnöt toisilta kirjastoilta ovat vähentyneet nopeasti. Yleisöstä kysyttiinkin tässä vaiheessa, miksi Suomessa edelleen peritään niin korkeita kaukopalvelumaksuja, että ne vähentävät palvelujen käyttöä. Useat pohjoismaiset kirjastot eivät peri toisiltaan maksuja ja yhteistyötä on myös mm. logistiikassa. Suomessa on muutama kirjasto, joka ei peri maksua muilta pohjoismaisilta kirjastoilta ollenkaan. Jotkut kirjastot eivät peri maksuja toisilta Norfri-sopimukseen kuuluvilta kirjastoilta. Suomen sisällä kaikki yliopistokirjastot perivät toisiltaan maksun kaikesta lähettämästään aineistosta.

Suomessa tilausmäärät ovat pudonneet eniten yliopistoilla, jotka palvelevat teollisuutta ja liike-elämää (esim. Aalto-yliopiston teknillisellä korkeakoululla ja kauppakorkeakoululla). Vähiten pudotusta on ollut pienillä ja paikallisesti vahvoilla yliopistokirjastoilla, kuten Vaasan tiedekirjasto Tritonialla. Tampereen yliopiston kirjaston kaukopalvelu kuuluu niihin, joille lähetetyt kaukopalvelupyynnöt ovat vähentyneet huippuvuosista radikaalisti.

Kehityshankkeena Suomessa on tällä hetkellä Relais-kaukopalvelujärjestelmän pilotointi. Hankkeen tavoitteena on automatisoida kaukopalveluprosessia ja saada tilaaminen asiakasystävällisemmäksi. Hankintaprosessi on ollut kuitenkin hidas.

Raymond Berard (Director of the Bibliographic Agency for Higher Education in France) kertoi Ranskan aineistonvälitystilanteesta, mikä on ollut viime vuosina samankaltainen kuin Suomella (ks. Berardin esitys). Vuodesta 2003 vuoteen 2009 kaukopalvelupyynnöt ovat vähentyneet Ranskassa melkein 50 prosentilla. Kun aineistonvälitystä auditoitiin vuonna 2006, havaittiin muun muassa, että aineistonvälitystyö on byrokraattista ja paljon työvoimaa vaativaa. Hinnat vaihtelevat ja esimerkiksi digitaalista välitystä on vähän. Lisäksi ranskalaista aineistoa tilataan hyvin vähän ulkomailta.

Ranskalaisen aineiston näkyvyyden parantamiseksi Ranskan yliopistokirjastojen Sudoc-tietokannasta päätettiin ladata 9 miljoonaa tietuetta WorldCatiin. Osa uudistusyrityksistä – muun muassa laskutuksen keskittäminen – ei ole onnistunut. Sen sijaan vuonna 2010 perustettu aineistonvälityksen modernisointiprojekti on edennyt hyvin. Projektissa kirjastot ovat sitoutuneet periaatteisiin, jotka on kirjattu kansainväliseen manifestiin aineistonvälityksen uudistamisesta.

Manifesti tiedon esteettömän saatavuuden puolesta

Poul Erlandsen Kööpenhaminan Kuninkaallisesta kirjastosta muistutti esityksessään OCLC:n raportista vuodelta 2005, jossa todettiin tutkimustuloksena, että vain yksi prosentti tiedontarvitsijoista aloittaa etsinnän kirjastojen kotisivuilta tai kokoelmatietokannoista (ks. Erlandsenin esitys). 84 prosenttia käyttää mieluummin Googlea tai muuta hakukonetta. Kirjastojen kokoelmatietojen löytyvyyttä pitäisikin Erlandsenin mielestä parantaa niin, että esimerkiksi Googlella hakiessakin löytää kirjastojen aineistot.

Entä sitten, kun tieto aineistosta on löytynyt? Miten asiakas voisi siirtyä saumattomasti tilaamaan tarvitsemansa kirjan tai artikkelin? Entä miten hän ne saisi sujuvasti käyttöönsä? Tästä on lähtenyt liikkeelle keskustelu, joka on muokattu manifestiksi tietoresurssien jakamisen uudeksi lähestymistavaksi.

"If libraries want to expand and promote information accessibility, and to continue to be valued resources, we believe that libraries must improve their information delivery system. Aligning resource sharing workflow, collection policies, and discovery-delivery systems by significantly reducing service barriers and cost, and offering user service options are critical pieces that promote information access.

We believe that the user should be able to get what s/he wants on the terms that s/he chooses without undue hurdles from the library community. As libraries are making their collections visible on a global scale, so should they provide an international resource delivery system or a service model that combines the strengths of all participating libraries." (A Manifesto for Rethinking Resource Sharing)

Tanskassa manifestin periaatteita on otettu käyttöön ja on saatu hyviä tuloksia uusien palvelumuotojen muodossa. Tavoitteena on, että asiakas saa tiedon tanskalaisista aineistosta yhdestä paikasta, aineiston tilaaminen on helppoa ja asiakkaalla on valinnanvaraa siinä, missä muodossa hän tarvitsemansa aineiston saa.

Manifestin tavoitteena strategiakaudella 2009–2012 on rakentaa tietoisuutta aineistonvälityksen uudistamisen tarpeellisuudesta, yksinkertaistaa prosesseja ja luoda asiakkaalle helppo pääsy tietoresursseihin.

Kaukopalvelu vähenee, tarvitaanko sitä?

Kuten aiemmista esimerkeistä kävi ilmi, Euroopassa aineistonvälitys on vähentynyt ja sama suuntaus näkyy muuallakin maailmassa. Poikkeuksena on Yhdysvallat, jossa tilausmäärät ovat kasvaneet viime vuosiin asti. Interlending & Document Supply -lehden päätoimittaja Mike McGrath kuvasi aineistonvälityksen nykytilannetta lainaamalla British Libraryn johtajaa Lynne Brindley’a: "There is a supreme irony that just as technology is allowing greater access to books and other creative works than ever before for education and research, new restrictions threaten to lock away digital content in a way we would never countenance for printed material".

McGrath vakuutti konferenssin osanottajille, että tilausten väheneminen tasaantuu vähitellen ja luvut voivat jopa kasvaakin mm. elektronisten lehtien jatkuvasti nousevien hintojen vuoksi. McGrathin mukaan tiedon portinvartijoita tarvitaan. Aina tulee olemaan tarvetta inhimilliselle väliintulolle tiedon organisoinnissa ja aineiston välittämisessä tutkijoiden, opiskelijoiden ja muiden tiedontarvitsijoiden käytettäväksi.

Kokoelmatyöstä ja tietopalvelusta

Konferenssin useassa esityksessä kävi ilmi kirjastojen tarve pohtia säästöjä myös aineistonhankinnassa. Kustannussäästöjä ja toiminnan tehostamista haetaan mm. kokoelmakarttatyön, digitoinnin, varastokirjastotoiminnan, hankintayhteistyön ja purchase on demand -periaatteen kautta.

Suomessa jo vakiintunut varastokirjastotoiminta hakee esimerkiksi Iso-Britanniassa vielä muotoaan. Kirjastoilla on Deborah Shorleyn (Director of Library Services, UKRR Imperial College London) mukaan huutava tarve vähentää painetun aineiston vaatimaa säilytystilaa (ks. Shorleyn esitys), mutta he eivät kuitenkaan ole halukkaita lähettämään aineistoaan varastoitavaksi. Tällä hetkellä UKKR tarjoaakin porkkanana rahallista korvausta jokaisesta luovutetusta hyllymetristä.

Suomalaista kokoelmakarttatyötä ja erityisesti Tampereen yliopiston kirjastossa toteutettuja kokoelma-analyyseja esitteli konferenssissa informaatikko Aniita Ahlholm-Kannisto (ks. esitys). Kokoelmakarttatyön avulla kartoitetaan ja kuvaillaan kokoelma ja sen pohjalta on mahdollista joko karsia tai hankkia aineistoa suunnitellusti. Kun tietyn aihepiirin kokoelma on analysoitu, siitä on hyvä välittää tietoa myös ko. oppiaineen edustajille tiedeyhteisössä.

Konferenssissa esiteltiin myös mielenkiintoisia kehityshankkeita virtuaalisesta tietopalvelusta ja esimerkiksi sosiaalisen median hyödyntämisestä: Nina Granlund (Kirjastot.fi): Virtual reference service in public libraries, Gert Poulsen (Vice Library Director, Copenhagen Business School Library): Partnering on Virtual Reference sekä Åsa Berglund (Head of Department, Interlibrary Loan and Information Services, Malmö City Library): Changing virtual reference from yesterday to tomorrow.

Dianne Cmor (Head, Information Services, Hong Kong Baptist University) pohti konferenssin päätöspäivänä, kuinka tietopalvelun rooli on muuttumassa tänä ”tietouniversumin” laajentumisen aikana (ks. Cmorin esitys). Niin tiedon paikantamisessa auttaminen, uuden tiedon tuottamisen ja sen levittämisen tukeminen kuin oppimisen ilon ja tiedon arvostamisen synnyttäminenkin ovat siirtymässä paikallisesta globaaliin kontekstiin. On nähtävä omaa kirjastoa laajempi kokonaisuus ja ohjattava tiedontarvitsijaa näkemään akateemisen tiedon maailma perinteisiä julkaisuformaatteja monipuolisempana ”tietoresurssiuniversumina”. Tietoa tuotetaan tutkimuksen teon eri vaiheissa tekstinä, datana ja mediassa, ja yhteistyön muodot tiedon tuottamisessa ovat muuttuneet esim. verkossa tehtävän yhteistyön myötä. Lopuksi Cmor kehotti ohjaamaan tiedontarvitsijoita ennemminkin kysymään kysymyksiä kuin viemään heitä valmiiden vastausten äärelle.

Lopuksi

Konferenssin esitykset limittyivät lopulta yllättävästikin kokonaisuudeksi. Kaukopalvelun tekemä aineistonvälitystyö liittyy kokoelmatyöhön, koska se on yhteistyötä kirjastojen välillä ja sen avulla omaa kokoelmaa voidaan täydentää lainaamalla muilta. Kaukopalvelu on myös lähellä tietopalvelun tehtäviä tiedon paikantamisen ja saatavuuden palvelumuotona. Aineistonvälitystyö tukee myös uuden tiedon luomista hankkimalla aineistoja tutkimuksen tarpeisiin.

Kaukopalvelussa työskentelevän kannalta erityisesti epämuodolliset keskustelut esitysten välillä olivat mielenkiintoisia ja hyödyllisiä. Sähköpostikirjeenvaihdosta tutut kirjastot ja ihmiset muuttuivat oikeiksi ihmisiksi, jotka tekevät tätä samaa työtä. Samalla saattoi vertailla toimintatapoja ja tilanteita eri maissa, tai vaikka kuulla, mitä uppsalalainen kollega tietää Tampereesta.

Kuvassa Sanna Valovirta ja Jaana Lamminmäki, Tampereen yliopiston kirjaston kaukopalvelu.

30.11.2010

Sanna Valovirta,
kirjastoamanuenssi, pääkirjaston lainausosasto

Lähteet

A Manifesto for Rethinking Resource Sharing. Rethinking Resource Sharing Initiative - Policy and Cultural Issues Group. Saatavissa http://rethinkingresourcesharing.org/manifesto.html.

Nordic Resource Sharing, Reference & Collection Development Conference - 9th Nordic ILL conference. Ohjelma: http://www.nrl.fi/NordicILL2010/programme.htm.

 

Kirjaston elämän ruuhkavuodet Tuula Vuorisen kokemana

1960–70-lukua: pahvikortit ja putkiposti

Muistelimme kirjaston seniorin Tuula Vuorisen kanssa nyt 85-vuotiaan yliopiston kirjaston alkuaikoja Tampereella ja kirjastotyön muuttumista 1960-luvulta lähtien. Tuulan ura kytkeytyy tiiviisti yliopiston kirjastoon: hän oli työskennellyt eläkkeelle jäädessään (v. 1998) yliopiston kirjastossa runsaat 28 vuotta ja oli yhteensä kirjastotyössä 38 vuoden ajan. Ammattinimike muuttui vuosien varrella amanuenssista alikirjastonhoitajaksi, sitten kirjastonhoitajaksi ja myöhemmin kirjaston toimistopäälliköksi.

Tuula on ollut 15-vuotiaasta asti työssä kirjastossa, aluksi koululaisena kesätöissä Tampereen kaupunginkirjastossa. Suoritettuaan kirjastotutkinnon Yhteiskunnallisessa korkeakoulussa hän sai ensimmäisen virkansa Tampereen tieteellisessä kirjastossa amanuenssina. Tampereen tieteellinen kirjasto oli perustettu Kirkkokatu 8:aan vuonna 1958. Kaupungin johdon yhtenä tavoitteena perustamiselle oli se, että Yhteiskunnallinen korkeakoulu saataisiin Helsingistä Tampereelle ja tenttikirjallisuus olisi jo valmiiksi täällä. YKK muuttikin sitten Tampereelle syksyllä 1960. Näin saatiin kirjaston myötävaikutuksella ensimmäinen korkeakoulu Tampereelle!

Vuonna 1964 Tuula valmistui maisteriksi YKK:sta, joka kaksi vuotta myöhemmin muutti nimensä Tampereen yliopistoksi. Tuula aloitti työnsä yliopiston kirjastossa alikirjastonhoitajan tittelillä v. 1969. Kirjasto sijaitsi tuolloin yliopiston päärakennuksen vasemmassa siivessä kolmessa eri kerroksessa. Kirjastossa oli iso lukusali/käsikirjasto, lainaustoimisto ja kirjavarasto. Kirjat olivat varastossa. Asiakkaan kirjatilaus lähti "putkipostissa" varastoon, mistä virkailija lähetti kirjat kirjahissillä lainaustoimistoon kerrosta ylemmäksi. Virkailijat päivystivät vuorollaan joko käsikirjastossa, lainaustoimistossa tai varastossa. Jonot olivat tuttu näky lainaustiskin edessä.

Tuulan tärkein työtehtävä oli alusta alkaen sisällönkuvailu, erityisesti kirjojen luokitus. Tuula myöntää, että luokituslogiikka ei ollut asiakkaille helppo oppia, mutta se oli siihen aikaan ainoa tapa hakea kirjallisuutta jollakin aiheella (asiasanoja alettiin käyttää kirjojen kuvailussa vasta myöhemmin). Kun Tuula aloitti kirjastotyön, luetteloijat kirjoittivat koneella jokaisen luettelokortin erikseen. Kirjasta tarvittiin aakkosellinen kortti, systemaattinen (luokituksenmukainen) kortti ja useita viittauskortteja, esim. jos kirjan aihe kuului useampaan luokkaan tai sillä oli monta tekijää. Korttien käsittely ja eri luetteloihin järjestäminen vei paljon aikaa. Vasta atk:n tulo vapautti tästä työstä.

1980–90-lukua: mikrokortit ja "tyhmät" päätteet

Kun kirjastoon perustettiin osastoja, Tuulasta tuli kirjallisuuskäsittelyosaston (nykyisen tietokantaosaston) esimies. Pääkirjasto muutti pari vuotta sen jälkeen Attilaan. Vuonna 1986 saatiin ensimmäiset tietokoneet, MikroMikot. Luettelointi tehtiin levykkeille ja levykkeet lähetettiin tieteellisten kirjastojen atk-yksikköön Helsinkiin, josta ne palasivat mikrokortteina. Asiakkaat joutuivat nyt etsimään tietoja sekä mikrokorteilta että pahvikorteilta.

Tuulan mukaan kirjastoalan suuri mullistus tapahtui 1990-luvun alussa, kun otettiin käyttöön tieteellisten kirjastojen ensimmäinen yhteinen atk-järjestelmä VTLS. Käyttöönottoprojektin aikataulu Tampereella oli kireä, koska kurssikirjaston lainaustoiminta haluttiin saada toimimaan syyslukukauden alussa. Vuosi 1991 oli Tuulalle rankka projektin vetäjänä. Tuula kertoo projektista:

”Aikataulun kireys toi mukanaan ilta- ja yötyöt. Selvitäkseni projektityöstä hankin ensimmäisen kotitietokoneeni, että pystyin jatkamaan työtä kotonakin. Monet testiajot oli mahdollista suorittaa vain yön aikana, ja ne oli tehtävä joko kirjastossa tai tietokonekeskuksessa. Muistan vappuaamun, jolloin koko yön VTLS:n ongelmien kanssa painittuani tulin aurinkoiselle kadulle vappuiloisten ihmisten sekaan. Tunsin olevani eri käsikirjoituksesta.”

Upouusi tietokanta Tamcat avattiin asiakkaille v. 1991. Tietokantaan oli konvertoitu levykkeille vuodesta 1986 lähtien tallennetut tiedot, ja kaikki uutuusluettelointi tehtiin suoraan Tamcatiin. Silloiset Tamcat-päätteet olivat ns. "tyhmiä" päätteitä, eivät varsinaisia mikroja. Atk-järjestelmä nopeutti paitsi asiakkaiden tiedonhakua, tietysti myös virkailijoiden työtä: esim. luettelointitietueita saatiin kopioitua muista kirjastoista.

2000–luvun kirjasto aktiivisen eläkeläisen silmin

Kun kysyin Tuulalta, mikä oli parasta työssäsi, hän vastasi näin:

”Sisällönkuvailijan työssä parasta – ja samalla vaikeinta – oli se, että monitieteellisessä kirjastossa joutui perehtymään moniin itselleen vieraisiin tieteenaloihin, niiden rakenteeseen ja kehitykseen. Ja tunne, että pystyy tekemään työtä, josta on tiedeyhteisölle hyötyä. Vaikka sisällönkuvailun ja luetteloinnin ulkonaiset puitteet mullistuivat, työn sisältö ja päämäärä säilyivät entisenä: tuottaa laadukasta tietokantaa.  Kaipaamaan jäi ystäviä. Aamukahvipöytää, jossa monesti naurettiin harmit ja huolet unohduksiin. Ystävät ovat säilyneet, mutta yhteydenpito on jokapäiväisestä tietenkin harventunut.”

Tuula kertoo vielä: ”Kirjastoalaa en erityisen aktiivisesti seuraa. Normaalista uutisvälityksestä kirjastoja koskevat asiat tietenkin noteeraan. Ja kovin mukava on saada tietoa yliopiston kirjaston tapahtumista, siitä erityiskiitos seniorikahvitilaisuuksille". Tuula viihtyy nyt eläkkeellä ollessaan mm. kaupunginkirjaston sukututkimusasiakirjojen ja kirjauutuuksien parissa ja lastenlasten seurassa. Kuulemma moni "sitku"-suunnitelma on vielä toteuttamatta.

Tuulan vastaus kysymykseen, mitä hän haluaisi sanoa meille vielä työssä oleville: ”Muistakaa, että teidän työnne on tärkeää. Muutoksia ja mullistuksia varmaan tulee, mutta te selviätte niistä. Ja vaikka eläkeikää jatkuvasti nostetaan, tätä aikaa kannattaa odottaa!” Niinpä. Muutoksia ja mullistuksia on näköjään kirjastossa ja yliopistossa aina ollut ja on tälläkin hetkellä. Tuulan kokemuksista voimme oppia, että uudistukset vaativat aina työtä. Eipä muuta kuin tarmokkaasti toimeen vaan!

(Lähteenä on käytetty myös Ari Lindströmin kirjaa: Kirjakaapeista asiakkaan pöydälle: Tampereen yliopiston kirjasto 80 vuotta, 2005.)

29.10.2010

Kaija Ranta-Puska
Informaatikko, Humanistis-kasvatustieteellinen osasto

 

Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: kirjaston hankkimiin aineistoihin ollaan entistä tyytyväisempiä

Keväällä 2010 toteutetun kansallisen asiakaskyselyn tulokset kertovat, että Tampereen yliopiston kirjaston asiakkaat pitävät kirjaston tarjoamia aineistoja ja aineistoihin liittyviä palveluja erittäin tärkeinä. Asteikolla 1–5 (1=erittäin heikko, 5 = erittäin hyvä) vastaajat antoivat kaikille kokoelmia koskeville muuttujille arvosanan välillä 4,47 ja 4,66. Aineistot luonnollisesti ovat olennaisin osa kirjaston palvelua ja tämän vuoksi asiakkaiden mielipiteet aineistopalveluiden onnistumisesta ovat arvokkaita. Tiettyihin tieteenaloihin keskittyvissä osastokirjastossa (Tertio ja Humanika) asiakkaat pitivät painettujen ja e-aineistojen ajantasaisuutta, niiden vastaamista tiedontarpeisiin ja niiden löytyvyyttä parempina kuin pääkirjastossa. Selityksenä lienee se, että suppeamman tieteenalan tarpeisiin on kirjaston helpompi vastata ja asiakaskunnan tiedontarpeet tunnetaan paremmin kuin monialaisessa pääkirjastossa.

"Elektroninen kirjasto tulee siis mukanani minne vaan"

E-aineistojen osalta asiakkaat arvioivat kirjaston onnistuneen parhaiten e-aineistojen ajantasaisuuden kohdalla. Tämä on luonnollista, koska Tampereen yliopiston kirjastossa e-aineistojen hankinta painottuu uusimpiin aineistoihin. Elektronisen aineiston ajantasaisuus sai arvosanaksi uusimmassa kyselyssä 4,23 kun se vuonna 2008 oli 4,0. E-aineistojen katsotaan myös hieman paremmin vastaavan tiedontarpeita v. 2010 kuin vuonna 2008.

Kuvio 1. Elektronisten aineistojen relevanssi ja löytyvyys.

Tampereen yliopiston kirjaston aineistoja on pidetty jonkin verran vastaavankokoisten yliopistokirjastojen aineistoja ajantasaisempina, Tampere 4,23, Oulun yliopiston kirjasto 4,19 ja Jyväskylän yliopiston kirjasto 4,17. E-aineistojen löytyvyys on edelleen jossain määrin ongelmallista, mutta tilanne on kuitenkin hiukan parantunut vuoden 2008 kyselystä.

Kuvio 2. Elektronisten aineiston relevanssi ja löytyvyys, vertailu.

Nellin käytettävyyttä on pyritty parantamaan lisäämällä Nellin sivuun pikavalikko sekä E-käsikirjasto-sivu, jolla haluttiin saada kirjaston hankkimat elektroniset hakuteokset ja käsikirjat paremmin löydettäviksi. Yksi syy e-aineistojen parantuneeseen löytyvyyteen lienee myös koulutuksella, sillä uusille opiskelijoille on useimmissa tiedekunnissa pakollinen tiedonhankinnan kurssi, jossa tutustutaan Nelliin ja eri tietokantoihin. Toisaalta myös Nellin käyttö Tampereen yliopistossa on aktiivista. Päivittäinen / viikoittainen käyttötiheys on suurempi kuin Oulun ja Jyväskylän yliopistoissa.

Kuvio 3. Nelli-portaalin käyttötiheys Tampereen, Jyväskylän ja Oulun yliopistoissa.

Parannuksista huolimatta Nelli-portaalin käyttöä pidetään kuitenkin yksittäisissä vastauksissa edelleen hankalana:

Nelli-portaali on melko sekava. Hakumahdollisuudet suoraan Nellin kautta eivät ole ollenkaan toimivat. Tämän takia tarvitsemiaan aineistoja joutuu hakemaan erikseen lukuisista tietokannoista, joiden hakuominaisuuksista ei aina tiedä…

Asiakkaat pitävät elektronisten aineistojen löytyvyyttä hyvin tärkeänä, ja tätä tarvetta ei Nelli-portaalin käyttöliittymällä pystytä kokonaan ratkaisemaan. Nellin sijaan onkin kehitteillä tiedonhakuun uusi ja nykyaikainen käyttöliittymä.

Etäkäyttö saa puolestaan kommenteissa useita kiitosmainintoja.

Painettu aineisto täydentää e-aineistoa

E-aineistoa hankitaan yhä enemmän, mutta painettu aineisto on edelleen tärkeässä asemassa kirjaston kokoelmissa täydentämässä asiakkaiden tiedontarpeita. Tieteellistä e-aineistoa ei ole tarjolla kaikilta aloilta ja kotimaista aineistoa e-muodossa on rajoitetusti.

Moni asiakas kokee myös painetun aineiston lukemisen miellyttävämmäksi ja helpommaksi, kuten seuraavasta avoimesta vastauksesta voi päätellä.

On hyvin tärkeää, että nykyisinkin kirjastossa on KIRJOJA ja olisi tärkeää että osa lehdistä olisi siellä painettuina versioina. E-versioita ei tule selailleeksi junassa, baarissa jne, joten yleissivistys kärsii, kun etsii vain sen jutun jota juuri silloin tarvitsee.

Kirjasto on myös onnistunut painetun aineiston osalta asiakkaiden mielestä hyvin ja arvosanat olivat tässäkin kohdin hiukan nousseet vuoden 2008 kyselyyn verrattuna. Varsinkin aineiston helppo löytyminen sai korkean arvosanan 4,10. Painettu aineisto löytyi asiakkaiden mielestä hiukan helpommin kuin e-aineisto. Korkeaan arvosanaan lienee yhtenä selityksenä tilojen, palvelujen ja kokoelmien esittely uusille opiskelijoille. Kaikkein parhaimmat arvosanat sai painetunkin aineiston osalta Tertio. Muihin vastaavankokoisiin yliopistokirjastoihin verrattuna arvosanat olivat hyvin samaa luokkaa. Tampereella ajantasaisuus ja helppo löytyvyys saivat hiukan muita paremmat arvosanat.

Avoimissa vastauksissa eniten kritiikkiä sai aineiston riittävyys. Kurssikirjojen kappalemääriä toivotaan nytkin lisää, mutta myös ns. yleiskokoelman uusimmista ja kysytyimmistä kirjoista haluttaisiin useampi kappale. Lisäkappaleita onkin pyritty tilamaan, jos huomataan, että kirjaan on useita varauksia.

Uusista kirjoista lisää kappaleita, nyt on moni kirja jatkuvasti lainassa. Myös muita kuin kurssikirjoja lisää hyllyihin, opiskelijat ovat niistä todella kiinnostuneita. Esim. Terra Cognitan kirjoja on liian vähän kysyntään nähden.

Kuvio 4. Painettujen aineistojen relevanssi ja löytyvyys.


Kuvio 5. Painettujen aineistojen relevanssi ja löytyvyys, vertailu.

Kurssikirjoista ei erikseen kysytty asiakaskyselyssä, mutta aineistoista annetuissa avoimissa palautteissa tulee ilmi, että kurssikirjojen riittävyys on edelleen tärkeä aihe. Tämä korostuu varsinkin tietyissä oppiaineissa, joissa on suuria yhtä aikaa tentittäviä luentokursseja.

Lisää kirjoja, varsinkin sellaisia, joista järjestetään massakursseja.

Tyytymättömyys näyttää kuitenkin olevan hiukan vähäisempää kuin vuoden 2008 asiakaskyselyssä. Kurssikirjojen määrää koskevia tyytymättömyyttä ilmaisevia palautteita annettiin kevään 2010 kyselyssä 36 kpl, kun määrä vuonna 2008 oli 50 kpl.

Kurssikirjojen parempaan saatavuuteen ovat vaikuttaneet elektronisten kurssikirjojen määrä, joka on lisääntynyt vuodesta 2006 sekä kurssikirjalukusalin parantuneet palvelut. Vuonna 2006 elektronisia kurssikirjoja oli kaikista voimassa olevista kurssikirjanimekkeistä 4,3 % (225 kurssikirjanimekettä) kun niitä vuonna 2010 on 10,5 % (568 nimekettä). Yleensä e-kirjoissa on useamman samanaikaisen käyttäjän oikeus. Kurssikirjalukusalin kirjojen lainausmahdollisuuksien laajentaminen vuoden 2008 asiakaskyselyn jälkeen on myös vaikuttanut kurssikirjojen saatavuuteen.

Mielipiteet e-kirjoista jakautuvat. Jotkut asiakkaat ovat sitä mieltä, että kirjamuotoista aineistoa on hankala lukea ruudulta, kun taas toiset asiakkaat toivovat lisää e-kirjoja:

Tenttikirjat mieluummin paperiversioina kuin e-aineistoina, ei 500 sivuista kirjaa kukaan lue näytöltä.

Olisi mahtavaa, jos tenttikirjoista olisi tarjolla e-kirja.

Hankintaehdotukset tärkeä osa kokoelmatyötä

Kirjaston asiakkaiden tarpeet ovat palvelujen kehittämisen lähtökohta. Aineistojen valinnassa ja hankinnassa asiakkaiden tarvitsemilla ja ehdottamilla aineistoilla on tärkeä merkitys. Kyselyn tulokset osoittavat, että myös asiakkaille mahdollisuus tehdä hankintaehdotuksia on tärkeää (arvosana 4,14). Asiakkaiden mielestä kirjasto on onnistunut hyvin palvelun toteuttamisessa ja tyytyväisyys on kasvanut vuoden 2008 kyselyyn verrattuna (arvosana v. 2010 4,11 – vuonna 2008 3,75).

Olette suhtautuneet positiivisesti henkilökunnalta tuleviin hankintaehdotuksiin ja tämä on mielestäni hyvin ilahduttavaa myös jatkon kannalta.

Vuonna 2010 pääkirjastossa on tilastoitu saapuneet hankintaehdotukset. Niitä oli marraskuun loppuun mennessä kertynyt 902, joista vain muutama on jäänyt toteuttamatta. Kyselyn avoimissa vastauksissa esille tullut epäily ei siis ole aiheellinen.

Jotenkin en usko, että hankintaehdotukset vaikuttaisivat mihinkään...

Lähes kaikki saatavissa olevat, asiakkaiden ehdottamat kirjat tilataan kirjastoon. Jos asiakkaan ehdottamaa aineistoa ei hankita, hän saa siitä tiedon perusteluineen.

Lopuksi

Kirjaston tarjoamat tietoaineistot ja niihin liittyvät palvelut ovat olennainen edellytys yliopistossa tehtävälle työlle, tutkimukselle ja opetukselle. Tämän vuoksi on hyödyllistä kerätä säännöllisesti palautetta asiakkailta siitä, miten he kokevat kirjaston onnistuneen tässä merkittävässä tehtävässään.

30.11.2010

Aniita Ahlholm-Kannisto
informaatikko, hankintaosasto,

Soile Kolehmainen
kirjastoamanuenssi, hankintaosasto,

Hannele Nurminen
osastonjohtaja, hankintaosasto ja

Heli Vanamo
kirjastonhoitaja, sisäiset palvelut

 

Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: Tampereen yliopiston kirjasto asiointiympäristönä

”Kelpaa kovasti nykyisellään”, ”Toimiva systeemi tällaisenaan”, ”Basically works well and helps a lot”

Tässä artikkelissa tarkastellaan, miten hyvin Tampereen yliopiston kirjasto on onnistunut tarjoamaan asiakkailleen käyttöön tiloja ja laitteita sekä miten kirjaston aukioloajat ovat tyydyttäneet asiakkaiden tarpeita kirjastojen kansallisen kyselyn mukaan. Kysely toteutettiin keväällä 2010 ja vastaajien arviointiasteikkona oli 1–5 (1 = erittäin heikko, 5 = erittäin hyvä).

Aikaisemman vuonna 2008 toteutetun vastaavan kyselyn tulokset osoittivat, että Tampereen yliopiston kirjaston asiakkaiden mielestä kirjasto onnistui tiloihin ja laitteisiin liittyen hieman paremmin kuin muut yliopistokirjastot (ks. Laakso & Toivonen 2008). Myös kirjaston aukioloaikoihin oltiin pääosin tyytyväisiä. Tampereen yliopiston kirjaston aukioloaikojen onnistumisesta saatu arvosana (3,9) vastasi yliopistokirjastojen aukioloajoista saatujen arvosanojen keskiarvoa (3,9) (ks. Suomi 2008).

Kirjasto asiointiympäristönä – onnistuminen osastoittain ja käyttäjäryhmittäin

Kirjasto on luonteva osa opiskelua ja opetusta, mihin vaikuttaa myös se, kokevatko asiakkaat kirjaston sijainnin itselleen sopivaksi vai eivät. Tampereen yliopiston kirjaston osalta asiakaskyselyyn vastanneista 58 % oli sitä mieltä, että kirjaston merkitys luontevana osana opiskelua, opetusta ja työskentelyä on erittäin suuri. Kirjasto oli myös onnistunut tässä hyvin; 36 % vastaajista katsoi kirjaston onnistuneen erittäin hyvin ja 37 % hyvin. Yhtä lailla 57 % vastaajista piti kirjaston sopivaa sijaintia erittäin tärkeänä ja 61 % katsoi kirjaston siinä onnistuneenkin erittäin hyvin.

Millaisena asiakkaat näkivät Tampereen yliopiston kirjaston asiointiympäristönään keväällä 2010, käy ilmi alla olevista kuvioista 1–5, joissa lähemmän tarkastelun kohteena ovat kansallisen kyselyn kohdat (kyselyssä numeroilla 3.3–3.7), joissa kysyttiin kirjaston aukiolojen sopivuutta, kirjastotilojen viihtyisyyttä, opiskelutilojen rauhallisuutta, ryhmätyötilojen ja työasemien riittävyyttä.

Asiointiympäristön muuttujia tarkasteltiin kyselyssä käyttäjäryhmittäin, jotka oli jaettu neljään kategoriaan seuraavasti: opiskelijoita (alempaa ja ylempää korkeakoulututkintoa suorittavia) oli kyselyssä mukana 473, jatko-opiskelijoita 83, tutkijoita, lehtoreita ja muita opettajia, laitosten esimiehiä ja professoreita yhteensä 106 sekä muita asiakkaita (avoimen yliopiston opiskelijoita, muita henkilökunnan edustajia sekä ulkopuolisia) 66.

Yhteensä kyselyyn vastasi 730 Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjää (pääkirjasto Linna 485 vastaajaa, Humanika 91, Tertio 147 ja Hämeenlinnan yksikkö 71).

Kirjaston aukioloajat ovat sopivat

Aikaisemmassa vuoden 2008 kyselyssä aukioloaikoihin oltiin tyytyväisiä tai jokseenkin tyytyväisiä. Kyselyn vapaamuotoisista kommenteista kävi selvästi ilmi, että aukioloajoissa oli joiltain osin kehittämisen varaa. Esimerkiksi pääkirjaston (Linnan) kurssikirjalukusalin aukioloa toivottiin lisättävän ympärivuorokautiseksi, mikä toteutettiin vuoden 2009 alusta lukien. Muutoksen vaikutus ja onnistuminen näkyy alla olevasta taulukosta 1. Onnistuminen aukioloajoissa on selvästi noussut Linnan kohdalla vuodesta 2008. Avoimessa palautteessakin kurssikirjalukusalin ympärivuorokautinen aukiolo on huomattu.

Joskus tuntuu, että kirjasto voisi olla klo 20 asti auki. Tosin onhan lukusali.

Vuorokauden ympäri oleva lukusali on hyvä juttu.

 

Yo-kirjastot

TaYK

Linna

Humanika

Tertio

HOKL

2008

3,9

3,9

4,0

3,9

3,6

3,3

2010

4,05

4,14

4,22

3,9

4,14

3,14

Taulukko 1. Onnistuminen aukioloajoissa 2008 ja 2010.

Vuonna 2008 aukioloaikojen suhteen onnistuminen oli yhtä suuri Tampereen yliopiston kirjastossa kuin yliopistokirjastoissa keskimäärin (3,9). Vuonna 2010 onnistuimme yliopistokirjastoja paremmin koko kirjaston, Linnan ja Tertion osalta. Humanikan kohdalla ei muutosta tapahtunut. Hämeenlinnan yksikössä onnistuminen jäi hieman alle vuoden 2008 tason.

Onnistumisesta huolimatta aukioloaikojen suhteen saatiin kyselyssä myös runsasta kritiikkiä. Palautetta tuli kuitenkin vähemmän kuin vuonna 2008. Yleisesti toivottiin kirjaston olevan auki lähes aina, myös viikonloppuisin tai ainakin aikaisempaan aamusta ja pidempään illasta.

Laajemmat aukioloajat, myös sunnuntait.

Myös osastoittain aukioloajoissa oli vastaajien mukaan toivomisen varaa.

Humanikan aukioloaikaan toivoisin pidennystä niin ma-to kuin pe suhteenkin.

Hämeenlinnan yksikön aukioloajat saisivat olla joka päivä samat niin ei tarvisi arpoa, onko kirjasto auki vai ei.

Tertion aukioloajat ovat erittäin huonot. Ilta-aikoja pitäisi olla ehdottomasti!

Lauantaisin aukioloaikaa2 ei myöskään ollut riittävästi: ”La-aukiolo liian lyhyt iltapäivästä”. ”Kirjasto voisi aueta aikaisemmin aamulla lauantaisin”.

Kuviosta 1 käy ilmi, kuinka sopivina eri asiakasryhmät pitivät aukioloaikoja koko kirjaston tasolla sekä osastotasoilla.

Kuvio 1. Kirjaston aukioloajat ovat sopivat – onnistuminen käyttäjäryhmittäin.

Kirjaston tilat ovat viihtyisät

Tampereen yliopiston kirjastossa on aiemmin kerätty tietoa kirjaston tilojen käytöstä. Pääkirjastossa keväällä 2009 ja kaikissa kirjaston toimipaikoissa syksyllä 2009 kerättiin monitoroinnin avulla palvelunlaatukyselyjä täydentävää tietoa mm. siitä, miten hyvin kirjasto on onnistunut uusien tilojen suunnittelussa ja toteutuksessa (ks. Lehto, Mäkelä & Nissilä 2010).

Vuoteen 2008 verrattuna tilojen viihtyisyys on hivenen verran kohentunut kaikissa osastoissa, Tertiossa uudisrakennuksen myötä selvemmin.

 

Yo-kirjastot

TaYK

Linna

Humanika

Tertio

HOKL

2008

3,8

4,1

4,0

4,1

4,1

3,6

2010

3,86

4,21

4,1

4,21

4,6

4

Taulukko 2. Onnistuminen tilojen viihtyisyydessä 2008 ja 2010.

Kirjaston tiloja pidetään pääosin viihtyisinä, mikä sinänsä ei ole yllätys, koska kirjastolla on 2000-luvulla rakennetut tilat (Humanika 2003, Linna 2006 ja Tertio 2009), joissa jo suunnitteluvaiheessa on otettu huomioon, mitä tietoaineistojen yhä enenevä siirtyminen verkkoon merkitsee kirjaston fyysisten tilojen kannalta. Kirjasto on muuttumassa vuosi vuodelta yhä enemmän monimuotoiseksi työtilaksi, ei se ole enää pelkästään kokoelmien säilytyspaikka. Myös viihtyisyyteen on panostettu kaikissa uudisrakennuksissa, mikä on palautteen mukaan myös huomattu:

Humanika on lempikirjastoni yliopistolla, kotoisa, valoisa ja "tietoisa".

Minusta Linna-kirjasto on viihtyisä ja toimii hyvin. Tsemppiä kaikille kirjastolaisille!

Upeaa, että Tertio siirtyi lähelle opiskelijoita! Tilat ovat todella, todella viihtyisät värivalintoja myöten. Kiitos kirjastosta, jonne on mukava mennä ja josta saa aina ystävällistä palvelua!

Kritiikkiäkin löytyy:

Lasiset seinät luovat tilaan myös levotonta tunnelmaa.

Attilan vanha kirjasto oli viihtyisämpi, uusi on jotenkin kolkko.

Tilat ovat omaan makuuni vähän steriilit, vaikeasti lähestyttävät ja hämärät, enkä yleensä opiskele kirjastolla vaan kotona.

Alla olevasta kuviosta 2 käy ilmi, että opiskelijat viihtyvät paremmin Humanikan ja Tertion tiloissa, kun taas opettajat ja tutkijat Linnan tiloissa. Koko kirjaston tasolla tarkasteltuna kirjaston tilat ovat vastaajien mielestä riittävän viihtyisät.

Kuvio 2. Kirjaston tilat ovat viihtyisät – onnistuminen käyttäjäryhmittäin.

Kirjasto tarjoaa rauhalliset opiskelutilat

Vuoden 2008 kyselytuloksiin verrattuna rauhallisten opiskelutilojen tarjonnassa on tapahtunut hieman parannusta sekä koko kirjaston tasolla että kaikissa osastoissa. Vuonna 2010 Tampereen yliopiston kirjastossa on rauhallisten opiskelutilojen tarjonta arvioitu paremmaksi kuin yliopistokirjastoissa keskimäärin.

 

Yo-kirjastot

TaYK

Linna

Humanika

Tertio

HOKL

2008

3,8

3,9

3,8

4,2

4,2

3,7

2010

3,84

4,09

3,91

4,38

4,48

4,14

Taulukko 3. Onnistuminen rauhallisten opiskelutilojen tarjoamisessa 2008 ja 2010.

Tosin tehtävää vielä riittää. Se käy ilmi varsin selvästi saadusta avoimesta palautteesta. Palautteessa kritisoitiin kaikkein eniten nimenomaan tilojen rauhattomuutta. Linnan onnistuminen rauhallisten opiskelutilojen tarjoajana jäi arvoasteikossa neljän alle. Ainoastaan tutkijoilta ja opettajakunnalta tuli arvioksi 4,06. Osastoissa onnistuminen on kautta linjan neljän ja viiden välillä. Osastokirjastoja hieman kriittisempää palaute oli pääkirjaston suhteen.

Linnan fyysisiä olosuhteita rauhallisen työskentely-ympäristön luomiseksi on ehdottomasti parannettava.

Kuvio 3. Kirjasto tarjoaa rauhalliset opiskelutilat – onnistuminen käyttäjäryhmittäin.

Häiritseviä tekijöitä olivat mm. lainaustoimiston vuoronumerojärjestelmän soinnin kuuluminen kerroksiin, kannettavien tietokoneiden käytöstä tulevat äänet sekä ylipäätään asiakkaiden liikehdintä ja keskustelu käytävillä. Runsasta palautetta tuli pääkirjaston portaista, jotka kopisevat häiritsevästi.

”Kirjaston portaat ovat kovin kopisevat. Voisiko niille saada jotain vaimennusta?”

”there are usually sound of ticktack of high heels and talks in the library, it is better to have poster or notice to remind people, please do not make noise”

Palautteet paljastavat myös käyttäjien mukavuudenhalun. Kirjaston toivotaan yhä enemmän muuttuvan kohti olohuonemaisuutta.

Kirjastossa on kourallinen mukavia nojatuoleja hiljaisissa paikoissa. Yleensä ne ovat aina varattuja, joten olisi ihanaa, jos näitä rauhallisia rentoutumis-/lukupaikkoja olisi lisää.

Tertiossa on erittäin hyvä lukunurkkaus, jossa on keinutuolin tapaisia tuoleja ym. Tämä tila sopii hyvin esimerkiksi minulle lukitilana, koen että lukusalissa on ”liian” hiljaista joten Tertion lukunurkkaus toimii hyvin. Linnaan voisi perustaa samanlaisen.

Pääkirjastossa on yksi erinomainen lukunurkkaus 2. kerroksen peränurkkauksessa. Nojatuolit ja istuimet ovat kivoja ja ilo silmälle. Kovat lattiapinnat sen sijaan tuottavat häiritsevää ääntä. Erityisesti pääkirjaston pitkät puuportaat kolisevat ikävästi, kun niitä pitkin kulkee. Kirjastoissa voisi mielestäni hyvin käyttää kokolattiamattoja ja tekstiilejä (verhoja ym.), niin että tarpeeton taustamelu saataisiin minimiin.

Ryhmätyötilat vastaavat tarpeitani

Alla oleva kuvio 4 kertoo selvästi, että Tertion ryhmätyötiloihin opiskelijat ja etenkin jatko-opiskelijat ovat varsin tyytyväisiä. Jatko-opiskelijoitten tiedot puuttuvat Humanikan osalta, joten siltä osin vertailua ei voi tehdä.

Kuvio 4. Ryhmätyötilat vastaavat tarpeitani – onnistuminen käyttäjäryhmittäin.

Tertio pystyi vuonna 2010 vastaamaan asiakkaiden ryhmätyötilatarpeisiin paremmin kuin kaksi vuotta aiemmin. Koko kirjaston tasolla on ryhmätyötilojen suhteen onnistuttu melko hyvin ja paremmin kuin muissa yliopistokirjastoissa.

 

Yo-kirjastot

TaYK

Linna

Humanika

Tertio

HOKL

2008

3,5

3,9

3,9

4,0

4,0

3,0

2010

3,53

4,02

3,95

4,04

4,2

4

Taulukko 4.  Onnistuminen ryhmätyötilojen tarjoamisessa 2008 ja 2010.

Vaikka ryhmätyötilojen suhteen Tampereen yliopiston kirjasto on selvästi edellä yliopistokirjastojen keskiarvoa, toiveita lisätiloista tulee kuitenkin esiin avoimessa palautteessa jonkin verran.

Ryhmätyöhuoneita voisi olla enemmänkin, ja sellaisia, joita ei tarvisi etukäteen varata. Nojatuolit voisivat olla mukavammat/ergonomisemmat.

Ryhmätyötiloja on joskus hankala varata, koska ne tuntuvat aina olevan täynnä. Myös muita työskentelytiloja voisi olla enemmän.

Ryhmätyötiloista tuntuu aina olevan puutetta.

Kirjastossa on riittävästi työasemia

Tietokoneita voisi olla enemmän. Ruuhkaisena aikana koneille ei pääse kuin jonottamalla.

Ei juurikaan työasemia, joilla pääsee yleiseen verkkoon… tämä olisi kuitenkin tärkeää, jotta pääsee esim. selaamaan sähköisiä opinto-oppaita, kurssisivuja ja kursseilla edellytettyä kirjallisuutta.

Työasemille ei tahdo aina päästä ja työasemia pitäisi sijoittaa useampiin tiloihin. Lisäksi eväitten syönti ja juonti työasemien läheisyydessä pitäisi ilman perusteltua syytä kieltää.

Työasemien suhteen osastoissa näyttää tilanne paremmalta kuin pääkirjastossa, joten palaute työasemien riittämättömyydestä koskee lähinnä pääkirjastoa.

Kuvio 5. Kirjastossa on riittävästi työasemia – onnistuminen käyttäjäryhmittäin.

Vuoden 2008 kyselyn tuloksiin verrattuna työasemien kohdalla ei ole kovin suuria muutoksia tapahtunut paitsi Tertiossa, jossa työasemien riittävyyteen oltiin aiemmin tyytyväisempiä kuin vuonna 2010. Yliopistokirjastojen keskiarvoon verrattuna työasematilanne Tampereen yliopiston kirjastossa on huomattavasti parempi sekä osastotasolla että koko kirjaston tasolla.

 

Yo-kirjastot

TaYK

Linna

Humanika

Tertio

HOKL

2008

3,5

3,8

3,7

3,9

4,4

3,8

2010

3,29

3,8

3,66

4,03

4,05

3,8

Taulukko 5. Onnistuminen työasemien riittävyydessä 2008 ja 2010.

Kirjasto asiointiympäristönä – onnistuminen ja tärkeys käyttäjäryhmittäin

Asiointiympäristöä kuvaavien muuttujien lähempi tarkastelu käyttäjäryhmittäin tuo esiin eroja, missä määrin mitäkin muuttujaa pidettiin tärkeänä ja miten hyvin kirjaston katsottiin onnistuneen ko. muuttujan suhteen. Alla olevista käyttäjäryhmittäin esitetyistä kuvioista 6–9 näkee kyseisten muuttujien keskiarvot sekä myös onnistumisen ja tärkeyden välisen kuilun, jota edustaa ns. GAP-luku3.

Mitä pienempi kuilu on, sitä paremmin on onnistuttu tärkeiksi arvioiduissa palveluissa. Jos kuilu on suuri, palveluissa on kehittämisen varaa. Samalla selviää myös ne palvelut, joihin on yli- tai alipanostettu. Ylipanostusta syntyy niissä palveluissa, joissa onnistuminen on arvioitu korkealle ja tärkeys matalalle.  Alipanostus paljastaa palvelujen kriittiset tekijät ts. palvelu on arvioitu tärkeäksi, mutta onnistuminen on ollut heikkoa.

Kuvio 6. Onnistuminen ja tärkeys opiskelijoitten näkemänä.

Kuviosta 6 nähdään, että opiskelijoille aukioloajat ja rauhalliset opiskelutilat ovat kaikkein keskeisimpiä tekijöitä. Varsin merkittävä tekijä on myös työasemien riittävyys. Sen sijaan opiskelijoiden mielestä ryhmätyötilojen merkitys on näistä asioista vähemmän tärkeä. Siinä on heidän mielestään hieman ylipanostusta, kun taas tärkeiksi arvioimissaan tekijöissä lisäpanostus olisi vielä joiltain osin toivottavaa.

Kuvio 7. Onnistuminen ja tärkeys jatko-opiskelijoitten näkemänä.

Kuviosta 7 nähdään, että myös jatko-opiskelijoiden kannalta tärkein tekijä on aukioloaikojen sopivuus, johon tulisi panostaa. Tilojen viihtyisyys ja rauhalliset opiskelutilat olivat jatko-opiskelijoitten mielestä myös tärkeitä ja niissä oli myös onnistuttu hyvin. Vähiten tärkeäksi ja selvästi ylipanostetuiksi he arvioivat ryhmätyötilat. Viimeksi mainittua muuttujaa lukuun ottamatta jatko-opiskelijat olivat kutakuinkin tyytyväisiä kirjaston palveluihin.

Seuraavasta kuviosta 8 käy ilmi, miten tutkijat ja muu opettajakunta arvottivat tiloja ja aukioloaikoja.

Kuvio 8. Onnistuminen ja tärkeys tutkijoitten ja opettajakunnan näkemänä.

Jälleen ryhmätyötilat ovat vähiten tärkeitä. Tässä ryhmässä kaikki muuttujat ovat ylipanostettuja, vähiten aukioloajat, joissa onnistuminen on likipitäen tasoissa tärkeyden kanssa. Tutkijoille ja opettajille kirjaston tilat ja laitteet eivät enää etäpalvelumahdollisuuksien lisäännyttyä merkitse samaa kuin opiskelijoille.

Kuvio 9. Onnistuminen ja tärkeys muiden asiakkaiden näkemänä.

Kuviosta 9 nähdään, että muut asiakkaat, joihin siis luetaan ulkopuolisten lisäksi avoimen yliopiston opiskelijat sekä yliopiston muu henkilökunta, näkevät tärkeimpänä aukioloajan. Myös rauhalliset opiskelutilat ja työasemien riittävyys koettiin tässä ryhmässä tärkeiksi. Ryhmätyötilat ovat heidänkin mielestään ylipanostettuja.

Kirjaston onnistuminen ja tärkeys asiointiympäristönä – yhteenveto

Kuvio 10. Onnistuminen Tampereen yliopiston kirjastossa, sen osastoissa sekä yliopistokirjastoissa 2010.

Kuviosta 10 näkyy yhteenvetona, miten hyvin Tampereen yliopiston kirjasto ja sen eri osastot ovat käyttäjien mielestä onnistuneet tilojen, laitteiden ja aukioloaikojen suhteen. Mukana ovat myös yliopistokirjastojen keskiarvot. Yliopistokirjastojen keskiarvoon verrattuna Tampereen yliopiston kirjasto onnistui kautta linjan paremmin sekä koko kirjaston tasolla että osastokohtaisesti lukuun ottamatta Humanikan ja Hämeenlinnan aukioloaikoja.

Miten eri käyttäjäryhmät arvioivat kirjastoa asiointiympäristönään onnistumisen ja tärkeyden näkökulmasta kävi ilmi edellä esitetyistä kuvioista 6–9. Onnistumisen ja tärkeyden välistä kuilua kuvaavat GAP-luvut on esitetty yhteenvetona taulukossa 6 käyttäjäryhmittäin.

Kirjasto asiointiympäristönä

 

Opiskelijat

Jatko-

opiskelijat

Tutkijat,

opettajat

etc.

Muut

asiakkaat

Kirjaston aukioloajat ovat sopivat

0,32

0,27

-0,05

0,37

Kirjaston tilat ovat viihtyisät

 

-0,08

-0,02

-0,47

-0,29

Kirjasto tarjoaa rauhalliset opiskelutilat

0,35

-0,09

-0,89

0,06

Ryhmätyötilat vastaavat tarpeitani

-0,38

-0,84

-1,48

-0,68

Kirjastossa on riittävästi työasemia

0,40

0,00

-0,49

0,13

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Taulukko 6. Kirjasto asiointiympäristönä – onnistumisen ja tärkeyden väliset kuilut GAP-luvuin.

Yllä olevasta taulukosta 6 voidaan todeta, että kaikille käyttäjäryhmille tärkeäksi tekijäksi nousi aukioloaikojen sopivuus. Siihen tulisi vielä hieman panostaa kaikkien muiden ryhmien mielestä paitsi tutkijoitten ja opettajien, joiden mielestä siinä oli jo onnistuttu riittävästi. Kaikissa käyttäjäryhmissä ryhmätyötilat näyttävät olevan ylipanostettuja; onnistuminen on saanut merkitystä korkeamman keskiarvon.

Tutkijoilla ja opettajilla kaikki muuttujat olivat ylipanostettuja; aukioloajat vähiten, muut melko paljon. Tämän selittää se, että tutkijoille ja opettajille kirjasto fyysisenä tilana, sen laitteet ja ryhmätyötilat ja tilojen rauhallisuus ei merkitse samaa kuin opiskelijoille. Henkilökunnalla on omat työhuoneensa, eivätkä he tarvitse kirjastoa useinkaan työtilana.

Mitä paremmin kirjasto pystyy tukemaan tutkijoita etänä, sitä sujuvammin omaehtoinen käyttäminen sujuu. Puhelimen päähän on aina tarpeen tullen tärkeää saada asiantunteva ihminen – yleensä tämä kyllä onnistuukin!

Avoin palaute antoi arvokasta tietoa, mitkä asiat käyttäjien mielestä vaativat parantamista. Esimerkiksi meluhaitat, ovat ne sitten ihmisten tai laitteiden aikaansaamia tai arkkitehtonisista syistä johtuvia, nousivat varsin keskeisesti esiin.

Etenkin pääkirjasto sai osakseen runsasta kritiikkiä nimenomaan arkkitehtonisista syistä.

Arkkitehtonisesti Linna ei ole hyvä paikka omatoimiseen rauhalliseen työskentelyyn. Avaraa tilaa on liikaa, joten äänet ja liike häiritsevät keskittymistä. Rauhallisia nurkkia ei ole riittävästi ja yleisvalaistus on varsinkin talvella riittämätön.

Rauhallisia työskentelytiloja ja työasemia toivottiin lisää avoimessa palautteessa. Aukioloajat tuskin koskaan kohtaavat riittävässä määrin kirjastoa käyttävien tarpeita – aukioloaikojen suhteen on yleensä yhtä monta mieltä kuin miestä.

Perhaps more work spaces, more computers also, longer opening hours, more books

Aukioloaikoja voisi aina pidentää, ja ryhmätyötiloja sekä työasemia voisi aina olla enemmän…

Avoin palaute puolestaan toi kiitettävästi esiin toiveita ja ehdotuksia, joilla asiakastyytyväisyyttä voisi vielä lisätä. Palautteesta kävi ilmi, että asiointiympäristössä rauhalliset opiskelu- ja työskentelytilat nousivat varsin kriittiseksi tekijäksi, mihin on syytä kiinnittää jatkossa entistä enemmän huomiota ja selvittää, mitä mahdollisuuksia kirjastolla on epäkohdan korjaamiseksi.

Kansallisen käyttäjäkyselyn tulokset vuodelta 2010 osoittavat, että Tampereen yliopiston kirjaston käyttäjät ovat suhteellisen tyytyväisiä kirjaston tarjoamiin tiloihin ja laitteisiin sekä aukioloaikoihin. Yliopistokirjastojen keskiarvoon verrattuna Tampereen yliopiston kirjasto onnistui kautta linjan paremmin sekä koko kirjaston tasolla että osastokohtaisesti.


1 Hämeenlinnan yksikön vastaajien vähäinen määrä tulee ottaa huomioon tuloksia vertailtaessa.

2 Pääkirjaston aukioloaikoihin tuli kansallisen kirjastokyselyn toteuttamisen jälkeen lauantain aukioloa koskeva muutos keväällä 2010. Lauantain aukiolo lakkautettiin 1.5.2010 lukien, koska kirjaston käyttö  oli lauantaisin vähäistä suhteessa tarjotun palvelun kalleuteen.

3 GAP-luvut on merkitty kuvioissa kyseisen muuttujan jälkeen sulkeisiin ja esitetty yhteenvetona taulukossa 6.


29.11.2010

Terttu Suomi
osastonjohtaja, pääkirjaston lainausosasto

Lähteet

Laakso Teija & Toivonen Leena (2008). Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: Tilojen ja laitteiden tarjoaminen: kirjaston tilat, opiskelutilojen rauhallisuus, ryhmätyötilat, työasemien riittävyys. Kirjaston verkkolehti Bulletiini 4/2008. http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/bulletiini/arkisto/2008/artikkeli88.php.

Lehto Anne, Mäkelä Sari & Nissilä Paula (2010). Asiakkaiden havainnointia kirjastossa monitoring-menetelmällä. Kirjaston verkkolehti Bulletiini 1/2010. http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/bulletiini/arkisto/2010/artikkeli111.php.

Suomi Terttu (2008). Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: yleisesti ottaen ollaan tyytyväisiä - ja toivotaan pidempiä aukioloaikoja! Kirjaston verkkolehti Bulletiini 4/2008. http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/bulletiini/arkisto/2008/artikkeli82.php.

 

Sanoista teoiksi – tutkimusartikkeleiden rinnakkaistallentaminen Tampereen yliopistossa alkaa

Tampereen yliopistossa toimivia tutkijoita kehotetaan tallentamaan tutkimusartikkeliensa1 kopiot yliopiston avoimeen TamPub-julkaisuarkistoon (http://tampub.uta.fi) ensi vuoden alusta lähtien (ks. Rehtorin päätös 16.4.2009). Kirjastolla on vastuu päätöksen toteuttamisesta, mikä tulee olemaan suuri haaste erityisesti päätöksen voimaan astumisen alkuvaiheessa (ks. myös Levälahti, Oino & Sisättö 2009).

Kirjastolla on toki paljon kokemusta verkkojulkaisemisesta. Opinnäytteitä on julkaistu verkossa menestyksekkäästi jo yli kymmenen vuotta. Kymmenen vuoden ajan tutkijoiden on myös ollut mahdollista tallentaa artikkeleitaan TamPubiin, mutta se on ollut harvinaista. Toisaalta artikkeleiden rinnakkaistallentamisen mahdollisuutta ei ole juurikaan markkinoitu tutkijoille. Pääasiassa TamPubiin on tähän asti tallennettu yliopiston ja laitosten verkkosarjojen julkaisuja.

Miksi rinnakkaistallentaminen kannattaa?

Tallentamalla tutkimusartikkelinsa kopion avoimeen julkaisuarkistoon tutkija saa artikkelilleen lisää näkyvyyttä ja samalla muut alan tutkijat sekä kotimaassa että ulkomailla hyötyvät artikkelin kokotekstiin pääsyn helpottumisesta. Erityisesti monitieteisessä, poikkitieteellisessä tai tieteidenvälisessä tutkimuksessa voi olla suuri merkitys sillä, että tiedonlähteisiin on kaupallisten kustantajien tarjoaman väylän lisäksi toinenkin reitti. Tutkimusten rahoittajatkin hyötyvät, jos heillä on maksutta pääsy rahoittamansa tutkimuksen tuloksiin. Monet tutkimusrahoittajat myös edellyttävät, että heidän rahoittamansa tutkimuksen tulokset ovat tietyn ajan kuluttua julkaisemisesta avoimesti saatavilla.

Avoimilla julkaisuarkistoilla kokoteksteineen on tietysti myös yhteiskunnallista ja kansainvälistä merkitystä. Niiden kautta tieteellinen tieto on saatavilla myös sellaisissa maissa ja tutkimusorganisaatioissa, joissa ei ole varaa hankkia kalliita tietoaineistoja kustantajilta. Avointen julkaisuarkistojen kautta julkaisut ovat koko yhteiskunnan hyödynnettävissä.

Tampereen yliopiston TamPub-julkaisuarkistoon tallennettua artikkelia voi lukea kuka tahansa missäpäin maailmaa tahansa, vaikkapa Timbuktussa. Lukeminen edellyttää ainoastaan verkkoyhteyttä ja pdf:n lukuohjelmaa. Mitään lehden tilaus- tai lisenssimaksuja ei tarvitse maksaa, jotta voisi lukea julkaisuarkistossa olevan artikkelin kokotekstin.

Julkaisurekisteristä ja sitä kautta KOTA-tietokannasta löytyvä julkaisujen määrä on yksi yliopiston tutkimuksen laatua, laajuutta ja vaikuttavuutta mittaava rahoitusperuste opetus- ja kulttuuriministeriölle (OKM). OKM on myös asettanut kehittämistavoitteeksi, että korkeakoulut, muut tutkimusorganisaatiot ja tutkimuksen rahoittajat edistävät avointa julkaisutoimintaa ja julkisrahoitteisen tutkimusaineiston avointa saatavuutta. OKM:n on tarkoitus päivittää asiaa koskevat suosituksensa. (Koulutus ja tutkimus 2007–2012 2008).

Rinnakkaistallentamisen prosessi Tampereen yliopistossa

Tutkija voi rinnakkaistallentaa sekä omia että yhteistyössä muiden tutkijoiden kanssa tehtyjä julkaisuja, mikäli yhteisjulkaisun muut kirjoittajat ja kustantaja sen sallivat.

Jo julkaisusopimusta tehdessä tutkijan kannattaa pidättää itselleen oikeus rinnakkaistallentamiseen. Useimmat kustantajat suhtautuvat myönteisesti artikkelikopion rinnakkaistallennukseen. Tunnetumpien kustantajien rinnakkaistallentamiskäytännöt voi tarkistaa Sherpa/Romeo-palvelusta. Palvelusta selviää, salliiko kustantaja rinnakkaistallennuksen, ja jos sallii, mikä versio artikkelista on mahdollista tallentaa2.

Käytännössä rinnakkaistallentaminen tapahtuu siten, että ensin tutkija tallentaa julkaisun viitetiedot Tampereen yliopiston tieteellisen ja taiteellisen toiminnan järjestelmään, SoleCRISiin. Sitten tutkija hyväksyy rinnakkaistallentamisen sopimusehdot ja lähettää julkaisun kokotekstin pdf-muodossa e-lomakkeella kirjastoon. Kirjasto hoitaa tallennuksen TamPub-arkistoon. Ajantasaiset, tarkat ohjeet ja osoitteet löytyvät kirjaston sivuilta osoitteesta http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/palvelut/rinnakkaisjulkaiseminen.php.

Edellä esitetyn ohjeistuksen mukainen rinnakkaistallentaminen voidaan aloittaa ensi keväänä vasta sen jälkeen, kun SoleCRIS-järjestelmä on päivitetty yliopiston uuden organisaation mukaiseksi. Näin siksi, että TamPub-julkaisuarkistossa käytettävät artikkeleiden viitetiedot saadaan suoraan SoleCRISista. Uusi käytäntö koskeekin siten vasta vuoden 2011 tietojen tallentamista. Tammikuussa yliopiston henkilökunta voi vielä tallentaa vuoden 2010 tietojansa SoleCRISiin. Helmikuussa julkaisutiedot tarkistetaan kirjastossa ja järjestelmä päivitetään. Tuohon asti rinnakkaistallentaminen tapahtuu nykyisen käytännön mukaisesti (ks. http://tampub.uta.fi/verkkoon.php).

Kirjaston haasteita

Tampereen yliopistossa tutkijoita ei velvoiteta tutkimusartikkelien rinnakkaistallentamiseen – kuten esimerkiksi Helsingin yliopistossa. Sen sijaan rehtorin päätöksen perusajatuksena on, että julkaisuarkiston tarjoaminen ja ylläpitäminen on arvokas palvelu ja mahdollisuus tutkijoille. Vaikka tutkijat varmasti tiedostavat rinnakkaistallentamisen hyödyt, on mielenkiintoista nähdä, kuinka suuri osa tutkijoista ottaa rinnakkaistallennuksen julkaisuprosessinsa osaksi tulevina vuosina.

Kirjastossa tiedostetaan, että tutkijoiden opastaminen oikeanlaisiin toimintatapoihin tulee olemaan haastavaa. Olennaista on, että tutkijat oppisivat toimimaan ennakoivasti. Kun tutkija on jo julkaisusopimusta tehdessään varmistanut kustantajan rinnakkaistallennuspolitiikan ja pyytänyt luvan muilta tekijöiltä, niin varsinaisessa pdf:n tallentamisessa julkaisuarkistoon ei pitäisi tulla ongelmia. Kirjastossa ollaan toiveikkaita ja luottavaisia, että rinnakkaistallentamisesta tulee tutkijoille ajan myötä rutiininomainen käytäntö.


1Tutkimusartikkeleilla tarkoitetaan tieteellisessä, referoidussa aikakauslehdessä, konferenssijulkaisussa tai muussa kokoomateoksessa julkaistuja yksittäisiä artikkeleita. Artikkelin kopioksi kelpaa kustantajan julkaisema artikkeli (ns. publisher pdf)  tai tekijän lopullinen vertaisarvioitu käsikirjoitus (post-print, final draft). Kustantajan käytäntö ratkaisee, kumpi versio tutkijan on lupa tallentaa.

2Kirjastossa tehdyn selvityksen mukaan kustantajien rinnakkaistallennuskäytännöt löytyvät Sherpa/Romeosta varsin kattavasti. Tampereen yliopistossa julkaistun artikkelin kustantaja löytyy Sherpa/Romeosta noin 70 % todennäköisyydellä. Lääketieteen alan artikkelien osalta kattavuus on jopa yli 90 %.


30.11.2010

Merja Hyödynmaa
informaatikko, tietokantaosasto,

Kati Mäki
kirjastoamanuenssi, tietokantaosasto ja

Stefan Oino
tiedottaja, sisäiset palvelut

Lisätietoa:

Airio, E. & Ristikartano, V. (2010). Digitaalinen arkisto edistää yliopistollisen tutkimuksen avoimuutta ja jatkokäyttöä. Teoksessa: Rajapinnassa. Toim. Kaisa Sinikara et al., 2010. s. 119-128. http://helda.helsinki.fi/bitstream/handle/10138/17102/Rajapinnassa_verkkoversio.pdf.

Koulutus ja tutkimus 2007–2012. Kehittämissuunnitelma. Opetusministeriön julkaisuja 2008:9. http://www.minedu.fi/export/sites/default/OPM/Julkaisut/2008/liitteet/opm09.pdf?lang=fi.

Levälahti, S., Oino, S. & Sisättö, O. (2009). Rinnakkaisjulkaisemiseen vauhtia – porkkanaa, keppiä vai jotakin muuta? Bulletiini 2/2010. http://www.uta.fi/laitokset/kirjasto/bulletiini/arkisto/2009/artikkeli105.php.

Ristikartano, V. (2010). Avointa – vaan ei ihan hinnalla millä hyvänsä. Esitys Kirjastoverkkopäivillä 29.10.2010. http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/koordinointi/esityksia.html.

Yliopistojen ohjaus ja rahoitus vuodesta 2010 alkaen. Opetusministeriön muistio 14.8.2009.
http://www.minedu.fi/export/sites/default/OPM/Koulutus/koulutuspolitiikka/Hankkeet/Yliopistolaitoksen_uudistaminen/liitteet/OPMrahoitusasetusMUISTIO140809.pdf.

 

Työkierto pakottaa oppimaan

Raija Aaltosen työkierto Tertiossa

Aloitin 1.2.2010 kahden vuoden mittaisen työkierron Terveystieteiden osastokirjastossa, Tertiossa. Kirjasto on kuitenkin minulle tuttu paikka, sillä Tampereen yliopiston kirjasto oli ensimmäinen vakituinen työpaikkani. Kirjastomaailma on kuitenkin muuttunut valtavasti siitä, kun kirjastonjohtaja Arvo Seppälä toivotti minut tervetulleeksi kirjastoon vuonna 1976.

Osastonjohtaja Leena Toivosen toivottaessa minut helmikuussa tervetulleeksi Tertioon edessä oli nopea perehdytys siihen, mitä yliopistokirjastomaailmassa on tapahtunut viimeisen 20 vuoden aikana. Uutta opeteltavaa oli ja on vieläkin paljon, mutta itse asiassa kirjastotoiminnan periaatteet eivät ole niinkään kauheasti muuttuneet. Edelleen on tärkeää kehittää palveluja oman organisaation asiakaskunnan tarpeita vastaavaksi, varmistaa että opiskelijoilla ja tutkijoilla on hyvät, ajantasaiset tietoaineistot sellaisessa muodossa, että niiden löytäminen on helppoa. Oman haasteensa asettaa se, että nykyajan asiakas ei useinkaan käy kirjastossa, vaan käyttää palveluja työpöytänsä ääressä tai jopa maailmalla liikkuessaan. Kirjastonhoitajan toimenkuva on laajentunut eräänlaiseksi meedioksi; pitää arvata asiakkaiden tarpeet. Kirjastotoiminta onkin jalkautumassa asiakkaiden luo sosiaalisen median, asiakaskyselyjen ja -palautteen sekä erilaisten sidosryhmätapaamisten muodossa.

Uuden oppiminen varsin kypsässä iässä vie aikansa, ja ottaa aika lailla luonnolle olla samanaikaisesti pitkään työelämässä ollut ja kaikkein kokemattomin. Aika pian alkoi kuitenkin tuntua siltä, että tästä ehkä selvitäänkin. Ja kun kirjastojärjestelmän sata ensimmäistä nippeliä oli suunnilleen hanskassa, alkoi asiakaspalvelu tiskissä tuntua kivalta. On mukavaa lainata lääketieteen opiskelijoille paksuja kurssikirjoja. Tässä tautioppien keskellä tuntee olevansa pieni palanen laadukasta lääkärikoulutusta.

Työpaikan vaihdos ON suuri muutos: joutuu opiskelemaan uudet työelämän ihmissuhteet, työtehtävät ja työpaikkakulttuurinkin. Vaihtamatta työpaikkaa ei ehkä tajuakaan, kuinka omanlaisensa ja täynnä pieniä kirjoittamattomia toimintatapoja ja käyttäytymissääntöjä jokainen työpaikka on. Minun kannaltani tässä vaihdossa on vielä se jännittävä lisäpiirre, että tulen organisaatiosta, jossa on hiljattain yhdistetty kaksi yksikköä (Informaatiotutkimuksen laitos + Hypermedialaboratorio) toiseen, jossa on myös tapahtunut samanlainen fuusio (TAYS:in kirjasto + lääketieteellinen osastokirjasto).

Nyt kun olen työskennellyt Tertiossa reilun puoli vuotta (tein välillä pienen sivuloikan kirjaston hallinto-osastolle), tämä alkaa tuntua ihan kodilta. Aivosolut ovat asettuneet uuteen informaatikon työn edellyttämään järjestykseen. Välillä tunnen itseni edelleen tosi tolloksi, mutta kas, olen vielä kykeneväinen oppimaan uusia asioita. Suosittelen muillekin. Käytännössä työkierron järjestäminen voi olla hankalaa, varsinkin jos työtehtävät ovat kovin erilaiset. Täytyy saada kaksi organisaatiota uskomaan vaihdon mielekkyyteen. Silti voisin kuvitella, että esimerkiksi työkierrosta Tampereen erityyppisten kirjastojen välillä voisi olla iloa. Työpaikka joutuu käyttämään voimavaroja kiertolaisen perehdyttämiseen, mutta ajan myötä tämä panostus saadaan takaisin motivoituneilla ja virkeillä kirjastoihmisillä.

Saila Huuskonen Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitoksella

Raijan kiertäessä Tertioon minä puolestani kiersin Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitokselle. Ihan ummikkona en laitokselle kuitenkaan loikannut, sillä olin vuotta aiemmin ollut laitoksella reilun vuoden Lastensuojelun tieto -hankkeessa töissä. Nykyinen työkiertorupeama Suomen Akatemian rahoittamassa ja Pertti Vakkarin johtamassa CHILDINFO-projektissa tarjoaakin oivallisen jatkumon aiemmalle tekemiselle. Projektissa tutkitaan lastensuojelun avohuollon dokumentointia ja asiakastietojärjestelmän käyttöä. Tämän työkiertorupeaman aikana keskityn analysoimaan aiemmalla tutkimuskeikalla hankkimaani aineistoa.

Tähän mennessä olen ollut työkiertäjänä noin kymmenen kuukautta. Aika on mennyt kiitämällä, sillä uutta ihmeteltävää ja opeteltavaa on ollut paljon. Oppimista on ollut niin tutkijan työstä, kirjaston asiakkaana olemisesta kuin omasta itsestäni. Tutkijan työ ainakin minulle on tarkoittanut lukemista, aineistossa rypemistä (=sanotaan myös analyysiksi), uudelleen aloittamista ja fokuksen hakemista, kirjoittamista (kuka oikein keksi sana- ja merkkimäärärajat artikkeleille?) ja kaikeksi onneksi myös kontakteja muihin tutkijoihin. Olen saanut tuntumaa siihen, miltä kirjasto näyttää asiakkaan silmin. On oikeasti erilaista olla "tiskin toisella puolella". Tutkijana en selviäisi ilman kirjastoa. Esimerkiksi elektroniset aineistot ovat korvaamattomia ja onnellinen olen niistä hankintaehdottamistani kirjoista, joita olette kirjastoon tilanneet. Sitä paitsi kun elämä tutkijan kammiossa alkaa tuntua yksinäiseltä, voi aina tehdä kirjastoon asiaa ja toivoa näkevänsä tuttuja naamoja. Opettelen myös sietämään epävarmuutta ja keskeneräisyyttä, jotka tuntuvat olevan erottamaton osa tutkijan työtä.

Työyhteisöni määrittyy mielenkiintoisella tavalla. Oman laitoksen väen lisäksi viitekehykseeni kuuluu vahvasti Sosiaalityön tutkimuksen laitoksen CHILDINFO-projektikumppanit. Heidän tietämyksensä ja apunsa ovat merkittäviä, kun hämmästelen sosiaalityöhön liittyviä asioita. Poikkitieteellisestä keskustelusta voi syntyä mielenkiintoisia näkökulmia tutkimukseen.

Oppiminen jatkuu varmasti myös työkierron päätyttyä. Parissa vuodessa kirjastomaailmassa ennättää tapahtua ja muuttua paljon. Pääsen siis kirjastossa opettelemaan omia töitäni uudestaan – työkiertäjä ei ennätä pitkästyä!

29.11.2010

Raija Aaltonen
informaatikko, Terveystieteiden osastokirjasto ja

Saila Huuskonen
tutkija, Informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median laitos

Selaa numeroa 3/2010

 
Kalevantie 5
PL 617
33014 Tampereen yliopisto
Ylläpito: bulletiini@uta.fi
Muutettu: 20.9.2011 10.58 Muokkaa

Tampereen yliopisto

Tampereen yliopisto
03 355 111
kirjaamo@uta.fi

YLIOPISTO
Esittely
Opiskelijaksi
Opiskelu
Tutkimus
Yhteistyö
Yksiköt
Yhteystiedot

AJANKOHTAISTA
Aikalainen
Avoimet työpaikat
Opiskelijablogi
Rehtoriblogi
» lisää ajankohtaisia

PALVELUT
Aktuaarinkanslia
Avoin yliopisto
Hallinto
Kansainväliset asiat
Kielikeskus
Kielipalvelut
Kirjaamo
Kirjasto
Liikuntapalvelut
Viestintä
Tietohallinto
Tutkimuspalvelut
Täydennyskoulutus
Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto
» lisää palveluita

OPISKELU
Opetusohjelma
Opinto-oppaat
» lisää palveluita opiskelijalle

SÄHKÖISET PALVELUT
Intra
Moodle (learning2)
Nelli
NettiOpsu / NettiRekka
NettiKatti
Sähköinen tenttipalvelu
TamPub
Tamcat
Office 365 webmail
Utaposti webmail
Wentti