Asiakkaat osuvat oikeaan – Ehdotetut ja valitut kirjat seurannassa 2010 - 2012

Hankintaosastolla haluttiin saada lisätietoa asiakkaiden tekemien hankintaehdotusten merkityksestä kokoelmien kartunnassa. Miten suuri osa kirjojen tilauksista tehdään ehdotusten perusteella? Kirjastossa tehdään myös hankintoja valitsemalla aineistoa kustantajien uutuustiedotteiden perusteella.  Mikä on näiden osuus? Miltä aihealueilta asiakkaat tekevät hankintaehdotuksia?  

Halusimme myös saada selville, miten suuri osa kirjahankinnoista on just-in-case ja miten suuri osa on just-in-time. Just-in-case -aineistoilla tarkoitetaan hankintoja, joita on tehty kaiken varalta ikään kuin periaatteella ”jos joku joskus tarvitsisi”. Just-in-time -hankinnat taas ovat oikeaan osuneita aineistoja eli niitä, joita juuri nyt tarvitaan.  Ovatko asiakkaiden hankintaehdotusten perusteella hankitut kirjat niitä, joita tarvitaan ja lainataan? Valitseeko kirjaston henkilökunta just-in-case -aineistoja eli kirjoja, joita on hankittu kaiken varalta ja joita ei välttämättä käytetä ollenkaan? Kirjastossa keväällä 2012 tehty Voyager-kysely osoitti että 40 % kirjaston kokoelmissa olevista kirjoista on sellaisia, joita ei ole lainattu koskaan eli aineisto on just-in-case -aineistoa.

Kirjahankinta ja hankintaehdotukset vuonna 2010

Vuonna 2010 pääkirjastoon hankittiin yhteensä 1 520 yleiskokoelman monografianimekettä, joista kotimaisia nimekkeitä oli 384 ja ulkomaisia 1 136. Hankintaehdotuksia saatiin 947 kpl. Näistä 805 ehdotusta johti kirjahankintaan pääkirjastossa. Toteutuneiden hankintaehdotusten lisäksi saimme ehdotuksia kirjoista, jotka meillä on kokoelmassa, mutta joita asiakas ei ollut jostain syystä löytänyt (56 kpl). Osa ehdotuksista lähetettiin aihealueensa perusteella osastokirjastoon, jossa ehdotetut kirjat todennäköisesti tilattiin (57 kpl). Ehdotettu kirja saattoi myös osoittautua loppuunmyydyksi (1 kpl) tai artikkeliksi (1 kpl). Lehtiehdotuksia saatiin 20 kpl. Seitsemän hankintaehdotuksen osalta päädyimme kielteiseen kantaan. Syynä oli mm. aineiston muoto (CD-ROM) tai kallis ja aihealueeltaan huonosti kirjaston kokoelmiin sopiva aineisto.  (Ks. Taulukko 1)

Taulukko 1. Ehdotetut ja valitut kirjat 2010

*=lisäksi saatiin 142 muuta hankintaehdotusta (ehdotettu kirja jo kokoelmissa 56 kpl, ehdotus lähetettiin osastokirjastoon 57 kpl, lehtiehdotus 20 kpl, artikkeliehdotus 1 kpl, loppuunmyyty 1 kpl, ei hankita 7 kpl). Yhteensä hankintaehdotuksia 947 kpl.

Toteutuneiden hankintaehdotusten osuus kaikista hankintaehdotuksista oli 85 % ja koko vuoden kirjahankinnoista 53 %.  Kun otetaan huomioon, että pääkirjaston kirjahankinnan lisäksi useimmat muut ehdotetut aineistot tilattiin myöhemmin joko osastokirjastossa tai lehtitilausten yhteydessä tai ehdotettu kirja oli jo kokoelmassa, toteutuneiden ehdotusten osuus kasvaa vieläkin suuremmaksi. Syystäkin hankintaehdotusten tekijät ovat olleet tyytyväisiä palveluumme.

Pääkirjastossa toteutuneista vuoden 2010 hankintaehdotuksista 89 % koski ulkomaista aineistoa. Eniten ehdotuksia saatiin silloisen tiedekuntajaottelun mukaan laskettuna yhteiskuntatieteiden alalta (424 kpl). Yksittäisistä oppiaineista eniten ehdotettiin sosiologian ja sosiaalipsykologian sekä politiikan tutkimuksen aineistoja.  Vähiten ehdotettiin humanististen alojen aineistoja (68 kpl), jotka ovat muutenkin pääkirjaston kokoelmissa vähemmistönä. Informaatiotieteiden alalta hankintaehdotuksia saatiin 147 kpl ja johtamistieteiden alalta 166 kpl.

Asiakkaiden tekemien hankintaehdotusten ohella kirjaston henkilökunta tekee kirjavalintaa.   Kotimaisen aineiston valinnassa pyritään kartoittamaan keskeisten julkaisijoiden tarjontaa. Ulkomaisen aineiston osalta valinta on ns. täydentävää valintaa, jossa pyritään hyödyntämään kirjaston henkilökunnan eri aihealueiden asiantuntemusta. Kirjaston henkilökunnan tekemä aineistonvalinta on lähes aina uutuushankintaa.

Tilattujen nimekkeiden seuranta

Otimme tarkempaan seurantaan 10 % tilatuista nimekkeistä – erikseen ulkomaiset ja kotimaiset tilaukset - ja lisäksi vertasimme hankintaehdotusten perusteella tilattuja ja kirjaston henkilökunnan valinnan perusteella tilattuja nimekkeitä. Otimme seurantaan nimekkeitä satunnaisesti, mutta siten, että kaikki aihealueet olivat edustettuina.  Meitä kiinnosti erityisesti se, ketkä tekevät hankintaehdotuksia sekä kuinka paljon ehdotettuja kirjoja on lainattu ja onko eroa hankintaehdotusten perusteella tilattujen ja valinnan kautta tilattujen kesken.

Hankintaehdotuksia tekivät eniten yliopiston opettajat ja tutkijat (54 %), mikä on ilahduttavaa sillä heillä on yleensä paras asiantuntemus oman alansa aineistoista.  Odotetusti toiseksi eniten hankintaehdotuksia tekivät yliopiston opiskelijat (37 %). Yliopiston ulkopuolisia hankintaehdotusten tekijöitä oli 9 %. 

Seurannassa mukana olevien kirjojen lainauslukuja aloimme tutkia joulukuussa 2011, kun kirjan tilaamisesta oli kulunut vähintään vuosi ja kirjaa oli oletettavasti ehditty jo lainata useamman kerran. Toisen seurannan teimme vielä marraskuussa 2012 tarkistaaksemme, olivatko ensimmäisessä seurannassa saadut tulokset samansuuntaisia vielä vuodenkin kuluttua.

Ulkomaisten nimekkeiden lainaus

Ulkomaisten nimekkeiden hankinnasta 63 % on tehty hankintaehdotusten pohjalta. Olemme katsoneet tärkeäksi tilata juuri niitä aineistoja, joita asiakkaamme tarvitsevat tutkimuksessa ja opetuksessa. Seuranta vahvisti käsitystämme siitä, että asiakkaidemme ehdottamia aineistoja kannattaa tilata ja niistä on hyötyä myös muille kuin ehdottajalle. 

Ulkomaisten hankintaehdotusten pohjalta hankittuja kirjoja oli lainattu vuonna 2011 hiukan enemmän kuin kirjavalinnan pohjalta tilattuja kirjoja.  Samankaltainen tulos tuli myös vuotta myöhemmin. Lainaajat usein myös uusivat lainojaan eli kirja saattaa olla useitakin kuukausia käytössä samalla lainaajalla.

Asiakkaidemme ehdottamat kirjat olivat seurantahetkellä myös useammin lainassa kuin kirjavalinnan kirjat. Vuonna 2011 ehdotetuista kirjoista lainassa oli 49 %, kirjavalinnan kirjoista 21 % - vuonna 2012 vastaavat luvut olivat 40 % ja 21 %. Sekä asiakkaiden ehdottamissa kirjoissa että kirjaston henkilökunnan valinnan perusteella tilatuissa kirjoissa oli myös niitä, joita ei ollut vuoden aikana lainattu lainkaan. Vuonna 2011 hankintaehdotusten pohjalta tilatuista kirjoista 11 % ei ollut vuoden aikana lainattu. Vastaava luku kirjavalinnan osalta oli selvästi suurempi eli 48 %. Vuotta myöhemmin kirjaston valitsemien ”ei lainakertoja” kirjojen määrä oli laskenut 5 prosenttiyksikköä ja vastaavasti ehdotettujen kirjojen yhden prosenttiyksikön. Laskusta huolimatta kirjaston valitsemien ulkomaisten ”ei lainakertoja” kirjojen osuus on melko suuri.  (Ks. Taulukko 2 ja 3)

Kotimaisten nimekkeiden lainaus

Kotimaisista kirjoista tehtiin selvästi vähemmän hankintaehdotuksia kuin ulkomaisista, vain 22 % hankituista kirjoista oli asiakkaiden ehdottamia. Kotimaisia kirjoja oli kuitenkin lainattu enemmän kuin ulkomaisia. Ehkä asiakkaat olettavat kirjaston automaattisesti hankkivan kotimaista aineistoa, jolloin ehdotuksilla ei ole niin suurta roolia. Kotimaisten kirjojen suuremmat lainausluvut voivat myös johtua siitä, että halutaan lukea mieluummin suomenkielistä aineistoa kuin muunkielistä. Kotimaiset kirjat ovat luonnollisesti paremmin esillä kirja-arvosteluissa ja mainoksissa, joten niistä saa helpommin tietoa.

Kotimaistenkin nimekkeiden lainaustilastoissa 2011 tuli esiin se, että ehdotettuja kirjoja oli lainattu hieman enemmän kuin valinnan kautta tilattuja. Seurantahetkellä asiakkaiden ehdottamista kirjoista 80 % oli lainassa, kun taas valituista kirjoista oli lainassa 63 %. Kaikkia kotimaisia kirjoja, sekä ehdotettuja että valittuja, oli lainattu ainakin kerran.  Sama linja tuli esiin myös vuonna 2012 tehdyssä seurannassa - ehdotetut kirjat ovat olleet useammin lainassa kuin kirjavalinnalla hankitut.  Seurantahetkellä niitä oli myös lainassa enemmän kuin valittuja kirjoja. (Ks. Taulukko 2 ja 3)

Taulukko 2. Ehdotettujen ja valittujen kirjojen lainausluvut 2011

Taulukko 3. Ehdotettujen ja valittujen kirjojen lainausluvut 2012

Yhteenvetoa

Tekemämme seurannan perusteella saimme vahvistusta sille, että kirjaston käyttäjät ovat parhaita aineistonvalinnan asiantuntijoita. Asiakkaiden tekemien ehdotusten perusteella hankituilla kirjoilla oli seurantavuosien aikana enemmän lainaajia kuin kirjaston henkilökunnan tekemien valintojen perusteella hankituilla kirjoilla. Emme vertailleet eri asiakastyyppien tekemien hankintaehdotusten perusteella hankittujen kirjojen lainakertoja, mutta voisi olettaa että henkilökunnan ehdottamilla kirjoilla on enemmän käyttökertoja kuin opiskelijoiden ehdottamilla kirjoilla, jotka on useimmiten hankittu tietyn opinnäytteen tarpeisiin. Vuonna 2012 ehdotettuja kirjoja lainattiin edelleen enemmän kuin kirjaston valitsemia kirjoja.  Toisaalta valittujen ulkomaisten ”ei-lainauskertoja”  kirjojen määrä oli hieman laskenut. Vuonna 2011 valituista kirjoista 48 % ei ollut käynyt ollenkaan lainassa, vuonna 2012 näitä kirjoja oli 43 %.

Asiakkaiden ehdottamat kirjat näyttävät kahden vuodenkin kuluttua olevan just-in-time -aineistoa eli sellaista aineistoa, joka palvelee oman organisaation tarpeita juuri oikealla hetkellä. Kirjaston henkilökunnan tekemä valinta on enemmän just in case eli kaiken varalta hankittua kokoelmaa. Selvityksemme osoitti, että kirjastossa on edelleen tehtävä kotimaisten kirjojen valintaa, koska asiakkaat ehdottavat niitä vähemmän, mutta suurta osaa kirjaston valitsemista kotimaisista kirjoista kuitenkin lainataan paljon eli ne ovat tarpeellisia.  Ulkomaisen aineiston osalta henkilökunnan tekemän valinnan tarpeellisuutta on sen sijaan syytä harkita.

Hankintaosasto on pyrkinyt aktivoimaan asiakkaita tekemään hankintaehdotuksia. Tekemämme selvityksen perusteella voi todeta, että asiakkaiden aktivointi on edelleen tarpeen: hankintaehdotusten avulla kokoelmiin saadaan aineistoja, joita käyttäjät tarvitsevat.

Teksti:
Soile Kolehmainen
kirjastoamanuenssi, pääkirjaston hankintaosasto
Hannele Nurminen
osastonjohtaja, pääkirjaston hankintaosasto
Anna-Maija Paltila
kirjastoamanuenssi, pääkirjaston hankintaosasto

Lähteitä:

Holly Hibner and Maty Kelly, Making a Collection Count: A holistic approach to library collection management, Chandos, 2010
David Edgar Jones, The University and the Library Collection: Errors of Inclusion and Exclusion. Libri, 2007, 57, 4, pp. 219-228
David A. Swords (ed.), Patron-driven acquisitions: History and best practices, Walter de Gryuter, 2011