Laatu, arviointi ja kehittäminen Tampereen yliopiston kirjastossa

Laadunvarmistuksella tarkoitetaan Tampereen yliopistossa järjestelmällistä toiminnan kehittämistä, joka ilmenee toimintokohtaisten tavoitteiden asettamisena, tavoitteiden mukaisina päätöksinä ja toiminnan säännöllisenä itsearviointina. Arvioinneissa seurataan tavoitteisiin pääsemistä, tarjotaan opiskelijoille ja henkilökunnalle vaikuttamismahdollisuuksia ja rajataan kehittämiskohteita.

Lisätietoja laadunvarmistuksesta Tampereen yliopistossa 

Tampereen yliopiston kirjasto on osa kansainvälistä tutkimusyliopistoa. Kirjasto tukee yliopiston tavoitteita tarjoamalla tieto-, opetus- ja julkaisupalveluita tutkijoille, opettajille, opiskelijoille ja yliopistosairaalalle sekä muille tieteellisen tiedon tarvitsijoille. Kirjasto kehittää palveluitaan käyttäjiensä tarpeista lähtien osana kansallista ja kansainvälistä tieteellisten kirjastojen verkostoa. 

Kirjaston visiona on olla luottevuudestaan tunnettu tieteellisen tiedon välittäjä ja asiantuntija. Kirjasto edistää aktiivisesti tiedon avointa saatavuutta, vastaa käyttäjiensä muuttuviin tiedontarpeisiin ja tarjoaa innostavan työskentely-ympäristön.

Laadunvarmistusta tukevat toimintatavat

Kirjastolla on järjestelmälliset tavat varmistaa ja kehittää toimintansa laatua ottamalla huomioon myös toiminnastaan saamansa palautteen. Kirjastolla on vuosille 2010-2015 Balanced Scorecard –menetelmällä laadittu strategia, jonka toteutumista seurataan kirjaston intrassa olevien tuloskorttien avulla. Menetelmä antaa hyvät valmiudet vuosittaiseen tavoitteiden toteutumisen seurantaan.

Strategian laadintaan osallistuivat myös kirjaston johtokunnan nimeämät käyttäjien edustajat, neljä opiskelijaa ja neljä tutkimus- ja opetushenkilöstön edustajaa. 

Laatu, arviointi ja kehittäminen -sivulla kuvataan kirjaston keskeiset laatua varmistavat toimintatavat ryhmiteltyinä toiminnoittain. Järjestelmällisen kehittämisen kannalta kirjastossa pidetään tärkeänä kehittää ja varmistaa toiminnan laatua seuraavilla osa-alueilla:

henkilöstö ja osaamisen kehittäminen johtaminen ja organisaation kehittäminen yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttaminen

palvelut kokoelmat informaatiolukutaidon opetus julkaisutoiminta

Henkilöstö ja osaamisen kehittäminen

Kirjaston henkilöstösuunnitelma tukee henkilöstön kehittämistä ja hyvinvointia konkreettisten toimenpiteiden kautta, joiden toteutumista seurataan vuosittain kirjaston johtoryhmän kokouksessa. Esimerkkejä toteutuneista toimenpiteistä ovat sekä esimiesten perehdyttämisohjeistus että työntekijän opas. Osaamistarvekartan avulla toteutettiin henkilöstön osaamisen kartoitus sekä henkilökohtaisella että osaston tasolla lähes joka osastolla vuonna 2007. Osaamistarvekarttaa hyödynnetään vuosittaisten kehityskeskustelujen tukena ja pyritään osaamisen lisäämiseen tunnistamalla kehittämistä vaativat alueet. Samalla sovitaan myös kehittämistoimenpiteistä, joiden toteutuminen tarkistetaan vuosittain kehityskeskusteluissa, lisäksi keskusteluissa käsitellään urasuunnittelua.

Esimerkki 1: Henkilöstösuunnitelma (kirjaston intrassa) 

Esimerkki 2: Osaamistarvekartta (kirjaston intrassa)

Esimerkki 3: Tulokasopas uudelle työntekijälle (kirjaston intrassa) ja perehdyttämisopas esimiehille (kirjaston intrassa)

Esimerkki 4: Kirjaston työntekijän opas (kirjaston intrassa)

Esimerkki 5: Koulutusten raportointi intrassa (kirjaston intrassa)

Johtaminen ja organisaation kehittäminen

Kirjastolla on selkeä organisaatiorakenne ja johtamisjärjestelmä. Strategia laaditaan viisivuotiskaudeksi ja toimintasuunnitelmat vuosittain. Niiden toteuttamista seurataan säännöllisesti kirjaston johtoryhmässä ja johtokunnassa sekä yliopiston johdon kanssa vuosittain käytävissä tulosneuvotteluissa. Vuosittaisissa neuvotteluissa Pirkanmaan sairaanhoitopiirin (PSHP) kanssa seurataan yliopiston ja PSHP:n välisen, yliopistollisen sairaalan kirjastopalveluiden tuottamista koskevan sopimuksen toteutumista. Viestintä nähdään keskeisenä osana johtamista ja organisaation kehittämistä. Kirjaston viestinnän yhtenä keskeisenä päämääränä on tukea yliopiston ja kirjaston strategioiden toteutumista. Esimieskoulutukseen ja -valmennukseen kiinnitetään jatkuvaa huomiota. Organisaation kehittämisessä käytetään hyväksi keskeisten toimintojen prosessikuvauksia. Kirjastossa käynnistettiin prosessikuvausten laadinta keväällä 2007.

Esimerkki 1: Kirjaston organisaatio ja toiminnan ohjaus sekä johtamisen vuosikello (kirjaston intrassa)

Esimerkki 2: Kirjaston strategian seuranta tuloskorttien avulla (kirjaston intrassa)

Esimerkki 3: Kirjaston tulosneuvotteluprosessi (kirjaston intrassa)

Esimerkki 4: Kirjaston ja Pirkanmaan sairaanhoitopiirin väliset neuvottelut vuosittain (kirjaston intrassa) 

Esimerkki 5: Kirjaston viestintästrategiassa on sekä kuvattu viestinnän toteutus, toimijat ja vastuut että sovittu seurannasta. Seurantaryhmä varmistaa vuosittain viestintästrategian toteuttamisen (kirjaston intrassa).

Yhteiskunnallinen vuorovaikutus ja vaikuttaminen

Kirjastolla on merkittävä yhteiskunnallinen tehtävä tieteellisen tiedon käyttöön asettajana. Kirjaston kokoelmia ja palveluja voivat käyttää kaikki niistä kiinnostuneet asiakkaat, tosin kirjaston lisensoimia e-aineistoja voivat yliopiston ulkopuoliset asiakkaat käyttää ainoastaan kirjaston tiloissa. Kirjaston EU-tallekokoelma ja YK-kokoelma palvelevat kaikkia EU- ja YK-tiedon tarvitsijoita. Kirjastolla on merkittävä yhteiskunnallinen palvelutehtävä, kun terveystieteiden osastokirjasto vastaa myös Tampereen yliopistollisen sairaalan kirjastopalveluista. Yliopistolliselle sairaalalle tuotettavia kirjastopalveluita kehitettäessä otetaan huomioon käyttäjäkyselyillä ja muulla tavoin saatu asiakaspalaute. Yliopiston tuottaman tutkimustiedon ja julkaisujen avointa saatavuutta on viime vuosina lisätty verkkojulkaisemista tukevin palveluin ja avoimin julkaisuarkistoin. Väitöskirjojen ja opinnäytteiden avoimen verkkojulkaisemisen kautta kirjasto asettaa yliopiston koulutuksen laadun jatkuvan arvioinnin kohteeksi. Kirjasto kehittää palveluitaan osana kansallista ja kansainvälistä kirjastoverkkoa. Vuonna 2008 yliopistokirjastot tulevat kiinnittämään erityistä huomiota toimintaa kuvaavien mittareiden laadintaan. Kirjasto osallistuu tieteellisten kirjastojen tilastotietokannan tuottamiseen ja hyödyntää tilastotietoja vertaamalla omaa toimintaansa muihin yliopistokirjastoihin.  

Esimerkki 1: Kirjastopalveluiden tuottaminen Tampereen yliopistolliselle sairaalalle, Kirjaston tarjoamien palveluiden koetaan parantuneen - asiakaskysely Tampereen yliopistollisen sairaalan henkilökunnalle ja Laitosyhdyshenkilötoiminta Tampereen yliopistollisessa sairaalassa

Esimerkki 2: Toimiminen osana kirjastoverkkoa: Yliopistokirjastojen neuvosto, FinELib-konsortio ja Linnea2-konsortio.

Esimerkki 3: EU-kokoelma ja YK-kokoelma.

Esimerkki 4: Tampere University Press huolehtii kustannus- ja julkaisutoiminnan lisäksi julkaisujen myynnistä ja verkkokirjakaupasta.

Esimerkki 5: Tieteellisten kirjastojen tilastotietokanta ja tilastojen tuottaminen (kirjaston intrassa).

Palvelut 

Kirjasto kehittää palveluitaan yhdessä käyttäjien kanssa ja ottamalla huomioon heiltä saadun palautteen. Laaja palvelunlaatukysely toistetaan kahden-kolmen vuoden välein. Laajan kyselyn välissä toteutetaan pienempiä, joihinkin yksittäisiin toimintoihin kohdistuvia kyselyjä. Kirjaston asiakkailla on mahdollisuus antaa suoraa palautetta saamastaan palvelusta. Kirjasto systematisoi päivittäisen eri kanavien kautta saadun asiakaspalautteen keräämisen ja siihen vastaamisen kirjaston asiakaspalautetyöryhmän vuonna 2007 tekemien esitysten pohjalta. Asiakaspalautetilinpäätös käsitellään kirjaston johtoryhmässä vuosittain.

Esimerkki 1: Palvelunlaatukysely.

Vuoden 2010 kyselyn tuloksista raportoitu Bulletiinin numeroissa 2/2010 ja 3/2010.

• Asiakastyytyväisyyttä kartoitettiin valtakunnallisesti – Tampereen yliopiston kirjaston tulokset (Partanen, Marianne)
• Kansallinen asiakaskysely: Tiedottamisen suurin haaste verkkosivujen ja -palveluiden käyttäjäystävällisyys (Partanen, Marianne)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: Henkilökunnan osaaminen ja asiantuntijuus (Toivonen, Leena & Lehto, Anne)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: kirjaston hankkimiin aineistoihin ollaan entistä tyytyväisempiä (Ahlholm-Kannisto, Aniita, Kolehmainen, Soile, Nurminen, Hannele & Vanamo Heli)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010: Tampereen yliopiston kirjasto asiointiympäristönä (Suomi, Terttu)
• Opetuksen kehittämiseen panostaminen kannattaa: kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2010 (Nissilä, Paula, Sallama, Sisko & Tevaniemi, Johanna)
• Palvelunlaatukysely: Kirjaston palvelut vaikuttavat yliopistossa myönteisesti (Iivonen, Mirja)
  

Vuoden 2008 kyselyn tuloksista raportoitu Bulletiinin numeroissa 3/2008 ja 4/2008.

• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: asiakkaat toivovat kohdennettua tiedotusta ja toimivampia verkkosivuja (Partanen, Marianne)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: Nellin käytettävyydessä yhä kehitettävää Vanamo, Heli)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: ovatko kirjastoaineistot ajantasaisia ja onko niitä riittävästi? (Nurminen, Hannele)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: tiedonhankinnan opetuksen oikea ajoitus tärkeää (Lehto, Anne, Sallama, Sisko & Tuhkio, Maritta)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: tilojen ja laitteiden tarjoaminen: kirjaston tilat, opiskelutilojen rauhallisuus, ryhmätyötilat, työasemien riittävyys (Laakso, Teija & Toivonen, Leena)
• Kirjastojen kansallinen asiakaskysely 2008: yleisesti ottaen ollaan tyytyväisiä - ja toivotaan pidempiä aukioloaikoja! (Suomi, Terttu)

Vuoden 2005 kyselyn tuloksista raportoitu Bulletiinin numerossa 3/2005.

• Palvelunlaatukysely 2005: tehoa tiedottamiseen (Ahtola, Anneli & Partanen, Marianne)

Esimerkki 2: Asiakaspalautetilinpäätökset ja asiakaspalautetyöryhmän raportti (kirjaston intrassa)

• Asiakaspalautetilinpäätös 2012
• Asiakaspalautetilinpäätös 2011
• Asiakaspalautetilinpäätös 2010
• Asiakaspalautetilinpäätös 2009
• Asiakaspalautetilinpäätös 2008 (ks. myös artikkeli Bulletiinin numerossa 3/2008)
• Asiakaspalautetyöryhmän loppuraportti (hyväksytty kirjaston johtoryhmässä 10.11.2007)

Esimerkki 3: Lainauksen päivystäjän opas (kirjaston intrassa) avulla varmistetaan lainauksen sujuvuus ja yhdenmukaisuus.

Esimerkki 4: Kirjaston toimintakertomukset 

Kokoelmat

Kirjaston tarjoamat kokoelmat ovat keskeinen osa yliopistossa tapahtuvan tutkimuksen, opetuksen ja opiskelun infrastruktuuria. Kirjasto huolehtii tietoaineistojen hyvästä saatavuudesta ja löytyvyydestä. Kirjasto on käynnistänyt kokoelmien arviointiprosessin, jonka tavoitteena on selvittää kokoelmien vahvuudet ja heikkoudet ja käyttää saatua tietoa hyväksi kokoelmien kehittämisessä. Aineiston valinnassa kiinnitetään ensisijaista huomiota aineiston sisältöön sekä sen hyödyllisyyteen tutkimuksessa ja korkeakouluopetuksessa. Opetus- ja tutkimushenkilökunnan tekemät hankintaehdotukset ovat keskeisiä ja niiden tekemiseen kannustetaan. Hankintaehdotusten tekeminen on helppoa eri kanavien kautta. Myös opiskelijat voivat tehdä ehdotuksia. Palvelunlaatukyselyistä, suorasta asiakaspalautteesta ja käyttötilastoista saatua tietoa hyödynnetään aineiston valinnassa. Kansallinen elektroninen kirjasto (FinELib)- konsortion asiantuntijatyöryhmissä kirjasto vaikuttaa konsortion aineistovalintoihin

Esimerkki 1: Aineistojen hankinta ja kokoelmien kehittäminen: kokoelmien kehittämisohjelma, aineistomäärärahan jakoperusteet ja kurssikirjojen hankinnan ohjeistus

Esimerkki 2: Kirjasto kartoittaa ja arvioi kokoelmiaan kokoelmakartan avulla. Valmiit tieteenaloittaiset kokoelmien kuvailut ovat kirjaston intrassa.

Esimerkki 3: Elektronisten aineistojen käyttö ja Nelli-portaali

Esimerkki 4: Selvitys elektronisten aineistojen käytöstä: FinELibin käyttäjäkyselyn 2007 Tampereen yliopiston tulokset, tuloksia analysoineen työryhmän raportti (kirjaston intrassa), joka hyväksyttiin kirjaston johtoryhmän kokouksessa 7.11.2007 ja vertailuaineistona kyselyn kaikkia yliopistoja koskevat tulokset.

Esimerkki 5: Elektronisten aineistojen käsittely ja käytönseuranta (kirjaston intrassa)

Informaatiolukutaidon opetus

Informaatiolukutaidon opetus on ollut vakiintunut osa opintoja Tampereen yliopistossa, useimmissa yksiköissä (ent. tiedekunnissa) myös pakollisena osana opinto-ohjelmaa. Opetuksen laajennuttua ja suurempien opetusmäärien vakiinnuttua on kirjastossa kiinnitetty huomiota opetussisältöjen kehittämiseen sekä informaatiolukutaidon opettajien pedagogiseen kouluttautumiseen. Käytännössä pedagoginen kouluttautuminen on toteutunut esimerkiksi siten, että kirjaston informaatikot ovat osallistuneet yliopistopedagogiseen koulutukseen. Opetuksen kehittämisessä on huomioitu kansalliset, yliopistokirjastojen yhteiset informaatiolukutaitosuositukset. Opetuksista kerätään palautetta, jota hyödynnetään kehitettäessä opetuksen sisältöjä ja menetelmiä. Vuonna 2011 yliopiston organisaatiorakenteen muuttuessa kirjasto osallistui yliopiston uusien tutkinto-ohjelmien suunnitteluun informaatiolukutaidon opetuksen tasarakenteisuuden lisäämiseksi ja erityisesti e-aineistojen käytön tehostamiseksi yliopiston opetuksessa. Kirjaston opetuksen laadunvarmistusjärjestelmä on päivitetty vuodelle 2011 ja siinä on listattu opetuksen kehittämiskohteet, joiden toteutumista seuraa tähän tehtävään asetettu työryhmä. Vuonna 2013  kirjaston opetuksen laatujärjestelmädokumentti uusitaan uusien tutkinto-ohjelmien mukaiseksi.

Esimerkki 1: Kirjaston opetuksen laatujärjestelmäkuvaus

Esimerkki 2: Opetuksen vuosikello (kirjaston intrassa) 

Esimerkki 3: Tiedonhankintataitojen verkko-oppaat eri tieteenaloille

Esimerkki 4: Informaatiolukutaidon osaamistestin kehittäminen OPTIA-hankkeessa  

Esimerkki 5: Työelämässä hyödyllisten tieto- ja taitoalueiden kehittyminen yliopistossa (Ura- ja  rekrytointipalvelut)

Julkaisutoiminta

Tampere University Press (TUP) toimii osana kirjastoa ja julkaisee noin 100 kirjaa vuodessa. Kaikki kustannettavat käsikirjoitukset lukuun ottamatta väitöskirjoja käyvät läpi vertaisarviointimenettelyn ennen kustannuspäätöstä. Vertaisarviointimenettelyä kehitetään edelleen. Verkkojulkaisemisen kehittämisen painopiste on julkaisutietokantojen rakenteen ja toimivuuden uudistamisessa. Asiakkailta saadun palautteen vuoksi julkaisutietokantoihin suunnitellaan käyttäjiä paremmin palvelevia ominaisuuksia. Uudistuksessa luodaan edellytykset tietokantojen tietosisältöjen haravointiin sekä kansallisiin että kansainvälisiin avoimen julkaisemisen julkaisuarkistoihin.

Esimerkki 1: Tampere University Press

Esimerkki 2: Väitöskirjojen julkaiseminen

Esimerkki 3: Tampereen yliopiston sähköiset julkaisut Tampub

Esimerkki 4: OA-julkaisemisesta tiedottaminen

Esimerkki 5: Tutkielmien verkkojulkaiseminen

Toiminnan kehittäminen

Toimintatapojen kehittäminen on kirjastossa jatkuva prosessi. Toimintaympäristön ja tietojärjestelmien muutosten asettamat haasteet nostavat esiin uusia palvelujen ja toimintojen kehittämistarpeita. Uudenlainen toimintaympäristö edellyttää myös kirjaston henkilökunnan toimenkuvien tarkistamista, osaamisen jatkuvaa kehittämistä ja tarvittaessa myös virkojen uudelleen kohdentamista. Asiakaspalautteen systemaattinen kerääminen, asiakkailta saatu suora palaute sekä ainelaitoksilta ja tiedekunnista tulleet ehdotukset käynnistävät tarvittaessa uusia kehittämishankkeita ja pilotointeja. 

Strategia

Kirjaston keskeinen kehittämishanke vuonna 2009 oli kirjaston strategian päivittäminen vuosille 2010-2015. Vuonna 2010 uudistettiin henkilöstösuunnitelma, joka löytyy kirjaston intrasta.

Kokoelmat

Kokoelmakartta. Työ käynnistyi vuonna 2006 ja jatkuu vuonna 2011.     

Kirjaston käynnissä olevat hankkeet

Rinnakkaistallennusprosessi ja julkaisuarkisto

Human Resource Development Project at the University of Namibia Library -hanke

Prosessit ja toimenkuvat

Prosessikuvaukset (kirjaston intrassa). Kuvausten tekeminen käynnistettiin vuonna 2007. Työ jatkuu vuonna 2011. 

Toimenkuvien tarkistukset. Kirjaston eri tehtävien kuvaukset on käyty läpi ja kuvattu perusteellisesti siirryttäessä yliopistojen uuteen palkkausjärjestelmään vuonna 2006. Osastokohtainen toimenkuvien ja sijaisjärjestelyjen tarkistus on aloitettu vuonna 2007, mutta jatkuu vielä vuonna 2008.