FM Sari Mäkisen informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen media alaan kuuluva väitöskirja

Records Management in Mobile Work (Asiakirjahallinta mobiilissa työssä)

tarkastetaan 1.11.2013 klo 12 Tampereen yliopiston Pinni B-rakennuksen luentosalissa 1100, Kanslerinrinne 1, Tampere.

Vastaväittäjänä on professori Karen Anderson (Mid Sweden University). Kustoksena toimii dosentti Pekka Henttonen.

Mobiilin työn ja informaatioteknologian vaikutukset organisaatioiden asiakirjahallintaan


Mobiili työ ja erilaisten mobiilivälineiden käyttö työskentelyn tukena on yleistynyt. Työ ei ole enää sidottua tiettyyn aikaan ja paikkaan, vaan informaatio- ja viestintäteknologian avulla voi työtehtäviä hoitaa paikasta riippumatta. Mobiilivälineet mahdollistavat asiakirjatiedon tuottamisen siinä missä perinteisen toimistoympäristönkin välineet. Tämä johtaa siihen, että tieto hajautuu yhä useampaan laitteeseen, tietojärjestelmään, verkkolevyille ja tallennusmedioille.

Asiakirjahallinnan tehtävänä on vastata asiakirjatiedon systemaattisesta hallinnasta organisaatiossa. Organisaation asiakirjahallinta tuottaa ohjeistuksia, tarjoaa erilaisia tiedon hallintaan liittyviä palveluita ja suunnittelee järjestelmiä asiakirjojen hallintaa varten. Oli kyse sitten julkisen tai yksityisen sektorin toimijasta, asiakirjatiedon hallinta on tärkeä osa koko organisaation muistin hallintaa. Organisaation toimintaa dokumentoidaan asiakirjoihin, joita käytetään päätöksenteon tukena ja todisteena toiminnasta.

Väitöskirjassa tutkittiin asiakirjahallintaa mobiilissa työssä. Tutkimuksessa haluttiin selvittää, minkälaisia erilaisia ominaisuuksia ja haasteita mobiili työ tuo organisaation asiakirjahallintaan ja kuinka ne on huomioitu. Tutkimus toteutettiin dokumentoituna ja kuvailevana tapaustutkimuksena. Aineisto kerättiin vuosina 2004-2005 ja 2009-2010 haastattelemalla yhteensä 25 mobiilia työtä tekevää henkilöä ja asiakirjahallinnan ammattilaista kolmessa suomalaisessa organisaatiossa. Haastatteluiden lisäksi aineistoina käytettiin näiden organisaatioiden asiakirjamateriaalia.

Mobiilia työtä tekevät henkilöt olivat motivoituneita asiakirjahallintaan ja sen periaatteisiin, mikäli ne tukivat heidän omia työtehtäviään. Organisaation ydintoiminnot ja tiukasti kontrolloidut ja aikataulutetut työprosessit vaikuttivat siihen, kuinka huolellisesti mobiilia työtä tekevät huolehtivat asiakirjahallinnastaan. Mobiilissa työssä ihmiset kohtasivat erilaisia asiakirjahallinnan ongelmia ja heidän oma tiedonhallintansa oli haasteellista. Organisaation menettelytavat eivät tukeneet mobiilia työtä riittävästi, ja tapausorganisaatioissa mobiilia työtä tekevät ihmiset eivät myöskään tunteneet asiakirjahallinnan ammattilaisten roolia koko tiedonhallinnan kokonaisuudessa.

Tutkimus tuo uutta tietoa mobiilien työntekijöiden asiakirjahallinnan käytännöistä ja siitä, kuinka organisaation menettelytavat tukevat mobiilia työtä. Tutkimuksen perusteella asiakirjahallinnan käytännöissä ja ohjeistuksessa ei ole otettu huomioon mobiilin informaatioteknologian käyttöä. Myös asiakirjahallinnan menetelmiä ja käytäntöjä olisi kehitettävä. Asiakirjahallinnan ammattilaisten pitäisi ottaa paremmin huomioon perinteisestä toimistoympäristöstä eroavan työn tekemisen käytännöt.

                                               ******

Sari Mäkinen on syntynyt Tampereella ja hän on suorittanut filosofian maisterin tutkinnon Tampereen yliopistossa. Nykyisin hän toimii puolustusvoimissa asiakirjahallinnan tehtävissä.

Mäkisen väitöskirja ilmestyy sarjassa Acta Universitatis Tamperensis; 1857, Tampere University Press, Tampere 2013. ISBN 978-951-44-9225-9, ISSN 1455-1616. Väitöskirja ilmestyy myös sähköisenä sarjassa Acta Electronica Universitatis Tamperensis; 1338, Tampere University Press 2013. ISBN 978-951-44-9226-6, ISSN 1456-954X.
http://tampub.uta.fi.

Väitöskirjan tilausosoite: Verkkokirjakauppa Granum, http://granum.uta.fi, tai e-mail: kirjamyynti@juvenes.fi.

Lisätietoja: Sari Mäkinen, sari.makinen@uta.fi