FM Saila Huuskosen informaatiotutkimuksen ja interaktiivisen median alaan kuuluva väitöskirja

Recording and use of information in a client information system in child protection work (Dokumentointi ja tiedon käyttö asiakastietojärjestelmässä lastensuojelun työtehtävissä)

tarkastetaan 14.2.2014 klo 12 Tampereen yliopiston Pinni B-rakennuksen luentosalissa 1096, Kanslerinrinne 1, Tampere.

Vastaväittäjänä on professori Katriina Byström (Oslo and Akershus University College of Applied Sciences). Kustoksena toimii professori Pertti Vakkari.

Dokumentointi ja tiedon käyttö asiakastietojärjestelmässä lastensuojelun työtehtävissä

Sosiaalityöntekijät tuottavat ja käyttävät asiakkaaseen liittyvää tietoa osana työtehtäviään. Myös dokumentointi itsessään on osa sosiaalityön ammatillista tehtävää. Esimerkiksi nykyinen Lastensuojelulaki (417/2007) velvoittaa kirjaamaan kaiken asiakkuuden kannalta tarpeellisen tiedon koko asiakasprosessin ajan. Asiakastietojärjestelmien on odotettu tukevan sekä tiedon tuottamista että käyttämistä asiakastyössä. Samoin asiakastietojärjestelmien on toivottu tuottavan yleisempää tietoa niin organisaation kuin yhteiskunnan tarpeisiin.

Tämä tutkimus tarkastelee sosiaalityöntekijöiden tekemää dokumentointia ja asiakastietojärjestelmien käyttöä lastensuojelun työtehtävissä. Päätutkimuskysymys on, kuinka sosiaalityöntekijät dokumentoivat ja käyttävät asiakkaaseen liittyvä tietoa asiakastietojärjestelmässä.

Tutkimuksen aineisto kerättiin kolmen erikokoisen kunnan lastensuojelun avohuollossa 2008. Aineisto koostuu sosiaalityöntekijöiden, johtavien sosiaalityöntekijöiden ja asiakastietojärjestelmän pääkäyttäjien puolistrukturoiduista haastatteluista. Haastatteluissa keskusteltiin monipuolisesti lastensuojelun työtehtävistä, dokumentoinnista ja asiakastietojärjestelmän käytöstä. Lisäksi sosiaalityöntekijöitä havainnoitiin arkipäivän aidoissa työtilanteissa, joissa he sekä dokumentoivat että käyttivät asiakastietojärjestelmässä olevaa tietoa. Havainnointitilanteissa sosiaalityöntekijät selittivät tekemistään ääneen oman harkintansa mukaan. Aineisto analysoitiin erikseen jokaisessa väitöskirjan osatutkimuksessa (I-IV). Analyysissa näkökulmina olivat asiakasprosessi, asiakkuuden ajallinen kehityskaari ja oleellinen tieto asiakkuudesta, kiertotiet asiakastietojärjestelmän käytössä ja dokumentoinnin prosessi eli tiedon matka asiakkaan kohtaamisesta kirjatuksi ja käytetyksi tiedoksi asiakastietojärjestelmässä.

Sosiaalityöntekijät dokumentoivat ja käyttävät erimuotoista tietoa valikoiden asiakasprosessin eri vaiheissa. Tiedon valikoitumisen syyt dokumentoitaessa voivat olla sekä tarkoituksellisia että tahattomia.  Tietoa karsiutuu pois jo asiakkaan ja sosiaalityöntekijän kohtaamisessa erilaisten vuorovaikutukseen ja tilannesidonnaisten seikkojen vuoksi. Tieto voi karsiutua myös työn rajallisten aikaresurssien, dokumentoinnin keskeytysten ja asiakastietojärjestelmän käytön ongelmien vuoksi. Tietoiseen valintaan vaikuttavat oletukset kirjatun tiedon erilaisista lukijoista ja arviot tiedon relevanssista työn ja asiakkuuden jatkon kannalta.  Sosiaalityöntekijät käyttävät dokumentoitua tietoa monella tavalla: etsivät yksittäistä tietoa, silmäilevät tietoa yleisesti ja nopeasti hahmottaakseen asiakkuuden kokonaiskuvan tai perehtyvät perusteellisesti kirjattuun tietoon esimerkiksi tehdessään huostaanottopäätöksiä.  Asiakastietojärjestelmä ei näytä tukevan riittävästi sosiaalityöntekijöitä näiden työtehtävissä. Erityisesti yleiskuvan saaminen asiakkaan tilanteesta voi olla työlästä, koska olennainen tieto ei aina erotu ja tieto on hajautunut esimerkiksi asiakastietojärjestelmän eri moduuleihin ja dokumentteihin. Sosiaalityöntekijät ovatkin kehittäneet omia arkipäivän ratkaisujaan niin sanottuja kiertoteitä, jotta saisivat tiedon helpommin käyttöönsä.

Tämän tutkimuksen tuloksia voidaan käyttää hyväksi, kun kehitetään dokumentointikäytäntöjä ja asiakastietojärjestelmiä.

                                               ******

Saila Huuskonen on suorittanut filosofian maisterin tutkinnon Tampereen yliopistossa. Nykyisin hän toimii informaatikkona  Tampereen yliopiston kirjastossa.

Huuskosen väitöskirja ilmestyy sarjassa Acta Universitatis Tamperensis; 1904, Tampere University Press, Tampere 2014. ISBN 978-951-44-9367-6, ISSN 1455-1616. Väitöskirja ilmestyy myös sähköisenä sarjassa Acta Electronica Universitatis Tamperensis; 1387, Tampere University Press 2014. ISBN 978-951-44-9368-3, ISSN 1456-954X.
http://tampub.uta.fi.

Väitöskirjan tilausosoite: Verkkokirjakauppa Granum, http://granum.uta.fi, tai e-mail: kirjamyynti@juvenes.fi.

Lisätietoja: Saila Huuskonen, saila.huuskonen@uta.fi