Asiakirjahallinto ja asiakirjahallinta

Asiasanastojen käyttö asianhallinnassa

Meillä ei ole tietoa siitä, kuinka yleisesti asianhallinnassa käytetään asiasanastoja, miten niitä käytetään (esim. asiasanoitetaanko yksittäisiä dokumentteja vai asioita) ja kuka asiasanat antaa (kirjaaja, muu käyttäjä) ja missä vaiheessa asiankäsittelyä. Olisi mielenkiintoista saada myös tietää, millaisia kokemuksia tästä on ja mikä arvioidaan asiasanastojen merkitykseksi. (PH)

Ns. paradigman muutos arkistotieteessä ja siitä käyty keskustelu

Arkistotieteen paradigman muutoksista on käyty pitkään keskustelua. Millaisia paradigmoja arkistotieteessä on nähty? Miten paradigman muutokset vertautuvat siihen, mitä paradigman muutoksilla muutoin tarkoitetaan? Voidaanko sanoa, että samat muutokset ovat tapahtuneet myös Suomessa? Lähteitä löytyy mm. Archival Science ja Archivaria -lehdistä. (PH)

Arvonmääritys asiakirjahallinnossa: huomioonotetut tekijät

On erotettu useita kymmeniä tekijöitä, jotka voivat vaikuttaa asiakirjojen säilytystarpeeseen (ks. esim. Boles, F., & Young, J. M. (1991). Archival appraisal). Kun arkistonmuodostussuunnitelmia tehdään viranomaisissa ja muissa organisaatioissa, millaisia tekijöitä siinä otetaan huomioon juridisten vaatimusten lisäksi? Metodi: kyselytutkimus (PH)

Helpottaisiko asiakirjatyyppien ja tehtävien oletusmetatietojen erottaminen arkistonmuodostussuunnitelmien laatimista ja ylläpitoa

Suomessa asiakirjojen oletusmetatiedot/käsittelysäännöt määritetään tehtävittäin ja asiakirjatyypeittäin, esimerkiksi jokaiselle pöytäkirjalle jokaisessa tehtäväluokassa määritetään erikseen sen säilytysaika. Eurooppalaisessa MoReq2 -määrittelyssä lähdetään siitä ajatuksesta, että oletusmetatietoja voidaan määritellä erikseen tehtäväluokille ja asiakirjatyypeille. Jos oletetaan, että esim. "pöytäkirjalla" on tehtävästä riippumatta yleensä samanlainen säilytysaika, eurooppalainen ratkaisu tuntuu helpommalta. Tutkimuksessa voisi selvittää arkistonmuodostussuunnitelmia tilastollisesti analysoimalla, kuinka hyvin tämä toimisi meillä. (PH)

Käyttäjämäärien kehitys arkistoissa

Tutkimuksessa selvitettäisiin eri arkistojen käyttäjämäärien kehitystä pitkällä aikavälillä. Ovatko muutokset olleet samansuuntaisia? Minkälaisia syitä sille on esitetty? Miten internet-palvelujen lisääntyminen on vaikuttanut? Mahdollisesti tuloksia voisi verrata kirjastojen käyttäjämääriin. Lähteenä voisi käyttää toimintakertomuksia yms. tilastoja. (PH)

Asiakirjajulkisuus ja Freedom of Information

Asiakirjajulkisuudella on pitkät juuret Suomessa. Miten anglosaksinen "Freedom of Information" (FOI), joka on siellä paljon vaikuttanut asiakirjahallintoon julkishallinnossa, vertautuu siihen? Aihe sopisi erityisesti informaatio-oikeutta opiskelleille. (PH)

Asiakirjahallinnassa voidaan käyttää monenlaista terminologiaa: arkistonmuodostussuunnitelma/tiedonhallintasuunnitelma, dokumentti/asiakirja, tietohallinto/asiakirjahallinto, dokumentinhallintajärjestelmä/asiankäsittelyjärjestelmä jne. Tutkimuksessa voitaisiin selvittää, mitä termejä yleisimmin käytetään, millaisia valintoja organisaatiossa on tehty ja millaisin perustein (perinteet, lainsäädännössä käytetty termi, ymmärrettävyys jne.) Gradussa tarkastelupohjaa voisi laajentaa terminologian merkitykseen professiolle ja organisaatioon erilaisten professioiden kamppailukenttänä (esim. Bloor, G., & Dawson, P. (1994). Understanding professional culture in organizational context. Organization Studies, 15(2), 275-295.) (PH)

Tutkiva journalismi ja asiakirjalähteet

Asiakirjalähteet ovat periaatteessa merkittävässä asemassa ns. accountability -prosesseissa valvottaessa hallintoa ja poliittisia päättäjiä. Millaista roolia ne näyttelevät suomalaisille journalisteille? Tutkimus voisi perustua haastatteluihin tai vaihtoehtoisesti lehdistä tai tv-jutuista tehtyyn analyysiin. Toimittajien tiedonhankinnasta tehdyt tutkimukset voisivat taustoittaa accountabilitystä kirjoitetun (erit. austr. Sue McKemmish, Chris Hurley) ohella. (PH)

Asiakirjat eri ammattiryhmien tiedonhankinnassa

Ammatillista tiedonhankintaa on tutkittu paljonkin. Millaista roolia asiakirjat ja arkistot näyttelevät näiden tutkimusten ammatillisessa tiedonhankinnassa mukaan? Onko eri tutkimuksista löydettävissä jotain yhteisiä seikkoja? Millaiset tekijät vaikuttavat asiakirja-aineistojen käyttöön?(PH)

Asiakirjahallinnan ammattilaisten rooli vastuullisuusprosesseissa

Chris Hurley on kirjoittanut asiakirjahallinnan ammattilaisten erilaisista accountability-rooleista (esim. valvoja, standardien asettaja jne.) (Hurley, C. (2005). Recordkeeping and accountability. In S. McKemmish, M. Piggott, B. Reed & F. Upward (Eds.), Archives: Recordkeeping in society (pp. 223-254). Wagga Wagga, New South Wales: Centre for Information Studies. Charles Stuart University.) Millaisia rooleja suomalaiset asiakirjahallinnon ammattilaiset tunnistavat itsessään. Onko niissä Hurleyn havaitsemia ristiriitoja? (PH)

"Total archives" Kanadassa ja Suomessa

Kanadalainen "Total archives" -konsepti on hyvin tunnettu anglosaksisessa maailmassa (esim. Smith, W. I. (1993). "Total archives": The Canadian Experience. Teoksessa T. Nesmith (toim.), Canadian Archival Studies and the Rediscovery of Provenance (s. 133-150). Metuchen, N.J. & London: Society of American Archivists and Association of Canadian Archivists). Selvitä, millaisia merkityksiä sillä on. Vertaa sitä suomalaisiin arkistokäytäntöihin. Onko meillä "totaalisia arkistoja"? Aihe vaatinee arkistohistorian selvittämistä, joten se sopii historianopiskelijalle. Helsingissä olevien lähteiden käyttö voi olla tarpeen. (PH)

Sähköposti ja asiakirjahallinto

Sähköpostin arkistointi on paljon keskustelua herättänyt aihe monissa maissa. Miten asia nähdään Suomessa? Pidetäänkö ohjeistusta riittävänä? Millaisia ratkaisuja organisaatioissa käytetään? Onko sähköposti asiakirjahallinnon valvonnassa? Mistä erot kv. diskurssiin johtuvat? (PH)

Asiakirjahallinnan ammattilaisten osaamistarpeet

Asiakirjahallinnassa vaadittavaa osaamista on määritelty mm. ammatillisten järjestöjen toimesta. Millaista osaamista (esim. tietojärjestelmien suunnittelemien, prosessityö, asiakirjojen kuvailu, hallintohistoria jne.) ammattilaiset pitävät itse tärkeänä? Mitä he tarvitsevat päivittäin työssään? Millaisia eroja tässä on esim. yksityissektorin ja julkishallinnon tai asiakirjahallinnon ammattilaisten ja päätearkistossa työskentelevien välillä? Voidaanko osaamistarpeiden osalta edelleen puhua yhdestä professiosta Suomessa? (PH)

E-kirjojen  käytettävyys (käytettävyystutkimus) (ST)

Näkökulma kannattaa rajata jonkin tieteenalan (esim. sosiaalitieteet) käyttäjiin
Menetelmä: käytettävyystestaus, haastattelut
Aikaisempia pro gradu -tutkimuksia: Perälä, Raija, gradu (e-kirjojen käytettävyys), Rikkilä, Jarkko, gradu (musiikkitiedonhakujärjestelmien käytettävyys, Hietanen, Outi (Tampereen yliopiston kotisivujen käytettävyys), Riikonen, Johanna (Nelli -käyttöliittymä)
Tieteellisiä raportteja: Rowlands, Ian, Nicholas, David (CIBER)

RefWorksin käytettävyys ja hyödyllisyys tutkijan osana tutkijan informaatiotyön käytäntöjä (ST)
- Selvitettävää: Kuinka viitteidenhallintajärjestelmät istuvat tutkijoiden työkäytäntöihin. Jos eivät istu, miksi eivät? Käytettävyysongelmat ja mistä ne johtuvat. Ohjelmien affordanssit (Gibson, Raudaskoski ja Arminen)
- taustaa: ks. Katja Salmisen gradu "Hoitotieteellisen tutkimusryhmän yhteistoiminnalliset informaatiokäytännöt", luku johtopäätökset (jatkotutkimusaiheet)
. Aineisto: Käytettävyystutkimus, haastatteluja. Kannattaa valita systemaattisiin kirjallisuuskatsauksiin nojaava, julkaisuaktiivinen ala, esim. hoitotiede tai lääke/terveystiede, tms.

RSS -syötteiden käyttö eri tieteenaloilla (ST)
- kyselytutkimus
- teoriatausta, ks. esim. Fry & Talja 2005 (tieteenlalaerot hakumenetelmissä ja relevanssikriteereissä)

Käyttäjä -käsitteen tulkinnat ja relevanssi Web 2.0 ympäristössä
- selvitettävää: käyttäjä -käsitteen rooli informaatio-/tiedonhankintatutkimuksessa,  käsitteen nykyinen relevanssi suhteessa sisällöntuotantoon web 2.0 ympäristössä
- kirjallisuuskatsaus, sisällönanalyysi
- Hapke, Thomas (2007); Lamb & Kling: Conceptualizing users as social actors

Henkilökohtainen tiedonhallinta (ST)

Kotikirjastot
- Personal libraries
- henkilökohtainen dokumenttien organisointi, valinta- ja karsintakriteerit
- esteettiset aspektit, muut aspektit ja arvot ja niiden ilmeneminen esillepano-, ryhmittely-, organisointi- ja hankintakäytännöissä

Kirjojen keräilyharrastus: informaatioresurssit, informaatiokäytännöt ja kokoelmat (ST)
Teoriatausta: Stebbins, Robert: Serious leisure -teoria; Hartel, Jenna (artikkeli Knowledge Organization -lehdessä sekä Theories of Information Behavior -kirjassa, Hartelin väitöskirja)
Taustaa: Harrastuksiin liiittyviä informaatiokäytäntöjö on tutkittu varsin vähän. Aihetta kannattaa painottaa enemmän asiantuntijatiedon ja osaamisen muotoutumiseen ja jakamiseen eli (sosiaalisiin) tietokäytäntöihin harrastuskonteksteissa kuin tiedontarpeisiin tai -hankintaan (=informaatioaukkoihin, tiedonlähteisiin).
Metodi: Kuvaileva tapaustutkimus (haastattelut, opastetut kierrokset, visuaaliset menetelmät).

Kodin informaatio: arkistointi- ja organisointikäytännöt (ST)
Kirjallisuus: Tiedonhallinnan ja tiedon organisoinnin tutkimusalue. Kirjallisuus: S32 Henkilökohtainen tietohallinto. 
Tausta: Mitä kodin informaatio on? Millaisia informaatiokokoelmia siitä muodostuu? Miten sitä säilytetään? Miten informaatiota valitaan säilytettäväksi? Miten säilytettäväksi valittu informaatio organisoidaan? Arkipäivän tärkeän informaation säilyttämistä ja organisointia ei juuri ole tutkittu. Sen merkitys on kuitenkin suuri ajatellen arjen sujuvuutta. Tutkimus auttaa ymmärtämään tätä perustavaa toimintaa sekä kehittämään järjestelmiä tukemaan paremmin henkilökohtaista/kotitalouksien tiedonhallintaa.
Kirjallisuutta: Kalms, Bryan: Household information practices. Information Research.