Tampereen yliopiston sähköpostiosoitteet

Tampereen yliopistossa on jokaisella käyttäjätunnuksen haltijalla (yksi) nimimuotoinen sähköpostiosoite. Osoitteen perusmuoto on kutsumanimi.sukunimi@uta.fi, esimerkiksi matti.virtanen@uta.fi. Kutsumanimi on yksi etunimistä, ei välttämättä ensimmäinen.

Sähköpostiosoite kirjoitetaan yhteen, ilman välilyöntejä. Kutsumanimen ja sukunimen välissä tulee olla piste. Yhdysviivalla kirjoitettavissa kaksiosoisissa nimissä käytetään viivaa myös sähköpostiosoitteessa. Isot ja pienet kirjaimet tulkitaan samaksi merkiksi. Osoitteissa ei ole skandinaavisia merkkejä (äåö), koska postia käsittelevät ohjelmat eivät ymmärrä niitä, vaan ne on korvattu "pisteettömillä" merkeillä (äåö->aao).

Jos käyttäjien joukosta löytyy kaimaksia, ei postia voida ohjata perusmuotoisella osoitteella heistä kenellekään, jottei posti joudu väärälle henkilölle. Kaimoiksi katsotaan henkilöt, joilla on sama etunimi ja sukunimi siten, että etunimenä huomioidaan tässä tarkastelussa sekä ensimmäinen etunimi että kutsumanimi. Kaikille kaimaksille muodostetaan keskenään erilaiset laajennetut nimimuotoiset sähköpostiosoiteet, esimerkiksi matti.j.virtanen@uta.fi, k.matti.virtanen@uta.fi tai veli-matti.virtanen@uta.fi. Nimitiedot saadaan suoraan yliopiston opiskelija- ja henkilökuntarekistereistä.

Nimimuotoiset sähköpostiosoitteet tarkistetaan joka yö. Jos perusmuotoisen osoitteen haltijalle on tullut kaima, hänen perusmuotoinen sähköpostiosoitteensa muuttuu laajennetuksi ja hänelle tiedotetaan muutoksesta. Uudelle käyttäjälle on suoraan tehty laajennettu nimimuotoinen sähköpostiosoite.

Perusmuotoisella osoitteella jollekin kaimaksista postia lähettävä saa vastauksen, ettei viestiä voi toimittaa perille. Häntä neuvotaan etsimään oikea osoite sähköpostiosoitehaun avulla.

Syynä kaimaksien sähköpostiosoitteiden erityistarkasteluun ja olemassa olevien nimimuotoisten osoitteiden muuttamiseen on kaikkien luottamuksellisten viestien, myös sähköpostin nauttima lain suoja (Suomen perustuslaki, 731/1999 10 § 2 mom.), joka koskee sekä viestin vastaanottajaa että lähettäjää.

Nimimuotoinen sähköpostiosoite vaihtuu myös henkilön nimen vaihtuessa.