etusivu: sähköposti ja www: ohjeet: IMP-ohje laitostunnusten käyttöä varten

IMP-ohje laitostunnusten käyttöä varten

Lähetettävien viestien tallettaminen ja allekirjoituksen määrittely

Jos haluat, että kaikista lähtevistä viesteistä talletetaan sinulle kopio, voit määritellä sen ns. profiiliin. Myös allekirjoitus määritellään profiiliasetuksissa.

Profiileja pääsee muokkaamaan yläreunan Asetukset-kuvakkeen kautta: napauta Asetukset - Henkilökohtaiset tiedot - Muokkaa profiilejasi (Options - Personal Information - Edit your identities).

1. Valitse alasvetovalikon listasta Oletusprofiili. "Profiilin nimi"-kenttään (Identity's name) ilmestyy teksti "Oletusprofiili".
2. Kirjoita Vastausosoitteesi-kenttään (Your Reply-to: address) laitostunnuksen sähköpostiosoite.
3. Kirjoita laitoksen yhteystiedot Allekirjoituksesi-kenttään (Your signature). Tuon kentän alapuolella on kaksi allekirjoitukseen liittyvää kohtaa, joista ainakin ensimmäisenä oleva erottimiin liittyvä kohta kannattanee ruksata.
4. Laita ruksi kohtaan "Talleta lähtevä viesti" (Save sent mail).
5. Valitse alasvetovalikosta lähetettyjen viestien kansioksi "Käytä oletusarvoa" (Use Default Value).
6. Paina Muuta-painiketta (Change).

Profiileja voi olla käytössä useita. Jos haluat määritellä toisen profiilin, jossa on erilainen allekirjoitus ja eri kansio lähetettäville viesteille, tee näin:

1. Valitse Asetukset - Henkilökohtaiset tiedot - Muokkaa profiilejasi.
2. Kirjoita Profiilit-näkymässä "Profiilin nimi"-kenttään (Identity's name) uuden profiilin nimi.
3. Tee kuten edellä kohdissa 2-4.
4. Valitse alasvetovalikosta lähetettyjen viestien kansioksi "Luo uusi lähetettyjen viestien kansio" (Create a new sent mail folder), ja anna kansiolle nimi.
5. Paina Luo-painiketta (Create).

Profiilien käyttö viestiä kirjoitettaessa

Kun avaat viestinkirjoitusikkunan, on profiiliksi valittu Oletusprofiili. Jos olet määritellyt Oletusprofiiliin allekirjoituksen ja kopiontalletuksen, on allekirjoitus valmiina viestin tekstikentän lopussa, ja ruksi laitettuna kohtaan "Talleta kopio kansioon sent-mail" (Save a copy in sent-mail).

Jos haluat käyttää jotakin muuta kuin Oletusprofiilia, valitse Profiili-alasvetovalikosta haluamasi profiili. Jos profiiliin on määritelty lähetettäville viesteille jokin muu kansio kuin sent-mail, ei kansion nimi vaihdu automaattisesti kohtaan "Talleta kopiot kansioon sent-mail". Lähtevät viestit tallettuvat kuitenkin oikeannimiseen kansioon. Jos haluat oikean kansionnimen näkyviin, paina profiilin valitsemisen jälkeen painiketta "Laajenna nimet" (Expand Names).

Viestin kaikki otsikkotiedot

Viestin otsikko- eli header-tiedoista saat selville tarkan ajankohdan, jolloin viesti on saapunut yliopiston postikoneelle. Otsikkotietoja tarvitaan myös, kun halutaan selvittää tarkemmin, mitä reittiä viesti on kulkenut. Viestin otsikkotiedot saat näkyviin avaamalla viestin ja painamalla viestinäkymässä painiketta "Viesti raakamuodossa" (Message Source). Tämä aukaisee ikkunan, jossa on viesti kaikkine otsikkotietoineen sekä mahdolliset liitteet koodatussa muodossa. Saat suljettua ikkunan oikeassa ylänurkassa olevalla Close/Sulje-painikkeella.

Jos laitat sinulle tulleen viestin eteenpäin johonkin toiseen sähköpostiosoitteeseen, saat lähetettyä sen kaikkine otsikkotietoineen, kun käytät toimintoa "Ohjaa edelleen" (Redirect). Toiminto "Lähetä edelleen" (Forward) ei laita viestiin mukaan kaikkia otsikkotietoja. Huomaa myös, että edelleenohjatusta viestistä ei talletu kopiota sent-mail-kansioon.

Kansioiden luominen

Laitostunnukselle tulleet viestit kannattanee järjestää aiheen mukaisiin kansioihin, jolloin viestejä on helppo myöhemmin etsiä. Laitostunnuksen postia varten voisi olla esimerkiksi kansiot Vireilla, Opetus, Tutkimus ja Talous.

Kansioita pääsee käsittelemään painamalla yläreunan Kansiot-kuvaketta (Folders). Voit luoda uuden kansion Kansioiden hallinta -näkymässä seuraavasti: Valitse alasvetovalikosta toiminto "Luo kansio" (Create Folder). Anna uudelle kansiolle nimi, ja paina OK-painiketta. Huomaa, että kansion nimessä ei saa olla merkkejä åäö eikä pistettä (.).



Kansioiden hallinta -näkymässä voit myös poistaa ja tyhjentää kansion sekä nimetä kansion uudelleen. Valitse käsiteltävä kansio laittamalla ruksi kansion nimen vieressä vasemmassa reunassa olevaan ruutuun. Tämän jälkeen voit valita alasvetovalikon listasta haluamasi toiminnon. IMP pyytää tarvittaessa toimintoon liittyviä lisätietoja. Samoin se pyytää varmistusta poisto-ja tyhjennys-toiminnoille.

Kansioiden avaaminen ja viestien siirtäminen kansiosta toiseen

IMP-näkymien oikean yläkulman "Avaa kansio"-alasvetovalikossa (Open Folder) on lista kaikista kansioistasi. Voit avata kansion valitsemalla sen alasvetovalikon listasta, jolloin pääset valitsemasi kansion kansionäkymään.

Kansionäkymässä voi siirtää ja kopioida käsiteltävässä kansiossa olevia viestejä muihin kansioihin. Valitse ensin siirrettävä tai kopioitava viesti laittamalla ruksi viestin kohdalla vasemmassa reunassa olevaan ruutuun. Kansionäkymän ylä- ja alareunassa on kohta "Siirrä | Kopioi Viestit kansioon" (Move | Copy Messages to). Saat listan kansioistasi painamalla "Viestit kansioon"-alasvetovalikon (Messages to) nuolta. Valitse listasta se kansio, johon haluat viestin siirtää tai kopioida, ja paina Siirrä/Kopioi-painiketta (Move/Copy).

Kun avaat viestin, pääset viestinäkymään, jossa myös voit siirtää ja kopioida avoinna olevan viestin toiseen kansioon. Viestinäkymän ylä- ja alareunassa on kohta "Siirrä | Kopioi Tämä viesti kansioon" (Move | Copy This message to), joka toimii kuten vastaava kohta kansionäkymässä.

Kun siirrät jonkin viestin toiseen kansioon, se jää myös alkuperäiseen kansioonsa, mutta näkyy siellä poistettuna. Muista tuhota näitä poistettuja viestejä, ettei sama viesti veisi kahteen kertaan tilaa postilaatikostasi. Poistetut viestit saat tuhottua painamalla kansionäkymässä painiketta "Tuhoa poistetut" (Purge Deleted).

Viestien tulostaminen

Jos haluat tulostaa viestin, avaa viesti ja paina viestinäkymässä Tulosta-painiketta (Print). Ruudulle aukeaa ikkuna, jossa viesti näkyy tulostettavassa muodossaan. Lisäksi aukeaa Tulostus-dialogi, jossa voit valita käytettävän kirjoittimen ja tehdä muita tulostukseen liittyviä asetuksia sekä käynnistää tulostamisen. Tulostamisen jälkeen ruudulle jää ikkuna, jossa tulostettu viesti on näkyvissä. Voit sulkea ikkunan painamalla oikeassa ylänurkassa olevaa Close/Sulje-painiketta.

Viestejä voi tulostaa myös joidenkin selaimien omalla Print-komennolla, mutta toisissa selaimien versioissa valikon Print-komentoa ei voi käyttää. Jos käyttämäsi selaimen oma Print-komento ei tulosta viestiä kunnolla, käytä silloin aina IMP-ohjelman omaa Tulosta-toimintoa.

Muita IMP-ohjeita: