Sähköpostin liitesuositus

Sähköpostin liitetiedostot ovat viime aikoina aiheuttaneet lisääntyvässä määrin ongelmia esimerkiksi niiden mukana kulkevien virusten johdosta. Lisäksi liitetiedostot ovat monasti niin suuria, että ne täyttävät vastaanottajien postilaatikoita, hankaloittavat postin lukemista modeemiyhteyksien yli eivätkä kaikki postijärjestelmät edes kykene ottamaan vastaan isoja viestejä. Oman ongelmansa muodostavat lähettäjällä ja vastaanottajalla mahdollisesti olevat eri tekstinkäsittelyohjelmat tai saman ohjelman eri versiot, jolloin vastaanottaja ei välttämättä ollenkaan pysty avaamaan saamiaan liitetiedistoja. Monissa organisaatioissa onkin kielletty sähköpostin liitetiedostot kokonaan.

Ohessa varsin suositeltavia ohjeita liitetiedotojen käytöstä. Lähteenä Paavo Ahosen (CSC - Tieteellinen laskenta Oy) artikkeli Helsingin sanomien Tieto & kone liitteessä 16.04.1999.

1. Vältä liitetiedostojen lähettämistä. Kirjoita asiasi viestin runko-osaan.
2. Jos kuitenkin lähetät liitetiedostoja, käytä ensisijaisesti siirtoon tarkoitettuja tiedostomuotoja, kuten html, pdf tai rtf.
3. Tarkista lähetettävät tiedostot etukäteen tuoreella viruksentorjuntaohjelmalla.
4. Jos aiot lähettää ohjelman vakiomuodossa tallennetun tiedoston, esimerkiksi Word-dokumentin, varmista, että vastaanottajalla on käytössään sama tai uudempi versio ohjelmasta.
5. Tarkista aina ennen lähettämistä liitetiedoston koko. Älä lähetä yli 500 kb:n (kilotavun) tiedostoja vastaanottajalle, jonka tiedät lukevan sähköpostiaan modeemilinjan välityksellä.
6. Älä lähetä liitetiedostoja vastaanottajalle, joka lukee sähköpostiaan kirjastossa, koulun pc-luokassa tai muilla yhteiskäytössä olevilla tietokoneilla. Liitetiedostojen avaaminen ja tallentaminen saattaa olla kokonaan estetty tai tiedosto voi unohtua koneen kovalevylle muidenkin luettavaksi.
7. Muista, että liitetiedostojen lähettämiselle on muitakin vaihtoehtoja, kuten ftp-siirto, lähettäminen postitse paperilla tai levykkeellä sekä faksaaminen.
8. Älä koskaan avaa sähköpostin liitetiedostoa suoraan, vaan tallenna se ensin kovalevylle ja tee virustarkistus. Muuta sähköpostiohjelmasi asetukset niin, että oletusvaihtoehto on tiedoston tallennus.

Pidä aina Word:in makrosuojaus päällä (Tools-valikon Options-valinta, General-välilehden alin kohta). Jos Word ilmoittaa, että avattavassa tiedostossa on makroja tai muotoiluja, avaa tiedosto poistaen makrot ja muotoilut käytöstä.