Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmän rekisteriseloste 14.4.2011

1. REKISTERINPITÄJÄ

TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ

Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
Fax 03 3551 6013
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi

3. REKISTERIN NIMI

Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmä
- käyttöliittymät Rekka (avoin yliopisto) ja Opsu (muu yliopisto) sekä www-käyttöliittymät NettiRekka ja NettiOpsu

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Opetushallinnollisten tehtävien hoitaminen ja opetuksen ja oppimisen suunnittelu edellyttävät rekisterin olemassaoloa. Esimerkkejä opetushallinnollisista tehtävistä, joissa rekisteriä käytetään ovat:
- opinto-oikeuden toteaminen
- opintosuoritusten tarkistaminen esim. tutkintotodistusta tai kokonaismerkintää annettaessa
- opetuksen ja opintojen seuranta ja suunnittelu: opiskelija voi seurata omia suorituksiaan oman otteensa avulla, yliopiston tieteenalayksiköt sekä muut yksiköt saavat tilastoja opiskelijoista ja opintosuorituksista opintojen suunnittelua ja opetuksen arviointia varten.
- opiskelijan opintoihin kuuluvan työharjoittelun tietojen sekä harjoittelun maksutietojen ylläpito

Opiskelijatietojärjestelmän tehtävänä on myös arkistointi (esim. opintosuoritustietojen arkistointi).

4.1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET

- Yliopistolaki 558/2009 (Valtion säädöstietopankki)
- Yliopistoasetus 115/1998 (Valtion säädöstietopankki)
- Ylioppilaskunta-asetus 116/1998 (Valtion säädöstietopankki)
- Tutkintoasetukset
- Tampereen yliopiston johtosääntö
- Tampereen yliopiston arviointisääntö
- Tampereen yliopiston tutkintosääntö

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

5.1. Opiskelijan perustiedot

- opiskelijanumero
- henkilötunnus
- tietojen luovuttamista koskeva lupa
- syventävien opintojen opinnäytteen verkkojulkaisulupa
- nimitiedot
- yhteystiedot
- sukupuoli
- kansalaisuus
- kieli (suomi/ruotsi/muu)
- kotipaikkatiedot
- kirjoilletulo päivämäärä
- lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot
- jäsenyys ylioppilaskunnassa
- aiempi koulutus
- tieto vuosikurssista

5.2. Opinto-oikeudet

- opiskelijan tavoitetutkintoa, tiedekuntaa, koulutusohjelmaa ja suuntautumisvaihtoehtoa sekä pääainetta koskevat tiedot
- opinto-oikeuden alkamis- ja päättymispäivä
- opinto-oikeuden asema opinnoissa (pää-/sivuopinto-oikeus)

5.3. Opintosuoritukset

- suorituksen nimi ja koodi
- opintotyyppi
- opintosuorituksen kiinnittyminen opintokokonaisuuteen tai tutkintoon
- opintosuorituksen laajuus (opintopisteinä ja/tai opintoviikkoina)
- kuulustelun päivämäärä
- mahdollisesti annettu arvosana
- kuulustelijan nimi
- suorituspaikka

5.4. Opiskelijan Tampereen yliopistossa suorittamat tutkinnot

- tutkinto
- tutkintojärjestelmä
- tutkintoasetus
- tiedekunta
- tutkinnon hyväksymispäivämäärä
- koulutusohjelma
- suuntautumisvaihtoehto
- tutkinnon laajuus (opintopisteinä ja/tai opintoviikkoina)
- pääaine ja muut tutkintoon sisältyvät oppiaineet, niiden laajuus ja mainesanat
- tiedot kieliopinnoista
- tieto ammattipätevyydestä (aineenopettaja, luokanopettaja, kielenkääntäjä, sosiaalityöntekijä, terveystieteiden opettaja)
- tutkielman nimi ja arvolause

5.5 Opiskelijavaihtoa koskevat tiedot

- kohdemaa
- korkeakoulu
- vaihto-ohjelma
- Tampereen yliopiston laitos
- opintojen alkupäivä, loppupäivä, kesto ja luonne
- opiskelijan raportti vaihto-opiskelusta
- opiskelijan raportin verkkojulkaisulupa

5.6 Kulunvalvontatiedot ja tietokoneresurssien käyttöoikeustiedot

- kulkulupa-avaimen tunniste, kulkuoikeus ja voimassaoloaika
- yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnus

5.7 Avoimen yliopiston opinto-oikeutta koskevat tiedot

- opiskelijan opintokokonaisuutta tai -jaksoa, opiskelupaikkaa koskevat tiedot
- opintojen tyyppi
- voimassaoloaika
- maksu- ja laskutustiedot

5.9 Muut tiedot

- kurssi-ilmoittautumista koskevat tiedot (kurssin nimi ja ilmoittautumisaika)
- tentti-ilmoittautumista koskevat tiedot (tentittävän opintojakson nimi, tenttiaika, tentittävät teokset ja mahdolliset erikoissopimukset)
- henkilökohtaiset opintojen suunnittelua koskevat tiedot (ohjaajien nimet, yleiset opintojen suunnitelmatiedot, suunniteltujen opintojaksojen tiedot)
- tietojärjestelmässä käytetyt koodistot

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

- kirjoittautumistiedot Tampereen yliopiston opiskelijavalintajärjestelmästä ja/tai opiskelijalta itseltään
- läsnäolotiedot opiskelijan ilmoittautumisen perusteella
- ylioppilaskunnan jäsenmaksutiedot Nordealta (laskun viitenumero) ilmoittautumisaikana päivittäin, lukuvuoden muina aikoina kerran viikossa
- opinto-oikeuksia ja tutkintoja koskevat tiedot tiedekunnista
- opintosuoritustiedot laitoksilta
- perustietojen muutokset opiskelijan oman ilmoituksen mukaan
- avoimen yliopiston opintoja koskevat tiedot avoimen yliopiston toimipisteistä
- avoimen yliopiston opiskelijoiden laskutettujen kurssimaksujen maksutiedot Tampereen yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen tietojärjestelmästä
- nimi- ja osoitetiedot Väestörekisterikeskuksesta
- kulunvalvontaan liittyvät tiedot yliopiston kulunvalvontajärjestelmästä
- yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnukset ao. käyttäjätunnusrekisteristä
- tutkintojen, opintokokonaisuuksien ja opintojaksojen tiedot Tampereen yliopiston opetustietojärjestelmästä (OPSI).

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

• Tilastokeskukselle (TilastoL 62/94) (Valtion säädöstietopankki)

• Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/94 41§) (Valtion säädöstietopankki)

• Tampereen yliopiston ylioppilaskunnalle (YlioppilaskuntaA 116/98) (Valtion säädöstietopankki) (ylioppilaskunnan jäsenyyttä koskevat tiedot)

• Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (KansanterveysL 66/72 (Valtion säädöstietopankki) ja Lääkintöhallituksen ohjeet opiskelijaterveyden-huollosta, Ohjekirje 3/86)

• tieteellistä tutkimusta varten (JulkisuusL 621/99 ja HenkilötietoL 523/99) (Valtion säädöstietopankki). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija.

• Opetusministeriölle KOTA-tietokantaan

• CIMO:lle (Centre for International Mobility) (vaihto-opiskelua koskevat tiedot)

• Valtakunnallisen joustavan opinto-oikeuden piiriin kuuluvat korkeakoulut (joustavaan sivuaineopiskeluun liittyvät suoritustiedot)

• Tampereen yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen tietojärjestelmään (opiskelijoiden nimi-, osoite-ja laskutustiedot avoimen yliopiston laskutettavia kurssimaksuja varten )

• Tampereen yliopiston kirjaston tietojärjestelmään (uusien opiskelijoiden nimi- ja osoitetiedot kerran vuodessa)

• Tampereen yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnusrekisteriin (yliopiston tietokoneresurssien käyttöoikeuden tarkistus)

• opiskelijalle itselleen

• rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden yhteystietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin

7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE

- ei luovuteta

8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

ATK-aineisto
- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- salasana on voimassa vain tietyn ajan
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana
- käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin
Manuaalinen aineisto
- ilmoittautumislomakkeet, matrikkelikortit ja tutkintotodistusten kopiot lukollisessa huoneessa