Tietojen luovuttaminen Tampereen yliopiston opiskelijavalintajärjestelmästä

Opiskelijavalinnan tietojärjestelmän pitäminen ja tietosisältö perustuvat perustutkinto-opiskelijoiden valitsemisesta annettuihin lakeihin (Yliopistolaki 645/1997, Yliopistoasetus 115/1998). Rekisterin käyttötarkoituksia ovat myös hakijoiden tilastointi sekä valintaperusteiden suunnittelu ja kehittäminen. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus rekisteriselosteessa, joka on netin lisäksi nähtävillä yliopiston kirjaamossa Kalevantie 4.

Opiskelijatietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä, mm. tietojen luovuttamista, säätelee henkilötietolaki (523/1999) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen luovuttaminen

Yliopisto luovuttaa opiskelijavalintajärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti valtakunnalliseen Hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmään sekä yliopiston opiskelijatietojärjestelmään. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on rekisteriselosteessa.

Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten, jolloin tiedot luovutetaan tutkimuksen tai tilaston tekijälle/vastuuhenkilölle vasta sen jälkeen, kun hän saanut yliopistolta luvan tietojen vastaanottamiseen.

Opiskelijavalintajärjestelmästä voidaan luovuttaa tietoja myös koulutusta tukevaan tiedottamiseen ja markkinointiin. Näitä tarkoituksia varten tiedot luovutetaan kuitenkin vain niistä rekisteröidyistä, jotka ovat siihen erikseen suostuneet. Suostumusta pyydetään hakemisen yhteydessä.

Saadakseen tiedot luovuttamista hakevan säätiön, yhdistyksen, yrityksen tms. on saatava ensin yliopistolta lupa tietojen vastaanottamiseen.

Niissä luovutuksissa, joissa on tärkeää yksilöidä rekisteröity tarkasti, käytetään yksilöimiseen ensisijaisesti syntymäaikaa. Henkilötunnuksia luovutetaan vain henkilötietolain (523/1999) 13§:n pykälän määrittelemissä tilanteissa.

Luvan hakeminen

Tutkija, säätiö, yhdistys, yritys tms. hakee tietojen luovuttamista lomakkeella, jonka saa yliopiston aktuaarinkansliasta tai lomakesivulta kohdasta Aktuaarinkanslia. Hakemukseen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta.
Hakemuksen postitusosoite: Kirjaamo, 33014 Tampereen yliopisto

Luovutusten hinnat

Tietojen luovuttamisesta peritään seuraavat yliopiston talousasioiden yksikön vahvistamat hinnat:

• Tampereen yliopiston opiskelijoille, opettajille ja tutkijoille tutkimustarkoituksiin luovutettavat tiedostot, tulosteet, tarrat ja tilastot ovat maksuttomia.
• Tampereen yliopiston omille yksiköille opetuksen seuranta- ja suunnittelutarkoituksiin luovutettavat tulosteet, tarrat, tilastot tms. ovat maksuttomia.
• Tampereen yliopiston opiskelijajärjestöille luovutettavat tulosteet ja tarrat ovat maksullisia. Tarrat maksavat 0,20 euroa/kpl, minimimaksu 15 euroa sekä lisäksi alv 23%. Luovutettavien listojen hinta on 10 euroa sekä lisäksi alv 23%.
• Muille tahoille (esim. koulutusinstituutiot ja -organisaatiot) luovutettavat tulosteet ja tarrat ovat maksullisia. Tarrat maksavat 0,40 euroa/kpl, minimimaksu 100 euroa sekä lisäksi alv 23%. Luovutettavien listojen hinta on 50 euroa sekä lisäksi alv 23%. Levykkeen hinta on 50 euroa + 0,20 €/kpl sekä lisäksi alv 23%.

Luovuttamalla saatujen henkilötietojen käsittely

Käytettäessä Tampereen yliopiston opiskelijavalintajärjestelmästä luovuttamalla saatuja tietoja esim. postituksessa, on hyvän rekisterinpitotavan mukaisesti ilmoitettava, mistä nimi- ja osoitetiedot on saatu. Sopiva ilmoitus on

Nimi- ja osoitetiedot saatu Tampereen yliopiston opiskelijavalintajärjestelmästä.

Tutkimustarkoituksiin saadut henkilötiedot on hävitettävä, arkistoitava tai muutettava sellaisiksi, ettei tiedon kohde ole tunnistettavissa, sen jälkeen kun ao. henkilötietoja ei tutkimuksessa enää tarvita (Henkilötietolaki 523/1999).