Tietojen luovuttaminen Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä 

Opiskelijatietojärjestelmän pitäminen ja tietosisältö perustuvat yliopistoista ja tutkinnoista annettuihin lakeihin ja asetuksiin sekä Tampereen yliopiston johtosääntöön, tutkintosääntöön ja opintojen arviointisääntöön. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus rekisteriselosteessa, joka on nähtävillä yliopiston kirjaamossa Kalevantie 4 ja sivulla Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmän rekisteriseloste.

Opiskelijatietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä, mm. tietojen luovuttamista, säätelee henkilötietolaki (523/1999) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen luovuttaminen

Yliopisto luovuttaa opiskelijatietojärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti lakisääteisille vastaanottajille (mm. viranomaisille) sekä yliopiston omille yksiköille opintojen seurantaa ja opetuksen suunnittelua varten. Ylioppilaskunta saa järjestelmästä oman jäsenistönsä tiedot. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on rekisteriselosteessa.

Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten, jolloin tiedot luovutetaan tutkimuksen tai tilaston tekijälle/vastuuhenkilölle vasta sen jälkeen, kun hän saanut yliopistolta luvan tietojen vastaanottamiseen.

Opiskelijatietojärjestelmästä voidaan luovuttaa tietoja myös opiskeluun liittyvään suoramarkkinointiin ja mielipidetutkimuksiin (JulkL 16§). Näitä tarkoituksia varten tiedot luovutetaan kuitenkin vain niistä rekisteröidyistä, jotka ovat siihen erikseen suostuneet. Saadakseen tiedot luovuttamista hakevan säätiön, yhdistyksen, yrityksen tms. on saatava ensin yliopistolta lupa tietojen vastaanottamiseen. Muuhun suoramarkkinointiin tai HetiL:n 30 §:n mukaisiin tarkoituksiin tietoja ei myönnetä.

Niissä luovutuksissa, joissa on tärkeää yksilöidä rekisteröity tarkasti, käytetään yksilöimiseen ensisijaisesti syntymäaikaa. Henkilötunnuksia luovutetaan vain henkilötietolain (523/1999) 13§:n pykälän määrittelemissä tilanteissa.

Luvan hakeminen

Tutkija, säätiö, yhdistys, yritys tms. hakee tietojen luovuttamista lomakkeella, jonka saa verkosta ladattavana versiona (Aktuaarinkanslian kohta lomakesivulla) sekä paperisena yliopiston aktuaarinkansliasta. Hakemukseen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta.

Hakemuksen postitusosoite: Kirjaamo, 33014 Tampereen yliopisto.

Luovutusten hinnat

Tietojen luovuttamisesta peritään seuraavat yliopiston talousasioiden yksikön vahvistamat hinnat:

• Tampereen yliopiston opiskelijoille, opettajille ja tutkijoille tutkimustarkoituksiin luovutettavat tiedostot, tulosteet, tarrat ja tilastot ovat maksuttomia.
• Tampereen yliopiston omille yksiköille opetuksen seuranta- ja suunnittelutarkoituksiin luovutettavat tulosteet, tarrat, tilastot tms. ovat maksuttomia.
• Tampereen yliopiston opiskelijajärjestöille luovutettavat tulosteet ja tarrat ovat maksullisia. Tarrat maksavat 0,20 euroa/kpl, minimimaksu 15 euroa sekä lisäksi alv 24%. Luovutettavien listojen hinta on 10 euroa sekä lisäksi alv 24%.
• Muille tahoille (esim. koulutusinstituutiot ja -organisaatiot) luovutettavat tulosteet ja tarrat ovat maksullisia. Tarrat maksavat 0,40 euroa/kpl, minimimaksu 100 euroa sekä lisäksi alv 24%. Luovutettavien listojen hinta on 50 euroa sekä lisäksi alv 24%. Levykkeen hinta on 50 euroa + 0,20 €/kpl sekä lisäksi alv 24%.

Luovuttamalla saatujen henkilötietojen käsittely

Käytettäessä Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä luovuttamalla saatuja tietoja esim. postituksessa, on hyvän rekisterinpitotavan mukaisesti ilmoitettava, mistä nimi- ja osoitetiedot on saatu. Sopiva ilmoitus on

Nimi- ja osoitetiedot saatu Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä.

Tutkimustarkoituksiin saadut henkilötiedot on hävitettävä, arkistoitava tai muutettava sellaisiksi, ettei tiedon kohde ole tunnistettavissa, sen jälkeen kun ao. henkilötietoja ei tutkimuksessa enää tarvita (Henkilötietolaki 523/1999).