Haku- ja valintaprosessia sekä toteutusta koskevia parannusehdotuksia ja suosituksia

Parannusehdotuksia ja suosituksia –dokumentti on jaettu maisteriohjelmat-listan jäsenille ja sitä on käsitelty avoimessa keskustelutilaisuudessa yliopistolla 20.2.2008

Työryhmä toteaa, että myös maisteriohjelmia koskien on selvitettävä Tampereen yliopiston englanninkielisen koulutuksen markkinointistrategia ja alueellisen yhteistyön mahdollisuus markkinoinnissa ml. rekrytoinnissa. Yliopiston tulossopimuksessa todetaan, että ulkomaalaisten tutkinto-opiskelijoiden määrää on kasvatettava yliopistossamme. Haasteita asettavat myös tilauskoulutusmahdollisuus ja varautuminen EU-maiden ulkopuolisille mahdollisesti tuleviin lukukausimaksuihin. Lukukausimaksujen tullessa paineet palveluiden kehittämiselle ja tietenkin markkinoinnille annettavalle painoarvolle kasvavat entisestään. Markkinointistrategian laatiminen on läheisesti yhteydessä myös yliopiston kansainvälisyysohjelman laatimiseen. Millä kokoonpanoilla, millä aikataululla ja millä tavoitteilla molempia ryhdytään suunnittelemaan, on vielä avoinna.

Alla esitetyt konkreettiset parannusehdotukset koskevat pääasiassa aikataulutusta ja työnjakoa.

Hakuinformaatio & rekrytointi

Maisteriohjelmien toivotaan toimittavan tiedot hakuinformaation tuottamista varten aiemmin kuin nykyään. Työryhmä ymmärtää ne ongelmat, joita aikataulun varhentamiseen liittyvät. Kuitenkin, kuten suomalaisilla pääsykokeiden kautta yliopistoon hakevilla, on englanninkielisiin tutkinto-ohjelmiin hakevillakin oltava hakuaikaa vähintään 3 kk. Tämä palvelee myös tavoitetta houkutella yhä laadukkaampia ja useampia hakijoita yliopiston englanninkielisiin tutkinto-ohjelmiin. Täten hakuinformaation tulisi olla kansainvälisissä asioissa viimeistään syys-lokakuussa, jotta hakuinformaatio voidaan koota ja verkkojulkaisu työstää marraskuun alkuun mennessä. Jos hakuaikataulua varhennetaan, voidaan myös valintaprosessia varhentaa eli esim. hyväksymiskirjeet lähettää hakijalle aiemmin; tämä jättää hakijalle enemmän aikaa käytännön asioiden hoitamiseen (oleskelulupa, asuminen jne.).

On syytä pohtia, onko edelleen tarpeellista julkaista Guide for Applicants -Degree Programmes taught in English –julkaisua eli englanninkielisten Bachelor- ja Master-ohjelmien hakuopasta sekä verkossa että painettuna oppaana. Nykyiset voimavarat verkkojulkaisun ja painetun julkaisun työstämiseen rinnakkain eivät riitä, mutta toisaalta on todettu, ettei tiedekunnilla/laitoksilla/maisteriohjelmilla ole resursseja omaan markkinointiviestintään.

Markkinointitarpeisiin pyritään julkaisemaan vuosittain hakuopasta suppeampi esite, joko nykyisenlainen (A5-koko, neljä sivua) tai hieman kattavampi (esim. kahdeksansivuinen tai isompikokoinen). Markkinointitarpeeseen alustavat tiedot seuraavana lukuvuonna alkavista ohjelmista (ohjelman nimi, pääaineet, perustietoa, hakuaika) olisi saatava jo heinä-elokuussa. Suppeampaa esitettä jaetaan opiskelijamessuilla, joihin osallistutaan vuosittain syys-helmikuussa (noin kahdet-kolmet messut/vuosi), mikäli tätä resursoidaan.

Hakuprosessiin liittyvä neuvonta

Sähköpostikyselyihin vastataan Admissions Officesta. International Officeen tulevat puhelinkyselijät ohjataan käyttämään sähköpostia admissions@uta.fi

Maisteriohjelma-kohtaiset kyselyt ohjataan admissions@uta.fi –osoitteesta maisteriohjelmille itselleen.

Hakemusten käsittely

Voidaan pohtia miten FUNIMA (mahdollisesti 2009 lähtien) vaikuttaa esim. hakemusten käsittelyyn ja asiakirjojen oikeellisuuden todistamisprosessiin. Lienee tarvetta haku- ja valmisteluaikojen synkronointiin valtakunnallisesti, jotteivät tietyt yliopistot saa huomattavaa etua aikaisemmista hakuajoistaan ja samalla aikaisemmista päätöksentekoajankohdistaan.

Tiedekuntien on varmistuttava siitä, että elokuussa uusien opiskelijoiden ilmoittautumisen alettua tiedekunnassa on paikalla henkilö, jolla on asiantuntemusta tarkistaa alkuperäiset todistukset. Jos tiedekunnassa on henkilö paikalla vain esim. kaksi kertaa viikossa tiettynä kellonaikana, on siitä informoitava hyväksyttyjä opiskelijoita, Admissions Officea, kansainvälisiä asioita, laitosta sekä kansainvälisten opiskelijoiden opiskelijatuutoreita.

Orientaatio

Voidaan pohtia, tarvitsevatko kaikki englanninkielisten ohjelmien tutkinto-opiskelijat oman orientaationsa, jossa käydään läpi opiskelukäytäntöjä, yleensä yliopistokulttuuria TaY:ssä/Suomessa, kerrotaan myös esim. työkulttuurista ja työllistymismahdollisuuksista (Studying in the Tampere Region –hanke on aloittanut työllistymismahdollisuuksista tiedottamisen yhdessä Ura- ja rekrytointipalveluiden kanssa ja tätä palvelua olisi hyvä laajentaa ) sekä laajemmin terveydenhuolto- ja sosiaalipuolen palveluista Tampereella. Voidaan miettiä voidaanko erityisesti tutkinto-opiskelijoille suunnattu orientaatio toteuttaa maisteriohjelma-, tiedekunta- vai koko yliopiston tasolla ja tarvitaanko sitä kaikilta osiltaan heti opiskelujen alussa vai vasta myöhemmin. Jatkossa on kiinnitettävä yhä enemmän huomiota tutkinto-opiskelijoiden ml. heidän perheenjäsenensä integroitumiseen ja adaptoitumiseen suomalaiseen yhteiskuntaan ja pyrittävä tukemaan tätä prosessia (Suomen yhteiskunnan, kulttuurin ja kielen tuntemus).

Vaikka työryhmän toimeksiannossa ei mainita kansainväliseen henkilökunnan rekrytointiin liittyviä kysymyksiä, nousi keskusteluissa esiin tarve tuottaa yllä kuvatunlainen orientaatio myös ulkomaalaisille tutkijoille ja muulle yliopiston opetus- ja hallintohenkilökunnalle sekä heidän perheenjäsenilleen (mahdollisesti yhtä aikaa kuin tutkinto-opiskelijoille). Tällainen palvelu vaatisi yliopistolta huomattavia ponnistuksia tiedekuntien ja kansainvälisten asioiden lisäksi erityisesti henkilö- ja lakiasiain osastolta ja ura- ja rekrytointipalveluilta.

Kansainväliset asiat järjestää jatkossakin ensisijaisesti vaihto-opiskelijoille suunnatun nelipäiväisen orientaation.

Neuvonta

Yleisneuvontaa saa kansainvälisistä asioista. Opintoihin liittyvää neuvontaa annetaan maisteriohjelmissa/laitoksilla/tiedekunnissa.

Jatkossakin on syytä korostaa Tamyn ja ainejärjestöjen roolia neuvontatyössä opiskelijatuutori-järjestelmän kautta, varsinkin heti Tampereelle saapumisen jälkeen.

Henkilökunnan kouluttaminen

Tutkinto-opiskelijoille (ja mahdollisesti yliopiston ulkomaalaistaustaisille työntekijöille) järjestettävän kattavamman orientaation lisäksi yliopiston hallinnon työntekijät kaipaavat ajantasaista ja tarkkaa tietoa tutkinto-opiskelijoiden maahanmuuttoon liittyvistä kysymyksistä. Ehdotammekin, että maisteriohjelmien, tiedekuntien ja kansainvälisten asioiden (myös OKAn ja mahdollisesti alueellisena yhteistyönä joko UNIPOLI tai West Finland Higher Education Net) työntekijöille järjestettäisiin koulutus, jossa käsiteltäisiin tutkinto-opiskelijoiden ja heidän perheidensä maahanmuuttoon liittyviä asioita kuten oleskeluluvat (asiantuntija-alustukset maahanmuuttovirastosta ja poliisista), sosiaaliturva ja -palvelut (asiantuntija-alustus KELAsta), työllistyminen & verotus (asiantuntija-alustukset T&E-keskuksesta, ehkä yrityksistä sekä verotoimistosta), vakuutusasiat (asiantuntija-alustukset esim. vakuutusyhtiöistä) sekä Tampereen kaupungin palvelut.