Rekisteriselosteet

Opetustietojärjestelmän (OPSI) rekisteriseloste 19.5.2015

Henkilötietolain (523/99) (Valtion säädöstietopankki) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ

TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)

2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
Fax 03 3551 6013
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi
3. REKISTERIN NIMI Tampereen yliopiston opetustietojärjestelmä (OPSI)
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Opetuksen suunnittelu ja opetustietojen julkaiseminen opinto-oppaissa, opetusohjelmissa ja opetustarjontapalveluissa.

Opetustietojärjestelmän tehtävänä on myös arkistointi (esim. opetusohjelmatietojen arkistointi).

4.1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET

- Yliopistolaki 558/2009 (Valtion säädöstietopankki)
- Tutkintoasetus 794/2004 (Valtion säädöstietopankki)
- Tampereen yliopiston johtosääntö
- Tampereen yliopiston arviointisääntö
- Tampereen yliopiston tutkintosääntö

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ  
5.1. Opettajan tiedot liittyen järjestettävään opetukseen - nimi
- kotisivu
- sähköposti (yliopiston työsähköposti)
- rooli järjestettävässä opetuksessa
- tiedot siitä, minkä opetuksesta kerättävän palautteen lomakkeiden käsittelyyn opettajalla on oikeudet
5.2. Suunnittelijan kommentit opetussuunnitelmaan - kommentoijan nimi
- kommenttiteksti
- päiväys
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET - Yksiköiden, oppiaineiden, tutkintojen, opintokokonaisuuksien ja opintojaksojen koodistot Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä
- Yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnukset ao. käyttäjätunnusrekisteristä
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET - Tutkintojen, opintokokonaisuuksien ja opintojaksojen ja järjestettävän opetuksen tiedot Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmään tietojen päivittämistä varten
- Opetustarjontatiedot Suomen virtuaaliyliopiston palveluyksikön ylläpitämään valtakunnallisen joustavan opinto-oikeuden palveluun (JOOPAS) opiskelijaliikkuvuuden hakujen toteuttamista varten.
- Opetustarjontatiedot Tampereen kaupungin ylläpitämään "KOROTA - Korkeakoulutasoiset opinnot toisen asteen opiskelijoille" opetustarjontapalveluun opiskelijaliikkuvuuden hakujen toteuttamista varten.
7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE - Yliopiston www-sivuilla olevassa opetusohjelmassa sekä opetustarjontapalveluissa: henkilön nimi, kotisivu, sähköposti sekä rooli järjestettävässä opetuksessa osana niiden kurssien tietoja, joihin tiedot on tallennettu.
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

ATK-aineisto
- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- salasana on voimassa vain tietyn ajan
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana
- käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin

Opiskelijatietojärjestelmän  rekisteriseloste 16.5.2017

Henkilötietolain (523/99) (Valtion säädöstietopankki) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)
2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi
3. REKISTERIN NIMI

Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmä koostuu seuraavista palveluista:

- opintohallinnon peruspalvelut Rekka (avoin yliopisto) ja Opsu (muu yliopisto) sekä niiden www-käyttöliittymät NettiRekka ja NettiOpsu
- opintoihin hakeutumisen ja opiskeluoikeuden täsmentämisen palvelut: haku avoimeen yliopisto-opetukseen, haku yliopiston tarjoamiin kv-vaihto-opintoihin, haku muiden korkeakoulujen tarjoamiin kotimaisiin ja kv-vaihto-opintoihin, maisteriopintojen suuntautumisen käsittely
- palvelu opinnoista ja opetuksesta kerättävän palautteen käsittelyyn

4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Yliopiston opetustehtävä sisältää opintohallinnollisten tehtävien hoitamista sekä opetuksen ja oppimisen suunnittelua ja ohjaamista. Näiden tehtävien toteuttaminen edellyttää rekisterin olemassaoloa.

Tehtäviä, joissa rekisteriä käytetään ovat:
- opiskeluoikeuden toteaminen ja ylläpito
- opintosuoritusten käsittely ja tarkistaminen esim. tutkintotodistusta tai kokonaismerkintää annettaessa
- opetuksen ja opintojen seuranta ja suunnittelu: opiskelija voi seurata omia suorituksiaan oman otteensa avulla ja saa tukea opintojen suunnitteluun, yliopiston tiedekunnat sekä muut yksiköt saavat tilastoja opiskelijoista ja opintosuorituksista opetuksen suunnittelua, opiskelijoiden ohjaamista ja opetuksen arviointia varten.
- opetuksen järjestäminen: kursseille ja tentteihin ilmoittautumisen käsittely
- opiskelijan opintoihin kuuluvan työharjoittelun tietojen sekä harjoittelun maksutietojen ylläpito
- hakeutumisen käsittelyn tukeminen, käsittelytietojen ylläpito
- opinnoista ja opetuksesta kerättävän palautteen käsittely
- opintoihin liittyvä sähköinen asiointi: (todistusten tilaukset, valmistumisen tuki, lisäajan hakemisen tuki

Opiskelijatietojärjestelmän tehtävänä on myös arkistointi (esim. opintosuoritustietojen arkistointi).

4.1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET

- Yliopistolaki 558/2009 (Valtion säädöstietopankki)
- Tutkintoasetus 794/2004 (Valtion säädöstietopankki)
- Tampereen yliopiston johtosääntö
- Tampereen yliopiston arviointisääntö
- Tampereen yliopiston tutkintosääntö

 

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ  
5.1. Opiskelijan perustiedot - opiskelijanumero
- henkilötunnus
- tietojen luovuttamista koskeva lupa
- syventävien opintojen opinnäytteen verkkojulkaisulupa
- nimitiedot
- yhteystiedot
- sukupuoli
- kansalaisuus
- kieli (suomi/ruotsi/muu)
- kotipaikkatiedot
- kirjoilletulo päivämäärä
- lukuvuosittaiset läsnä-/poissaolotiedot
- jäsenyys ylioppilaskunnassa
- aiempi koulutus
- tieto vuosikurssista
5.2. Opiskeluoikeudet - opiskelijan tavoitetutkintoa, tieteenalayksikköä, koulutusohjelmaa ja suuntautumisvaihtoehtoa sekä pääainetta koskevat tiedot
- opiskeluoikeuden alkamis- ja päättymispäivä
- opiskeluoikeuden asema opinnoissa (pää-/sivuopiskeluoikeus)
5.3. Opintosuoritukset - suorituksen nimi ja koodi
- opintotyyppi
- opintosuorituksen kiinnittyminen opintokokonaisuuteen tai tutkintoon
- opintosuorituksen laajuus (opintopisteinä ja/tai opintoviikkoina)
- kuulustelun päivämäärä
- mahdollisesti annettu arvosana
- kuulustelijan nimi
- suorituspaikka
5.3.1 Opinnäytteiden tiedot - opinnäytteen opiskeluoikeus
- opinnäytteen taso
- opinnäytteen tekijä tai tekijät
- opinnäytteen nimi
- opinnäytteen kieli
- opinnäytteen laajuus sivuina
- opinnäytteen tiivistelmä
- opinnäyte pdf-tiedostona
- asiasanat
- julkaisulupa opinnäytteen verkkojulkaisemista varten
- opinnäytteiden painatusta ja tilausta koskevat tiedot
5.4. Opiskelijan Tampereen yliopistossa suorittamat tutkinnot - tutkinto
- tutkintojärjestelmä
- tutkintoasetus
- tiedekunta
- tutkinnon hyväksymispäivämäärä
- koulutusohjelma
- suuntautumisvaihtoehto
- tutkinnon laajuus (opintopisteinä ja/tai opintoviikkoina)
- pääaine ja muut tutkintoon sisältyvät oppiaineet, niiden laajuus ja mainesanat
- tiedot kieliopinnoista
- tieto ammattipätevyydestä (aineenopettaja, luokanopettaja, kielenkääntäjä, sosiaalityöntekijä, terveystieteiden opettaja)
- tutkielman nimi ja arvolause
5.5 Opiskelijavaihtoa koskevat tiedot - kohdemaa
- korkeakoulu
- vaihto-ohjelma
- Tampereen yliopiston tiedekunta
- opintojen alkupäivä, loppupäivä, kesto ja luonne
- rahoitustiedot
- opiskelijan raportti vaihto-opiskelusta
- opiskelijan raportin verkkojulkaisulupa
5.6 Kulunvalvontatiedot ja tietokoneresurssien käyttöoikeustiedot - kulkulupa-avaimen tunniste, kulkuoikeus ja voimassaoloaika
- yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnus
5.7 Avoimen yliopiston hakua ja opskeluoikeutta koskevat tiedot - mihin opintoihin halutaan ilmoittautua/hakea
- ilmoittautujan/hakijan henkilö- ja yhteystiedot
- uusilla opiskelijoilla henkilötunnus, vanhoilla opiskelijoilla vaihtoehtoisena Tampereen avoimen yliopisto-opetuksen opiskelijanumero
- lupa/kielto osoitetietojen antamisesta opiskeluun ja muihin opiskeluun liittyviin tarkoituksiin (esim. pienimuotoiset mielipidetiedustelut)
- koulutustaso
- aikaisemmat yliopisto-opinnot
- muu samanaikainen opiskelu
- onko Tampereen yliopiston henkilökuntaa
- lomakkeen täyttäjän mahdollisesti antamat muut lisätiedot
- opiskelijan opintokokonaisuutta tai -jaksoa, opiskelupaikkaa koskevat tiedot
- opintojen tyyppi
- voimassaoloaika
- maksu- ja laskutustiedot
5.8. Opintoihin kuuluvaa työharjoittelua koskevat tiedot - tieto harjoittelun vapaaehtoisuudesta/pakollisuudesta.
- tiedekunta, jonka rahoituskiintiöstä harjoittelun palkka maksetaan.
- työnantajatiedot
- työssäkäyntikunta
- maa
- harjoittelun jaksot
- rahoittaja
- harjoittelun kokoaikaisuus (prosentteina)
- harjoittelujakson pituus
- rahoitustiedot
5.9 Muut tiedot - kurssi-ilmoittautumista koskevat tiedot (kurssin nimi ja ilmoittautumisaika)
- tentti-ilmoittautumista koskevat tiedot (tentittävän opintojakson nimi, tenttiaika, tentittävät teokset ja mahdolliset erikoissopimukset)
- henkilökohtaiset opintojen suunnittelua koskevat tiedot (ohjaajien nimet, yleiset opintojen suunnitelmatiedot, suunniteltujen opintojaksojen tiedot)
- yliopiston tarjoamiin kv-vaihto-opintoihin hakeutumista koskevat tiedot (hakijan henkilötiedot, haun kohde, lomakkeen käsittelytiedot)
- muiden korkeakoulujen tarjoamiin kv- ja kotimaisiin vaihto-opintoihin hakeutumista koskevat tiedot (opiskelijan tiedot, haun kohde, tiedot haetuista apurahoista, hakemuksen käsittelyä koskevat tiedot)
- maisteriopintojen suuntautumisen käsittelyn tiedot (opiskelijan tiedot, opiskelijan esitys suuntautumisesta, käsittelyä koskevat tiedot)
- opinnoista ja opetuksesta kerättävän palautteen tiedot: kyselylomakkeita koskevat tiedot (opinto tai opetus, johon kyselylomake liittyy, yliopiston tieteenalayksikkö, lomaketta käsittelevät opettajat, tietyn yksikön opiskelijapalautetta työtehtävien perusteella käsittelevien henkilökunnan jäsenten käyttöoikeustiedot), kyselyvastausten tiedot (vastanneen opiskelijan tiedot, opiskelijan vastaukset kysymyksiin, mahdollinen opettajan vastapalaute)
- opiskelijan luvalla yhteystiedot opintojen jälkeistä yhteydenpitoa varten (ns. alumnitoiminta)
- tietojärjestelmässä käytetyt koodistot
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

- kirjoittautumistiedot valtakunnallisesta Opintopolku-palvelusta
- uusien opiskelijoiden lukuvuosi-ilmoittautumistiedot valtakunnallisesta OILI-palvelusta (ja/tai opiskelijalta itseltään)
- läsnäolotiedot opiskelijan ilmoittautumisen perusteella
- ylioppilaskunnan jäsenmaksutiedot Nordealta (laskun viitenumero) ilmoittautumisaikana päivittäin, lukuvuoden muina aikoina kerran viikossa
- opinto-oikeuksia ja tutkintoja koskevat tiedot tiedekunnista
- opintosuoritustiedot tieteenalayksiköistä
- perustietojen muutokset opiskelijan oman ilmoituksen mukaan
- avoimen yliopiston opintoja koskevat tiedot avoimen yliopiston toimipisteistä
- avoimen yliopiston opiskelijoiden laskutettujen kurssimaksujen maksutiedot Tampereen yliopiston avoimen yliopiston haun tietojärjestelmästä
- nimi- ja osoitetiedot Väestörekisterikeskuksesta
- kulunvalvontaan liittyvät tiedot yliopiston kulunvalvontajärjestelmästä
- yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnukset ao. käyttäjätunnusrekisteristä
- tutkintojen, opintokokonaisuuksien ja opintojaksojen ja järjestettävän opetuksen tiedot, palautetta käsittelevien opettajien tiedot Tampereen yliopiston opetustietojärjestelmästä (OPSI).

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

- Tilastokeskukselle (TilastoL 280/2004) (Valtion säädöstietopankki

- Kansaneläkelaitokselle (OpintotukiL 65/94 41§) (Valtion säädöstietopankki)

- Tampereen yliopiston ylioppilaskunnalle (YlioppilaskuntaA 116/98) (Valtion säädöstietopankki) (ylioppilaskunnan jäsenyyttä koskevat tiedot)

- Ylioppilaiden terveydenhoitosäätiölle (KansanterveysL 66/72 (Valtion säädöstietopankki) ja Lääkintöhallituksen ohjeet opiskelijaterveyden-huollosta, Ohjekirje 3/86)

- tieteellistä tutkimusta varten (JulkisuusL 621/99 ja HenkilötietoL 523/99) (Valtion säädöstietopankki). Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen tutkija.

- Korkeakoulujen valtakunnallisen tietovarannon kautta Valviralle (Laku ja asetus terveydenhuollon ammattihekilöistä L559/1994, A 564/1994)

- CIMO:lle (Centre for International Mobility) (vaihto-opiskelua koskevat tiedot)

- Valtakunnallisen joustavan opinto-oikeuden piiriin kuuluvat korkeakoulut sekä muuhun kotimaiseen opiskelijaliikkuvuuteen kuuluvat korkeakoulut (Ristiinopiskelu: TTY, TAMK) (toisessa korkeakoulussa suoritettavia opintoja varten tarvittavat tiedot)

- Tampereen yliopiston taloushalllinnon tietojärjestelmään (opiskelijoiden nimi-, osoite-ja laskutustiedot avoimen yliopiston laskutettavia kurssimaksuja varten )

- Tampereen yliopiston kirjaston tietojärjestelmään (uusien opiskelijoiden nimi- ja osoitetiedot kerran vuodessa)

- Tampereen yliopiston kirjaston julkaisuarkistoon (opinnäytteet ja niitä koskevat tiedot)

- Tampereen yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnusrekisteriin (yliopiston tietokoneresurssien käyttöoikeuden tarkistus)

- Opinnäytteiden painamisen toteuttavalle palveluntarjoajalle opinnäyte ja sitä koskevat tiedot (sopimus Yliopistopainon kanssa)

- opiskelijalle itselleen

- rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden yhteystietoja rajoitettuihin opiskelua tukeviin tarkoituksiin

7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE - opinnäytteen verkkojulkaisuluvan antaneiden opinnäytteet julkaistaan yliopiston kirjaston hallinnoimassa julkaisuarkistossa verkkoon avoimesti saataville
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

ATK-aineisto (periaatteet koskevat kaikkia käytettäviä teknisiä tietojärjestelmiä, joista rekisterin toiminnallisuus koostuu)
- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- salasana on voimassa vain tietyn ajan
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana
- käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin
- tietojen käsittely ja yhteydet teknisten osajärjestelmien välillä on suojattu asianmukaisella tavalla
- käytettäessä ulkoisen palveluntarjoajan palvelua, on laadittu sopimus, jossa varmistetaan henkilötietojen asianmukainen käsittely tietosuojan ja tietoturvan kannalta


Manuaalinen aineisto
- ilmoittautumislomakkeet, matrikkelikortit ja tutkintotodistusten kopiot lukollisessa huoneessa

Opiskelijavalintajärjestelmän rekisteriseloste 14.4.2011

Henkilötietolain (523/99) (Valtion säädöstietopankki) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
1. REKISTERINPITÄJÄ TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)
2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
Fax 03 3551 6013
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi
3. REKISTERIN NIMI Tampereen yliopiston opiskelijavalintajärjestelmä (Valtsu)
4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS - perustutkinto-opiskelijoiden valitseminen Tampereen yliopistoon (Yliopistolaki 558/2009, Yliopistoasetus 115/1998)
- tilastointi
- valintaperusteiden suunnittelu ja kehittäminen
- tieteellinen tutkimustoiminta
5. KUVAUS REKISTERÖITYJEN RYHMÄSTÄ JA REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ Järjestelmään rekisteröidään kaikki Tampereen yliopistosta alemman tai ylemmän korkeakoulututkinnon suoritusoikeutta hakeneet henkilöt. Lisäksi järjestelmää käytetään hakumateriaalin postittamiseen. Rekisterissä käsitellään vain yhden lukuvuoden hakijoita kerrallaan.
5.1. Hakijan perustiedot - henkilötunnus
- nimitiedot
- yhteystiedot
- sukupuoli
- kansalaisuus
- kotipaikkatiedot
- tietojen luovutuslupa
- aiempi koulutus
5.2. Hakijan hakukohteiden perustiedot - tunniste
- valintakokeeseen osallistuminen
- hyväksymistieto, johon sisältyy tieto hyväksymiskiintiöstä
- opiskelupaikan vastaanotto- ja kirjoittautumistiedot
5.3. Hakijan ylioppilastutkintotiedot ja todistuspisteet - hakijan suorittamien kokeiden tunnisteet, laajuudet ja arvosanat
- ylioppilastutkinnon kokeiden perusteella lasketut todistuspisteet hakukohteittain
5.4. Valintakokeiden tulokset - valintakokeen tunniste ja nimi
- valintakokeen yhteispistemäärä
- eräiden valintakokeiden osakokeista tai yksittäisistä tehtävistä saadut pisteet

Lisäksi järjestelmä sisältää erilaisia koodistoja.

6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET - Opetushallituksen pitämä valtakunnallinen Hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmä (HAREK) (hakijoiden itsensä antamat hakua koskevat tiedot ja vuonna 1990 tai sen jälkeen ylioppilastutkintonsa suorittaneiden ylioppilastutkintotiedot)
- hakijan Tampereen yliopistoon toimittamat hakulomakkeet (aiempia opintoja koskevat tiedot ja ennen vuotta 1990 ylioppilastutkintonsa suorittaneiden ylioppilastutkintotiedot)
- yhteisvalintoja koskevat tiedot valintoja koordinoivista yliopistoista
- tieteenalayksiköt (valintakoepisteet, valintojen tulokset)
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUSKOHTEET - Opetushallituksen pitämä valtakunnallinen Hakija- ja opinto-oikeusjärjestelmä (Yliopistolaki 558/2009)
- Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmä (OPSU). Järjestelmään luovutetaan opiskelijaksi valittujen hakijoiden henkilö- ja hyväksymistiedot opiskelijan perustiedoiksi.
- Tampereen yliopiston tietokoneiden käyttäjätietojärjestelmä. Järjestelmään luovutetaan opiskelijaksi valittujen hakijoiden henkilötiedot tietokoneiden käyttäjätunnusten muodostamiseksi.
- Tieteellistä tutkimusta varten. Pyytäjän on esitettävä rekisterinpitäjälle asianmukainen tutkimussuunnitelma ja ilmoitettava vastuullinen johtaja sekä muut henkilörekisteriasetuksen edellyttämät tiedot.
- Rekisteröidyn luvalla yliopisto luovuttaa opiskelijoiden osoitetietoja yhdistyksille, säätiöille ja viranomaisille rajoitettuihin muita opiskelumahdollisuuksia koskevan informaatiomateriaalin postittamiseen.
7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE - ei luovuteta
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET - käyttöoikeus on sallittu vain niille, joilla on yliopiston tietoliikenneresurssien käyttäjätunnus
- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain niihin toimintoihin, joita hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana

Ristiinopiskelupalvelun rekisteriseloste 10.5.2016

Tietosuojaseloste Tampereen ammattikorkeakoulun, Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston yhteisestä ristiinopiskelupalvelusta

Rekisterinpitäjä

TAMPEREEN YLIOPISTO

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO

Puhelin: 03 355 111 (vaihde)

Rekisteriasioista vastaava henkilö

Tietojärjestelmäpäällikkö

Sami Hautakangas

Tampereen yliopisto

Opintopalvelut

33014 TAMPEREEN YLIOPISTO

Puh. 050 462 7387

E-mail: sami.hautakangas@uta.fi

Rekisterin nimi

Ristiinopiskelupalvelu -Tampereen ammattikorkeakoulu, Tampereen teknillinen yliopisto ja Tampereen yliopisto

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Käsittely perustuu Tampereen ammattikorkeakoulun, Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston väliseen yhteistyösopimukseen, jonka nojalla kaikilla näiden korkeakoulujen tutkinto-opiskelijoilla on rajattu opiskeluoikeus suorittaa muissa sopimukseen kuuluvissa korkeakouluissa näiden yhteiseen opintotarjontaan määrittelemiä opintoja. Palvelua käytetään toisessa yhteistyöhön kuuluvassa korkeakoulussa suoritettaviin opintoihin rekisteröitymiseen ja prosessin hallinnoimiseen. Palvelun käyttö pohjautuu kyseisten korkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmiin, joista tuodaan palveluun kirjautuvan opiskelijan tiedot asiointia varten. Palvelussa opiskelija yksilöi edellä mainittujen tietojen lisäksi, mitä opintoja hän tulee suorittamaan kohdekorkeakoulussa. Palveluun tallennetaan sähköisellä lomakkeella opiskelijalta saatavat tiedot. Sähköisten lomakkeiden tallennettuja tietoja käytetään kohdekorkeakoulun opiskelijatietojärjestelmän perustietoina. Lisäksi palvelun tietoja käytetään hyväksi liikkuvuusopintojen laskutuksessa korkeakoulujen välillä. Sopimuksen perusteella Tampereen yliopisto toimii opiskelijan palvelun vastuuorganisaationa. Opiskelijatietojärjestelmien välillä tapahtuvan tietojen teknisen välittämisen palvelun vastuuorganisaationa toimii TAMK.

Rekisterin tietosisältö

Kaikista rekisteröityneistä käyttäjistä tallennetaan se tieto, mikä on välttämätöntä kohdekorkeakoulun opiskelijatietojärjestelmätietojen tallentamiseen. Näitä tietoja ovat opiskelijan henkilötiedot (etunimet, kutsumanimi, henkilötunnus, oppijanumero, sukupuoli) ja yhteystiedot, opiskelutiedot sekä kirjattavaan opiskeluoikeuteen liittyvät tiedot.

Säännönmukaiset tietolähteet

Asiakkaan suostumuksellaan antamat tiedot ja Tampereen ammattikorkeakoulun, Tampereen teknillisen yliopiston ja Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmät. Korkeakoulujen opiskelijatietojärjestelmien rekisteriselosteet ovat saatavilla kunkin korkeakoulun verkkopalvelusta.

Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Opiskelijaa koskevat henkilö- ja opintotiedot siirretään kohdekorkeakoulun opiskelijatietojärjestelmään. Opintosuoritusten tiedot siirretään kotikorkeakoulun opiskelijatietojärjestelmään. Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Tiedot on tallennettu atk-järjestelmään. Tiedot on suojattu teknisesti siten, että käyttäjä pääsee ainoastaan siihen rekisterin osaan, johon hänellä on käyttöoikeus. Opiskelijan itsensä lisäksi käyttöoikeus tietoihin on vain henkilöillä, joilla on siihen oikeus työtehtäviensä suorittamiseksi. Käyttöoikeus varmennetaan käyttäjätunnus-salasana-parilla. Tallentamiseen käytettävät atk-järjestelmät ovat jatkuvan ylläpidon alaisia järjestelmän tietoturvan varmistamiseksi. Atk-laitteet sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Rekisteröinnin tarkastusoikeus

Jokaisella on oikeus tietää, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on tallennettu. Tietosuojaseloste on nähtävissä rekisterinpitäjällä. Kirjautunut käyttäjä voi tarkistaa tietonsa käyttämällä järjes­telmän normaaleja toimintoja.

Tiedon korjaaminen

Opiskelijaa koskevat virheelliset tiedot korjataan kotikorkeakoulun opiskelijatietojärjestelmään, mistä tiedot siirtyvät palveluun.

Sähköisen tenttimisen videovalvonnan rekisteriseloste 14.4.2011

 
Henkilötietolain (523/99) (Valtion säädöstietopankki) 10 §:n mukainen rekisteriseloste
1. REKISTERINPITÄJÄ TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)
2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
Fax 03 3551 6013
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi
3. REKISTERIN NIMI Tampereen yliopiston sähköisen tenttimisen videovalvonta
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Sähköiseen tenttimiseen kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien tallentava videovalvonta opiskelijoiden tenttisuoritusten sääntöjenmukaisuuden toteamiseen.

Henkilötietojen tallentaminen on välttämätöntä, että on mahdollista tarkistaa onko opiskelija käynyt suorittamassa tentin henkilökohtaisesti sekä onko tenttiä suoritettaessa toimittu ohjeiden mukaisesti.

4.1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET - Yliopistolaki 558/2009 (Valtion säädöstietopankki)
- Yliopistoasetus 115/1998 (Valtion säädöstietopankki)
- Tutkintoasetukset
- Tampereen yliopiston johtosääntö
- Tampereen yliopiston arviointisääntö
- Tampereen yliopiston tutkintosääntö
- Tampereen yliopiston tietojärjestelmien käytön säännöt
5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ  
5.1. Opiskelijan tentin valvontatiedot Videotallenne (kuva, ääni) opiskelijan suorittamasta tentistä. Tallenneteita säilytetään arviointiprosessin ajan, tarvittaessa myös mahdollisen oikaisumenettelyn ajan, jonka jälkeen ne voidaan poistaa palvelimelta.
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET - varauksia koskevat aika- ja paikkatiedot kameroiden tallennuksen ajastamista varten
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET - rekisteristä ei tehdä säännönmukaisia tietojen luovutuksia.
7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE - ei luovuteta
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET ATK-aineisto
- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana
- käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin

 

Sähköisen tenttipalvelun rekisteriseloste

Henkilötietolain (523/99) (Valtion säädöstietopankki) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)
2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi
3. REKISTERIN NIMI Tampereen yliopiston sähköinen tenttijärjestelmä
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Sähköiseen tenttimiseen kohdennetussa tilassa suoritettavien tenttien suunnittelu, varaaminen, suorittaminen ja arviointi.

Tenttejä voivat suorittaa Tampereen yliopiston opiskelijat sekä yliopiston opetusyhteistyöhön kuuluvat yhteistyökorkeakoulujen opiskelijat.

4.1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET

- Yliopistolaki 558/2009 (Valtion säädöstietopankki)
- Yliopistoasetus 115/1998 (Valtion säädöstietopankki)
- Tutkintoasetukset
- Tampereen yliopiston johtosääntö
- Tampereen yliopiston arviointisääntö
- Tampereen yliopiston tutkintosääntö

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ  
5.1. Kaikkien käyttäjien perustiedot Kulloisellekin tenttialueelle osallistuvien käyttäjien
- nimi
- sähköpostiosoite
- käyttäjätunnus
- käyttäjälle järjestelmään määritellyt käyttöoikeudet
- loki tenttialueella tapahtuvasta toiminnasta kahdentoista kuukauden ajalta
5.2. Opiskelijan tenttimiseen liittyvät tiedot - Tentittävän opintojakson tiedot
- Tenttivarauksen tiedot (aika, paikka, tenttiin käytettävä tietokone)
- Tenttivastaukset (säilytettävä vähintään 6kk tentin suorittamisesta)
- Tenttivastausten arviointitiedot ja arvosanat
- Tieto opiskelijan tilaamasta sähköposti-muistutuksesta tenttivarauksesta (kyllä/ei, muistutusaika)
- Tieto opiskelijan tilaamasta sähköposti-ilmoituksesta tentin arvioinnista (kyllä/ei)
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

- yliopiston tietokoneresurssien käyttäjätunnus, nimi ja sähköpostiosoite yliopiston käyttäjätunnusrekisteristä (Katti)

- opetusyhteistyöhön liittyvien korkeakoulujen opiskelijoiden tiedot vastaavat tiedot haetaan korkeakoulun rekisteristä käyttäen korkeakoulujen yhteistä HAKA-käyttäjätunnistusjärjestelmää.

7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET - varaustiedot (aika, paikka, tietokone) videovalvonnan avulla toteutettavaa tenttivalvontaa varten opintopalveluiden videovalvonnasta vastaaville henkilöille sekä videovalvonnan tietojärjestelmään
- opiskelija voi halutessaan tilata sähköpostina muistutuksen tenttivarauksesta sekä tiedon tentin arvioinnista sen valmistuttua.
- arviointitiedot opetushenkilökunnalle suoritusten rekisteröintiä varten.
7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE - ei luovuteta
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET ATK-aineisto
- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- salasana on voimassa vain tietyn ajan
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana
- käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin

 

Tampereen yliopiston saapuvien vaihto-opiskelijoiden tietojärjestelmän rekisteriseloste 17.4.2012

Henkilötietolain (523/99) (Valtion säädöstietopankki) 10 §:n mukainen rekisteriseloste

1. REKISTERINPITÄJÄ TAMPEREEN YLIOPISTO
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puhelin: 03 355 111 (vaihde)
2. REKISTERIASIOITA HOITAVA YHTEYSHENKILÖ Tietojärjestelmäpäällikkö
Sami Hautakangas
Tampereen yliopisto
Opintopalvelut
33014 TAMPEREEN YLIOPISTO
Puh. 050 462 7387
Fax 03 3551 6013
E-mail: sami.hautakangas@uta.fi
3. REKISTERIN NIMI Saapuvien vaihto-opiskelijoiden tietojärjestelmä Väinö
4. REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS - saapuvien vaihto-opiskelijoiden sähköinen haku ja valitseminen Tampereen yliopistoon
- kansainvälisen liikkuvuuden sopimuksenhallinta
- tilastointi
4.1. REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTEET

- Yliopistolaki 558/2009 (Valtion säädöstietopankki)
- Yliopistoasetus 115/1998 (Valtion säädöstietopankki)
- Ylioppilaskunta-asetus 116/1998 (Valtion säädöstietopankki)
- Tutkintoasetukset
- Tampereen yliopiston johtosääntö
- Tampereen yliopiston arviointisääntö
- Tampereen yliopiston tutkintosääntö

5. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ  
5.1. Hakijan perustiedot - syntymäaika
- nimitiedot
- yhteystiedot
- sukupuoli
- kansalaisuus
- kotipaikkatiedot
- koulutustaustaa koskevat tiedot
- kielitaito
5.2. Opiskelijavaihtoa koskevat tiedot - vaihto-ohjelma
- kotikorkeakoulu
- alustava opintosuunnitelma
5.3. Kansainvälisen liikkuvuuden sopimustiedot - Tampereen yliopiston opiskelija-, opettaja- ja henkilökuntavaihtosopimusten tiedot
- Tampereen yliopiston sopimusyhdyshenkilöiden tiedot
- yhteistyökorkeakoulujen yhteyshenkilöiden tiedot
6. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

- hakijan perustiedot hakijalta itseltään
- tieteenalayksiköt: valinnan tulokset
- Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmä (OPSU):

  • kv-tuutoreiden tiedot
  • hakukohteiden perustiedot ja korkeakoulukoodisto
7. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET - Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmä (OPSU). Järjestelmään luovutetaan opiskelijaksi valittujen hakijoiden henkilö- ja hyväksymistiedot opiskelijan perustiedoiksi
- Tampereen yliopiston tietokoneiden käyttäjätietojärjestelmä. Järjestelmään luovutetaan opiskelijaksi valittujen hakijoiden henkilötiedot tietokoneiden käyttäjätunnusten muodostamiseksi.
- Maahanmuuttovirasto (MIGRI). Maahanmuuttovirastolle luovutetaan kaikkien EU:n ulkopuolisten maiden kansalaisten, opiskelijaksi hyväksyttyjen tiedot oleskelulupien myöntämistä varten.
- Tampereen opiskelija-asuntosäätiö (TOAS). TOAS:lle luovutetaan opiskelijaksi hyväksyttyjen tiedot asuntolapaikkojen varaamista varten.
7.1 SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET EU:n TAI EUROOPAN TALOUSALUEEN ULKOPUOLELLE - ei luovuteta
8. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

ATK-aineisto


- käyttöoikeuden edellytyksenä on kirjallinen lupa
- käyttäjillä on henkilökohtainen tunnus ja salasana
- salasana on voimassa vain tietyn ajan
- käyttäjällä on käyttöoikeus vain siihen rekisterin osaan, jota hän tarvitsee voimassaolevan virka- tai työsuhteensa aikana
- käyttöoikeudet tarkistetaan päivittäin

 

Tietojen luovuttaminen Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä

Opiskelijatietojärjestelmän pitäminen ja tietosisältö perustuvat yliopistoista ja tutkinnoista annettuihin lakeihin ja asetuksiin sekä Tampereen yliopiston johtosääntöön, tutkintosääntöön ja opintojen arviointisääntöön. Järjestelmän tietosisällöstä ja -lähteistä on tarkempi kuvaus rekisteriselosteessa, joka on nähtävillä yliopiston kirjaamossa Kalevantie 4 ja tällä sivulla kohdassa Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmän rekisteriseloste.

Opiskelijatietojärjestelmän henkilötietojen käsittelyä, mm. tietojen luovuttamista, säätelee henkilötietolaki (523/1999) ja laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999).
 

Tietojen luovuttaminen

Yliopisto luovuttaa opiskelijatietojärjestelmästä henkilötietoja säännöllisesti lakisääteisille vastaanottajille (mm. viranomaisille) sekä yliopiston omille yksiköille opintojen seurantaa ja opetuksen suunnittelua varten. Ylioppilaskunta saa järjestelmästä oman jäsenistönsä tiedot. Tarkempi kuvaus tietojen säännöllisistä luovutuskohteista on rekisteriselosteessa.

Tietoja voidaan luovuttaa myös tieteellistä tutkimusta ja tilastointia varten, jolloin tiedot luovutetaan tutkimuksen tai tilaston tekijälle/vastuuhenkilölle vasta sen jälkeen, kun hän on saanut yliopistolta luvan tietojen vastaanottamiseen.

Opiskelijatietojärjestelmästä voidaan luovuttaa tietoja myös opiskeluun liittyvään suoramarkkinointiin ja mielipidetutkimuksiin (JulkL 16§). Näitä tarkoituksia varten tiedot luovutetaan kuitenkin vain niistä rekisteröidyistä, jotka ovat siihen erikseen suostuneet. Saadakseen tiedot luovuttamista hakevan säätiön, yhdistyksen, yrityksen tms. on saatava ensin yliopistolta lupa tietojen vastaanottamiseen. Muuhun suoramarkkinointiin tai HetiL:n 30 §:n mukaisiin tarkoituksiin tietoja ei myönnetä.

Niissä luovutuksissa, joissa on tärkeää yksilöidä rekisteröity tarkasti, käytetään yksilöimiseen ensisijaisesti syntymäaikaa. Henkilötunnuksia luovutetaan vain henkilötietolain (523/1999) 13§:n pykälän määrittelemissä tilanteissa.
 

Luvan hakeminen

Tutkija, säätiö, yhdistys, yritys tms. hakee tietojen luovuttamista lomakkeella, jonka saa verkosta (Lomakkeet-sivun kohta Muut lomakkeet) sekä paperisena yliopiston aktuaarinkansliasta. Hakemukseen on liitettävä lyhyt tutkimussuunnitelma tai muu kuvaus tietojen käyttötarkoituksesta.

Hakemuksen postitusosoite: Aktuaarinkanslia, 33014 Tampereen yliopisto.
 

Luovutusten hinnat

Tietojen luovuttamisesta peritään seuraavat yliopiston talousasioiden yksikön vahvistamat hinnat:

  • Tampereen yliopiston opiskelijoille, opettajille ja tutkijoille tutkimustarkoituksiin luovutettavat tiedostot, tulosteet, tarrat ja tilastot ovat maksuttomia.
  • Tampereen yliopiston omille tiedekunnille opetuksen seuranta- ja suunnittelutarkoituksiin luovutettavat tulosteet, tarrat, tilastot tms. ovat maksuttomia.
  • Tampereen yliopiston opiskelijajärjestöille luovutettavat tulosteet ja tarrat ovat maksullisia. Tarrat maksavat 0,20 euroa/kpl, minimimaksu 15 euroa sekä lisäksi alv 24%. Luovutettavien listojen hinta on 10 euroa sekä lisäksi alv 24%.
  • Muille tahoille (esim. koulutusinstituutiot ja -organisaatiot) luovutettavat tulosteet ja tarrat ovat maksullisia. Tarrat maksavat 0,40 euroa/kpl, minimimaksu 100 euroa sekä lisäksi alv 24%. Luovutettavien listojen hinta on 50 euroa sekä lisäksi alv 24%. Sähköisessä muodossa (CD) luovutettavan listan hinta on 50 euroa + 0,20 €/tietue sekä lisäksi alv 24%.

 

Luovuttamalla saatujen henkilötietojen käsittely

Käytettäessä Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä luovuttamalla saatuja tietoja esim. postituksessa, on hyvän rekisterinpitotavan mukaisesti ilmoitettava, mistä nimi- ja osoitetiedot on saatu. Sopiva ilmoitus on

Nimi- ja osoitetiedot saatu Tampereen yliopiston opiskelijatietojärjestelmästä.

Tutkimustarkoituksiin saadut henkilötiedot on hävitettävä, arkistoitava tai muutettava sellaisiksi, ettei tiedon kohde ole tunnistettavissa, sen jälkeen kun ao. henkilötietoja ei tutkimuksessa enää tarvita (Henkilötietolaki 523/1999).