työnhakijalle: tietopalvelu: tapahtumaraportit: marraskuu 2004

Kansainvälisyys näkyy kokouskäytännöissäkin

Kansainväliset kokouskäytännöt -paneelissa panelistit pohtivat kansainvälisten kokoustilanteiden sudenkuoppia ja sitä, miten kokouksiin voi etukäteen valmistautua.

Yleissivistystä ja viestintätaitoja

Sosiaaliset taidot, hyvä valmistautuminen, eri kulttuurien tuntemus, kielelliset ja viestinnälliset taidot sekä hyvä yleissivistys, listasivat panelistit kuin yhdestä suusta, kun heiltä kysyttiin kansainvälisissä kokouksissa tarvittavia ominaisuuksia.

­– Erilaisten kulttuurien tunteminen auttaa kommunikoinnissa. On tärkeää tietää kenelle voi sanoa ja mitä, tähdensi Henri Heikura. Heikura on opiskellut Helsingin kauppakorkeakoulussa ja ollut vahvasti mukana opiskelijapolitiikassa sekä erilaisissa nuorisojärjestöissä. Tällä hetkellä Heikura toimii Suomen YK:n nuorisodelegaattina.

Hyvä yleissivistys helpottaa myös vuorovaikutusta ja keskustelua muiden osallistujien kanssa. Vieraasta kulttuurista tulevaa on helpompi lähestyä, kun voi puhua esimerkiksi kyseisen maan asioista.

Kielitaidossa on tärkeintä, että ydinasiat on ilmaistu oikein. – Ihmiset ovat tottuneita siihen, että puhekieli ei ole äidinkieli, virheitä sattuu kaikille. Asiapuoli on kuitenkin viestittävä korrektisti ja termit tarkistettava, korostaa Heikura.

- Suomalaisten intonaatio vaikuttaa myös siihen tulkitaanko esitetty asia kysymykseksi vai väitteeksi, muistutti lehtori Betty Järvinen Tampereen yliopiston puheopin laitokselta.

Valmistautuminen on kaiken A ja O

Kaikki panelistit pitivät kokouksiin valmistautumista ensiarvoisen tärkeänä.

– Kansainväliset kokoustilanteet ovat stressaavampia kuin kotimaiset, koska kysymys on usein asiantuntijuuden välittämisestä vieraalla kielellä, korosti yliassistentti Mika Aaltola politiikantutkimuksen laitokselta. Aaltola edusti paneelissa tiedemaailman näkökulmaa: hän opettaa kansainvälistä politiikkaa ja ollut jo kymmenen vuotta mukana kansainvälisissä kokouksissa ja niiden valmistelussa.

– Keskeistä valmistautumisessa on epävarmuuden minimointi. Puheessaan kannattaa keskittyä vain niihin asioihin, jotka todella tuntee, Aaltola jatkoi.

– Viralliset kokoukset sekä erilaiset vapaamuotoisemmat seminaarimatkat ovat luonteeltaan erilaisia. Epävirallisetkin tilanteet tarjoavat erinomaisia vaikuttamismahdollisuuksia, totesi Panu Litmanen Keskustan opiskelijaliitosta. Henri Heikuran tapaan Litmanen on ollut mukana opiskelija- ja nuorisopolitiikassa.

Panelistit korostivat, että on tärkeää tietää, mistä kokouksessa puhutaan ja mikä on kokouksen tarkoitus – onko tarkoitus keskustella asioista, äänestää vai tehdä päätöksiä. Myös oma rooli on syytä selvittää etukäteen:

– Esimerkiksi äänestyskäytännöt on hyvä tarkistaa etukäteen: saako äänestyksessä toimia oman näkemyksensä mukaan vain edustaako koko ryhmä samaa näkemystä, Heikura tähdensi

– Kokouskäytäntöihin vaikuttaa myös se, kuka on puheenjohtajana: kokouksissa toimitaan aina puheenjohtajan säännöillä, Heikura jatkoi.

Panelistit korostivat myös, että itse kokoustilannetta ei kannata tuhlata käytäntöjen opetteluun. Jos kokouskäytännöt askarruttavat, voi neuvoa kysyä esimerkiksi kokouksen muihin osallistujiin, kokouskutsun lähettäjään tai kokouksen puheenjohtajaan.

– Puheenjohtajalta tai kokouskutsun lähettäjältä ei kuitenkaan saa selville mahdollisia kokouksen sisäisiä hierarkioita, korosti Aaltola.

Apua jännittämiseen

Kaikki panelistit olivat kokeneita esiintyjiä niin kotimaassa kuin ulkomaillakin. Silti he tunnustivat jännittävänsä esiintymistilanteita, etenkin vieraalla kielellä.

– Ensimmäiset kymmenen sekuntia ovat kaikkein kriittisimmät, ne näyttävät mihin suuntaan puheenvuoro lähtee, Panu Litmanen pohti. – Muun muassa syvä hengitys ja taukojen pitäminen auttavat, jos jännittää, Litmanen kertoili taktiikoistaan.

– Myös puhumista voi harjoitella ja puheita täytyy pitää tarpeeksi usein, Heikura korosti. Mikäli puhuja ei itsekään ole varma puheensa sisällön ja asioiden paikkansapitävyydestä, on tilanne kiusallinen myös yleisölle.

– Tärkeintä on tietää aidosti, mistä puhuu ja mitä haluaa sanoa, Heikura tähdensi.

Betty Järvinen korosti, että täydellisyyteen pyrkiminen ei kuitenkaan ole itsetarkoitus.

– Ihmiset eivät pidä täydellisistä ihmisistä, koska heihin ei pysty samaistumaan. Epäonnistumisia ei pidä liikaa pelätä, Järvinen muistutti. – On väärin olettaa, että kaikki ovat huippuyksilöitä. Parhaat ajatukset eivät aina välttämättä ole parhaalla esiintyjällä, Järvinen huomautti.

Paneelia seuraamaan oli tullut kolmisenkymmentä kansainvälisistä kokouskäytänöstä kiinnostunutta kuulijaa. Paneeli kuului Tamyn kehitysyhteistyöviikon ohjelmaan, ja sen järjestivät yhteistyössä Kehyviikko 2004 sekä Ura- ja rekrytointipalvelut.

.

Teksti: Sanna Lusa